К информационно-справочным документам относятся: справки, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными к исполнению . Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, либо быть принята к сведению.
В данной контрольной работе целью является всестороннее изучение информационно справочной документации.
Работа содержит 1 файл
- Акт……………………………………………………………………… …………………………………………………3
- Протокол………………………………………………………… …………………………………………………….4
- Докладная записка…………………………………………………………… ………………………………….6
- Письмо……………………………………………………………… ………………………………………………….7
- Справка…………………………………………………………. ……………………………………………………10
- Телеграмма…………………………………………………… ……………………………………………………11
Требования к оформлению решения……….…………………… …………………………………………..15
Оформление информационно-справочной документации
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, которая служит основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.
Информационно справочные документы
К информационно-справочным документам относятся: справки, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно- распорядительной документации и не являются обязательными к исполнению . Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, либо быть принята к сведению.
В данной контрольной работе целью является всестороннее изучение информационно справочной документации.
Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризации, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварии и т.д.)
Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытаний изделий и т.д.). Такие акты составляются временными постоянными комиссиями, уполномоченными лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.
Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом).
Акт может иметь гриф согласования
Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.
В водной части указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).
В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируются факты (события), излагаются выводы, предложения, заключения составителей акта .Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.
При наличии приложения отметка о них указывается после текста.
В конце текста (под отметкой о приложении) указывается, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены.
Урок 11. Информационно-справочные документы. Часть 1
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении без указания должностей.
С актами ревизии и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом ставится согласующая отметка (С актом ознакомлены: подпись, дата).
При наличии замечаний акт визируется с отметкой: «Замечания прилагаются».
Акты оформляются на общем бланке, внутренние акты могут быть составлены не на бланке.
Реквизиты отделают друг от друга 1,5-3 интервалами.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.
Протоколы оформляются на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в типографии или на обычных листах бумаги формата А4.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть протокола имеет постоянную и переменную информацию.
Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии – «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Эти слова пишутся с большой буквы от начала левого поля.
К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих. Их пишут со второго положения табулятора.
Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую в строчку, через 1 интервал. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках –регистрационный лист прилагается.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение «Повестка дня» пишется от начала левого поля (0-го положения табулятора). С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагаются по степени важности и сложности.
Не допускается формулировка пункта со словом «разное». Каждый вопрос конкретизирован.
Основная часть протокола строится по схеме: слушали – выступили – постановили (решили) причем для каждого вопроса по отдельности. Слова – СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишут прописными буквами, от начального (левого) поля, без знаков препинания (открытая пунктуация) .
Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько.
Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывается – «Выступление прилагается».
Вопросы и ответы оформляются в разделе ВЫСТУПИЛИ, слова вопрос и ответ не пишут. Пишут инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержания вопроса или ответа.
Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словами ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от 0-го положения табулятора – левое поле).
Постановляющая часть строится по схеме: действие – исполнитель – срок. Исполнителем моет быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лиц. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт нумеруется с красной строки.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ должен прилагаться к протоколу.
При выборах в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре.
Если к протоколу прилагается стенограмма, то об этом делается запись после первой части протокола – Заседание… стенографируется. Стенограмма прилагается.
Протокол подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступавшего, согласно с записью своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирается президиум, подписывается председателем, секретарем и членами президиума.
Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и, через тире, окончания заседания.
Номер протокола – порядковый номер, который проставляется в течение календарного года.
Докладная записка – документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо факта или вопроса, выводы и предложение составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.
В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.
В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).
Внутренние записки оформляются на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5, подписывает их автор-составитель.
Внешние записки оформляются на общем бланке организации формата А4, подписывает их руководитель организации.
Датой документа считается дата его подписания.
Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно.
Текст докладной записки делится на две части. Первая – изложение фактов, послуживших причиной ее составления. Вторая – выводы, мнения организации или должностного лица.
Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов , пересылаемых по почте. Оно служит средством общения с учреждениями, частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления с чем-нибудь.
Письмо составляется в том случае, когда невозможно решить вопрос другими способами (личная беседа, телефонный разговор).
Существует много видов служебных писем. Письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос требуют ответа. Письма, которые содержат извещение, отказ, напоминание, не требуют ответа.
Письма оформляют на специальных бланках формата А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке А5(заголовок не пишут, текст можно печатать через 1,5 или 1 интервал). Название вида документа – письмо – не пишут.
Применение бланков с продольным расположением реквизитов для оформления писем не рекомендуется.
Письма могут быть адресованы в конкретную организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации.
Реквизит «Адресат» оформляют с четвертого положения табулятора ( 32 печатных знака от левого поля). Если письмо адресовано организации или в ее структурное подразделение, то их название пишут в именительном падеже.
