Встреча выпускников – это событие, которое может стать долгожданным поводом для воссоединения старых друзей и знакомых. Однако, организация такого мероприятия может показаться трудоемкой задачей, особенно если выпускники живут в разных городах или даже странах. Как же сделать так, чтобы все гости остались довольными?
В этой статье мы рассмотрим основные шаги по организации встречи выпускников, чтобы она прошла максимально комфортно и приятно для всех участников.
1. Определить количество и список выпускников, которых нужно найти и пригласить на встречу
- Чтобы определить количество и список выпускников, можно обратиться в администрацию школы или университета, где проходило обучение. Обычно они хранят базу данных выпускников с контактными данными.
- Если база данных недоступна, можно использовать социальные сети или специальные сервисы по поиску людей, чтобы найти выпускников и связаться с ними.
- Если у вас есть контакты некоторых выпускников, можно попросить их помочь в поиске других участников.
2. Составить список контактных данных всех выпускников, таких как номера телефонов, адреса электронной почты, аккаунты в социальных сетях и т.д.
- Для составления списка контактов можно использовать данные, полученные при выполнении предыдущего пункта.
- Чтобы собрать больше контактных данных, можно разместить объявление на социальных сетях, предлагая выпускникам связаться с вами.
- Помните о защите личных данных. Старайтесь не раскрывать данные без согласия самих выпускников.
3. Связаться со всеми выпускниками и узнать их готовность принять участие во встрече. Также можно опросить их относительно предпочитаемой даты, места и времени проведения встречи
- Чтобы связаться со всеми выпускниками, используйте уже сформированный список контактов.
- Для опроса можно использовать онлайн-формы, которые можно создать с помощью сервисов, таких как Google Forms или Typeform.
- Старайтесь выбрать дату, которая подходит большинству участников, и место, которое удобно для всех.
4. Найти подходящее место для проведения встречи. Это может быть ресторан, банкетный зал, отель, конференц-зал или любое другое место, которое может вместить всех участников встречи
- Для поиска подходящего места можно использовать сайты и сервисы, такие как booking.com, agoda.com и др., которые предоставляют информацию о различных местах для проведения мероприятий в разных городах и странах.
- Обращайте внимание на местоположение, доступность и цены при выборе места для проведения встречи.
- Если возможно, рекомендуется посетить выбранное место лично для проверки условий и убедиться, что оно соответствует вашим требованиям.
5. Заключить договор с выбранным местом для проведения встречи
- Перед заключением договора, рекомендуется внимательно ознакомиться с условиями и требованиями выбранного места, также убедиться в наличии всех необходимых услуг и оборудования.
- Не забудьте обсудить с владельцем места такие вопросы, как количество гостей, меню, цены и т.д.
- Необходимо подписать договор и внести предоплату для бронирования места.
6. Разработать развлекательную программу для встречи, включая возможные игры, конкурсы, танцы, музыку, фотосессии и т.д.
- Развлекательная программа должна соответствовать интересам и предпочтениям участников встречи.
- Разработку программы можно поручить профессиональным агентствам по организации мероприятий или создать ее самостоятельно с помощью соответствующих ресурсов и идей.
- Старайтесь создать атмосферу, которая позволит участникам наслаждаться встречей и восстанавливать связи со старыми друзьями.
7. Найти ведущего для встречи, который будет проводить программу и общаться с участниками
- Ведущий должен быть хорошо знаком с участниками и уметь создавать настроение веселья и дружелюбия.
- Найти ведущего можно через знакомых, профессиональных агентств по организации мероприятий, объявления на социальных сетях или по рекомендациям других людей.
- Обсудите с ведущим детали программы и убедитесь, что он сможет обеспечить эффективную организацию мероприятия.
8. Разработать меню для встречи
- Выбор блюд зависит от места, где будет проводиться встреча, и предпочтений участников.
- Стоит учитывать, что некоторые люди могут иметь аллергии или диетические ограничения, поэтому стоит предусмотреть варианты для таких гостей.
- Меню можно разработать самостоятельно или обратиться к профессиональным кейтеринговым компаниям.
9. Заказать услуги фотографа и/или видеографа для съемки встречи
- На встрече могут возникнуть моменты, которые хочется сохранить на память, поэтому рекомендуется нанять профессионального фотографа и/или видеографа.
- Ищите фотографа и/или видеографа заранее, чтобы убедиться в его доступности и обсудить детали съемки.
- Рассмотрите возможность организации фото- или видеобудки, где участники смогут сделать свои снимки.
10. Распространить информацию о встрече среди выпускников и убедиться, что они получили все необходимые детали
- Рекомендуется использовать социальные сети, мессенджеры, электронную почту и другие способы связи для распространения информации о встрече.
- Обязательно уточните, кто и как будет ответственным за сбор контактов выпускников и распространение информации.
- Важно обеспечить своевременную связь с участниками и предоставить им все необходимые детали, такие как место, дата и время проведения встречи, программа и меню.
