1. Докладная записка — документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.
По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные.
В зависимости от адресата: внутренние, внешние.
Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель.
Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.
Текст докладной записки делится на две части:
· изложение фактов, послуживших причиной ее составления;
· выводы, предложения организации или должностного лица.
Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.
Объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, составляются работниками на стандартном листе бумаги. Подписывается автором — составителем.
как сделать конференцию в телеграмме на телефоне, планшете, компьютере
3. Служебная записка —
4. Справка — документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
В справке не даются выводы и предложения. В справке фиксируют сведения определенного периода времени.
Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности.
Если необходимо в справку включить сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.
Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй подшивается в дело.
Текст справки личного характера начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже), работника или иного лица о котором сообщают сведения.
5. Телеграмма — документ, имеющий срочный характер, передаваемый по телеграфу (телетайпу).
Телеграммы разделяются на внутренние и международные. К внутренним относятся телеграммы, передаваемые в пределах страны; к международным – передаваемые за границу или получаемые из-за границы. Внутренние телеграммы подразделяются на «высшие правительственные», «правительственные», «срочные» (оплачиваемые по срочному тарифу) и «обыкновенные».
Оплачиваемые реквизиты телеграммы: обозначение категории и вида, номер, дата и время отправления, адрес и наименование получателя, текст, подпись. Эти реквизиты размещают над чертой и называют формуляром. Под чертой помещают неоплачиваемые реквизиты: наименование должности лица, подписавшего телеграмму, дату подписи и адрес автора.
Международные телеграммы печатаются русским и латинским шрифтом. Текст подписывается руководителем предприятия и заверяется печатью. В левом нижнем углу международной телеграммы указываются номер, дата, фамилия исполнителя, номер служебного телефона.
НОВОСИБИРСК ЧЕЛЮСКИНЕЦ ДВАДЦАТЬ ОДИН
КОМАНДИРУЙТЕ ЗАНИНА МОСКВУ РЕШЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ВОПРОСОВ зпт РАСХОДЫ АВИЗУЙТЕ ДИРЕКЦИИ
Пароль на Telegram
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА РОГАНОВ
Измайловский пр., 12
Заместитель директора ___________ Роганов
6. Телефонограмма — это документ срочного уведомления, краткое сообщение, переданное по телефону в порядке оперативного обмена информацией по конкретному поводу и зафиксированное письменно. Телефонограммой обычно передают несложные тексты, содержащие не более 50 слов.
Таким образом, телефонограмма представляет собой эффективный способ прямой, адресной связи с интересующим вас абонентом (например, представителем бизнес — партнера предприятия), реализуемый без посредничества третьей стороны (например, почтового ведомства).
Важными преимуществами телефонограммы является низкая стоимость, высокая скорость передачи текстово-речевой информации, а также контролируемость процесса приема- передачи телеинформации.
Наиболее существенным недостатком пока по-прежнему является невысокое качество телефонной связи, а также определенная зависимость качества приема-передачи от «человеческого фактора», поскольку для этого сотрудник предприятия должен обладать некоторыми специальными навыками.
Формуляр телефонограммы: наименование, номер, дата, сведения о времени передачи и приёма, о лицах, осуществляющих связь, и номер телефонов или раций, по которым осуществлялась информация.
Оформляют телефонограммы и радиограммы на специальном бланке или на чистом листе бумаги в одном экземпляре и подписывают руководителем предприятия или ответственным исполнителем.
Для эффективной работы с телефонограммами секретарь должен иметь опыт написания текста сообщения в так называемом «телеграфном стиле» (то есть писать предельно коротко и ясно), обладать звучным голосом и прекрасной дикцией для воспроизведения написанного.
А, выступая в качестве принимающей стороны — обладать хорошим слухом и известной «ловкостью рук», позволяющим одинаково хорошо управляться как с телефонным аппаратом, так и с пишущими принадлежностями.
Передача и прием телефонограмм осуществляются по специальному журналу телефонограмм, первый раздел которого служит для записи поступающих на предприятия телефонограмм, а второй — для оформления текста телефонограмм, подлежащих отправке (телепередаче) другим абонентам.
Журнал регистрации входящих телефонограмм
| № п.п. | Учетный № | Кому адресована | Текст телефонограммы | Кому, когда сообщено | Решение руководителя | При-ме- чание |
| Директору радиоузла г.Электросталь КожевниковуИ | 13.02.2005 в Малом зале здания администрации Петров О. Б…. ( печатается полностью) | Кожевни-кову И.М 11.02.2005 в 12 часов | Направить на совещание зам. директора О.Б.Иванова |
руководителям творческих мастерских
14 июля с. г. в 11 часов в конференц-зале РЦЦИ приглашаются руководители творческих мастерских на совещание по вопросу рассмотрения кандидатур на Международный конкурс.
