Электронное письмо с запросом на отпуск — это ваша возможность запросить у работодателя конкретные даты отпуска. Эффективное электронное письмо с запросом информирует вашего работодателя о ваших планах по обеспечению выполнения или покрытия вашей работы в дополнение к тому, когда вы будете отсутствовать и возвращаться на работу. Вы можете написать четкое, краткое и информативное электронное письмо с запросом, которое способствует общению и доверию между вами и вашим работодателем.
В этой статье мы обсудим, почему это письмо важно, покажем, как написать эффективное письмо, и предоставим примеры, которые помогут вам начать работу.
Почему важно написать электронное письмо с просьбой об отпуске?
Важно написать электронное письмо с просьбой об отпуске, чтобы получить разрешение от вашего руководителя на отгул с работы. Если вы попросите отгул задолго до отпуска, это даст вашей команде дополнительное время, чтобы гарантировать, что ваша работа будет покрыта, когда вас нет в офисе. Может быть полезно иметь письменный запрос на тот случай, если вам, вашему руководителю или отделу кадров потребуется сослаться на него позже.
Заявление на отпуск в Jobcenter / образец заявления
Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)
Как написать письмо с просьбой об отпуске
Вы можете выполнить несколько шагов, чтобы написать эффективное электронное письмо с запросом на отпуск, чтобы сохранить профессионализм на рабочем месте и убедиться, что вы соблюдаете особые правила вашей компании в отношении выходных. Вот шаги, чтобы написать электронное письмо с просьбой об отпуске:
- Напишите короткую прямую тему письма.
- Сформулируйте цель написания.
- Укажите даты, которые вы запрашиваете.
- Подумайте о том, чтобы упомянуть, почему вы берете отпуск.
- Обсудите, как вы готовитесь к выходным.
- Оставайтесь доступными для вопросов.
1. Напишите короткую прямую тему
Строки темы — это первое впечатление получателя о вашем электронном письме. Для запроса на отпуск по электронной почте напишите короткую строку, в которой укажите общую цель вашего сообщения и даты, связанные с вашим запросом. Если вы работаете в крупной компании, подумайте о том, чтобы также указать свою фамилию в строке темы, чтобы получатель мог быстро определить, кто и когда просит отгул.
2. Укажите цель вашего письма
Поприветствовав получателя, используйте первую строку своего электронного письма, чтобы прямо указать, что вы пишете, чтобы попросить отгул. Вы можете использовать заявление, если вы уже говорили со своим руководителем о своем запросе, или вы можете сформулировать свою цель в виде вопроса, если это электронное письмо является первым, в котором вы обсуждаете запрос. Спросить своего начальника или работодателя, разрешат ли они вам взять отпуск, — это проявление профессиональной вежливости, демонстрирующее ваше уважение к их времени.
3. Укажите даты, которые вы запрашиваете
В первой строке или первом коротком абзаце вашего электронного письма обязательно укажите даты, когда вы запрашиваете отпуск. Убедитесь, что даты совпадают с датами, указанными в строке темы, чтобы обеспечить ясность. Этот шаг может помочь обеспечить четкое информирование о вашем запросе и предоставить вашему работодателю точную документацию.
Как написать заявление на отпуск — Елена А. Пономарева
Если ваша компания придерживается политики накопления оплачиваемых выходных, вы также можете указать, сколько часов вы будете брать в отпуск. Этот элемент может показать, что вы понимаете, как этот запрос влияет на ваше оставшееся оплачиваемое время, и поможет вашему работодателю обновить эту информацию.
4. Не забудьте упомянуть, почему вы берете отпуск
Хотя это и необязательно, упоминание причины вашего отпуска может еще больше помочь с точным документированием вашего отпуска. Это может сообщить вашему работодателю, что вы уходите в отпуск, но если вы берете отпуск по другой личной причине, упоминание этой причины может помочь вашему работодателю лучше понять цель вашего запроса. Этот шаг может помочь вашему руководителю или работодателю принять решение о разрешении вашего отпуска.
5. Обсудите, как вы готовитесь к выходным
Во второй части — часто во втором кратком абзаце — вашего электронного письма предоставьте подробную информацию о задачах, которые вы выполняете, работе, которую вы делегируете, и других способах, которыми вы готовите свою команду и другие соответствующие стороны к вашему времени. выключенный. Этот шаг показывает вашу приверженность успеху вашей организации во время вашего отсутствия и гарантирует, что ваш работодатель понимает всю степень влияния вашего отсутствия на эффективность.
Подумайте о том, чтобы перечислить проекты и задачи, над которыми вы работаете, то, что вы ожидаете закончить, а также когда и кому вы будете поручить свою работу, пока вас нет. Если у вас есть невыполненные задачи, сообщите об этом своему работодателю, чтобы он мог соответствующим образом спланировать и делегировать работу.