11. Подготовить необходимые материалы и оборудование
- Подготовьте все необходимые материалы и оборудование для проведения встречи, такие как микрофоны, динамики, проекторы и др.
- Проверьте их работоспособность заранее, чтобы избежать технических проблем во время проведения мероприятия.
- Подумайте о том, каким образом будет осуществляться расстановка столов, стульев и другой мебели, чтобы создать комфортную атмосферу для гостей.
12. Организовать транспорт для участников
- Рассмотрите возможность организации транспорта для участников встречи, особенно если большинство из них приехали из других городов или стран.
- Решите, каким образом будет осуществляться транспортировка гостей, например, заказывать автобусы или такси, или предложить им другие варианты.
- Своевременно сообщите участникам о вариантах транспортировки и договоритесь о сроках их подтверждения.
13. Обеспечить безопасность участников
- При проведении встречи выпускников необходимо обеспечить безопасность участников.
- Рассмотрите возможность найма службы охраны или добровольцев, которые будут следить за порядком во время мероприятия.
- Своевременно обеспечьте необходимые медицинские средства и материалы, такие как аптечки и дефибрилляторы, в случае необходимости.
14. Подготовить подарки для гостей
- Рассмотрите возможность подготовки подарков для гостей, которые будут оставаться с ними в качестве приятного воспоминания о встрече.
- Подумайте о том, какие подарки могут быть полезны и интересны для выпускников.
- Убедитесь, что подарки будут подготовлены заранее и будут готовы к выдаче во время мероприятия.
15. Провести мероприятие и насладиться встречей с выпускниками
- В день мероприятия убедитесь, что все подготовлено и готово к началу встречи.
- Проведите мероприятие в соответствии с программой и планом
- Организуйте работу ведущего или модератора, который будет контролировать ход мероприятия и общаться с гостями.
- Обеспечьте безупречный сервис, чтобы гости могли комфортно провести время и насладиться встречей с одноклассниками.
- Не забудьте поблагодарить гостей за приход и проведенное время вместе, а также вручить подарки, если они были подготовлены.
16. Провести анализ проведенного мероприятия
- После проведения мероприятия проведите анализ, чтобы понять, что было сделано хорошо, а что нужно улучшить в следующий раз.
- Обратите внимание на отзывы и комментарии гостей, чтобы понять, что они оценили высоко, а что необходимо улучшить.
- Сделайте выводы и запишите их в план действий на будущее, чтобы проводить встречи выпускников еще более эффективно и успешно.
Надеюсь, данный план поможет вам успешно организовать встречу выпускников и сделать ее запоминающейся и приятной для всех гостей. Удачи вам в этом нелегком, но интересном деле!
Как организовать «День встречи выпускников»
Встреча Выпускников 20 лет спустя 57 Школа
Подпишитесь на наши группы в соцсетях Вконтакте, Одноклассники.
Источник: www.panram.ru
Мастер банкета
Время летит стремительно. Казалось бы, только вчера мы были мальчиками и девочками, сидящими за школьными партами. Студентами, бессонными ночами готовящимися к сессии. Но вот все позади, и открывая выпускной альбом, мы понимаем, что нашему выпуску 10, 20, а может, уже и 30 лет. Старые воспоминания греют душу, и появляется острое желание собрать всех однокашников на встречу выпускников.
Что же нужно сделать, чтобы мероприятие не просто состоялось, но и оставило только приятные воспоминания у тех, кто все же решиться и придет на встречу?
Разыскать друзей
В первую очередь, если Вы решили взять на себя обязанности организатора, нужно всех найти и сообщить о событии. Учтите, что чем больше лет прошло со дня окончания школы или ВУЗа, тем сложнее и дольше будут поиски. Минимум 2-6 месяцев, а то и больше. Ведь некоторые могли уехать жить заграницу, и чтобы вырваться на встречу, им нужно будет спланировать свой отпуск.
Откройте свою записную книжку и обзвоните тех, с кем связь не потеряна. В век высоких технологий многих можно будет найти через социальные сети. Там же стоит создать группу и разместить информацию о предстоящей встрече.
Тема вечера
Любое мероприятие должно быть хорошо продумано. О чем будут разговаривать собравшиеся, какие темы считать запретными? Все это нужно выяснить заранее. Если вы хотите создать незабываемый вечер для друзей своей юности, есть смыл подготовить тематическую вечеринку. Причем тема может быть совершенно непредсказуемой.
Главное, чтобы она была интересна каждому присутствующему. Например, дискотека 80-х или модный нынче выбор короля и королевы бала. Определитесь, кто будет вести вечер. Возможно, потребуется профессиональный ведущий и ди-джей. Возможно, среди выпускников есть состоявшаяся звезда, которая с радостью выступит на вечере.
Хорошо организовать конкурсную программу, и постараться привлечь всех к участию.
Место проведения встречи
Решите, что вам больше подходит: вечер у костра с гитарой, стены родной школы или ресторан? Встреча на природе и в школе не требует особых временных и материальных затрат. А если выбор падет на ресторан, стоит заранее обзвонить все заведения города и выяснить их предложения. В этом случае придется учесть гастрономические предпочтения всех гостей.
