Как быстро перенести корпоративный почтовый ящик и все письма на российский хостинг, не останавливая работу компании.
6016 просмотров
Перенос почтового сервиса на российский хостинг — популярный запрос в сегодняшних реалиях. Сделать это не так сложно, как кажется. Справится любой опытный пользователь компьютера и интернета.
Чем заменить зарубежные почтовые серверы
Требования к почтовому серверу зависят от специфики и размера бизнеса. Продукты для крупных предприятий должны легко встраиваться в корпоративную инфраструктуру, интегрироваться с корпоративными приложениями и социальными ресурсами, выдерживать большие нагрузки. Среднему и малому бизнесу может быть достаточно инструментов для совместной работы.
Но есть ряд общих факторов, на которые стоит обратить внимание:
- Интеграция с другими приложениями, например с облачным сервисом.
- Инструменты администрирования, такие как журналы действий, по которым можно отслеживать активность сотрудников, или возможность делегировать работу с почтой помощнику. Это и удобно, и безопасно. Например, если сотрудник уволился, его ящик можно автоматически заблокировать, обеспечив сохранность данных и переписки.
- Безопасность. Важно выбрать надежного провайдера и хранить данные в соответствии с законодательством о защите персональных данных в распределенных ЦОДах для обеспечения большей безопасности. Кроме того, стоит убедиться, что у выбранного провайдера есть SLA — это гарантия того, что провайдер позаботится о надежности и бесперебойной работе сервера (у крупных провайдеров с этим, как правило, проблем нет).
На российском рынке представлено множество корпоративных почтовых сервисов. VK WorkMail, помимо полезных функций вроде организации совместной работы, поможет обеспечить высокий уровень безопасности данных за счет инструментов администрирования и управления корпоративного уровня, а также контроля поведения сотрудников, предотвращения утечек и нарушения корпоративной культуры. На базе решения «МойОфис Почта» можно развернуть в компании единую систему коммуникаций между подразделениями — вместе с корпоративной почтой доступны общие календари и адресные книги, бронирование переговорок. В Яндекс.Почте для бизнеса наряду со стандартными функциями почтового ящика также можно пользоваться календарем и сервисом для ведения списков дел.
Как создать корпоративную почту БЕСПЛАТНО/Доменная почта на Mail
Как сменить хостинг-провайдера и сохранить электронные письма
После того как почтовый сервер выбран, нужно перенести почту — причем так, чтобы сохранить домен, переписку и настройки переадресации.
Я разберу алгоритм переноса на примере почтового сервера VK WorkMail, поскольку для меня он оказался наиболее удобен. Но если вы выберете любой другой из перечисленных выше, смело пользуйтесь этой инструкцией — процесс примерно одинаковый.
Так выглядит интерфейс VK WorkMail.
Начинать перенос нужно тогда, когда есть доступ к текущему почтовому аккаунту.
Шаг 1. Настройка аккаунта администратора
Как удалить почту ВК с доменом VK.COM почта майл ВК
Чтобы начать миграцию на WorkMail, нужно создать аккаунт, который будет администратором домена (с помощью панели администратора можно настроить почтовый сервер).
Шаг 2. Регистрация домена
Если почта создается на уже существующем домене, необходимо подтвердить права на него. Это можно сделать одним из четырех способов: DNS-проверка, HTML-файл, метатег или перенос DNS. После подтверждения станет доступен интерфейс администратора.
Корпоративный домен можно создать и с нуля.
Шаг 3. Настройка МХ-записей
Теперь нужно подтвердить MX-запись. Это информация о домене, указывающая на сервер, который обрабатывает почту. Она нужна для того, чтобы другие почтовые серверы отправляли письма на правильный адрес.
Для этого нужно перейти на сайт провайдера, у которого находится DNS-зона управления доменом, и добавить новую MX-запись с необходимыми параметрами. Для каждого субдомена нужна отдельная MX-запись.
Шаг 4. Добавление пользователей
После завершения всех проверок можно приступать к администрированию.