6. Оставайтесь доступным для вопросов
В конце письма разрешите вашему работодателю или руководителю связаться с вами для получения дополнительной информации и подтверждения решения по вашему запросу. Этот элемент представляет собой профессиональную вежливость, которая также способствует четкому и открытому общению между вами и вашим работодателем.
Советы по составлению электронного запроса на отпуск
Если вы планируете взять отпуск и составляете запрос на отпуск по электронной почте, рассмотрите следующие шаги:
Изучите политику отпусков вашей компании
Компании могут иметь самые разные политики в отношении отпусков и нерабочих дней. Прежде чем запросить отпуск, убедитесь, что вы понимаете политику отпуска вашей компании. Если в вашей компании нет письменной политики, узнайте у своего руководителя или в отделе кадров о лучших или предпочтительных практиках. Если ваша компания придерживается политики накопления оплачиваемого отпуска, узнайте, сколько оплачиваемых и неоплачиваемых дней вы можете использовать, чтобы знать, сколько времени вы можете запросить.
Выбирайте даты с максимально заблаговременным уведомлением
Полезно попросить отгул по крайней мере за два месяца. Некоторым организациям может потребоваться определенное количество дней, недель или месяцев при подаче заявления на отпуск. О выходных во время популярных каникул, например, летом или во время зимних каникул, предупредите своего работодателя еще больше. Если вы попросите отгул с как можно более заблаговременным уведомлением, это покажет вашему руководителю, что вы ответственно подходите к этому запросу, и гарантирует, что у вас будет достаточно времени, чтобы спланировать, как будет выполняться ваша работа в ваше отсутствие.
Найдите удобные даты
Если возможно, примите во внимание режим работы при выборе даты отпуска. Старайтесь планировать свободное время в нерабочие сезоны, после того, как большие проекты должны быть завершены, и на основе графиков членов вашей команды. Эта стратегия может помочь вам выбрать наиболее удобное время.
Сначала спросите своего руководителя или работодателя лично
Лучше всего обсудить ваш потенциальный запрос лично, чтобы дать вашему работодателю представление о том, когда вы планируете взять отпуск. В этом разговоре вы можете спросить их предпочтения относительно дат, продолжительности времени, альтернативных вариантов работы и того, как лучше всего подготовиться к вашему отсутствию.
Отправить последующее электронное письмо
После личного обсуждения вы можете отправить запрос на отпуск по электронной почте в качестве дополнительного сообщения, чтобы подтвердить детали и предоставить свой запрос в письменной форме. Этот шаг может помочь вам обновить общение в свободное время, если что-то изменится.
Укажите письмо с напоминанием
Вы также можете отправить электронное письмо с напоминанием своему работодателю и вашей команде до начала отпуска. Это электронное письмо может сообщить им о вашем процессе обеспечения завершения или покрытия всей работы, а также о том, с кем связаться в ваше отсутствие.
Образцы писем с просьбой об отпуске
Вот несколько примеров писем с просьбой об отпуске и черновик письма с напоминанием, которые помогут вам начать работу:
Образец неформальной заявки на отпуск по электронной почте
*Тема: Заявка на отпуск с 1 по 15 июня*
Я хотел бы запросить отпуск с понедельника, 1 июня, по вторник, 15 числа. Я буду путешествовать, чтобы навестить своих родителей/взять семейный отпуск.
Спасибо,
Эми Смит
Образец официального заявления на отпуск
*Тема сообщения: Smith – Заявка на отпуск с 1 по 15 июня*
Уважаемая госпожа Гонсалес,
Это письмо является официальным запросом на недельный отпуск с понедельника, 1 июня, до вторника, 15 июня. Я вернусь в офис в среду, 16 июня.
Все проекты, над которыми я работаю, будут завершены до моего отъезда. Моя команда согласилась взять на себя мои обязанности, пока меня не будет. Руководитель моей группы одобрил мою просьбу об отпуске (прилагается письмо с одобрением от нее).
Спасибо, что рассмотрели мою просьбу.
Образец письма с напоминанием об отпуске
*Тема письма: Напоминание – Отпуск Смита, 1–15 июня*
Я просто хотел напомнить вам, что, согласно нашему разговору в прошлом месяце, меня не будет в офисе с понедельника, 1 июня, по вторник, 15 июня.
Как мы уже говорили, моя коллега Леэнн Жирар будет освещать мой проект, пока меня не будет. Мы завершили наш групповой проект досрочно, поэтому я смогу предоставить вам дополнительные документы на следующей неделе.
Источник: buom.ru
Как правильно отправить сотрудника в отпуск за свой счет
Согласно ст. 128 ТК работодатель может предоставить работнику отпуск без сохранения зарплаты, если у него есть на то семейные и иные уважительные причины. Но есть немало случаев, когда работодатель обязан это сделать.
