Телефонограммы — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом приема — передачи текста по телефону. Телефонограммы применяются для передачи срочных кратких сообщений в пределах города. Телефонограммы рекомендуется применять для передачи вызова на совещание, заседание, а также получения сведений оперативного характера, не требующих документального оформления.
Телефонограмма — документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы оформляются на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А5.
Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководства в текущей деятельности, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения. Телефонограммы используются, когда необходимые для оперативного решения служебных вопросов и передаваемые по телефону сообщения требуют документального оформления.
Передаваемая (отправляемая) телефонограмма оформляется в одном экземпляре. Она может быть составлена, подписана и передана ответственным исполнителем, но чаще всего составляется и передается секретарем или исполнителем по поручению руководителя, который подписывает телефонограмму.
Телефонограммы печатаются по установленной форме.
Обязательными реквизитами телефонограммы являются:
• наименование учреждений адресанта и адресата;
• реквизит “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;
• номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;
• должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;
• текст и подпись.
Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.
Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом “о” или “об”. Например, “Об изменении времени заседаний Совета”, “О прибытии участников семинара”
Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.
После сверки текста телефонограммы с принимающим передающий заполняет справочные реквизиты:
в графе «Принял» указывают должность и фамилию лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона;
в графе «Передал» указывают должность, фамилию и номер, с которого передана телефонограмма, дату передачи, часы и минуты.
Полученная телефонограмма должна быть отпечатана, считана, зарегистрирована и передана руководителю в возможно короткий срок.
Подготовка командировок. Документы, оформляемые при подготовке командировок.
На секретаря фирмы часто ложится обязанность подготовки служебных командировок сотрудников и руководителя. Он готовит проекты приказов о командировках, выписывает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале. Секретарь должен поэтапно и детально продумать деловые поездки руководителя. Успех командировки зависит от того насколько комфортно будет чувствовать себя руководитель во время переездов между пунктами назначения во время деловых встреч и переговоров.
Новое в законе о доставке и вручении судебных повесток, извещений и вызовов
Командировочные удостоверения имеют типовую форму и поэтому секретарь их только заполняет, руководствуясь приказом о командировке.
По указанию руководителя или просьбе командируемого секретарь может подобрать необходимые документы.
Для секретаря руководителя подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Помимо приказа о командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет вместе с ним и печатает программу командировки.
В программе указываются организации, отделы, лица (с указанием должности, фамилии, имени и отчества) и время встречи с ними руководителя, мероприятия, на которых он будет присутствовать. Название организации должно быть точно выверено, указываются ее адрес и телефоны. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает, где находится руководитель и в случае необходимости может с ним связаться.
Секретарь-референт может подготовить документы или реферат для доклада (выступления) руководителя, проекты договоров, необходимые справки и т.д.
Кроме того, секретарь должен детально проработать маршрут руководителя, увязав его с расписанием самолетов, автобусов и т.д. Он заказывает билеты, гостиницу, выясняет, как к ней проехать. В случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обеспечивает визовую поддержку.
Также секретарь может составить список личных и служебных документов и материалов, необходимых для поездки: паспорт; виза; авиабилеты; страховой полис; ваучер на услуги; документы, необходимые для встреч и переговоров (доклады, договоры, лицензии, спецификации, справки и др.); образцы продукции.
Подготовка и оформление документов для командировки. Документы по оформлению командировок составляются по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1: приказ о направлении отдельного работника (в нашем случае, руководителя) в командировку (форма № Т-9); командировочное удостоверение работника (форма № Т-10); служебное задание с отчетом о его выполнении (форма № Т-10а); авансовый отчет (форма № АО-1). До создания приказа о направлении руководителя в командировку заполняется и оформляется служебное задание, оно используется для создания приказа и составления отчета о выполнении цели служебной командировки.
Командировочное удостоверение является финансовым документом, поэтому отметки о сроках пребывания сопровождаются подписями и печатями. Командировочные удостоверения подлежат регистрации в журнале учета работников. Журнал учета работников убывающих в командировки.
С 2015 года существенно упростилась процедура направления сотрудников в командировку. Журнал учета командированных работников заполняется в момент прибытия их в пункт назначения и при завершении командировки, данные записанные в графах журнала должны строго соответствовать отметкам в командировочном удостоверении работника.
Организация не обязана оформлять для них командировочное удостоверение и служебное задание.
А работники не должны представлять отчёт о том, что задание выполнено.
Однако вести документооборот в целях внутреннего контроля нужно. (Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771)
Дата добавления: 2018-04-04 ; просмотров: 4439 ; Мы поможем в написании вашей работы!
Источник: studopedia.net
5.4. Телеграммы, телефонограммы
Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документов, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.
В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности:
В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя.
В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Адрес и текст телеграммы печатаются на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются.
Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента – заключения. Лишь в исключительных случаях допускается краткое доказательство.
Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Если же все-таки надо проставить знаки препинания, то их пишут условными сокращениями: точка –ТЧК, запятая — ЗПТ, двоеточие – ДВТ, кавычки – КВЧ. Условно обозначается слово «номер» — НР.
Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направляемы в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов.
Международные телеграммы печатаются русским и латинским шрифтом. Текст международной телеграммы печатается через два интервала, прописными буквами, без красной строки, абзацев, переноса слов и исправлений. Текст такой телеграммы подписывается руководителем организации и заверяется печатью.
Телефонограмма – это документ, передаваемый по линиям телефонной связи. Телефонограмма оформляется на бланках, при их отсутствии – на листах бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственно исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждения-адресатов и номеров телефонов.
Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.
Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.
Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).
В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
- исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
- входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Источник: studfile.net
ТЕЛЕФОНОГРАММА
служебное сообщение, предназначенное для передачи или переданное по телефону. Т. может содержать приказ, распоряжение, просьбу, извещение и т. д. Принятая и записанная Т. считается Документом.
