Документ относится к группе «Учет». Рекомендуем сохранить ссылку на эту страницу в своем социальном профиле или скачать файл в удобном вам формате.
Приложение N 8 к Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации
ЖУРНАЛ УЧЕТА принятых факсограмм, телефонограмм, телеграмм и электронных сообщений
Источник — Постановление Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 № 100
Похожие документы
- Журнал учета приема граждан. Форма № 87
- Журнал учета качества сбрасываемых сточных вод предприятием, организацией. Форма № ПОД-13
- Журнал учета принятых факсограмм и электронной почты
- Журнал учета проведенных ДорВЭК заочных консультаций медицинской документации работников, имеющих признаки профессиональной непригодности
- Журнал учета принятых ходатайств о выдаче приглашений на въезд в Российскую Федерацию
Бланк-образец.ру содержит обширную базу образцов и бланков различных документов. Сайт обновляется еженедельно. Любой документ может быть закачен на персональное устройство и использован в некоммерческих целях. При копировании информации на внешние ресурсы — прямая и индексируемая гиперссылка обязательна.
как отправить факс
Все документы на сайте составлены профессиональными юристами.
Источник: blank-obrazets.ru
Отправка документов с помощью телефона, факса, электронной почтой. Типы систем электронной почты (глобальные, корпоративные)
Обработка и отправка исходящих документов, так же, как прием и обработка входящих, проводятся централизованно или секретарем или в экспедиции (экспедитором).Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления: наличие подписи; наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют);наличие заголовка; наличие отметки об исполнителе; правильность адресования; если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса; наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.
Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.
При отправке документа по почте он конвертуется. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются вместе, в один конверт. Конверты адресуются, маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются заранее. Все оформление документов, предназначенных к почтовому оформлению, проводится в строгом соответствии с требованиями Почтовых правил.
Однако в последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.
Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.
Как отправить факс.
Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть применения специальной программы «электронной подписи» И заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.
Системы электронной почты делятся на два типа — глобальные и корпоративные (ведомственные). В случае подключения пользователя к глобальной службе электронной почты (например, Relcom) это означает подключение к уже существующей сети передачи данных, охватывающей огромные территории, узлы которой оснащены мощным оборудованием, обеспечивающим прохождение больших объемов информационных сообщений.
Кроме того, часть пользователей одной глобальной системы электронной почты может обмениваться информацией не только внутри своей сети, но и с абонентами других глобальных сетей. Корпоративные системы электронной почты — ведомственные -создаются для обеспечения внутреннего документооборота, что особенно эффективно, если у организации имеется большое число подведомственных структур, в том числе и филиалов.
Корпоративная электронная почта использует несколько персональных компьютеров, объединенных в локальную вычислительную сеть (ЛВС). Наиболее мощный компьютер сети выполняет управленческую функцию и называется файл-сервером. Другие подключенные к сети ПК называются рабочими станциями.
Таким образом, все общие ресурсы сети (базы данных, программные средства, периферийные устройства) могут быть доступными каждому пользователю. Уже создано много систем корпоративной электронной почты: Microsoft Mail; cc: Mail; 1C: Электронная почта и др. Так, с помощью Microsoft Mail можно осуществлять следующие операции: получать и отправлять электронные сообщения; передавать файлы, созданные в других программах MS Office; хранить сообщения в специальных электронных папках; осуществлять быстрый поиск необходимых сообщений; распечатывать сообщения.
39. Понятия: «дело», «формирование дел», «номенклатура дел». Значение номенклатуры дел для классификации документов организации.
Дело—совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
Формирование дел—группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Номенклатура дел—систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами: группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность; используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел; используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения; применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять);в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов. Номенклатура дел—это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.
Основные требования к организации оперативного хранения исполненных документов в делопроизводстве. Ответственность за сохранность документов. Хранение документов в электронной форме.
Оперативное хранение документов-хранение документов до экспертизы их ценности и передачи на архивнон хранение.
Хранение осуществляется только в папках различных конструкций( и файлах) в хронологической последовательности. Хранение уже исполненных документов и копий
отправленных документов осуществляется в большинстве
случаев в подшитом виде в папках-скоросшивателях
различных конструкций, регламентация касается только
правил оформления обложек этих папок. Чертежи, другие
документы, подшивка которых может уничтожить часть
текста или испортить сам носитель, например почетные
дипломы, целесообразно хранить в неподшитом виде в
специальных (с клапанами и завязками) папках,
обеспечивающих их сохранность, и коробках. Совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участу деятельночти, помещенные в отдельную обложку, формируют дело.
Для более эффективного поиска документов создается номенклатура дел.
Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.
Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.
Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.
Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.
Общая ответственность за организацию хранения и обеспечения сохранности документов лежит на руководителе организации.
Хранение документов в цифровой форме (электронных
версий) целесообразно осуществлять на съемных
носителях в специально для них предназначенных
упаковках, например в коробках для CD-дисков, поскольку
в настоящее время этот носитель наиболее технологичен
Источник: allrefrs.ru
Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
Электронная почта — один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри организации, так и между сторонними организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу».
Факсограмма (телефакс, факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).
Факсимильная (или фототелеграфная) связь — электрический способ передачи графической информации, при котором происходит неподвижное изображение текста или таблиц, чертежей, схем, графиков, фотографий и т.п.
По скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с телексной связью, но обладает очевидным преимуществом: она позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью.
Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать копию любого документа на бумажном носителе — приказа, распоряжения, договора, протокола и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.
Документ, переданный по факсу, является копией документа и не обладает юридической силой, но по соглашению между организациями, осуществляющими факсимильную связь, факсограммы могут приравниваться к документу.
Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в соответствии с правилами исполнения вида отправляемого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д.
При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
— объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210х297 мм) черным цветом, не должен превышать 5 листов;
— исходящие инициативные документы, оформленные на бланках писем администрации города, подлежат обязательной регистрации в отделе служебной корреспонденции и контроля управления делами перед отправкой по каналам факсимильной связи;
— подлинники документов после передачи по факсу возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки и подлежат немедленной рассылке адресату;
— передача документов по каналу факсимильной связи производится согласно резолюции руководителя, подписавшего документ;
— поступившие факсограммы учитываются помощником руководителя по оперативной работе в журнале установленной формы с указанием в нем справочных данных: даты (времени получения), отправителя и адресата и без проставления регистрационного штампа передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно;
— факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму. Принятая на иностранном языке факсограмма доставляется адресату без перевода;
— запрещается передача текстов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой «Для служебного пользования»;
— категорически запрещается передача по факсимильной связи секретных документов;
При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
v объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
v документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения;
v запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;
v подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
v поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Источник: kazedu.com