Презентация на тему: » Документы, передаваемые по электросвязи. Телеграмма Телекс Факсограмма Телефонограмма Электронное письмо.» — Транскрипт:
1 Документы, передаваемые по электросвязи
2 Телеграмма Телекс Факсограмма Телефонограмма Электронное письмо
3 Телеграмма vs Телекс Телеграмма – официальный документ, направляемый по телеграфной сети общего пользования. Телекс – разновидность телеграммы, передаваемой по абонентской телеграфной сети.
4 Категории телеграмм В зависимости от приоритета обработки телеграммы разделяются на: Вне категории Внеочередные Президента РФ Высшие правительственные Правительственные Срочные Обыкновенные
5 Виды телеграмм … по назначению, способу оформления, подачи и доставки телеграммы делятся на: С уведомлением о вручении телеграфом С доставкой в срок, указанный отправителем На художественном бланке
6 Оформление телеграмм Телеграммы от организаций, подписанные должностными лицами, должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью «Для телеграмм»
ЗВОНОК ИЗ ПОЛИЦИИ, ВОЕНКОМАТА, ПРОКУРАТУРЫ, СУДА И ПР-ЯВЛЯЕТСЯ ЛИ ОФИЦИАЛЬНЫМ? НЕТ. ТЕЛЕФОНОГРАММА
7 Оформление телеграмм В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующего учреждения.
8 Оформление телеграмм Телеграмма должна быть написана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Допускается прием телеграмм на бланке организации.
9 Оформление телеграмм Исправление, внесенные в телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.
10 Оформление телеграмм Телеграмма должна содержать не более 300 слов. Если слов больше, то она должна быть разделена на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы.
11 Оформление телеграмм Отметка о категории телеграммы указывается на каждой телеграмме, а отметка о виде телеграммы только на первой телеграмме.
12 Язык телеграмм Адреса отправителей и адресатов, отметки о категории и виде телеграмм, пересылаемых в пределах территории РФ, должны оформляться на русском языке.
13 Язык телеграмм Адреса отправителей и адресатов, пересылаемых в пределах территорий республик РФ, могут оформляться на государственных языках соответствующих республик при условии дублирования адресов на русском языке.
14 Язык телеграмм Текст телеграммы и подпись отправителя должны быть написаны буквами русского или латинского алфавита.
15 Язык телеграмм Телеграммы от иностранных представительств, адресованные в населенные пункты РФ, допускаются к приему на любом языке.
16 Язык телеграмм В адрес иностранных представительств телеграммы подаются на любом языке буквами русского или латинского алфавита.
17 Текст телеграммы Цифры в подаваемой телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо словами. Числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны отправителем полными словами.
18 Текст телеграммы Знаки «точка», «запятая» и «кавычки», а также «скобка» могут быть написаны в телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами («тчк», «зпт», «квч» и «скб» соответственно), либо соответствующими символьными знаками.
19 Текст телеграммы Знаки «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс» и «дробная черта» могут быть написаны либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.
20 Текст телеграммы Знаки «номер», «двоеточие» и «восклицательный знак» могут быть написаны либо полными словами, либо сокращенно («нр», «двтч» и «вскл» соответственно).
21 Текст телеграммы Знаки препинания в виде соответствующих символьных знаков, кроме символьного знака «-«, должны быть написаны в телеграммах после предыдущего слова (группы цифр) без интервала.
22 Текст телеграммы Символьный знак «+» (плюс) между словами, цифрами, группами букв, группами цифр и смешанными группами должен быть написан с интервалом между предшествующим и последующим словом и считаться за отдельное слово.
23 Текст телеграммы Все знаки, написанные полным или сокращенным словом, должны быть написаны с интервалом между предшествующими и последующими словами, цифрами и знаками.
24 Телеграмма должна содержать данные … … в следующей последовательности: отметка о категории телеграммы (категория «обыкновенная» не указывается); отметка о виде (видах) телеграммы; адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов); текст телеграммы; подпись отправителя (по желанию отправителя).
25 Адрес телеграммы … … должен содержать все данные, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. По желанию отправителя в адрес телеграммы может быть дополнительно включен номер телефона адресата.
