В настоящее время всё более широкое распространение получают оперативные средства связи, в частности факсимильная связь. С её помощью передаются факсы. Его оформление осуществляется аналогично оформлению делового письма.
Факс – документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи и представляющий копию переданного документа. По факсу могут быть переданы любые виды документов и приложений к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсы в большей степени являются разновидностью переписки между деловыми партнёрами, организациями.
Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются: указание (код) отправителя; дата и время передачи; номер факса (аппарата), с которого передана информация; количество страниц.
Отправитель факса должен получить подтверждение о том, что информация дошла до получателя, в котором указывается: код фирмы получателя; номер телефакса получателя, дата, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц и результат. Главной является графа результат, в которой ставится ОК, если сообщение получено полностью и без ошибок или NG (негатив), если имелись сбои во время получения факса.
микродемонстрация «Отправка факса»
Телефакс – устройство для передачи неподвижных изображений по телефонным линиям; торговое наименование офисных факсимильных аппаратов. Лист поэтапно проходит мимо ряда светочувствительных элементов, расположенных поперёк листа. На каждом этапе с них считывается информация о яркости соответствующего участка листа, которая специальным образом кодируется и передаётся на другой телефакс, который расшифровывает и передаёт её на встроенное печатающее устройство, воспроизводящее изображение оригинала.
Под электронной почтой в настоящее время подразумевается организованная тем или иным способом система связи между персональными компьютерами. Она отличается низкими фиксированными расценками, и осуществляет гарантированную доставку сообщения в срок от нескольких минут до суток.
С развитием технологий связи получила распространение передача не только текстовых сообщений, но и фотографий, звуковых посланий и даже видеосообщений и проведение видеоконференций.
Форма письма, отправляемого по электронной почте, должна отличаться от обычного, поскольку методы работы с электронной почтой отличаются от методов обработки входящих сообщений.
— рассылаемое сообщение должно иметь минимальный размер, т.к. многие получатели могут иметь медленные каналы связи и неоднократное получение больших сообщений вызывает дополнительные затраты;
— деловые сообщения должны рассылаться в формате «просто текст», без графики, логотипов и излишнего форматирования;
— в поле Тема обязательно указать заголовок, раскрывающий суть сообщения;
— в отличие от традиционного бланка документа на бумаге название компании, её адрес, контактные лица в электронной почте принято указывать в конце сообщения;
— при составлении списка на регулярную массовую рассылку необходимо получить согласие получателей, а в конце каждого сообщения указывать, каким образом адресат может отказаться от дальнейшего получения рассылки.
Как пользоваться электронными заказными письмами Почта России, онлайн-сервисы
Телефонограмма – документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Она применяется для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных действиях, мероприятиях, и т.п.
Обязательными реквизитами телефонограммы являются:
— наименование предприятия-отправителя телефонограммы;
— наименование вида документа;
— указание должностей и фамилий, имена, отчества лиц, передавших и принявших телефонограмму;
— номера телефонов предприятий, передавших и принявших телефонограмму;
— время и дата передачи.
Телефонограмма составляется секретарём-референтом или исполнителем по поручению руководителя на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А5 в одном экземпляре. После составления она должна быть проверена и подписана руководителем предприятия.
Текст телефонограммы должен быть лаконичным, без труднопроизносимых слов, чётким, с акцентом на факты, даты, время, место проведения мероприятия, на вопросы, подлежащие обсуждению и т.д.
При передаче телефонограммы необходимо придерживаться следующих правил: вначале указать название своего предприятия и телефон, вид документа; после передачи текста записать должность, имя, отчество и фамилию лица, принявшего телефонограмму, номер телефона, дату и время передачи.
При приёме необходимо записать: название предприятия и номер телефона; текст телефонограммы; должности, имена, отчества и фамилии лиц, передавших и подписавших телефонограмму; дату и время приёма.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru
Особенности оформления писем, передаваемых электронной почтой
Электронными письмами называют документы, передаваемые по каналам электронной почты (ЭП), которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами электронно-вычислительной техники (ЭВТ), анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.
Электронная почта используется как для пересылки сообщений между средствами ЭВТ внутри одной организации, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен
• электронными письмами осуществляется через эти «почтовые» ящики.
Подключившись к ЭП, пользователь получает возможность переписываться с другими абонентами международных сетей.
• Электронная почта предоставляет абонентам следующие возможности:
• взаимодействовать через электронные почтовые ящики и доски объявлений с подразделениями организации, между собой и с иными абонентами сети
• иметь оперативный доступ к информации, хранящейся в базах данных различных организаций;
• обмениваться сообщениями с абонентами других
• получать сообщения с телеконференций по интересующим темам и отправлять собственные сообщения на телеконференции.
Электронное письмо включает адрес или нескольких адресов получателей, заголовок, содержащий служебную информацию, и текст.
.
Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.
