Телеграмма – документ, передаваемый по телеграфной сети общего пользования.
Это разновидность переписки, когда требуется своевременное решение вопроса.
Порядок осуществления телеграфной связи регламентирован Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденных постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 года № 1108.
Телеграммы подразделяются на категории и виды. В большинстве организаций применяются простая и срочная телеграммы. Сроки прохождения: простая – 6 часов, срочная – 3 часа.
Оформляется на специальном бланке или листе бумаги светлых тонов.
— наименование вида документа
Требования к тексту:
— не более 300 слов
— кратко, без союзов и предлогов ( кроме «не»)
— через один межстрочный интервал
— числовые обозначения могут быть цифрами или словами
— знаки препинания не ставятся
— словами пишут «дробная черта», «плюс», «минус», «вопросительный знак», «восклицательный знак»
— не используются многословные предложения
Файлы: важные документы и файлы теперь всегда под рукой.
— без переноса слов, абзаца и исправлений
Подпись оформляется отдельной строкой. Под подписью проводится черта, ниже которой указывается адрес отправителя, должность и ФИО отправителя, дата отправления.
Факсограмма – получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи.
Факсограмма не считается отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ. Чаще всего факс используют для передачи различных информационных сообщений.
Документ, переданный по факсу, является копией, поэтому не имеет юридической силы. Но по договору между организациями он может приравниваться к документу.
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по каналам телефонной связи.
Отправитель составляет телефонограмму как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.
— должность и ФИО сотрудника, отправившего телефонограмму
— должность и ФИО сотрудника, принявшего телефонограмму
— номера телефонов отправителя и получателя
— наименование вида документа
— дата и номер документа
— должность и ФИО лица, от имени которого передана телефонограмма.
Требования к тексту:
— не более 50 слов
— без труднопроизносимых слов
— без сложных речевых оборотов.
Принимающая сторона сначала записывает текст телефонограммы от руки, затем оформляет печатный вариант документа.
Вопросы для самоконтроля:
1. Какую роль выполняют документы, переданные с помощью электронных средств связи?
2. В чем особенность оформления телеграммы?
3. Каковы правила передачи телефонограммы?
Дата добавления: 2020-05-20 ; просмотров: 250 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ
Источник: poznayka.org
23.Телеграмма, телекс, факсограмма, телефонограмма, элек. Сообщение: назнач., цель составл., треб. К оформл.
Телеграмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых особым способом передачи текста по телеграфной сети общего назначения. Бывают: правительств., внеочередные, международные, обыкновенные, срочные, пресса. Реквизиты: указание категории, телегр. адр. получателя, текст, подпись, дата, номер, адр. отправителя.
Телеграфная связь: от прошлого до наших дней
Все слова делятся на действительные и тарифные. Пишут: «тчк», «зпт», «скб», «двтч», «нр» (номер). Телекс — обобщенное название различных по содержанию документов, отправляемых по абонентской телексной сети. Требования: как в телеграмме, можно ставить запятые и точки.
Факсограмма — получаемая на бумажном носителе копия документа письменного, графического, изобразительного, переданного по каналам факсимильной связи. Телефонограмма — обобщенное название документов, передаваемых по каналам телефонной связи. Оформляется в одном экземпляре на спец. бланке. Если бланк отсутствует, то заводится журнал. Электронное сообщение — документ, переданный электронной почтой и получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии (машинограмма).█
24.Контроль за исполнением документов. Задачи контроля. Сроки исполнения.
Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению док-тов. Контроль ведется по следующим этапам: 1)постановка док-та на контроль 2)проверка доведения до исполнителя 3)предварительная проверка хода исполнения 4)учет и обобщение результатов контроля.
Уровни контроля: формализованный контроль исполнения; контроль соответствия формы док-та; контроль соответствия уровня удостоверения док-та; контроль соответствия экземпляров на идентичность. Для выполнения контроля выделяются спец. люди в документационных службах и в подразделениях. Для док. ДСП другой человек.
Все док-ты делятся на: подлежащие контролю и не подлежащие. Сроки: типовые (периодически создаваемые док-т, отражающие деятельность орг-ции) и индивидуальные (указываются в тексте док.). Срок может быть продлен. Если док-т имеет несколько заданий, то на каждое – свой срок.
ГСДОУ устанавливает следующие сроки: исполняется несколько лет – 1раз в год; исполняется несколько месяцев – 1 раз в месяц; исполняется в течение месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до окончания срока. Снять с контроля док-т может лицо, поставившее на контроль. Сведения об исполнении контроля док-т сообщаются в службу контроля в письменной форме (кол-во док-тов на контроле, % выполненных в срок, % не выполненных в срок, причины, по которым не выполнены в срок). Классификация док-тов: оперативные; док-ты, отражающие научно-технические достижения, общественную жизнь (хранятся постоянно); социальные, содержащие социально значимую инфу (хранятся в течение в жизни).█
25.Определение ценности документной информации. Основные критерии ценности документа.
