Текст ответной телеграммы начинается с указания исходящего номера телеграммы, на которую дается ответ, без добавления слов «номер», «Ваш», «На ваш». Визирование телеграмм аналогично визированию писем. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца.
Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, и подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, оставшемся в организации, указываются все адреса и прилагается список адресатов.
2. Передача оперативной информации в организации, имеющие телексную связь, осуществляется в виде телетайпограмм.
Требования к оформлению и написанию реквизитов телетайпограммы (адресат, текст, подпись, номер, наименование и адрес организации) аналогичны требованиям, предъявляемые к телеграммам. Частью реквизита «Адресат» телетайпограммы является номер телетайпа, принадлежащего адресату. Телетайпограммы должны содержать не более 30-40 слов. Визирование и подписание телетайпограммы аналогично визированию писем.
Вебинар «Как просто стартануть КЭДО»
Телетайпограммы сдаются на телетайп в одном экземпляре независимо от числа абонентов с приложением списка абонентов.
Исходящие телетайпограммы регистрируются оператором в журнале и подшиваются в дело. Исполнитель получает копию телетайпограммы, на которой оператором проставляется отметка о времени и дате передачи сообщения.
3. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле. Отправляемые документы должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки». Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы, за исключением случаев, предусмотренных п.2.2 настоящей Инструкции.
В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываются фамилия и номер телефона исполнителя.
Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий номер и дата). После этого документ поступает к оператору для передачи. Тексты документов с пометкой «Для служебного пользования» передавать запрещается.
Документы, предназначенные для отправки, полежат обязательному учету в журнале. После передачи информации подлинники документов возвращаются исполнителю с отметкой о времени отправки.
Поступившие в организацию факсограммы подлежат обязательному учету в журнале. Принятые факсограммы доставляются по назначению под расписку в день приема, срочные – немедленно.
4. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов а случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документально оформления. Текст телефонограммы передаются устно по каналам телефонной связи, записывается (печатается) получателем и должен включать не более 50 слов.
Основные направления деятельности секретаря руководителя (Апанасенко О.Н.)
Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм и телетайпограмм.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом. От имени которого она предлагается. Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляется дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего. Датой телефонограммы является дат ее передачи.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием и номеров телефонов. Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.
Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется в следующими реквизитами: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму; входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах: первый экземпляр передается руководству организации на рассмотрение, второй – подшивается в дело входящих телефонограмм. После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.
6. Срочные документы, потупившие из вышестоящих органов, доводятся до исполнителей в день получения в виде телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы, с последующей досылкой самого документа.
7. Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП) (E-mail).
Электронными сообщениями (письмами) называются документы, предаваемые по каналам ЭП, которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку, хранение получаемых и отправленных сообщений.
Адресат ЭП получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).
В системе ЭП предусмотрены следующие операции с письмами: поиск, копирование, отбор по заданному критерию.
Электронное сообщение состоит из адреса или нескольких адресов получателей; заголовка, содержащего служебную информацию; текста.
Заключение
Делопроизводством называется отрасль деятельности человека по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения.
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ).
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Деятельность организации или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документацией. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.
Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.
За последнее десятилетие в связи с развитием рыночных отношений в России появился устойчивый спрос на автоматизацию работы с документами в организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.
С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц.
Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы теряются, не контролируются и т. д.
За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.
Секретари и лица, отвечающие в организациях за ведение делопроизводства часто стремятся повысить свою квалификацию.
Возросли запросы пользователей на усовершенствованные программы автоматизации делопроизводства, способные интегрироваться с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.
Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Порой руководителями служб делопроизводства становятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работники учреждений. Часто секретарей-референтов обучают на краткосрочных курсах, по различным учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием, что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства.
Список использованной литературы
1. Татарников М.А. Делопроизводство в учреждениях и на предприятиях, организациях. – М.:ИНФРА-М, 2006.208с.
2. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. М., 2004.
3. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение 2008.
4. ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации, Требования к оформлению документов». Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 №65-ст.
5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.В.Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение 2008.
Источник: poisk-ru.ru
Оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи
Телеграмма (рис. 5.34) — текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.
Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
Передача телеграмм осуществляется в соответственными с «Правила оказания услуг телеграфной связи», утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222.
Телеграммы (внутренние телеграммы, передаваемые и адресованные в пределах территории Российской Федерации) в зависимости от приоритета обработки разделяются на следующие категории:
- • «вне категории»;
- • «внеочередная»;
- • «Президент Российской Федерации»;
- • «высшая правительственная»;
- • «правительственная»;
- • «срочная»;
- • «обыкновенная».
Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между административными центрами субъектов Российской Федерации, а также внутри любого населенного пункта (поселения), имеющего телеграфную связь, должны составлять:
- • для телеграмм категории «Президент Российской Федерации» — не более 2 часов;
- • для телеграмм категорий «высшая правительственная», «правительственная» и «срочная» — не более 4 часов;
- • для телеграмм категории «обыкновенная» — не более 8 часов.
Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между иными населенными пунктами (поселениями), имеющими телеграфную связь, должны составлять:
- • для телеграмм категории «Президент Российской Федерации» — не более 2 часов;
- • для телеграмм категорий «высшая правительственная», «правительственная» и «срочная» — не более 4 часов;
- • для телеграмм категории «обыкновенная» — не более 12 часов.
Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами, должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью «Для телеграмм». В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации или учреждения.
Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Допускается прием телеграмм от организаций, учреждений, предприятий и должностных лиц на их фирменных бланках, при этом текст самих бланков не передается. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.
Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы. Допускается уменьшение размеров (по желанию отправителя) любой из частей телеграммы для обеспечения завершенности предложения или фразы. При этом отметка о категории телеграммы указывается на каждой телеграмме, а отметка о виде телеграммы — только на первой телеграмме. Слова, соединяющие части многословной телеграммы, являются ее неотъемлемой частью.
Адреса отправителей и адресатов, отметки о категории и виде телеграмм, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, должны оформляться на русском языке. Адреса отправителей и получателей телеграмм, пересылаемых в пределах территорий республик, находящихся в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственных языках соответствующих республик при условии дублирования адресов отправителей и адресатов на русском языке.
Текст телеграммы и подпись отправителя должны быть написаны буквами русского или латинского алфавита.
Цифры в подаваемой телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны отправителем полными словами.
Знаки «точка», «запятая» и «кавычки», а также «скобка» могут быть написаны в телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами («тчк», «зпт», «квч» и «скб» соответственно), либо соответствующими символьными знаками.
Знаки «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс» и «дробная черта» могут быть написаны либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.
Знаки «номер», «двоеточие» и «восклицательный знак» могут быть написаны либо полными словами, либо сокращенно («нр», «двтч» и «вскл» соответственно).
Другие знаки могут быть написаны только полными словами.
Все знаки, написанные полным или сокращенным словом, должны быть написаны с интервалом между предшествующими и последующими словами, цифрами и знаками.
Телеграмма должна содержать данные, изложенные в следующей последовательности:
- • отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается);
- • отметка о виде (видах) телеграммы;
- • адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов);
- • текст телеграммы;
- • подпись отправителя (по желанию отправителя).
СТАВРОПОЛЬ 13 КАРАТ КРЫЛОВУ
ЦЕЛЬЮ ПРОВЕРКИ КАЧЕСТВА БЛОКОВ ЖБИ СРОЧНО КОМАНДИРУЙТЕ АЛЕКСАНДРИЙСКИЙ МЕХАНИЧЕСКИЙ ЗАВОД СПЕЦИАЛИСТА ПО КАЧЕСТВУ СРОКОМ 5 ДНЕЙ
ЗАМНАЧАЛЬНИКА УПРАВЛЕНИЯ КРАВЦОВ 01/89
467000, Краснодар, Казачья ул., д. 6
Зам. начальника управления О.И. Кравцов
Рис. 5.34. Пример оформления телеграммы
В нижней части бланка подаваемой телеграммы (листа светлой бумаги или фирменного бланка, используемых вместо бланка телеграммы) иод чертой отправитель должен указать свою фамилию и адрес (вместо адреса допускается указывать номер телефона отправителя или отметку «проездом»).
Подача телеграмм должностными лицами осуществляется при предъявлении служебного удостоверения.
Источник: ozlib.com
Инструкция по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации (утв. приказом МВД России от 20.06.2012 № 615) : III : (5)
46. Служебную переписку составляют различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых органом внутренних дел для обмена информацией о деятельности с другими органами власти, организациями и гражданами.
47. В документообороте органа внутренних дел в зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи, посредством фельдъегерской почты или электросвязи) присутствуют следующие виды документов переписки: служебное письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма.
48. Служебными письмами оформляются:
доклады Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации об исполнении их актов и поручений;
информация в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан, направленных данными органами в Министерство;
ответы на парламентские запросы, запросы и обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
проекты официальных отзывов, поправок и экспертных заключений на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов;
ответы на обращения граждан;
ответы на запросы организаций, предприятий;
инициативные документы по вопросам компетенции органов внутренних дел, в том числе методические рекомендации и информационные сообщения для их структурных подразделений;
другие документы.
