Служебная (докладная) записка – документ, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Записка должна иметь адресат, наименование документа (заголовок к тексту), дату, регистрационный номер, подпись с указанием полного наименования должности лица, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка оформляется на бланке (приложение № 16).
Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю структурного подразделения, и руководителем структурного подразделения, если она представляется руководителю органа исполнительной власти.
Служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый руководителем (работником) структурного подразделения или органа исполнительной власти на имя руководителя другого структурного подразделения или органа исполнительной власти.
Как взломать Телеграм. Скрытые проблемы Телеграм
Служебная записка оформляется на бланке (приложение № 17).
Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.
Телеграммы, телексы
3.3.10.1. Телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по
телеграфной сети общего пользования.
3.3.10.2. Телекс (телетайпограмма) – телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.
3.3.10.3. Телеграммы (приложения № 23, № 24, № 25) составляются только по срочным служебным вопросам в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения проблемы.
3.3.10.4. Подлинники и копии телеграмм (остающиеся в деле) визируются исполнителем и руководителем соответствующего органа исполнительной власти, затем подписываются Губернатором области или заместителем Председателя Правительства области. В органах исполнительной власти, являющихся юридическими лицами, телеграммы подписываются руководителем или замещающим его лицом.
Телеграммы категории «Правительственная» оформляются только за подписью Губернатора области.
3.3.10.5. Телеграммы составляются в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 222 (в редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 16.02.2008 № 93,
от 03.06.2008 № 425, от 10.03.2009 № 219), по следующей форме: указание на категорию телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, текст, знак равенства, исходящий номер (регистрация в системе электронного документооборота, в иных органах исполнительной власти присваивается свой исходящий номер), наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
Категория и вид телеграммы проставляются составителем и указываются перед адресатом.
Адресат телеграммы печатается в правом верхнем углу текстового поля через междустрочный интервал 24 пт, ограничивается правым полем документа и включает полный почтовый адрес получателя, его условный или полный телеграфный адрес. Далее могут указываться должность, инициалы и фамилия получателя.
Как подключить несколько устройств к одному Телеграмму #it #телеграм #полезныесоветы #андроид
Текст телеграммы должен быть кратким, четким. Текст печатается
через междустрочный интервал 36 – 48 пт от последней строки адресата от левой границы текстового поля через междустрочный интервал 24 пт
прописными буквами на одной стороне листа бумаги без переноса слов, с двумя пробелами между словами, без абзацев, исправлений, не должен заканчиваться цифрой и превышать двух машинописных страниц. Цифровые данные, если они имеют важное смысловое значение, рекомендуется печатать словами. Между цифрами в дате вместо разделительных точек вводятся пробелы.
Конец текста телеграммы заканчивается точкой. В ответных телеграммах перед текстом указывается номер или название доку-мента, на который дается ответ. Исходящий номер телеграммы помещают в конце текста после знака равенства.
Наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму, печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля через междустрочный интервал 24 – 36 пт от текста.
В нижней части телеграммы (под чертой) через полуторный междустрочный интервал располагаются адрес отправителя, дата отправления и исходящий номер, должность лица, подписавшего телеграмму, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), ниже подписи в
левом углу документа указываются фамилия, имя, отчество и телефон
исполнителя.
3.3.10.6. Подписанная телеграмма с одним и тем же текстом, направляемая нескольким адресатам, размножается и оформляется исполнителем в необходимом количестве, незамедлительно передается исполнителем в отдел документооборота после подписи и регистрации первого экземпляра (подлинника). На остальных экземплярах подпись может быть воспроизведена в виде указания должности, инициалов и фамилии лица, подписавшего телеграмму, с заверительной подписью и печатью организации.
В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.
При адресовании телеграммы более чем в четыре адреса к ней прилагается и передается в отдел документооборота список рассылки (с указанием точного названия адресатов), составляемый и подписываемый исполнителем.
Телеграмма одного содержания, направляемая в адрес органов местного самоуправления, перед телеграфным адресом получателя должна иметь ссылку, что она отправляется по СХЕМЕ 352 (приложение № 24).
Если телеграмма одного содержания передается в адрес органов местного самоуправления области, то в отдел документооборота представляется 10 экземпляров такой телеграммы (приложение № 25).
3.3.10.7. Телеграммы, подписанные Губернатором области или заместителем Председателя Правительства области в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, передаются исполнителем оперативному дежурному в здании № 1 Правительства области для отправки: в один адрес – в одном экземпляре, нескольким адресатам – в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов.
Телефонограммы
3.3.11.1. Телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи (приложение № 26).
3.3.11.2. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального подтверждения (например, приглашения на совещания,
заседания и т.д.).
3.3.11.3. Телефонограмма составляется в письменном виде, подписывается должностным лицом, давшим поручение, и должна иметь исходящий номер с указанием времени ее передачи.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Следует проверять
правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце
передачи.
3.3.11.4. Телефонограммы, адресованные Губернатору области, или заместителям Председателя Правительства области, или руководителям органов исполнительной власти, принимаются сотрудниками соответст-вующих аппаратов или подразделений с указанием даты и времени приема, незамедлительно докладываются руководителю и после регистрации в отделе документооборота передаются для исполнения в соответствии с его указанием.
3.3.12. Составление, оформление, учёт, передача и приём мате-риалов с использованием средств факсимильной связи
3.3.12.1. Передача документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками «Для служебного пользования» и «Не для печати», с использованием средств факсимильной связи не разрешается.