26 Адрес телеграммы В адресе телеграммы наименование населенного пункта (город, село, деревня и т.п.) указывается в именительном падеже. Наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, — в родительном падеже.
27 Адрес телеграммы Перед номерами строений, корпусов и квартир слова «строение», «корпус» и «квартира» пишутся полностью или сокращенно — «стр», «корп» и «кв».
28 Адрес телеграммы Такие слова, как «проспект», «проезд», «подъезд», «квартал», «бульвар» и т.п., пишутся полностью.
29 Адрес телеграммы Слова «край», «область», «район», «село», «деревня», «улица», «переулок» и «дом» можно писать полностью или сокращенно — «кр», «обл», «рн», «с», «дер», «ул», «пер» и «д» или не писать, если это не приведет к неопределенности или неточности адреса.
30 Адрес телеграммы Номера домов, строений, корпусов и квартир пишутся цифрами или словами. Дробные номера пишутся с использованием символьного знака «/» (например, 3/5) или словами (например, три дробная черта пять).
31 Адрес телеграммы Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами. В адресах организаций, размещенных в жилых домах, допускается указание дополнительных данных (например, подъезд, подвал, чердак и т.п.).
32 Адрес телеграммы Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен подать столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано.
33 Адрес телеграммы В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует ее доставить, остальные адреса указываются в тексте телеграммы.
34 Адрес телеграммы Допускается прием многоадресной телеграммы с одним текстом по списку адресов, но не более 20 адресов в списке.
35 Адрес телеграммы Список адресов должен подаваться одновременно с телеграммой. К каждому списку прилагается 1 экземпляр телеграммы. Телеграмма в 1 адрес может быть адресована одному или нескольким лицам.
36 Телеграммы могут быть отправлены с указанием … полного адреса; условного или сокращенного адреса; «до востребования»; номера абонементного ящика; адреса войсковой части; адреса полевой почты; адресов морских и речных судов; номера полученной телеграммы; номера абонентской установки сети Телекс.
37 Условный или сокращенный адрес … определяется пользователем и регистрируется оператором связи. Доставка телеграмм, направляемых на условный или сокращенный адрес, не зарегистрированный оператором связи, не производится.
38 Факсограмма …. … получаемая на бумажном носителе копия документа.
39 Факсограмма … … имеет статус незаверенной копии документа, если автором и адресатом не заключено соглашение о работе с факсами как с подлинниками.
40 Факсограмма Для информирования организации- адресата о последующей отправке или неотправке подлинника на документе наверху справа или в составе реквизита «Адресат», может указываться: Факс без досылки или Факс с досылкой
41 Факсограмма Ограничения на объем передаваемого по факсу документа устанавливаются организацией: от 2 до 10 листов. Не допускается передавать по факсу документы, содержащие информацию ограниченного доступа.
42 Факсограмма Подтверждением отправки факса является сообщение аппарата об успешной доставке.
43 Электронное письмо Электронный адрес состоит из двух частей – имени пользователя и домена,
44 Домен … … состоит из сегментов, или поддоменов, разделенных точками. Например: mail.ru
45 Домен, указывающий на принадлежность к организации com Коммерческие организации edu Учебные и научные заведения gov Правительственные учреждения mil Военные организации net Сетевая администрация org Прочие организации
Источник: www.myshared.ru
Обеспечение управления
Телеграмма — документ, выделенный в отдельную группу в связи со способом передачи по телеграфу.
Телеграммы бывают различных категорий: правительственные, срочные, простые, телеграммы-доверенности и др.
Разновидностью телеграмм являются фототелеграммы, предназначенные для технической информации (чертежи, схемы).
Телетайпограммы — телеграммы, передающиеся по телетайпу (индивидуальному телеграфу).
Телеграммы и телетайпограммы, как правило, печатают на специальных бланках. Текст документов предельно краток — «телеграфный язык» — без союзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости используют сокращения типа ТЧК — точка, ЗПТ — запятая и др. Цифры и числа, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы заверяется печатью организации.
Реквизиты телеграмм и телетайпограмм печатают прописными буквами от левого поля.
Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распоряжения, доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения. Телефонограммы используются, когда передаваемые по телефону сообщения требуют документального оформления.
Передаваемая телефонограмма оформляется в одном экземпляре. Чаще всего она составляется и передается секретарем по поручению руководителя, который подписывает телефонограмму.