Сначала — зарегистрировать почтовые ящики сотрудников на новом сервере. Для этого нужно добавить в соответствующее поле почтовый адрес пользователя, его имя и фамилию, установить пароль и предоставить автоматический доступ к файловому хранилищу. Для ускорения процесса список пользователей можно выгрузить из исходной почтовой системы.
Если в почтовом ящике владельца домена не указан или не подтверждён номер телефона, на домене невозможно добавить больше одного пользователя.
Шаг 5. Миграция
Последний этап — миграция со старого почтового адреса с сохранением контактов и корреспонденции. Нужно выбрать почтовый сервис, с которого будет осуществляться миграция почтовых ящиков, перенести их все на серверы нового провайдера (в моем случае — biz.mail.ru), а после этого изменить MX-записи. Теперь почта готова к использованию.
Чтобы сообщения с других почтовых серверов попадали в новый ящик, нужно включить сборщик писем. Его каждый пользователь должен авторизовать самостоятельно. После этого все входящие письма будут дублироваться на новую почту.
Миграцию почты можно выполнить за несколько дней без потери критически важной для бизнеса информации.
Источник: vc.ru
Как сократить время на разбор рабочих писем
Часто нужно дать доступ к корпоративной почте сотруднику или подрядчику. Но делиться паролем от своего аккаунта небезопасно: важные данные могут случайно удалить или украсть. А для настройки уровня доступа обычно приходится звать айтишников.
Этой волокиты можно избежать, если использовать корпоративную почту VK WorkMail. С ней можно быстро управлять уровнем доступа почты для сотрудников: например, просматривать только входящие письма или дать права почти полноценного администратора.
Рассказываем, в каких случаях работе компаний поможет совместный доступ к VK WorkMail поможет.
Ситуация №1. Нужно дать подрядчику доступ к конкретным папкам в корпоративной почте
Вы наняли стороннего специалиста, например SMM-менеджера или айтишника, и для работы ему могут понадобиться отчеты и таблицы. Пересылать несколько десятков писем долго, а давать свой логин и пароль небезопасно.
Чтобы подрядчик мог быстро и без рисков получить необходимую информацию, предоставьте ему доступ к вашей почте VK WorkMail с минимальными правами. Так сотрудник не сможет просматривать письма из других папок в вашем почтовом ящике и не узнает конфиденциальную информацию.
Листайте галерею, чтобы посмотреть, как это работает
При нажатии правой кнопкой мыши на любую папку в вашем ящике откроется контекстное меню. Нажмите «Настройки доступа» и выберите конкретную папку с нужными письмами
Ситуация №2. Нет времени разбирать личную почту и вы хотите передать это секретарю или ассистенту
Бывает, что в течение рабочего дня нужно провести несколько встреч или подготовить отчетные документы. Приходится задерживаться, чтобы разобрать почтовый ящик и ответить на важные письма.
Чтобы не тратить время на операционку и не разбирать почту самостоятельно, вы можете делегировать эту работу своим сотрудникам. Просто предоставьте им один из трех уровней доступа ко всему почтовому ящику с помощью опции «Ассистент»:
✅ Минимальный: чтение писем, создание подпапок. Подойдет для подрядчиков, которым нужно быстро найти письма с нужными документами и собрать их в одном месте.
✅ Оптимальный : чтение, пересылка писем, ответ от вашего имени, перемещение в другие папки, создание подпапок. Можете предоставить этот уровень доступа новым коллегам или стажерам, которые только встраиваются в рабочие процессы компании.
✅ Максимальный: чтение, пересылка и удаление писем, ответ от вашего имени, просмотр вложений, перемещение в другие папки, создание подпапок. С этим функционалом вы можете полностью делегировать работу с вашим почтовым ящиком своему ассистенту или секретарю.
Пароль для предоставления доступа не нужен — сотрудники его не узнают. Вы отправляете коллеге на рабочую почту письмо с приглашением, в котором указано, какие права на работу с ящиком или папкой вы предоставляете. А если вдруг личный помощник случайно удалит письмо из вашего ящика, его можно восстановить.