По нормам трудового права, работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы, если этот работник:
- участник Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году;
- работающий пенсионер (по возрасту) – до 14 календарных дней в году;
- родитель и жена (муж) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы,, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы), – до 14 календарных дней в году;
- работающий инвалид — до 60 календарных дней в году;
- работник, у которого родился ребенок, который регистрирует брака, в связи со смертью близких родственников — до 5 календарных дней;
- в других случаях, предусмотренных ТК, иными федеральными законами либо коллективным договором.
Все перечисленные основания приводятся в ч. 2. ст. 128 ТК РФ. Уточняется, что продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем.
В ч. 2 ст. 173 ТК РФ указывается еще одна категория работников, которым в связи с экзаменами и обучением тоже должен быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы. Речь идет о работниках, совмещающих работу с получением высшего образования по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры, и работниках, поступающих на обучение по этим программам:
- работники, допущенные к вступительным испытаниям, — 15 календарных дней;
- работники — слушатели подготовительных отделений образовательных организаций высшего образования для прохождения итоговой аттестации — 15 календарных дней;
- на прохождение промежуточной аттестации выделяется 15 календарных дней в учебном году, на подготовку и защиту выпускной квалификационной работы и сдачу итоговых экзаменов — 4 месяца; на сдачу итоговых экзаменов — 1 месяц.
Тема гарантии предоставления отпуска за свой счет работникам, совмещающим работу с образованием, продолжена в ч. 2 ст. 174 ТК РФ. Но она касается именно тех, кто получает среднее профессиональное образование, а также работников, поступающих в соответствующие заведения.
Итак, работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы:
- работникам, допущенным к вступительным испытаниям, — 10 календарных дней;
- для прохождения промежуточной аттестации — 10 календарных дней в учебном году; для прохождения государственной итоговой аттестации — до 2 месяцев.
В ст. 263 ТК РФ говорится о том, что ежегодные дополнительные отпуска без сохранения заработной платы могу быть предоставлены в удобное время продолжительностью до 14 календарных дней работникам:
- имеющим 2-х или более детей в возрасте до 14 лет;
- работникам, имеющим ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
- одинокой матери, воспитывающей ребенка в возрасте до 14 лет;
- отцу, воспитывающему ребенка в возрасте до 14 лет без матери.
Однако это должно быть прописано в коллективном договоре. Причем отпуск за свой счет по письменному заявлению работника может быть присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску или использован отдельно полностью либо по частям. Перенесение этого отпуска на следующий рабочий год не допускается.
Следует также обратить внимание на ч. 2 ст. 286 ТК РФ «Отпуск при работе по совместительству», в которой говорится следующее: «Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности».
Обратите внимание на ч. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих», в которой говорится о том, что супругам военнослужащих отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих. Продолжительность отпуска может быть по их желанию равной продолжительности отпуска военнослужащих. Часть отпуска супругов военнослужащих, превышающая продолжительность ежегодного отпуска по основному месту их работы, предоставляется без сохранения заработной платы.
В Федеральном законе от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах» даются разъяснения о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы инвалидам войны (п. 17 ч. 1. ст.14), ветеранам боевых действий (ч. 1-2 ст. 16) и другим категориям работников.
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью до 10 календарных дней предоставляется народным дружинникам и внештатным сотрудникам полиции (ч. 3 ст. 26 Федерального закона от 02.04.2014 № 44-ФЗ «Об участии граждан в охране общественного порядка»).
Порядок предоставления отпуска за свой счет
Процедура документального оформления отпуска без сохранения заработной платы довольна проста. Для начала нужно проверить, попадает ли сотрудник в список тех лиц, которым отпуск без сохранения заработной платы предоставляется в обязательном порядке. Если да, то нужно выяснить продолжительность отпуска, установленную законодательством.
Если сотрудник не в списке, то следует руководствоваться ч. 1 ст. 128 ТК РФ, в которой сказало, что продолжительность отпуска без сохранения заработной платы определяется по соглашению сторон. В отдельных случаях законом устанавливается предельный срок отпуска. В частности, для гражданского служащего он составляет не более одного года (ч. 15 ст.
46 Федерального закона от 27.07.2004 №79).
Кроме того, решая вопрос о предоставлении такого отпуска человеку, который не находится в списке тех категорий, которым он предоставляется в обязательном порядке, нужно учитывать важность причин и оснований. Если работодатель расценивает эти причины как серьезные, то он согласовывает с работником продолжительность отпуска.
Следующий этап — документационное оформление отпуска. Для этого нужно:
- Получить от работника заявление на отпуск. В нем должны быть указаны причины предоставления отпуска за свой счет и планируемая дата отпуска.
- Издать приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (можно использовать унифицированные формы Т-6 или Т-6а).
