Telegram стал очень популярным мессенджером как у обычных пользователей, так и у фрилансеров, проектных команд и предпринимателей. Но что делать, если команде стало тесно внутри мессенджера?
Telegram стал очень популярным мессенджером как у обычных пользователей, так и у фрилансеров, проектных команд и предпринимателей. Он бесплатный, им пользуются практически все, кто связан с digital, маркетингом и IT, а значит не надо просить сотрудников устанавливать новое незнакомое приложение. В Telegram есть возможность создавать каналы и чаты, что упрощает донесение информации.
Но всё-таки Telegram остаётся мессенджером и его основная функция – передавать сообщения, а значит, рано или поздно команда придет к тому, что нужно что-то ещё для эффективной работы: таск-менеджер, база знаний или CRM.
Культура постановки задачи
Таск-менеджер — это сервис или программа, которая создана специально для управления задачами внутри проекта или нескольких проектов. Таск-менеджер помогает отслеживать всю историю по конкретной задаче, видеть все задачи, назначенные на конкретного человека или отдел и отслеживать эффективность сотрудников.
Чтобы эффективно перевести команду на работу с таск-менеджером, необходимо убедиться, что:
— руководители умеют ставить задачи своим сотрудникам и понятно описывать желаемый результат;
— сотрудники умеют самостоятельно или с помощью руководителя приоритезировать задачи и распределять рабочее время.
Без этих скиллов даже самый современный таск-менеджер не поможет команде эффективно спланировать и выполнить задачи, так как сотрудники будут регулярно возвращаться в мессенджер для уточнения деталей, а руководители будут постоянно спрашивать у сотрудников «ну что там?».
Хорошим подспорьем для руководителей и сотрудников станет матрица Эйзенхауера – это отличный инструмент для планирования и расстановки приоритетов.
Матрица Эйзенхауэра — это система, которая помогает вычленить из всего потока дел наиболее актуальные и необходимые элементы и распределить остальное по параметрам скорости их реализации и ценности для человека.
Матрица Эйзенхауэра
Матрица помогает расставить приоритеты для каждой задачи:
— не срочное важное
— срочное не важное
— не срочное не важное
Внутри карточек с задачами в WEEEK есть два вида категоризации задач – выбор приоритета и расстановка тегов. Приоритет выбирается из четырёх: высокий, средний, низкий и отложенный.
Приоритеты для каждой задачи в WEEEK
Теги могут быть любыми, для удобства тегами можно помечать разные типы контента, этапы работы или ответственные подразделения.
Пример оформления тега внутри карточки с задачей в WEEEK
В интернете очень много статей на тему того, как пользоваться матрицей Эйзенхауэра и расставлять задачи в соответствующие квадраты, поэтому я не буду останавливаться на этом и расскажу, как перевести команду в таск-менеджер.
Перевод команды в таск-менеджер и CRM
Как и любое нововведение, переезд команды из Telegram в таск-менеджер не должен быть чем-то вроде «грома среди ясного неба». Сотрудникам нужно время, чтобы перенести задачи, привыкнуть к новому инструменту и использовать его на регулярной основе.
Первый месяц стоит потратить на наблюдение и сбор обратной связи от команды – насколько коллегам удобно пользоваться таск-менеджером? Какие возникают вопросы и сложности, что нравится и какие результаты заметны уже в первое время?
Не стоит сразу убирать Telegram из рабочих процессов и запрещать им пользоваться, но определенно нужно объяснить разницу между чатами и задачами:
- чаты нужны для обсуждений или быстрого получения ответа
- таск-менеджер нужен для фиксирования договоренностей и отслеживания результатов.
Telegram для обсуждения идей, уточнения отдельных моментов. А всё то, что из идеи превратилось в задачу, переноси в таск-менеджер. Там же, в таск-менеджере, фиксируй прогресс и добавляй комментарии к задаче, чтобы в любой момент руководитель или коллега мог получить полную картину твоей работы.
Попробуй таск-менеджер WEEEK бесплатно для команды до 5 человек – для этого зарегистрируйся в сервисе и выбери тариф Team.
На втором месяце команда уже полностью переезжает в таск-менеджер и учится эффективно выстраивать работу с помощью нового инструмента. Теперь главное – выработать привычку заносить все задачи, проставлять статусы, добавлять комментарии.
Для лучшей интеграции нового инструмента, я рекомендую устраивать еженедельные встречи, на которых каждый сотрудник рассказывает, что сделано, и что планирует делать на неделе, подтверждая это списком задач.