Источник: infopedia.su
3.7.7. Телеграммы, документы, передаваемые по каналам электронной почты и факсимильной связи
Приказ Минсельхоза России от 07.08.2013 N 300 (ред. от 30.08.2018) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации»
3.7.7. Телеграммы, документы, передаваемые по каналам
электронной почты и факсимильной связи
Телеграфная переписка допускается, как правило, с иногородними адресатами в исключительных случаях или по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения.
Телеграммы категории «Правительственная» подписываются Министром и заместителями Министра согласно Постановлению Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2006 г. N 74 «Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий «Президент Российской Федерации», «Председатель Правительства Российской Федерации», «Высшая правительственная» и «Правительственная» передаются в приоритетном порядке».
Текст телеграммы печатается прописными буквами шрифтом N 14 через 1,5 — 2 межстрочный интервал. Реквизиты телеграммы излагаются в следующем порядке:
отметка о категории телеграммы (правительственная, срочная и т.д.);
регистрационный номер и дата регистрации;
подпись (должность, инициалы и фамилия подписывающего лица).
В нижней части под чертой указываются адрес и наименование Министерства, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму, ставится печать, удостоверяющая подпись, указываются фамилия и телефон исполнителя. Телеграмма подписывается под чертой.
Текст телеграммы составляется ясно и кратко. Из текста опускаются предлоги, союзы, местоимения, знаки препинания, за исключением тех случаев, когда их отсутствие может изменить смысл телеграммы.
Если телеграмма подписывается руководителями нескольких организаций, то их подписи заверяются печатями этих организаций.
Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, направляемая нескольким адресатам:
подготавливается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов, плюс необходимое количество копий. В адресе на каждом экземпляре следует указывать только тот пункт назначения, куда следует доставить телеграмму;
подготавливается с приложением списка рассылки пунктов и адресов.
Образец оформления телеграммы представлен в Приложении N 22 к настоящей Инструкции.
3.7.7.2. Электронные сообщения
Электронные сообщения в адрес Министерства поступают по системе межведомственного электронного документооборота (далее — МЭДО), на официальный электронный адрес Министерства в сети «Интернет», доступ к которому устанавливается Аппаратом, через раздел «Общественная приемная» официального сайта Минсельхоза России, на электронный адрес Министерства в сети «Интернет».
Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты.
Электронные сообщения, подлежащие регистрации, регистрируются Аппаратом и в департаментах Министерства по назначению.
Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты писем и других материалов, содержащих информацию, составляющую служебную и коммерческую тайну.
Факсограмма (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Документы, полученные по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке в СЭДО.
Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов и устанавливаются в департаментах, приемных руководства Министерства.
Категорически запрещается передача с использованием средств факсимильной связи писем и других материалов с пометкой «Для служебного пользования», а также содержащих информацию, составляющую служебную и коммерческую тайну.
При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями.
Объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 шрифтом черного цвета, не должен превышать 5 листов.
Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям к оформлению документа.
Документы, передаваемые по факсу, выдаются исполнителю с отметкой о времени передачи для дальнейшей отправки документа почтой.
Источник: e-ecolog.ru
6.1. Телеграмма
Телеграмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — по телеграфной сети общего пользования.
Телеграммы отправляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге и оформлена согласно приложению N 12 к Инструкции.
Служебный заголовок составляет работник связи, принимающий телеграмму для передачи.
Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом.
Адрес получателя телеграммы печатается отдельной строкой. Это может быть полный почтовый адрес, условный или полный телеграфный адрес. В адресате указывается должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресуется частному лицу.
При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.
Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа, без добавления слов «номер НР», «Ваш» или » На Ваш».
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки N, -, + и другие следует писать словами: номер или НР, минус, плюс и т.д.
Телеграммы составляются с учетом лексических особенностей телеграфного стиля. Так, не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; выбор делается в пользу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает ее различных толкований.
Текст телеграмм должен содержать конкретную информацию. Только в некоторых случаях допускается краткое изложение доказательства, аргументации.
Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки в тексте делать нельзя.
Конец текста телеграммы заканчивается точкой. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца.
В подписи должна быть указана фамилия и полное наименование должности руководителя, подписавшего телеграмму.
В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.
Полный почтовый адрес и наименование отправителя указываются под чертой в левом нижнем углу телеграммы.
Исходящий номер телеграммы проставляется так же, как и на документах, отправляемых по почте. Место, дата и время отправления (с указанием в часах и минутах) проставляются перед текстом телеграммы.
Предприятие связи может заверить какой-либо факт, сообщаемый в телеграмме, подпись отправителя, а также доверенность, пересылаемую при помощи телеграммы. Отправитель должен предъявить официальную справку, удостоверение или другие документы, подтверждающие факт, сообщаемый в телеграмме.
6.2. Документы, передаваемые по факсимильной связи
Факсимильная связь обеспечивает передачу информации (текстов, таблиц, графиков, рисунков, чертежей, фотографий и т.д.) с бумажного носителя и прием этой информации в виде копии (факсимиле).
Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа (письмо, договор, протокол и т.д.).
Факсограмма (телефакс, факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).
Передаваемые по факсу документы должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, печататься четким, контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой, тушью, контрастными чернилами.
6.3. Телефонограмма
Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, отличающихся особым способом передачи текста. Телефонограмма передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Обязательные реквизиты телефонограммы — исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; должность, фамилия, имя, отчество и подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.
Телефонограммы следует использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.
Источник: dokipedia.ru