- Подписать приказ руководителю или иному уполномоченному лицу.
- Ознакомить работника с приказом под роспись.
Как заполнить приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы
В разделе Б формы Т-6 следует указать «отпуск без сохранения заработной платы», а также вписать количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится.
Если отпуск без сохранения заработной планы оформляется вместе с ежегодным оплачиваемым отпуском, то необходимо также заполнить раздел А.
В разделе В указывается общее количество дней отпуска и его даты.
Кроме того, нужно не забыть оформить личную карточку работника (форма Т-2). Информация об отпуске без сохранения заработной платы вносится в раздел VIII. Здесь работодателю следует заполнить следующие графы:
- вид отпуска (без сохранения заработной платы);
- количество календарных дней отпуска;
- даты начала и окончания отпуска;
- основание отпуска (реквизиты приказа о предоставлении отпуска).
Источник: kontur.ru
Как отправить сотрудника в отпуск?
Даша Черепанова
Право на отпуск есть у каждого сотрудника, нанятого по трудовому договору. Но сначала ему нужно отработать у вас хотя бы полгода. По просьбе сотрудника вы можете разрешить ему отпуск и раньше
Договоритесь о датах отпуска
За каждый отработанный год сотруднику полагается 28 дней отпуска. Причём предоставлять отпуск нужно, даже если он готов трудиться без отдыха. Не отправлять сотрудника в отпуск дольше двух лет — нарушение, за которое могут оштрафовать.
Сотрудник может отдохнуть все 28 дней сразу или разбить отпуск на несколько частей, одна из которых должна быть минимум 2 недели.
Отпуск считается в календарных днях, но не включает нерабочие праздники. Если на период отпуска выпадает праздник, он продлевается на этот день. Например, сотрудник с 1 марта уходит в отпуск на 14 дней. 8 марта — нерабочий праздничный день и в отпуск не включается. Поэтому сотрудник выйдет на работу 16 марта.
По закону даты отпусков определяются по графику, который нужно утверждать ежегодно до 17 декабря на год вперёд. Если у вас немного сотрудников, то этот документ может понадобиться только при проверке. Гораздо чаще в небольших фирмах определяют даты отпуска в течение года по заявлению работника, а график отпусков составляют для соблюдения формальностей.
Курс молодого работодателя
Начните работать с сотрудниками за 11 уроков
Начать учиться
Оформите документы на отпуск
- Приказ об отпуске. Составьте приказ за 2 недели до отпуска и ознакомьте с ним сотрудника под роспись.
- Личная карточка сотрудника. Сведения об отпуске внесите в восьмой раздел карточки.
- Табель учёта рабочего времени. Отметьте дни отпуска кодом «ОТ» или «09».
Рассчитайте и заплатите отпускные
Выполняйте расчет заранее, чтобы выдать отпускные сотруднику до начала отпуска. Вы можете легко посчитать их с помощью специального калькулятора.
Более подробная интструкция по расчету отпускных и использованию калькулятора — в этой статье.
В какой срок выплачивать отпускные
Срок выплаты отпускных — минимум 3 календарных дня до начала отпуска. Если сотрудник уходит в отпуск с понедельника на следующей неделе, перечислите ему отпускные в четверг. Можно выдавать отпускные раньше, например, вместе с зарплатой.
Если вы задержали отпускные, выдайте сотруднику компенсацию — 1/150 ставки рефинансирования за каждый день просрочки. Это немного: за неделю просрочки 20 тысяч рублей отпускных вы заплатите 70 рублей компенсации.
Если о нарушении узнает трудовая инспекция, то оштрафует:
- 30 000 — 50 000 рублей — организацию,
- 10 000 — 20000 рублей — должностных лиц, например, директора или бухгалтера,
- 1 000 — 5000 рублей — индивидуального предпринимателя.
НДФЛ и страховые взносы с отпускных
Заплатите НДФЛ с отпускных до конца месяца, в котором их выдали. Если последний день месяца — выходной или праздник, то в первый рабочий день следующего.
Страховые взносы платите как обычно — не позднее 15 числа следующего месяца.
Как наказывают за нарушение
Если не давать сотруднику отпуск дольше двух лет или не вовремя платить отпускные, могут оштрафовать: ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, ООО — от 30 000 до 50 000 рублей.
Статья актуальна на 25.05.2022
Продолжайте читать
Как сдать отчёт СЗВ‑ТД
Как подтвердить вид деятельности в СФР?
Штрафы за нарушение сроков сдачи РСВ в 2023 году
Ещё больше полезного
Рассылка для бизнеса
Дайджест о законах, налогах, отчётах два раза в месяц
Успех! Мы выслали подтверждение на адрес указанной вами электронной почты.
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компании СКБ Контур
Соцсети
Новости и видео — простыми словами, с заботой о бизнесе