Как организовать работу команды в чатах, получить результаты вовремя и в одном месте, да так, чтобы каждый исполнитель разобрался с сервисом «на бегу» через смартфон?
11 696 просмотров
Патрик бот — виртуальный помощник-менеджер в работе с командой, который умеет напоминать о задачах, вести поток комментариев, сохранять файлы, историю работы и многое другое. Расскажу все с начала:
Описание проблемы
Мессенджер — инструмент №1 в рабочем процессе небольшой команды. Там все: люди, задачи, информация, события и прочее. Более того, мессенджер позволяет членам команды работать с разными проектами и поддерживать общение с нужными людьми, такими как партнеры, инвесторы, наставники. Однако фрилансеры упускают из виду задачи, руководитель забывает о договоренностях по задаче, а менеджер по продажам не может получить доступ к списку задач через смартфон.
Почему это происходит? Потому, что стандартные ИТ инструменты сложные, потому что не удобно выйти из приложения, где происходят все рабочие процессы, потому что кажется что задач не много и так сойдет. Однако как результат менеджер тратит в среднем час в день на разбор задач, спама вопросов в чате и сбора результатов рабочего дня.
Итак, мессенджер выполняет все запросы команды, кроме таск-трекинга, поэтому кроме усиленной работы менеджера, команды применяют «закрепленные сообщения», «отложенные сообщения» и «сохраненные», однако это только прикрытие, а не замена реальной проблемы.
Назначение заданий из Telegram
Теперь в Telegram можно не только контролировать процессы, но и назначть задания.
Для возможности назначать задания из Telegram необходимо предварительно настроить автозадания.
Идем в автозадания
Создаем новую запись с типом «Событие»
В выпадающем списке «Тип события» выбираем — «Отправка заданий из Telegram». В инициаторах события выбираем пользователей, которые имеют право назначать задания из Telegram.
В разделе «Действия» настраиваем какой шаблон необходимо использовать для назначения заданий, одного или нескольких исполнителей, а также продолжительность, сколько времени необходимо на выполнение заданиий, после истчечения которого, оно станет просроченным.
В полях «Название» — необходимо дать имя автозаданию. Под этим именем оно и будет отображаться в Telegram.
Поле «Комментарий» необходимо для внесения каких-то заметок для этого автозадания.
Появилась кнопка «Назначить задание» для тех пользователей, которых мы указали в инициаторах события
Как сделать навигацию в канале телеграмм
Нажимаем на кнопку и выбираем название шаблона, которое мы создали ранее
Нажали на название необходимого шаблона
Здесь вы можете назначить задание. Нажимаете на кнопку в чате «Назначить задание»
Задание назначается исполнителям
Настройка займет не больше 3 минут. Пробуйте.
Источник: workaud.com
Самые гибкие todo в Телеграме в две строчки кода
Недавно Boomburum писал о своих лайфхаках в Телеграме. Вместо «Избранного» он использует несколько приватных каналов с самим собой — для разделения на категории. И делаю точно так же.
Это удобно: в Телеграме всегда можно что-то быстро записать или переслать из других чатов. Получается такой простой способ вести повседневные заметки «на бегу».
Но повседневный список задач так вести не получится. Или всё-таки?
Вообще списки todo — это такая полезная штука, которая легко реализуется. Если вы введёте слово «todo» в поиск в Google Play или AppStore, то увидите ооочень много приложений.
Неудивительно, что в Телеграме уже есть аналогичные боты. Но вот проблема: в Телеграме нету чекбоксов. Вы в принципе не можете сделать кнопку-галочку рядом с текстом. Ну нельзя так сделать.
Поэтому все выкручиваются, как могут.
Один из юзабельных вариантов, которые я нашёл — ставить галочку при клике на команду.
В некоторых ботах задачи сделаны в виде кнопок.
В принципе — да, таких ботов можно использовать каждый день на ходу. Хотя и переключаться между списками не так удобно, как в приложениях (тут для этого придётся скроллить сообщения вверх-вниз).
Но проблема заключается в том, что это совсем не гибко. Всё, что есть у задачи — это короткое название. Не получится добавить даты, большое описание или картиночку для красоты.
И вот однажды я подумал: а что, если сделать задачу одним сообщением? А снизу поместить кнопку. Вот так:
Ведь технически боты могут добавлять кнопки к сообщениям пользователя: если это сообщения в канале. Например, так работают лайки в каналах: авторы публикуют сообщения, а боты редактируют, добавляя кнопки.
Итак, мы можем совместить идею с личными каналами для заметок и идею бота.
- Создаём приватный канал и добавляем туда только бота.
- Каждое сообщение в канале — это пункт todo.
Всё, что будет делать бот — это добавлять кнопки, а по нажатию на них изменять сообщения. Полторы строчки кода.
Я привык писать ботов на Telethon, так что у меня получилось что-то такое:
Казалось бы — этот способ вести todo ничем не лучше предыдущих. Но неожиданно встроенные фичи Телеграма открывают множество возможностей:
Задачей в списке может быть всё, что угодно, — что позволил Дуров. Можно добавлять картинки и описания. Можно вообще вместо текста оставлять голосовые сообщения. Или стикеры О_о
Создать несколько каналов. Каждый канал может быть отдельным списком. Можно дать им любые названия. А ещё поставить аватарки, чтобы их было легко различать. Можно закреплять каналы в списке чатов или создавать папки с этими каналами.
Добавить участников в канал. В этот «список задач» можно добавлять участников — и это не баг, а фича. А если включите подписи к сообщениям, то будете видеть, кто именно отправил каждое сообщение.
Привязать канал к рабочему чату. Если привязать канал к чату, то все сообщения из него будут пересылаться в этот чат.
Использовать хештеги. Можно структурировать задачи внутри канала и искать их по хештегам.
В итоге: мы написали полторы строчки кода, и за счёт встроенных средств Телеграма получили супергибкие todo-списки. Почти что нативные.
И ведь могут найтись ещё какие-нибудь интересные трюки с этим ботом, до которых я не додумался.
Кстати, можно ещё чуть-чуть дополнить код и сделать проверку на администратора: пусть админы каналов смогут ставить галочки, а подписчики — только читать.
Если что, бота, который у меня получился, вы можете потыкать здесь.
Источник: habr.com