Как получить закрывающие документы от Вконтакте

Содержание

«ВКОНТАКТЕ» — крупнейшая в рунете социальная сеть, первый по популярности сайт на территории Белоруссии, второй — в России и Украине. У компании более тысячи контрагентов-рекламодателей, для которых формируются счета, акты, счета-фактуры, акты сверки, отчеты.

стоит доставка пакета документов
документов в год
снижение расходов

Задачи

Снижение затрат на бумажный документооборот

Ежегодный документооборот социальной сети «ВКОНТАКТЕ» составляет порядка 36 000 исходящих документов. Контрагенты «ВКОНТАКТЕ» расположены по всей России, поэтому обмен документами с ними в большинстве случаев происходил через сервис DHL. Отправка одного пакета документов обходилась компании примерно в 300 рублей.

Ускорение документооборота

Бумажные документы требуют больше времени на формирование и отправку. Коммуникация с контрагентами в этом случае не всегда эффективная, а документооборот занимает значительное время. Это задерживает получение оплаты от рекламодателей и тормозит бизнес-процессы компании.

Вносим данные в Click.ru, пополняем бюджет, создаем новый кабинет VK

Повышение эффективности сотрудников

Занесение вручную сведений о документах в учетную систему, печать, упаковка, отправка, контроль получения и возврата подписанных экземпляров, повторный обмен документами, когда это требовалось, поиск в архиве — на это уходило и силы, и время сотрудников, отнимая их ресурсы от выполнения других задач.

Снижение влияния человеческого фактора

При бумажном, неавтоматизированном документообороте существенное влияние на него оказывает человеческий фактор. Это приводит к ошибкам в оформлении документов, которые приводят к необходимости исправлений и повторной отправке контрагентам.

Решение

В конце 2013 года компания приняла решение о переходе на электронный документооборот. Выбор оператора был сделан в пользу компании СКБ Контур — разработчика системы ЭДО Контур.Диадок. Частично организация уже была знакома с ее работой, так как получала через нее входящие документы от ряда контрагентов. Кроме того, в пользу Диадока сыграли такие факторы, как:

простота освоения и использования;
возможность интеграции с 1С — учетной системой, которой пользуется «ВКОНТАКТЕ»;
квалификация и оперативное разрешение возникающих вопросов проектной команды;
компетентность специалистов техподдержки и разнообразие удобных способов, с помощью которых можно в нее обратиться и получить помощь.

Еще по теме: Как набрать 10 000 подписчиков Вконтакте

Интеграция

Для интеграции учетной системы компании «ВКОНТАКТЕ» с Диадоком был применен типовой модуль, разработанный СКБ Контур, который позволяет использовать функционал системы ЭДО непосредственно из 1С: отправлять и получать документы, обновлять и синхронизировать информацию в 1С и Диадоке.

Разработчики Диадока совместно со специалистами «ВКОНТАКТЕ» успешно доработали интеграционный модуль под нужды компании. Сложность была связана с тем, что большинство юридических адресов контрагентов в учетной системе 1С «ВКОНТАКТЕ» хранилось не в структурированном виде, а одной произвольной строкой, поскольку при регистрации на сайте контрагенты вводили эти данные вручную. Постоянно править адреса невозможно, поэтому для автоматической отправки в рамках ЭДО необходимо было придать данной информации структурированный вид.

КАК НЕ ОШИБИТЬСЯ при составлении закрывающих документов

Программисты СКБ Контура решили эту задачу в течение недели. В результате сотрудники «ВКОНТАКТЕ» получили возможность проверять правильность заполнения юридического адреса контрагента и обновлять его данными из Диадока. Решение было успешно внедрено. После успешного тестирования компания «ВКОНТАКТЕ» полностью перешла на обмен электронными документами с контрагентами.

Результаты

За три месяца работы в системе ЭДО сотрудники «ВКОНТАКТЕ» отправили через Диадок более 3000 электронных документов. К очевидным положительным изменениям относятся:

существенное ускорение движения документов, что особенно ценно, когда речь идет о географически удаленных контрагентах;
снижение расходов на документооборот более чем на 95%;
повышение производительности работы бухгалтерии на 80%;
минимизация ошибок при работе с документами за счет автоматического формирования документов, а также форматного контроля в Диадоке.

Задачи, которые ставила перед собой компания «ВКОНТАКТЕ» при внедрении системы ЭДО, были успешно решены. Она заняла активную позицию в продвижения системы Контур.Диадок среди своих клиентов и партнеров. За три месяца к ней подключились более 500 контрагентов.

Еще по теме: Программа на компьютер чтобы скачивать музыку с Вконтакте

Источник: www.diadoc.ru

Что такое закрывающие документы. Объясняем простыми словами

Закрывающие документы — перечень бумаг, которые стороны должны подписать при окончательном завершении сделки.

Проще говоря, это документальное подтверждение того, что стороны полностью выполнили условия договора, не имеют друг к другу никаких претензий и расплатились по всем своим обязательствам. Оно необходимо для налогового и бухгалтерского учёта.

Перечень закрывающих документов меняется в зависимости от вида сделки. Их составляют в нескольких экземплярах — минимум по одному для каждой из сторон сделки, так как юридической силой обладают только оригинальные документы.

Закрывающие документы необходимо оформлять либо на бумажном носителе, либо в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Второй вариант более распространён. В частности, налоговая принимает документы именно так.

Пример употребления на «Секрете»

«Объясню на примере: бухгалтеру нужны закрывающие документы для выплаты и закрытия отчёта. И вот этот бедный бухгалтер названивает курьеру и говорит: «Пришли мне чек», — а тот, например, плохо говорит по-русски, не понимает, зачем ему сейчас искать какой-то чек».

(Сооснователь и CЕO Jump.Finance Антон Кириллов объясняет, кому может пригодиться его онлайн-сервис.)

Нюансы

Первичные документы бывают:

по объёму: первичные и сводные;
по назначению: распорядительные и выполняющие;
по способу заполнения: комбинированные и строгие;
по виду операций: разовые и накопительные;
по месту составления: внешние и внутренние.

Основные виды закрывающих документов:

счета-фактуры;
накладные;
акты выполненных работ.

Также список закрывающих документов может включать различные чеки, банковские выписки, кассовые ордера, квитанции и другие свидетельства платёжных операций.

Каждая компания вправе самостоятельно определять форму закрывающих документов, но по закону бумаги обязаны содержать ряд реквизитов:

название документа;
название экономического субъекта, который составил договор;
дата составления;
описание предмета соглашения, то есть перечисление услуг или товаров, о которых договорились стороны;
чёткое измерение предмета договора, которое выражается в денежном и/или количественном виде с указанием единиц измерения;
наименование должностных лиц, ответственных за сделку;
их подписи.

Еще по теме: Как удивить друзей в Вконтакте

Факт

Закрывающие документы относятся к первичным учётным документам.

Источник: secretmag.ru