При направлении конкретному должностному лицу название организации пишется в именительном падеже, название должности, фамилия, имя и отчество – в дательном.
Если письмо адресовано руководителю организации, то после названия должности указывают наименование организации.
Источник: www.stud24.ru
Информационно — справочные документы: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, письма, телеграмма
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно — справочными. Информационно — справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.
Информационно — справочные документы: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, письма, телеграмма
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно — справочными. Информационно — справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Виды информационно — справочных документов:
- акт;
- протокол;
- докладная записка;
- объяснительная записка;
- справка;
- письма;
- телеграмма, телефонограмма.
Одним из видов информационно — справочных документов является акт. Акт — информационно — справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.
Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно — ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей.
В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта.
Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. С актами ревизии и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. Акты составляются на общем бланке. Формуляр акта состоит из реквизитов:
- наименование министерства или ведомства;
- название организации;
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида документа;
- дата, номер;
- место издания;
- заголовок;
- текст;
- приложения;
- подписи (членов комиссии);
- гриф утверждения, согласования.
Реквизиты отделяются друг от друга 1,5 — 3 интервалами.
Следующий вид информационно — справочного документа — протокол. Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.
Постоянная — слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Пишутся от начала левого поля. Переменная — инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора.
Завершающая часть текста протокола — постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие — исполнитель — срок.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись. Датой протокола является дата проведения заседания. Формуляр протокола состоит из реквизитов:
- наименование организации или ведомства (если есть);
- НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ — крупно;
- наименование структурного подразделения(если есть);
- наименование вида документа — ПРОТОКОЛ;
- дата заседания, номер (в течение календарного года);
- место составления (город);
- заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);
- текст вводной и основной части;
- подписи;
- гриф утверждения, согласования (если нужно).
Следующий вид информационно — справочного документа — докладная записка. Докладная записка — документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. По содержанию докладные записки бывают:
б) отчетные (по результатам командировки и т.д.).
В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор — составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания.
Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно. Текст докладной записки делится на две части:
- изложение фактов, послуживших причиной её составления;
- выводы, предложения организации или должностного лица.
Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов:
- наименование структурного подразделения(если есть);
- наименование вида документа — докладная записка;
- дата, номер;
- адресат;
- заголовок;
- текст;
- приложения;
- подпись.
Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов:
- наименование министерства или ведомства;
- название организации;
- наименование структурного подразделения (если есть);
- наименование вида документа — докладная записка;
- дата, номер;
- место издания;
- адресат;
- заголовок;
- текст;
- приложения;
- подпись.
- наименование министерства или ведомства;
- название организации;
- наименование структурного подразделения (если есть);
- наименование вида документа;
- дата, номер;
- место издания;
- адресат;
- заголовок;
- текст;
- подпись.
Следующий вид информационно — справочного документа — справка. Справка — документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации.
Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания; во второй — приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки. В справке фиксируют сведения определенного периода времени. Датой справки является дата её подписания.
Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д. При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.
Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй — подшивается в дело. Формуляр справки состоит из реквизитов:
- наименование министерства или ведомства;
- название организации;
- наименование структурного подразделения (если есть);
- наименование вида документа;
- дата, номер;
- место издания;
- адресат;
- заголовок;
- текст;
- подпись;
- печать.
Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица — учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения.
Следующий вид информационно — справочного документа — доклад. Доклад — последовательное изложение на собрании, заседании и т.п. информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации. Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления. Цели доклада: информирование и убеждение. Элементы доклада: вступление (показ целей и назначения доклада); основная часть — изложение основных фактов; выводы (в виде положений); рекомендации.
Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.
Следующий вид информационно — справочного документа — телеграмма. Телеграмма — официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. В первой части телеграммы указываются: отметка о категории телеграммы; адресат; текст; фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму. Во второй части телеграммы — под чертой — указываются:
адрес и наименование организации — отправителя телеграммы;
подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;
Следующий вид информационно — справочного документа — телефонограмма. Телефонограмма — официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно — справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок: передавать только краткую, срочную информацию; проверять правильность записи обратной связью; текст — не более 50 слов; не использовать трудно выговариваемые и редкие слова; записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы. Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов:
- наименование министерства или ведомства;
- название организации — отправителя;
- наименование вида документа;
- дата, номер;
- место составления;
- адресат;
- заголовок;
- текст;
- подпись;
- должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;
- должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема.
Источник: www.myunivercity.ru
Информационно – справочная работа
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно — справочными.
Информационно — справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.