49. Телеграмма:
49.1. Телеграммы в органах внутренних дел используются для передачи только срочной текстовой информации.
49.2. Отправителями телеграфной корреспонденции являются должностные лица, которым предоставлено право переписки по служебным вопросам.
49.3. Телеграмма оформляется на стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 в 2 экземплярах (оригинал и визовый экземпляр) в следующем порядке (приложение № 31):
категория телеграммы указывается в правом верхнем углу первого листа, например: «Срочная». В случае направления простой телеграммы категория не указывается;
перед текстом по центру печатается полужирным шрифтом реквизит «наименование документа» — «ТЕЛЕГРАММА».
49.4. После наименования через один межстрочный интервал от левой границы текстового поля помещается реквизит «адресат» с обязательным указанием наименования организации (фамилии и инициалов физического лица), улицы, номера дома (и квартиры), названия населенного пункта (село, поселок, город), района, области (края, республики, государства), почтового индекса. Адрес и наименование адресата должны содержать все необходимые сведения, обеспечивающие безусловную доставку телеграммы адресату. Ответственность за полноту и точность написания адреса возлагается на отправителя телеграммы (наименования номерных улиц указывать прописью, слова «проспект», «проезд», «переулок» в адресной части должны быть написаны полностью).
49.5. Если телеграмма передается нескольким адресатам с одним и тем же текстом:
не более 10 — к ней должен быть приложен список, содержащий наименования органов внутренних дел, которым ее направляют, с указанием населенных пунктов — мест их дислокации;
свыше 10 — прилагается оформленный указатель рассылки, в котором отмечены необходимые города, номер телеграммы, инициалы и фамилия исполнителя, его контактный телефон.
49.7. Текст телеграммы не должен превышать 300 слов, при этом за отдельное слово считается:
каждое слово, написанное в соответствии с правилами грамматики;
каждое отдельно стоящее слово в адресе, в том числе и в наименованиях пункта назначения;
каждая группа, состоящая из цифр, букв, или смешанная группа, состоящая из знаков, цифр, независимо от их числа;
каждый знак, буква или цифра, написанные отдельно;
каждая из составных частей слова, а также каждая из частей в составных наименованиях городов, фамилиях, именах и других названиях, соединенных чертой или без нее;
каждый знак препинания, написанный полным или сокращенным словом.
49.8. Телеграммы в виде форм, таблиц, ведомостей, графиков, при наличии римских цифр, латинских букв, условных обозначений не принимаются для передачи.
49.9. Подпись отделяется от текста телеграммы 3 межстрочными интервалами и оформляется с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму. Телеграммы подписывают руководитель (начальник) органа внутренних дел или его заместитель.
Телеграммы категории «правительственная» подписывают Министр или его заместители*(30).
49.10. Дата и регистрационный номер телеграммы оформляются после ее подписания должностным лицом и располагаются на 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется словесно-цифровым способом от левой границы текстового поля. Регистрационный номер телеграммы проставляется под датой без дополнительных межстрочных интервалов также от левой границы текстового поля.
49.11. Через один дополнительный межстрочный интервал ниже номера телеграммы проводится сплошная черта от левой границы текстового поля до правой. Под чертой указываются полный адрес органа внутренних дел, инициалы и фамилия руководителя (начальника), подписавшего телеграмму, инициалы и фамилия исполнителя и его контактный телефон. В нижней части телеграфного бланка проставляется печать о разрешении передачи телеграфом.
49.12. Визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается телеграмма, помещаются на лицевой части последнего листа ее второго экземпляра.
49.13. Оба экземпляра оформленной телеграммы передаются исполнителем для отправки в отделение телеграфной связи, второй экземпляр телеграммы с отметкой отделения телеграфной связи об отправке возвращается исполнителю для помещения в номенклатурное дело.
50. Факсограмма:
50.1. Факсимильная связь предназначается для оперативного обмена текстами документов и служебных материалов с последующим направлением документов на бумажных носителях.
50.2. Запрещается передача по факсимильной связи документов, имеющих грифы секретности или пометку «Для служебного пользования».
50.3. Требования к составлению и оформлению сообщений, направляемых по факсимильной связи, определяются видом документа-подлинника (письмо, договор, протокол).
50.5. Отправляемые по каналам факсимильной связи документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом либо написаны шариковой ручкой, тушью, контрастными черными или темно-синими чернилами.
Чертежи и штриховые изображения оформляются четко и контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок. Фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением.
50.6. Запрещается отправка по каналам факсимильной связи документов, написанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов, отпечатанных или написанных на красной, серой бумаге, а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.