Третий месяц это период сбора цифр и статистики. Сколько задач в среднем выполняет сотрудник? Как много времени нужно на выполнение задачи со срочным типом приоритета? Сколько задач было в начале месяца на команде, сколько осталось незакрытых задач и почему?
Вся эта статистика собирается внутри таск-менеджера и обсуждается на коллективном совещании. Цифры помогут лучше понять, где в процессах остались слепые зоны, что является «узким горлышком» и как его преодолеть.
Внедрение CRM
Подобный алгоритм подходит и для переезда из Telegram в CRM-систему – первое время команде, возможно, придется работать в двух сервисах, но постепенно коллеги полностью перейдут на работу с заявками в CRM, потому что это удобно для сотрудника и руководителя, так как вся история работы с клиентом сохраняется в одном окне и не нужно лишний раз искать информацию по чату в Telegram или просить сотрудника предоставить информацию по конкретному клиенту.
В WEEEK есть встроенная CRM-система, с которой удобно работать в режиме «одного окна». Чтобы познакомиться с этой функцией, запишись на демо, где команда WEEEK подробно расскажет про все функции.
В помощь сотрудникам отдела продаж будут скрипты, собранные в отдельном разделе WEEEK – базе знаний.
Что такое база знаний?
При переходе на новый сервис есть большой риск потерять важную информацию, так как перенос занимает некоторое время. Чтобы этого не случилось, я предлагаю сразу переносить все документы и описание рабочих процессов в базу знаний.
База знаний – это единое пространство, в котором собраны все ссылки на важные таблицы и документы, описана структура компании, собраны контакты и регламенты, чек-листы и инструкции.
Единая база знаний упрощает работу с документами, сокращает время на поиск нужного файла или ссылки и помогает новым сотрудникам быстрее пройти онбординг (адаптацию), так как вся нужная информация есть у них под рукой.
Составлением базы знаний в крупных компаниях занимаются HR-специалисты, в небольших командах эту задачу может взять руководитель или отдельный сотрудник.
Как понять, достаточно ли хорошо оформлена база знаний?
Очень просто – если при онбординге на большинство вопросов нового сотрудника есть ответ в базе знаний, значит она хорошо составлена и является таким же рабочим инструментом, как таск-менеджер или CRM-система.
Важно помнить, что при переходе из Telegram в таск-менеджер, первое, что добавляется в базу знаний, это инструкция по работе с таск-менеджером и рекомендации по постановке задач.
Таким образом, сотрудники привыкнут пользоваться базой знаний для одной своей задачи (переход на новый инструмент работы), а затем постепенно войдет в привычку обращаться к базе знаний и по другим вопросам, дополнять ее своими документами и инструкциями.
В WEEEK есть встроенная база знаний, которая поддерживает форматирование текста, создание таблиц и загрузку изображений. Попробуй создать документ в базе знаний и поделиться на него ссылкой. Любой, у кого будет ссылка, сможет прочитать документ, даже без учетной записи в WEEEK.
Источник: weeek.net
Задачи в боте, таск-трекер
Далее бот предлагает выбрать, ставим задачу себе, либо выбираем ответственного из списка присоединившихся к вашей компании сотрудников.
Нажимаем кнопку «Выбрать из списка». Бот предлагает ввести фамилию ответственного.
Отправляем боту фамилию ответственного
Мы отправили боту условия для поиска и он выдает совпадения по сотрудникам в виде кнопок в чате.
Нажимаем на кнопку с ФИО
Далее указываем желаемый дедлайн для задачи.
Выберите делайн
При желании можно указать дедлайн точной датой, нажав кнопку Календарь. Откроется панель выбора точной даты дедлайна.
Укажите дедлайн точной датой
Готово. Задача поставлена.
Готово, задача поставлена
Ответственному тут же приходит уведомление о новой задачи
Ответственный получил уведомление о задачи
Информация по задачам отображается по кнопке Задачи. Бот покажет исходящие и входящие задачи, их суть, дедлайн, ответственных со ссылкой для перехода к диалогу сними, а также кнопку управления задачей с её уникальным ID. Если в задаче прикреплен файл, вместе с текстом задачи будет ссылка на этот файл.
К блоку с текстовкой задач прикреплено дополнительное меню. В нем реализовано разделение листинга задач на страницы с кнопками перехода между ними. Это поможет, если задач так много, что они не помещаются в одно сообщение (4096 — программное ограничение для одного сообщение Telegram).
Рядом ниже кнопки-фильтры, отображающие только входящие, исходящие, задачи, поставленные самому себе, и завершенные задачи. Завершенные задачи нельзя нельзя перевести снова в работу.
Источник: familybot.ru