1. Информационно — справочные документы: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, письма, телеграмма. ……………3
2 . Информационно-справочная работа по документам…………………….….8
3.Отличительные особенности информационно-поисковой работы в автоматизированных системах……………………………………………..…. 10
Список литературы……………………………………………………………………14
Содержимое работы — 1 файл
по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция счетов»
на тему:«Информационно – справочная работа»
1. Информационно — справочные документы: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, письма, телеграмма. ……………3
2 . Информационно-справочная работа по документам…………………….… .8
3.Отличительные особенности информационно- поисковой работы в автоматизированных системах……………………………………………..….. .10
1 Информационно — справочные документы: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, письма, телеграмма
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно — справочными.
Информационно — справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.
Виды информационно — справочных документов:
- акт;
- протокол;
- докладная записка;
- объяснительная записка;
- справка;
- письма;
- телеграмма, телефонограмма.
1. Акт — информационно — справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно — ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей
Формуляр акта состоит из реквизитов : наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения;наименование вида документа;дата, номер;место издания;заголовок;текст; приложения;подписи (членов комиссии);гриф утверждения, согласования.
2. Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. .
Формуляр протокола состоит из реквизитов: наименование организации или ведомства (если есть);наименование структурного подразделения(если есть); наименование вида документа — ПРОТОКОЛ; дата заседания, номер (в течение календарного года); место составления (город); заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа); текст вводной и основной части; подписи; гриф утверждения, согласования (если нужно).
3. Докладная записка — документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.
По содержанию докладные записки бывают:
б) отчетные (по результатам командировки и т.д.).
В зависимости от адресата докладные записки бывают:
Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор — составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства.
Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно.
Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов: наименование структурного подразделения(если есть); наименование вида документа — докладная записка; дата, номер; адресат; заголовок; текст; приложения; подпись.
Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения (если есть);наименование вида документа — докладная записка; дата, номер; место издания; адресат; заголовок; текст; приложения; подпись.
Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель. Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями.
Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения (если есть); наименование вида документа; дата, номер; место издания; адресат; заголовок; текст; подпись.
5. Справка — документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица — учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения.
Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации. Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания; во второй — приводятся конкретные данные.
Формуляр справки состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения (если есть);наименование вида документа; дата, номер; место издания; адресат; заголовок; текст; подпись; печать.
6. Доклад — последовательное изложение на собрании, заседании и т.п. информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации.
Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления. Цели доклада: информирование и убеждение. Элементы доклада: вступление (показ целей и назначения доклада); основная часть — изложение основных фактов; выводы (в виде положений); рекомендации. Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.
7. Телеграмма — официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. В первой части телеграммы указываются: отметка о категории телеграммы; адресат; текст; фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму.
Во второй части телеграммы — под чертой — указываются: адрес и наименование организации — отправителя телеграммы; наименование должности ;подпись лица, от имени которого телеграмма исходит; печать; дата.
8.Телефонограмма — официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно — справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок: передавать только краткую, срочную информацию; проверять правильность записи обратной связью; текст — не более 50 слов; не использовать трудно выговариваемые и редкие слова; записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы.
Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов : наименование министерства или ведомства;название организации — отправителя;наименование вида документа;дата, номер;место составления;адресат;заголовок; текст;подпись;должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема.
9. Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.
Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.
Виды служебных писем: письмо — просьба; письмо — предложение; письмо — претензия; письмо — запрос; письмо — извещение; информационное письмо; письмо — отказ; письмо — напоминание; сопроводительное письмо и т.д.
Формуляр письма состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения (если есть);адрес организации (почтовый, телеграфный);номер телефона, факса, телетайпа; номер счета в банке; дата, номер; ссылка на индекс и дату входящего документа;адресат;заголовок; текст;приложения;подпись; печать;фамилия и телефон исполнителя; гриф ограничения доступа.
10.Факс — документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс всегда будет являться копией переданного документа. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма.
Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются : указание (код) отправителя; дата и время передачи; длительность передачи; номер телефакса, с которого передана информация; количество страниц.
2 Информационно-справочная работа по документам
Одна из главных целей регистрации – создание базы данных о документах организации. Служба документационного обеспечения управления (или секретарь в небольшой организации) на основе этой базы данных обязаны ответить на вопросы двух типов:
- у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
- в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
Владение всей совокупностью информационно- документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ . И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.
Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации может вестись:
- в традиционной форме (в основном с помощью картотеки);
- в автоматизированном режиме.
Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке являются названия структурных подразделений или направления деятельности организации. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). В момент регистрации документа составляется две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку.
Источник: www.turboreferat.ru