Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор). Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.
Реквизиты формуляра — образца ПИСЬМА:
— наименование организации (наименование министерства или ведомства) — автора документа;
— справочные данные об организации (адрес, телефон, факс, номер счета в банке);
— адресат (кому направляется, однако не более четырех адресатов на одном письме);
— ссылка на регистрационный индекс (номер) и дату документа-запроса (например, инициативного письма) только на бланке для писем;
— заголовок к тексту (не более 28 знаков в строке; при более длинной строке заглавие делят на строчки (пишут через 1 интервал), имеющие законченный смысл; в конце строчек не ставят, точку и кавычки;
— отметка о наличии приложений;
Как написать первое письмо? | Бумажные письма
— подпись (указывают наименование должности, проставляют личную подпись и расшифровывают ее);
— печать (если нужно);
— отметка об исполнителе (фамилию и телефон исполнителя проставляют от левого поля, внизу бланка);
— отметка об исполнении документа (Ф. И. О. машинистки, количество экземпляров, если нужно);
— гриф ограничения доступа к документу («секретно», «конфиденциально» и т.п.).
Письма оформляют на специальных бланках для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5 (заголовок не пишут, текст можно печатать через 1,5 или 1 интервал). Название вида документа — письмо — не пишут.
Применение бланков с продольным расположением реквизитов для оформления писем не рекомендуется.
Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации.
Документ информирует адресата, о направлении к нему прилагаемых и письму документов или отправленных материальных ценностей. Сопроводительные письма составляют в том случае, если необходимо пояснение характере исполнения или цели направления приложенного документа.
Цель письма — приглашения — приглашение на заседание, совещание, конференцию, семинар и т.д. Адресовать письмо-приглашение можно конкретному лицу, группе лиц или организации.
Письмо может содержать полную повестку дня мероприятия, фамилии докладчиков по вопросам повестки дня, фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия, информацию о проезде к месту приглашения и другую информацию.
Письмо-извещение составляют для конкретного адресата, оно является ответом на запрос. Устойчивыми словосочетаниями письма-извещения являются: «Ставим Вас в известность. «, «Сообщаем Вам о переносе сессии. «
Этот вид письма близок к информационному письму.
Рекламное письмо посылают конкретным адресатам. Оно содержит описание рекламируемых услуг и товаров.
О доме. Покупаем одежду Тане и Боре. Примерочка. (05.23г.) Семья Бровченко.
Цель письма — побудить адресата воспользоваться предложенными услугами, заказать товар.
Текст содержит полную, четкую, конкретную информацию. В конце текста может быть указан адрес организации и телефон для справок.
Письмо-подтверждение уведомляет отправителя о получении документов, ценностей (переводы, письма, бандероли), подтверждает факты, действия. Направление писем-подтверждений относится к обязательной части деловых отношений, т.к. позволяет снять вопрос с контроля. Ниже приведен образец письма-подтверждения.
Текст письма-напоминания сообщает о приближении, ускорении или истечении срока исполнения, какого-либо действия, мероприятия, события.
Письмо направляют адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.
Текст письма-напоминания сообщает о приближении, ускорении или истечении срока исполнения, какого-либо действия, мероприятия, события.
Письмо направляют адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.
В тексте гарантийного письма адресату дают гарантии, оплаты выполненной работы или предоставление каких-либо услуг (работы, помещения, жилья и т.п.).
В письме организация-адресант берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую силу.
Письма-претензии обычно посылают предприятия-покупатели в адрес нерадивой организации-поставщика.
В тексте указывают требования и претензии заявителя, обосновывают эти требования и, если необходимо, указывают подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему перечислить.
Текст письма-ответа зависит от инициативного документа. Ответа посылают на письма, запросы, просьбы, обращения, предложения, требования.
Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного (входящего) письма, на который дается ответ: «На №______ от __». Если инициативное письмо поступило от частного лица, в ссылке указывают дату поступления входящего документа.
В тексте излагают решение, принятое по инициативному документу: отказ от предложения, выполнение просьбы, ответ на запрос. Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Если в письме содержится отказ, он должен быть хорошо аргументирован.
Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру. Размер полей на бланке по 1 дюйму (2.54 мм). Реквизиты на нем располагают в следующем порядке.
Источник: studfile.net
Презентация на тему Как пишут письма и телеграммы
Слайд 1 «УЧИТЕСЬ ТАЙНЫ ОТКРЫВАТЬ…»
Начинается урок,
Он пойдёт ребятам в прок,
Постарайтесь всё
понять,
Учитесь тайны открывать,
Ответы полные давать.
Слайд 2Мой друг — словарь
Слайд 3Мой друг — словарь
Слайд 4
Слайд 5
Тема урока:
Как пишут письма и телеграммы
Слайд 6Историческая справка
Почта существует с древних времён. В
Голландии сохранились крепости в которых на самом высоком месте были
сделаны площадки для разведения костров Костры извещали об опасности.
Для передачи важных сообщений посылали также пеших и конных гонцов. Особенно во времена войн, Олимпийских игр. Помогали передавать информацию и голуби. К почтовому голубю привязывали информацию, и он летел в нужном направлении.
На тонущих кораблях послание запечатывали в бутылку и выбрасывали в море.