ТЕЛЕФОНОГРАММА, -ы, ж. Официальное сообщение, переданное и принятое потелефону.
телефонограмма ж. 1) Сообщение, передаваемое по телефону. 2) Текст такого сообщения.
телефонограмма
ж.
telephone message, telephoned / phoned telegram
телефонограмма сущ., кол-во синонимов: 1 • сообщение (87) Словарь синонимов ASIS.В.Н. Тришин.2013. . Синонимы: сообщение
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Запись со слов, переданных по телефону.
Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка.- Чудинов А.Н. , 1910 .
телефоногра́мма
(см. телефон + . грамма) сообщение, переданное по телефону, а также текст этого сообщения, записанный на бумаге.
Новый словарь иностранных слов.- by EdwART, , 2009 .
телефонограмма
[ см.телефон + (теле)грамма ] – сообщение, переданное по телефону и записанное на бумаге
Большой словарь иностранных слов.- Издательство «ИДДК» , 2007 .
телефонограмма
ы, ж. ( телефон + . грамма).
Официальное сообщение, текст которого продиктован по телефону. Принять телефонограмму.
|| Ср. депеша, радиограмма, телеграмма, телекс, телетайпограмма, телефакс, факс.
Толковый словарь иностранных слов Л. П. Крысина.- М: Русский язык , 1998 .
Синонимы:
Метр Метол Метла Метеор Метафора Метанол Метан Мета Мерно Мерланг Мерлан Меренга Мера Меота Ментор Ментол Мент Менора Мена Мелор Мелон Меломан Мелограф Меланофор Меланома Мелана Мел Мегрел Мегом Мегера Мегафон Мегаметр Мег Мгла Мга Матрона Матрена Матеро Матема Мат Марфа Мартен Март Марна Маренго Марена Марго Марафон Марафет Марат Марал Мара Мао Мантра Манто Мант Манор Манометр Манер Мангра Манго Мангал Манг Манат Мана Ман Мамонт Мамон Маман Мама Мало Маета Магот Магомет Маго Магнето Магнат Магма Маг Маар Лото Лотгер Лот Лоро Лорнет Лор Лоно Лонгет Лонг Ломота Лом Логофет Логометр Лог Летом Лето Лера Леонт Леонора Леон Ленто Лента Лена Лен Лемма Леер Легато Легат Лафет Лафарг Лафа Лата Ларго Ларгамент Ларга Лара Лангет Лана Ламер Ламенто Лама Лагман Лаг Ефрем Ерема Ера Енот Енол Елена Еле Егор Гто Грот Гром Грета Грена Графоман Графема Граф Грат Грант Гранат Гран Грамотно Грамота Граммофон Граммонал Грамм Гофр Гофман Гофер Гот Горфо Горн Гормон Горло Горлан Горе Горал Гор Гонт Гонор Гон Гомон Гомер Голофан Голо Гол Гном Гнет Гнат Глот Глет Гетр Гетман Гетеро Гетера Гете Гет Геронт Герман Герма Гера Геофон Геоморф Геомор Геометр Генет Генерал Ген Гемометр Гемма Гематома Гем Гелена Гаф Гата Гарт Гарем Гарант Гана Гамон Гамма Гамлет Гамета Гамен Гамелан Гам Гало Галета Галера Галеон Гален Галат Гала Гаер Афт Афронт Афон Афера Афган Афар Атофан Атом Атм Атерома Арфа Артемон Артем Артамон Арт Арон Аромат Арно Арма Ареола Аренга Арен Ареал Аргон Арго Аргал Арат Арам Арагон Аорта Аоот Аон Антра Ант Аноа Анетол Анемометр Анемограф Ангора Анголар Ангола Англо Ангел Ангар Анат Аналого Аналог Амфора Амт Аморфно Амон Аммотол Аммонал Амматол Амман Амер Метро Аматер Метролог Аман Алма Метроном Ален Много Могар Аларм Алан Агрофон Агреман Аграф Агора Агнат Агафон Монго Монгол Монер Монета Ага Аант Моно Агам Агар Агат Агент Агломерат Агор Момот Момент Агремент Агро Агроном Могол Могер
1) Орфографическая запись слова: телефонограмма
2) Ударение в слове: телефоногр`амма
3) Деление слова на слоги (перенос слова): телефонограмма
4) Фонетическая транскрипция слова телефонограмма : [т’ил’ифанагр`ам]
5) Характеристика всех звуков:
т [т’] — согласный, мягкий, глухой, парный
е [и] — гласный, безударный
л [л’] — согласный, мягкий, звонкий, непарный, сонорный
е [и] — гласный, безударный
ф [ф] — согласный, твердый, глухой, парный
о [а] — гласный, безударный
н [н] — согласный, твердый, звонкий, непарный, сонорный
о [а] — гласный, безударный
г [г] — согласный, твердый, звонкий, парный
р [р] — согласный, твердый, звонкий, непарный, сонорный
а [`а] — гласный, ударный
м [м] — согласный, твердый, звонкий, непарный, сонорный
м []
а а — гласный, безударный 14 букв, 11 звук
«. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. «
Приказ ФТС России от 18.10.2004 N 160 (ред. от 14.09.2012) «О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах»
«. 3.15.7. Телефонограмма — вид информационно-справочного документа оперативного характера, используемый только для срочной передачи и фиксации информации особым способом: реквизиты и текст телефонограммы отправителем передаются получателю устно по телефону и записываются (фиксируется на бумажный носитель с помощью компьютерной печати) должностным лицом, принявшим телефонное сообщение. «
Приказ СК России от 18.07.2012 N 40 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации»
Источник: slovaronline.com