50.7. Передача по факсимильной связи исходящих документов и принятые факсограммы учитываются в журнале учета факсограмм (приложение № 32).
50.8. На копии исходящего документа, переданного по каналам факсимильной связи, или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер телефона, по которому установлен факсимильный аппарат. Эти записи заверяются подписью сотрудника, ответственного за передачу (прием) факсограмм.
50.9. Принятая факсограмма докладывается руководителю (начальнику), которому адресован исходящий документ, переданный по каналам факсимильной связи, и в соответствии с его указаниями передается исполнителю, о чем делается пометка в журнале учета факсограмм (приложение № 32).
50.10. После получения оригинала документа, переданного по каналам факсимильной связи, сотрудником подразделения делопроизводства и режима с принятой факсограммы на оригинал документа переносятся указания руководителя (начальника) и справки об исполнении документа.
50.11. Исполненные факсограммы сдаются для подшивки в дело принятых факсограмм, имеющих срок хранения один год. При необходимости факсограммы допускается подшивать в другие инвентарные дела.
51. Телефонограмма:
51.1. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами, обеспечивающими идентификацию подписи отправляемой телефонограммы: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем, отчеством лица, отправившего телефонограмму; подписью лица, принявшего телефонограмму; входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
51.2. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и другие).
51.3. Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты, в них не должно быть более 50 слов. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.
51.4. Отправляемая телефонограмма оформляется на стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 в единственном экземпляре и подписывается руководителем (начальником) органа внутренних дел или уполномоченным на то сотрудником (приложение № 33).
51.5. Датой телефонограммы является дата ее передачи. Регистрационный номер телефонограмме присваивается в порядке следования номеров после подписи автором.
51.6. Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги формата А4 и после приема могут быть отпечатаны. Сотруднику, передающему телефонограмму, следует проверять правильность записи телефонограммы в конце передачи путем ее прочтения принимающей стороной.
51.7. Входящая телефонограмма имеет те же реквизиты, что и исходящая, за исключением личной подписи автора.
51.8. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен прилагаться список подразделений, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
51.9. Рекомендуется применять специальные бланки телефонограмм (приложение № 33). Если бланки отсутствуют, то телефонограмма записывается в журнал учета телефонограмм (приложение № 34).
52. Записка (служебная, докладная, аналитическая), объяснение:
52.1. Для реализации отношений субординации структурных подразделений органа внутренних дел с руководством органа внутренних дел, координации деятельности между структурными подразделениями служит внутренний документ — записка (служебная, докладная, аналитическая), объяснение, где в произвольной форме печатным или рукописным способом излагаются сведения, отчеты, пояснения, замечания, предложения, заключения (мнения) и иная справочная или управленческая информация по вопросам, отнесенным к компетенции органов внутренних дел.
52.1.1. В объяснении сотрудники в произвольной форме печатным или рукописным способом объясняют причины какого-либо действия, факта, события, в том числе нарушения служебной (трудовой) дисциплины, невыполнения поручений и тому подобные. Подписывает объяснительную записку ее составитель.
52.1.2. В служебных записках в произвольной форме излагается оперативная справочная и управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц, адресованная руководству органа внутренних дел либо руководителю (начальнику) структурного подразделения — головного исполнителя поручения.
52.1.3. В докладных записках в произвольной форме дается обстоятельное изложение информации о событиях, фактах, сложившихся ситуациях с выводами и предложениями составителя в целях информирования руководства органа внутренних дел, его структурного подразделения о вопросах, требующих принятия управленческих решений.
52.1.4. В аналитических записках на основе официальной статистики и иной информационно-справочной документации дается обстоятельное изложение результатов анализа существующей проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, вытекающие из анализа и раскрывающие причины ее возникновения, а также предложения о принятии целесообразных мер по ее разрешению.
52.2. Служебная, докладная и аналитическая записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 и адресуются конкретному должностному лицу.
52.3. Реквизитами записок являются: адресат, вид документа, аннотация, текст, должность и звание руководителя (начальника) структурного подразделения, подготовившего записку, подпись, которые оформляются в соответствии с настоящей Инструкцией.
Дата и регистрационный номер указываются через один дополнительный межстрочный интервал ниже реквизита «Подпись». Датой записки является дата ее подписания.
52.4. Отметка об исполнителе и визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается записка, оформляются в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.
53. Доверенность — документ, подтверждающий наличие у представителя прав действовать от имени органа внутренних дел, а также определяющий условия реализации и границы этих прав.
Доверенность оформляется в соответствии с действующим нормативным правовым актом*(31).
Источник: www.nablawiki.ru