Передаваемая и принимаемая телефонограммы имеют одни и те же реквизиты, но на принимаемой телефонограмме отсутствует личная подпись лица, от имени и по поручению которого передается информация.
Типовой формуляр телефонограммы включает в свой состав следующие реквизиты: адресат, название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА), дата, регистрационный номер, текст, подпись, отметка о передаче, отметка о приеме, время приема — передачи.
Реквизит адресат оформляется в правом верхнем углу листа бумаги. Если телефонограмма передается в несколько однородных организаций, то адресат указывается обобщенно.
Отметка о передаче оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже подписи от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Передал», сокращенного наименования должности передающего лица, фамилии, инициалов и указания номера телефона, с которого передана телефонограмма.
Отметка о приеме оформляется ниже, через 2-3 межстрочных интервала. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Принял», сокращенного наименования должности лица, записавшего сообщение, его инициалов и фамилии, указания номера телефона, по которому принято сообщение. Ниже указывается время приема-передачи.
На принимаемой телефонограмме отметка о приеме может удостоверяться личной подписью лица, записавшего сообщение.
Факс — распространенный способ передачи информации. Он удобен, поскольку со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми его особенностями. С помощью факса может быть послан любой документ форматом А4. Особых требований к передаваемому документу нет, однако текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.
Акт
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.
Он содержит информацию, необходимую для разработки и принятия управленческого решения, и служит одним из оснований для издания распорядительных документов.
В практике управления составляются акты многих разновидностей — ликвидации, проверки, экспертизы, приема-передачи, инвентаризации, списания, аварии, сдачи — приема работ и т.п. Но общие правила составления и оформления акта остаются едиными.
Акты составляются как постоянно действующими, так и специально созданными комиссиями, цель работы которых, полномочия и состав членов закрепляются в издаваемых распорядительных документах предприятия или организации.
Акты составляются также полномочными должностными лицами (государственными санитарными врачами, инспекторами пожарного надзора и т.п.) и представителями контролирующих органов (налоговой, торговой, административно-технической и других инспекций).
Акт составляется и оформляется в том количестве экземпляров, которое определяется целью и задачами работы комиссии, количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление актов в конкретных случаях. Каждый экземпляр акта подписывается всеми членами комиссии. Все экземпляры документа приобретают одинаковую юридическую силу.
Особое мнение члена комиссии должно быть изложено на отдельном листе бумаги и оформлено в виде приложения к акту.
Акт может быть оформлен на общем бланке предприятия или на чистом листе формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
В формуляр акта входят следующие реквизиты: наименование автора документа, название вида документа (АКТ), дата, регистрационный номер, место составления, заголовок, текст, подписи, гриф утверждения.
Название вида документа (АКТ) оформляется при угловом расположении реквизитов от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже наименования предприятия или организации, а при продольном расположении реквизитов и в общем бланке — центрованным способом прописными буквами.
Дата оформляется цифровым способом и является датой актируемого события. Если работа комиссии продолжалась несколько дней, то указывают дату окончания работы.
Регистрационный номер проставляется при оформлении результатов работы комиссий, имеющих конкретную постоянную компетенцию и установленный срок полномочий. При актировании единичных фактов и событий номер может отсутствовать.
Место составления содержит название географического пункта, в котором реально состоялось событие, зафиксированное в акте, и где реально работала комиссия.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. При необходимости допускается заключительная часть текста, в которой могут содержаться выводы комиссии, составившей акт.
Вводная часть текста строго формализована: основание, которое закрепляет полномочия, цель работы комиссии и состав ее членов оформляются от границы левого поля через 2-3 межстрочных интервала ниже заголовка. Во вводной части акта также могут быть указаны лица, присутствовавшие при проверке, участвовавшие в работе, но не являющиеся членами комиссии.
Констатирующая часть текста, отражающая существо и результаты работы комиссии, оформляется с красной строки и отделяется от вводной части 3-4 межстрочными интервалами. Форма представления текста — изложение, в котором установленные факты, события перечисляются по степени значимости. Текст удобно начинать с указания даты и цели составления акта.
Завершают текст сведения о количестве составленных экземпляров акта и месте нахождения каждого. Оформляются они через 2-3 межстрочных интервала ниже связного текста.