Сотрудник может писать письма от вашего имени и создавать папки по умолчанию. Если вы не хотите предоставлять эти возможности, просто снимите галочку
Ситуация №3. Вы хотите предоставить доступ к почте отдела всем его сотрудникам
Часто сотрудники одного отдела, например рекрутеры, бухгалтеры или менеджеры по продажам, работают с одними и теми же документами. Но не всегда письма с ними автоматически рассылаются по базе, и приходится просить коллег найти и переслать нужное. Чтобы сотрудники не тратили время коллег, создайте корпоративный ящик VK WorkMail для сотрудников одного отдела.
Доступ без пароля. Давать пароль каждому сотруднику по отдельности небезопасно. Он может его забыть или потерять, или пароль случайно попадет не в те руки. С помощью VK WorkMail вы можете в один клик отправить нужному пользователю приглашение на совместное использование конкретного ящика или папки.
Письмо придет на рабочую почту сотрудника: в нем будет указано, кто предоставил права и на что. Если в ящике будет несколько папок, а вы предоставили доступ к одной, на почте сотрудника будет отображаться только одна папка.
Разные уровни доступа к информации. Например, руководителю отдела нужен доступ ко всему ящику, а стажеру — только к папке с партнерскими материалами. Вы можете дать каждому сотруднику один из трех стандартных уровней доступа к ящику или папке или придумать свой.
Отслеживание активности. Вся активность пользователей, которым делегирован доступ, фиксируется в журнале действий. Вы в любое время можете посмотреть, кто, когда, в какие папки заходил и какие письма отправлял. Это удобно, если нужно уточнить информацию у сотрудника, который ушел в отпуск или на больничный.
VK WorkMail — удобный и надежный сервис
- Доступ с компьютера и смартфона. Ваши сотрудники смогут решать задачи в офисе, дома или в дороге.
- Интеграция по API. Вы можете быстро перенести все корпоративные адреса и письма и начать работу в короткие сроки.
- Защита личных данных. Все письма передаются по зашифрованному каналу, а для доступа к почте необходимо пройти двухфакторную аутентификацию. Нейронная сеть внутри сервиса отслеживает поведение владельца почты и сразу фиксирует нетипичные действия, чтобы предотвратить взлом и утечку данных.
- Российское ПО. Сервис находится на российских отказоустойчивых серверах и соответствует всем требованиям информационной безопасности. Данные защищены от риска утечки, а в случае санкционного давления сервис не заблокируют.
У VK WorkMail есть 3 тарифа: базовый, расширенный и все включено. Они отличаются приоритетностью техподдержки, возможностью интеграции по API и подключения других сервисов от VK. Базовый тариф бесплатный, расширенный — от 2 990 ₽ в месяц, все включено — от 3 990 ₽ в месяц. Можно собрать индивидуальный тариф по вашим запросам.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт VK WorkMail и подобрать подходящий тариф для вашего бизнеса.
Источник: dzen.ru
MX-запись (настройка VK WorkMail)
На панели меню слева перейдите в Главное (1) → Доменные имена (2). Выделите домен, для которого настраиваете почту (3), и нажмите на кнопку «Управлять DNS записями».
Удалите все MX-записи. Для этого выберите MX-запись и нажмите кнопку «Удалить» (чтобы удалить несколько записей за раз, зажмите клавишу Ctrl во время выбора).
Теперь создадим новую MX-запись для настройки почты Mail.ru. Нажмите на кнопку «Создать». Заполните поля следующими значениями:
Нажмите «Ок» и подождите, пока изменения в DNS вступят в силу. Этот процесс может длиться до 72 часов, но обычно занимает не более 20-30 минут.
После этого вернитесь на страницу Mail.Ru и нажмите кнопку «Проверить сейчас».
Примечание: Проверка MX-записи занимает не менее 15 мин. Рекомендуем проявить терпение и выждать не менее 30 минут после отправки запроса на проверку.
Если вы все сделали правильно, статус подтверждения домена изменится на «Домен подключен». Начиная с этого момента вы можете заводить учетные записи пользователей и работать с почтой, однако мы рекомендуем не останавливаться и настроить все необходимые параметры, чтобы гарантировать бесперебойную доставку ваших писем и исключить проблемы с попаданием ваших писем в спам.
Источник: reddock.ru