На Руси почта появилась в X веке. Ямщики скакали от одного населённого пункта к другому, передавая сообщение, как эстафету.
Слайд 7В старину люди писали
гусиными перьями,
использовали
Слайд 8Физкультминутка для глаз. «Рисуем конверт глазами»
Слайд 9Части письма
Сообщение
Обращение и
приветствие
Вопросы, просьбы,
пожелания.
Прощание и подпись
Слайд 10Части письма
Сообщение
Обращение и
приветствие
Вопросы, просьбы,
пожелания.
Прощание и подпись
Слайд 11Определите вид письма
Письмо №1
Здравствуйте, дорогие
мама и папа!
Пишу вам
из деревни Простоквашино. Здесь красиво. Кругом лес, поля, и речка недалеко. Ветер дует такой тёплый, и комаров нет. И народу в деревне очень мало живёт.
Мне тут очень нравится.
Когда вы приедете? Крепко целую.
Ваш сын дядя Фёдор.
Слайд 12Письмо №2
С Днём рождения, мои дорогие близнецы!
вас думаю, для вас собираю интересные книги.
Растите весёлыми,
здоровыми, дружными, упорными в учении.
Любящий вас дедушка Коля.
Письмо №3
Дорогие дети!
От души желаю вам, хорошие маленькие люди, будьте всю жизнь чутки и отзывчивы к чужому горю. Будьте здоровы, любите друг друга.
Крепко жму ваши лапки, да будут они честны и сильны.
Слайд 13ФИЗКУЛЬТМИНУТКА
Сколько ёлочек зелёных ,столько сделаем наклонов
у нас, мы подпрыгнем столько раз
голубков ,столько сделаем хлопков
Слайд 14 Энциклопедическая справка.
Получателя письма называют адресатом. «Адресат» — от немецкого слова «адрес». Между тем, кто пишет письмо, и тем, кому пишут, соблюдается выработанный веками порядок. Письма стараются писать разборчиво, чётко, на аккуратном листочке бумаги. Бумага для писем бывает разная. Иногда это листочки маленького формата, иногда большие, но украшенные рисунком.
Многие ребята любят посылать вместе с письмом свои рисунки. Например, дядя Фёдор написал родителям письмо из Простоквашино и нарисовал своих друзей.
Слайд 15От кого ученика 1-а класса
Откуда Воронежская
область,
р.п.
Кантемировка,
Ул. Первомайская, 35
Источник: theslide.ru
Как пишут письма
• Историческая справка
Почта существует с древних
времён. В
Голландии сохранились крепости в которых на
самом высоком месте были сделаны площадки
для разведения костров Костры извещали об
опасности.
Для передачи важных сообщений посылали
также пеших и конных гонцов. Особенно во
времена войн, Олимпийских игр. Помогали
передавать информацию и голуби. К почтовому
голубю привязывали информацию, и он летел в
нужном направлении.
На тонущих кораблях послание запечатывали в
бутылку и выбрасывали в море.
На Руси почта появилась в X веке. Ямщики
скакали от одного населённого пункта к другому,
передавая сообщение, как эстафету.
7.
В старину люди писали
гусиными перьями,
использовали
8.
• Физкультминутка для глаз.
«Рисуем конверт глазами»
9. Расположите части письма по порядку
Сообщение
Обращение и
приветствие
Прощание и подпись
Вопросы, просьбы,
пожелания.
10.
Части письма
Обращение и
приветствие
Сообщение
Вопросы, просьбы,
пожелания.
Прощание и подпись
11.
• Определите вид письма
Письмо №1
Здравствуйте, дорогие мама и папа!
Пишу вам из деревни Простоквашино. Здесь
красиво. Кругом лес, поля, и речка недалеко. Ветер дует
такой тёплый, и комаров нет. И народу в деревне очень
мало живёт. Мне тут очень нравится.
Когда вы приедете? Крепко целую.
Ваш сын дядя Фёдор.
12.
• Письмо №2
С Днём рождения, мои дорогие близнецы!
Всегда о вас думаю, для вас собираю интересные книги.
Растите весёлыми, здоровыми, дружными, упорными в
учении.
Любящий вас дедушка Коля.
Письмо №3
Дорогие
дети!
От души желаю вам, хорошие маленькие люди, будьте всю
жизнь чутки и отзывчивы к чужому горю. Будьте здоровы,
любите друг друга.
Крепко жму ваши лапки, да будут они честны и сильны.
М. Горький.
13.
Энциклопедическая справка.
Получателя письма называют адресатом.
«Адресат» — от немецкого слова «адрес».
Между тем, кто пишет письмо, и тем,
кому пишут, соблюдается выработанный
веками порядок. Письма стараются писать
разборчиво, чётко, на аккуратном листочке
бумаги. Бумага для писем бывает разная.
Иногда это листочки маленького формата,
иногда большие, но украшенные рисунком.
Многие ребята любят посылать вместе с
письмом свои рисунки. Например, дядя
Фёдор написал родителям письмо из
Простоквашино и нарисовал своих друзей.
14.
От кого
Откуда
ученика 1-а класса
Воронежская область,
р.п. Кантемировка,
Ул. Первомайская, 35
396730
Источник: ppt-online.org