В сети Internrt допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации:
Служебный заголовок электронного письма содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой.
Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объектный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.
Посылать электронное письмо, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать.
Источник: studopedia.su
Отправить исполненную документацию адрессатом с применением современных видов организационной техники (телеграмма, факсы, электронные письма).
Отправку исходящих документов, так же как прием входящих, целесообразно осуществлять централизованно в экспедиции или у секретаря руководителя (или у специально назначенного работника).
При обработке исходящих документов выполняются следующие работы.
1. Проверяются правильность оформления и комплектность исходящих документов. Документ, отправленный из организации, должен быть зарегистрирован, т. е. иметь регистрационный номер и дату, должен быть подписан, иметь заголовок, если он на формате А4.
Особенно внимательно проверяется правильность адресования при адресовании документа разовому корреспонденту на документе должен быть его полный адрес. Если документ адресуется постоянному корреспонденту, то его адрес имеется в экспедиции и на документе может быть указано только наименование организации. Кроме того, проверяется, все ли есть листы документа и приложения в нужном количестве экземпляров и листов. Это необходимо проверить и в том случае, если документ будет отправляться не почтой, а с применением современных средств оргтехники (например, факсом или электронной почтой). Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителям.
2. Проводится сортировка документов по видам почтового отправления и по адресатам. Документы, адресованные постоянным корреспондентам, сортируются по ячейкам сортировального устройства. Это производится с целью выявления всех документов в один адрес.
3. Осуществляется адресование конвертов (до вкладывания документов в конверт). Для постоянных корреспондентов целесообразно иметь заранее заготовленные конверты с отпечатанными адресами. Это можно сделать типографским способом, с помощью средств оргтехники. Для разовых корреспондентов целесообразно использовать конверты с прозрачным окном, иначе адреса таких корреспондентов придется воспроизводить на стандартном конверте. Конверты с прозрачным окном можно использовать и для постоянных корреспондентов, но только при условии, что на самом документе всегда будет проставляться полный почтовый адрес постоянного корреспондента.
4. Проводится фальцевание документов, т. е. складывание документа и вложение его в конверт. Документы иногда отправляют не фальцуя это относится к особо важным документам, документам, направляемым в высшие органы власти и управления. В таких случаях используют конверты соответствующего формата.
5. Осуществляется заклеивание конвертов. Это можно делать ручным способом, с помощью средств оргтехники либо использовать самоклеющиеся конверты.
6. Производится взвешивание корреспонденции с помощью почтовых весов для определения стоимости почтового отправления.
7. Проставляются стоимость отправления, дата отправки и обратный адрес организации. Это производится с помощью маркировальной машины, которая проставляет на конверте оттиски марки и почтовые реквизиты организации-отправителя.
8. Доставляется корреспонденция в почтовое отделение связи. Документы, доставленные в экспедицию для отправки, должны быть отправлены в этот же день или не позднее следующего дня. Все оформление исходящих документов по всем видам почтовых отправлений и их сдача в почтовое отделение связи производятся в соответствии с действующими почтовыми правилами.
Отправка документов на машинных носителях должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям сохранности носителей и записанной на них информации. Обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях проходит такую же экспедиционную обработку, как и документы на бумажных носителях.
В последние годы с развитием средств связи, использованием телефонных каналов связи (факса, электронной почты) количество документов, отправляемых почтой, уменьшается. Сегодня уже невозможно представить себе рациональную организацию документооборота не только без компьютеров, но и без средств связи, соединяющих их между собой, компьютерных сетей и программ электронной почты. Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время доставки, исключает возможность потери информации, позволяет организовать оперативный обмен информацией как внутри организации, так и между организациями, вне зависимости от их месторасположения.
Единственная проблема, которая должна быть обговорена с каждым корреспондентом отдельно, это наличие специальной программы «электронной подписи», с помощью которой решается вопрос о наличии состава удостоверения документа и прежде всего достоверности подписи на документе.
Системы электронной почты делятся на два типа глобальные и корпоративные (ведомственные).
В случае подключения пользователя к глобальной службе электронной почты (например, Relcom) это означает подключение к уже существующей сети передачи данных, охватывающей огромные территории, узлы которой оснащены мощным оборудованием, обеспечивающим прохождение больших объемов информационных сообщений. Кроме того, часть пользователей одной глобальной системы электронной почты может обмениваться информацией не только внутри своей сети, но и с абонентами других глобальных сетей.
Корпоративные системы электронной почты ведомственные -создаются для обеспечения внутреннего документооборота, что особенно эффективно, если у организации имеется большое число подведомственных структур, в том числе и филиалов. Корпоративная электронная почта использует несколько персональных компьютеров, объединенных в локальную вычислительную сеть (ЛВС). Наиболее мощный компьютер сети выполняет управленческую функцию и называется файл-сервером. Другие подключенные к сети ПК называются рабочими станциями. Таким образом, все общие ресурсы сети (базы данных, программные средства, периферийные устройства) могут быть доступными каждому пользователю.