Подписала инспектор Н. А. Абрамова
Передала секретарь Б. Дубцева
Приняла 12.07.2004 в 10 час. 15 мин. секретарь Т.Бирюкова
Журнал регистрации исходящих телефонограмм
Источник: allrefrs.ru
Телеграммы
Оформление телеграмм регламентируется Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 222. В соответствии с указанными Правилами телеграмма — текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.
Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами, должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью «Для телеграмм». В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации или учреждения. Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Допускается прием телеграмм от организаций, учреждений, предприятий и должностных лиц на их фирменных бланках, при этом текст самих бланков не передается. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.
Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей, передаваемых как отдельные телеграммы. При этом отметка о категории телеграммы указывается на каждой телеграмме, а отметка о виде телеграммы — только на первой телеграмме.
Слова, соединяющие части многословной телеграммы, являются ее неотъемлемой частью. Адреса отправителей и адресатов, отметки о категории и виде телеграмм, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, должны оформляться на русском языке. Текст телеграммы и подпись отправителя должны быть написаны буквами русского или латинского алфавита.
По желанию отправителя в адрес телеграммы может быть дополнительно включен номер телефона адресата. Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен подать столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует ее доставить, остальные адреса указываются в тексте телеграммы.
Допускается прием многоадресной телеграммы с одним текстом по списку адресов, но не более 20 адресов в списке. Список адресов должен подаваться одновременно с телеграммой. К каждому списку прилагается один экземпляр телеграммы.
Телеграмма в один адрес может быть адресована одному или нескольким лицам.
Источник: bfmac.com
Телеграммы, телефонограммы. Докладные и объяснительные записки
Справки – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов:
— с информацией о фактах и событиях служебного характера, выдаются заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта;
— о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличия иждивенцев и т.п. Это самая многочисленная группа справочных материалов, которая выдается ежедневно.
Справки по вопросам хозяйственной деятельности предприятия оформляются на бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для ее написания, и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером и заверяется печатью.
Докладная записка – документ, предоставляемый сотрудниками руководителям отделов, структурных подразделений или предприятия, в которых излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями.
Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение.
Текст докладной записки должен состоять из двух частей:
— констатирующая (описательная), где излагаются факты, послужившие основанием к написанию документа;
— предложения, просьбы, конкретные меры, которые, по мнению автора, необходимо предпринять вышестоящему лицу в связи с изложенными фактами.
Тексту должен предшествовать заголовок, который начинается с предлога «о» («об»). Докладная записка оформляется на простом листе.
Докладная записка может быть:
— внутренняя для данного предприятия и подписывается самим составителем;
— внешняя, адресуемая в вышестоящие инстанции и подписывается руководителем, готовится на общем бланке.
Объяснительные записки можно разделить на две группы:
— объясняющие какие-либо поступки, ситуации, поведения отдельных работников. Они оформляются на чистых листах с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передачи дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п.
Акт подписывается лицами, принимающими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии.
Текст акта состоит из трех частей:
— вводная, где указывается основание составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Фамилия членов комиссии приводятся в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами с точками. Здесь указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствующие при проведении проверки;
— констатирующая, в которой излагаются цели, задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, фиксируются установленные факты;
— заключительная, где делаются выводы о полученных результатах и при необходимости даются предложения по устранению выявленных недостатков.
Акт составляется в том количестве экземпляров, которые определяются потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождение помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту.
Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документов, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.
В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности:
В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя.
В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Адрес и текст телеграммы печатаются на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются.
Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента – заключения. Лишь в исключительных случаях допускается краткое доказательство.
Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Если же все-таки надо проставить знаки препинания, то их пишут условными сокращениями: точка –ТЧК, запятая — ЗПТ, двоеточие – ДВТ, кавычки – КВЧ. Условно обозначается слово «номер» — НР.
Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направляемы в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов.
Международные телеграммы печатаются русским и латинским шрифтом. Текст международной телеграммы печатается через два интервала, прописными буквами, без красной строки, абзацев, переноса слов и исправлений. Текст такой телеграммы подписывается руководителем организации и заверяется печатью.
Телефонограмма – это документ, передаваемый по линиям телефонной связи. Телефонограмма оформляется на бланках, при их отсутствии – на листах бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственно исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений-адресатов и номера телефонов.
Источник: studopedia.su