Кто-то любит мясо, кто-то рыбу, а некоторые вообще могут оказаться вегетарианцами. Подбирая ассортимент блюд, остановитесь на чем-нибудь нейтральном: не сильно соленом, не очень остром и не жирном. Лучше всего подойдут легкие салаты и разнообразные закуски. Горячие блюда лучше предложить гостям выбрать самим. Также обстоит дело с алкогольными напитками.
Вспомнить всё
Для создания особой атмосферы составьте презентацию из старых фотографий и видеозаписей. Если нет возможности сделать ролик самому, обратитесь к специалистам. Устроить коллективный просмотр, а затем подарить каждому диск с записью. По-старинке нарисуйте стенгазету с карикатурами на учителей, преподавателей и самих учащихся. Вспомните старые песни, которые вы пели, когда учились. И предложить каждому из гостей на определенном этапе начать разговор со слов «А помнишь?»
Финансовая сторона вопроса
Организовывая встречу выпускников, сразу составьте смету мероприятия в зависимости от места его проведения. Обязательно купите цветы и подарки учителям. Все остальное по средствам: ведущий, ди-джей, аренда зала в заведении, фото- и видеосъемка, оформление помещения.
Собрать деньги заранее со всех гостей достаточно сложно, поэтому можно прибегнуть к помощи инициативной, не обремененной материальными проблемами группе. Можно организовать спонсорскую помощь. Правда в этом случае придется размещать рекламу товаров или услуг на праздничном вечере. И помните, где бы вы ни решили провести встречу с вашими одноклассниками или одногруппниками, главное, чтобы это выглядело достойно.
Posted on Aug. 20th, 2012 at 12:44 pm | Link | Leave a comment | Share | Flag
Источник: masterbanketa.livejournal.com
10 неловких историй, которые могли случиться только на встречах выпускников
Вы любите встречи одноклассников? У большинства по отношению к ним смешанные чувства. С одной стороны интересно, как все изменились, а с другой — не хочется чувствовать это давление, будто ты должен произвести определенное впечатление, чем-то похвастаться. Тем более что у многих из нас жизнь сложилась не так, как мы себе представляли в школе. Потому если кто-то и приходит на такие встречи, то неловкие ситуации неизбежны. Например:
1. «Тот момент, когда ко мне подходили люди, которые, кажется, все обо мне знали, а я даже не помнил, кто они»
2. «У нас все было просто неловко. Люди пытались показать, насколько они более «успешны», чем все остальные. Дошло даже до того, что некоторые даже спрашивали, у кого какая зарплата»
3. «Встреча одноклассников свернула не туда, когда один парень подбежал к своей школьной девушке и поцеловал ее без спроса, после чего появился муж. Закончилось все плохо»
4. «На 10-летие нашего выпуска организаторы давали «награды» людям по разным причинам. Одной девочке из нашего класса была вручена награда за то, что у нее «самое большое количество детей». У нее было четверо детей от разных мужчин, что тоже огласили во всеуслышание. Выражение ее лица, когда она поднималась на сцену, говорило само за себя»
5. «Когда мне было 6, я поехал в маленький городок моего отца на 30-летие его выпуска. Его бывшая девушка (не моя мама) была одета в выпускное платье. И продолжала говорить мне, что это она должна была быть моей мамой. Даже тогда я понимал, что это странно»
6. «На одной такой встрече моя учительница подошла ко мне, поцеловала в щеку и сказала, что любит меня. Она была очень пьяна. Мне было очень неловко»
7. «На нашей встрече одноклассников одна девушка произнесла речь примерно следующего содержания: «. всем тем, кто чувствовал себя в школе обиженным или оскорбленным, у меня для вас кое-что есть». Затем она начала петь песню «Отпусти и забудь» из «Холодного сердца»
8. «Однажды моя мама поехала в свой родной город на встречу одноклассников и взяла с собой моего отца. Папа вырос в другом месте, поэтому никого там не знал. Устав от скуки, он решил немного повеселиться. Он узнал, кто в школе мамы был самым большим хулиганом, нашел на столе его именной бейджик и прицепил себе. Потом пошел здороваться со всеми и смотреть на реакцию.
Дело в том, что тот человек, за которого он себя выдавал, на самом деле сидел в тюрьме. Правда, моей маме это не показалось смешным»
9. «Парень, над которым все смеялись в старшей школе, создал группу в Facebook, чтобы организовать встречу одноклассников. Он спланировал место, еду, напитки и попросил всех внести задаток, чтобы покрыть все это. Больше 200 человек из нашей параллели скинули деньги на его счет, и он пропал — больше о нем никто ничего не слышал»
10. «Я играю в группе. Один ресторан забронировал нас на «чью-то встречу одноклассников». И вот я прихожу, чтобы подготовиться к концерту, а это мой класс. Меня даже не пригласили»
Источник: do-slez.com