Задание № 7.
Картотека организации.
1. Из заполненных в учреждении «Карт учета диспансеризации» формируется единая централизованная картотека, организованная по участковому принципу.
1.1. В поликлиниках (амбулаториях), обслуживающих взрослое население, внутри территориальной участковой картотеки карты распределяются на две основные группы: на лиц, обслуживаемых непосредственно данным территориальным учреждением, и на лиц, прикрепленных для медицинского обслуживания и диспансеризации по месту работы или учебы (медико-санитарные части, поликлиники и амбулатории МПС и других министерств и ведомств, цеховые участки городских поликлиник, подростковые кабинеты, студенческие поликлиники и т.д.).
1.2. При наличии в городских поликлиниках цеховых участков, подростковых кабинетов на обслуживаемые ими контингенты формируются отдельные картотеки, ведущиеся и используемые в указанном выше порядке.
1.3. Учреждения, не имеющие участкового деления, хранят карты в целом по учреждению с распределением их на две указанные группы.
1.4. Самостоятельные картотеки организуются в медико-санитарных частях, а также на здравпунктах тех предприятий, персонал которых не прикреплен к поликлинике для медицинского обслуживания по цеховому принципу.
2. В поликлиниках (поликлинических отделениях), обслуживающих детское население, создается централизованная картотека учтенного детского населения, организованная по участковому принципу. В центральных районных и участковых больницах, амбулаториях, не имеющих территориальных участков, — в целом по населенным пунктам.
2.1. Внутри территориальной участковой картотеки карты распределяются на две основные группы: на детей, обслуживаемых непосредственно данным территориальным учреждением, и на детей, прикрепленных для медицинского обслуживания и диспансеризации по месту учебы, воспитания (учащихся школ, воспитывающихся в домах ребенка, детских домах и школах-интернатах).
2.2. В детских дошкольных учреждениях и школах в случае использования «Карты учета диспансеризации» картотеки организуются по группам или классам.
3. Картотеки диспансеризуемых в сельском административном районе организуются: в ЦРБ и районной больнице — на население, проживающее в районном центре и приписном участке, с выделением территориальных, цеховых и приписных участков; в сельских амбулаториях и участковых больницах — с выделением проживающих в отдельных населенных пунктах, за исключением поселений, обслуживаемых фельдшерско-акушерскими пунктами; по фельдшерско-акушерским пунктам — на все население, проживающее в зоне обслуживания учреждения.
4. Картотеки в поликлиниках, поликлинических отделениях городских и центральных районных больниц ведутся персоналом отделений профилактики. В других учреждениях картотеки ведутся медицинским персоналом данных учреждений.
5. В обязанности должностного лица, ответственного за работу с картотекой, входит:
5.1. подготовка карт учета к рабочему состоянию, т.е. контроль правильности заполнения карт, участие в заполнении, рейтирование карт).
5.2. введение новых карт в массив картотеки и своевременное изъятие либо замена отработанных карт;
5.3. текущая и своевременная разноска данных о проведенных и «незавершенных» диспансерных обследованиях из первичных медицинских документов в карты учета диспансеризации;
5.4. участие в работе по составлению и подготовке отчетных данных по диспансеризации;
5.5. Контроль за аккуратным заполнением карт учета, бережной эксплуатацией и сохранностью картотеки, а также соблюдением режима по допуску лиц, которым разрешена работа с картотекой.
6. Картотеки являются местом накопления, хранения и получения данных о диспансеризации в целях:
6.1. учета движения населения, проживающего на территории обслуживания данного амбулаторно-поликлинического учреждения, а также контингентов, прикрепленных к данному учреждению для диспансеризации;
6.2. планирования работы данного учреждения, его структурных подразделений и отдельных специалистов по подготовке и проведению ежегодной диспансеризации населения (на предстоящий год, квартал, месяц и т.д.);
6.3. контроля и управления ходом проведения диспансеризации (фактический охват населения ежегодной первичной диспансеризацией, полнота обследований, проведенных фактически по отношению к планируемым и т.д.);
6.4. составления отчетных данных.
7. «Карта учета диспансеризации» после окончания ее использования (полном заполнении) или при выбытии лица из района обслуживания хранится в учреждении в течение одного года после последнего отчетного года.
8. Главный врач учреждения персонально отвечает за сохранность и правильность использования картотеки.
8.1. Сообщение любых сведений из картотеки лицам, непосредственно не участвующим в организации и проведении диспансеризации, а также для научных разработок НИИ и ВУЗов, категорически запрещается.
8.2. На лиц, допускаемых к работе с картотекой (врачи, участковые медицинские сестры, медицинские регистраторы и т.д.), составляется список, который утверждает главный врач учреждения.
Задание № 8.
Источник: poisk-ru.ru