Источник: studfile.net
По различным каналам связи
Особенности оформления документов, передаваемых по различным каналам связи, определены Методическими рекомендациями по оформлению документов на основе ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», разработанными Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) в 1998 г. Они определяют требования к телеграммам, телетайпограммам, телексам, телефаксам, телефонограммам, электронным сообщениям.
Телеграф обеспечивает доставку информации по каналам телеграфной сети общего пользования через отделения связи.
Телетайп используется при абонентском телеграфировании: организация-пользователь имеет на своей территории пункт телеграфной связи, арендуемый у местного предприятия связи.
Телексная связь представляет собой более оперативный способ доставки информации по сравнению с телеграфом и телетайпом, поскольку адресат получает сообщение на своей абонентской установке практически в тот же момент, когда оно посылается отправителем. Информация передается по сети абонентского обслуживания.
Юридическая сила поступившей телеграммы или телекса определяется программно-техническими средствами Госкомсвязи РФ. Передача телеграмм осуществляется в соответствии с “Правилами предоставления услуг телеграфной связи”, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. № 1108. Телеграммы, телетайпограммы, телексы организаций визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, которые предъявляются к письмам.
Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется рядом реквизитов, определенных “Методическими рекомендациями…”.
Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, чертежи, фотографии и т.п.) и прием этой информации в виде копии, называемой факсом или телефаксом. Требования к факсу определяются видом отправляемого документа-подлинника (письмо, договор, протокол и т.п.). В соответствии с письмом Высшего арбитражного суда РФ от 7.06.95 №С1-7 3-316 при соблюдении указанных условий документ может признаваться в качестве доказательства, т.е. юридическая сила поступившего телефакса определяется программно-техническими средствами Госкомсвязи РФ, обеспечивающими идентификацию отправляемых сообщений.
В соответствии с Гражданским кодексом РФ (ч.1, ст.160) использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренным законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон.
Электронными сообщениями называются документы, передаваемые по каналам ЭП. Электронное сообщение состоит из адреса или нескольких адресов получателей, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объектный код, файлы базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму. Юридическая сила электронного сообщения может быть подтверждена электронной цифровой подписью. Для этого на ПК отправителя и на ПК получателя должны быть установлены специальные программно-технические средства, обеспечивающие кодирование и декодирование подписи, организацией, имеющей лицензию на их установку, а также обеспечены требования действующего законодательства и выполнены необходимые организационные мероприятия.
В соответствии с Федеральным законом № 24-ФЗ от 20.02.95 “Об информации, информатизации и защите информации” определено, что юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью АС, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в АС программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии.
С целью обеспечения правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, в РФ принят Федеральный закон № 1-ФЗ от 10 января 2002 года «Об электронной цифровой подписи». Действие настоящего закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях.
Закон вводит следующие понятия:
электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
владелец сертификата ключа подписи — физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью средств электронной цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы);
средства электронной цифровой подписи — аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций — создание электронной цифровой подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, подтверждение с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе, создание закрытых и открытых ключей электронных цифровых подписей;
сертификат средств электронной цифровой подписи — документ на бумажном носителе, выданный в соответствии с правилами системы сертификации для подтверждения соответствия средств электронной цифровой подписи установленным требованиям;
закрытый ключ электронной цифровой подписи — уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи;
открытый ключ электронной цифровой подписи — уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу электронной цифровой подписи, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения с использованием средств электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе;
сертификат ключа подписи — документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, которые включают в себя открытый ключ электронной цифровой подписи и которые выдаются удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи;
подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе — положительный результат проверки соответствующим сертифицированным средством электронной цифровой подписи с использованием сертификата ключа подписи принадлежности электронной цифровой подписи в электронном документе владельцу сертификата ключа подписи и отсутствия искажений в подписанном данной электронной цифровой подписью электронном документе;
пользователь сертификата ключа подписи — физическое лицо, использующее полученные в удостоверяющем центре сведения о сертификате ключа подписи для проверки принадлежности электронной цифровой подписи владельцу сертификата ключа подписи;
информационная система общего пользования — информационная система, которая открыта для использования всеми физическими и юридическими лицами и в услугах которой этим лицам не может быть отказано;
корпоративная информационная система — информационная система, участником которой может быть ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников этой информационной системы.
Источник: studopedia.su