При наличии приложений к акту ссылка на них дается в конце текста перед подписями.
Подписи председателя и всех членов комиссии располагаются через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и разделяются двумя интервалами. Личные подписи председателя и всех членов комиссии проставляются на каждом экземпляре акта.
Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа.
Похожие:
 |
М. В. Ватолина организация и документационное обеспечение управления персоналом «Организация и документационное обеспечение управления персоналом» для студентов очной и заочной форм обучения специальности 350800. |
|
Методические указания по оформлению отчета о прохождении учебной. «Документационное обеспечение управления» студентами заочного отделения специальности 030503 «Правоведение» |
|
Программа учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления» «Технология продукции общественного питания». Дисциплина «Документационное обеспечение управления» является общепрофессиональной. |
|
Учебно-методический комплекс по специальности: 080507 Менеджмент организации Калининград 2010 г Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы. |
|
Документационное обеспечение управления Предлагаемая рабочая тетрадь составлена в соответствие с рабочей программой дисциплины «Документационное обеспечение управления». |
|
Л. Ю. Сербинович документационное обеспечение управления Документационное обеспечение управления социально-культурным сервисом и туризмом: методические указания по выполнению лабораторных. |
|
Управления многоквартирным домом Целью договора является обеспечение благоприятных и безопасных условий проживания граждан в жилом доме, обеспечение сохранности. |
|
Пояснительная записка Методические указания по выполнению практических. «Документационное обеспечение управления» предназначены для реализации Федерального государственного образовательного стандарта по. |
 |
Управления жилым строением Целью договора является обеспечение благоприятных и безопасных условий проживания граждан в жилом доме, обеспечение сохранности. |
|
Программа по учебной и производственной практике по специальности. Рабочая программа составлена на основе Федерального государственного образовательного стандарта спо по специальности 46. 02. 01. |
Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Источник: filling-form.ru
Презентация по делопроизводству «Составление телефонограмм, телеграмм»
Телефонограмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.
Составление телефонограмм, телеграмм.pptx
Презентация по делопроизводству «Составление телефонограмм, телеграмм»
ГБ ПОУ «ВПТ» Составление телефонограмм, телеграмм
Презентация по делопроизводству «Составление телефонограмм, телеграмм»
Телефонограмма • Телефонограмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. • Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.
Презентация по делопроизводству «Составление телефонограмм, телеграмм»
Телефонограммы используются… • Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.). • В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Презентация по делопроизводству «Составление телефонограмм, телеграмм»
Телефонограмма составляется • Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Презентация по делопроизводству «Составление телефонограмм, телеграмм»
Для записи телефонограмм… • Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:
Презентация по делопроизводству «Составление телефонограмм, телеграмм»
Принимаемая телефонограмма… • Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверить правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами: • · исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; • · должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму; • · должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации; • · входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Презентация по делопроизводству «Составление телефонограмм, телеграмм»
Телеграмма • Это вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. • Телеграммы передаются для передачи информации за пределы данного населенного пункта. Текст телеграммы пишут полностью прописными буквами. Через 2 интервала, от нулевого положения. Текст служебной телеграммы заверяется печатью, составляется в двух экземплярах, первый для передачи, второй подшивается в дело. Передача телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. №222.
Презентация по делопроизводству «Составление телефонограмм, телеграмм»
Слова в телеграммах для подсчета делятся на: • · действительные; • · тарифные; • Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм в телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм. • В ответных телеграммах перед текстом обязательно
Презентация по делопроизводству «Составление телефонограмм, телеграмм»
Презентация по делопроизводству «Составление телефонограмм, телеграмм»
Все цифровые данные… • Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки «№», «+», «-» и другие следует писать словами. Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.
После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы. В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, выбор делается в пользу более коротких слов. • Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. • Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы. В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращений), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаком препинания.
Презентация по делопроизводству «Составление телефонограмм, телеграмм»
Подаваемая отправителем телеграмма… • Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по просьбе оператора связи, должны быть заверены подписью отправителя. Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы. • Допускается уменьшение размеров (по желанию отправителя) любой из частей о категории телеграммы на каждой телеграмме, а отметка о виде телеграммы — только на первой телеграмме.
Источник: znanio.ru