Телеграммы посылаются только по срочным вопросам и лишь в случаях, когда другим способом передать информацию нельзя.
Адрес телеграммы печатается отдельной строкой.
При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.
Словами указываются следующие знаки: «N» — номер, «+» — плюс, «-» минус, «!» — знак
восклицательный,»?» — знак вопросительный,»%» — процент.
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Проценты обозначаются следующим образом: 42 зпт 4 процента.
Конец текста телеграммы заканчивается точкой «тчк». Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как в конце текста ОДО проставляется регистрационный исходящий номер. После исходящего номера телеграммы с новой строки указываются должность и подпись. В нижней части телеграммы под чертой указываются обратный телеграфный адрес таможенного органа; должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму; дата отправки, фамилия и номер телефона исполнителя.
ГОСТ Р 7.0.97 Реквизит «справочные данные» — Елена А. Пономарева
Текст ответной телеграммы начинается с указания исходящего номера телеграммы, на которую дается ответ, без добавления слов «номер», «Ваш», «На Ваш».
Визирование телеграмм аналогично визированию писем.
Должность и подпись в телеграмме оформляются отдельной строкой, начинающейся с абзаца.
Телеграммы сдаются в ОДО на подпись руководству таможенного органа и отправку в двух экземплярах с необходимыми визами на копии, которая подшивается в дело.
Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся в таможенном органе, указываются все адреса и прилагается список адресатов.
Телеграммы, поступившие в адрес таможенного органа и его подразделений, регистрируются в ОДО, передаются на рассмотрение руководству таможенного органа или структурных подразделений.
Телетайпограмма
Передача оперативной информации в таможенные органы, имеющие телексную связь, осуществляется в виде телетайпограмм.
Требования к оформлению и написанию реквизитов телетайпограммы (адресат, текст, подпись, номер, наименование и адрес таможенного органа) аналогичны требованиям, предъявляемым к телеграммам.
Частью реквизита «Адресат» телетайпограммы является номер телетайпа, принадлежащего адресату.
Телетайпограммы должны содержать не более 40 слов. Требования к тексту телетайпограммы аналогичны требованиям к тексту телеграмм (приложение 17).
Визирование и подписание телетайпограммы аналогично визированию писем.
Телетайпограммы сдаются на телетайп в одном экземпляре независимо от числа абонентов с приложением списка абонентов.
Исходящие телетайпограммы регистрируются оператором в журнале (приложение 18) и подшиваются в дело. Исполнитель получает копию телетайпограммы, на которой оператором проставляется отметка о времени и дате передачи сообщения.
Что такое постоянный реквизит «Место составления и издания документа»
Проект телетайпограммы, являющийся ответом на документ-запрос с поручением руководства таможенного органа, печатается в двух экземплярах (на втором экземпляре ставится виза руководителя отдела-исполнителя) и вместе с документом-запросом передается через ОДО на подпись руководителю, давшему поручение. Затем первый экземпляр передается ОДО на телетайп, второй вместе с документом-запросом подшивается в дело в соответствии с номенклатурой.
Входящие телетайпограммы учитываются в журнале (приложение 18), передаются в
ОДО для регистрации и последующей передачи в структурные подразделения на
исполнение. *•
Факсограмма
Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле.
Отправляемые документы должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и
контрастное изображение.
Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов.
На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки».
В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываются фамилия и номер телефона исполнителя.
Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий номер и дата). После этого документ поступает к оператору для передачи.
Тексты документов с пометкой «Для служебного пользования» передавать запрещается.
Документы, предназначенные для отправки, подлежат обязательному учету в журнале (приложение 19). После передачи информации подлинники документов возвращаются исполнителю с отметкой на оборотной стороне последнего листа подлинника о времени отправки.
Поступившие в таможенный орган факсограммы подлежат обязательному учету в журнале (приложение 19).
Принятые факсограммы доставляются по назначению под расписку в день приема. срочные — немедленно.
Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.
Текст телефонограммы должен включать не более 50 слов.
Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм и телетайпограмм.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она передается.
Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего (приложение 20). Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.
Входящая телефонограмме должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр передается руководству таможенного органа на рассмотрение, второй — подшивается в дело входящих телефонограмм.
После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.
Срочные документы, поступившие из ФТС России, доводятся до таможен и таможенных
На полученных документах проставляется регистрационный штамп (приложение 13). Документы распределяются на подлежащие регистрации (приложение 21) и подлежащие учету по реестру (приложение 22).
5.3.2. Документы, адресованные руководству таможенного органа, а также без указания
конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в ОДО,
затем направляются руководству таможенного органа или в структурное подразделение.
Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания и на основании установленного в таможенном органе распределения обязанностей между руководством.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или их должностным лицам.
Рассмотренные руководством приказы, распоряжения вышестоящего таможенного органа размножаются, направляются, рассылаются структурным подразделениям и таможенным органам в соответствии со списком рассылки, составленным ОДО. Передача копий указанных документов структурным подразделениям осуществляется только с соответствующей распиской в списке рассылки.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, направляется ответственному исполнителю; остальным исполнителям передаются копии документа.
5.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству таможенного органа и исполнение.
5.3.4. На документах, подлежащих в соответствии с номенклатурой формированию в дела в ОДО, перед направлением на исполнение в структурные подразделения проставляется штамп «Подлежит возврату в ОДО» (приложение 13).
5.4.Организация обработки и передачи отправляемых документов /
5.4.1. Документы, отправляемые таможенным органом, передаются почтовой, фельдъегерской и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется ОДО (ответственным за делопроизводство) таможенного органа в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 N 725.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или рассылки.
Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание, взвешивание, франкирование (форма предварительной оплаты почтового сбора) и оформление почтового отправления.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ (в отдельных случаях — начальника ОДО).
Отправляемая корреспонденция учитывается в: ; —
описях (заказная, сторонним организациям) — приложение 23;
реестрах (направляемая через фельдъегерскую службу) — приложение 24.
Вторые экземпляры описей и реестров с пометкой об отправке корреспонденции формируются в дела ОДО.
5.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
Телеграммы, составляемые в таможенном органе, принимаются сотрудниками ОДО завизированными, подписанными, датированными, зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 28.08.97 N 1108.
5.4.3. Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Источник: mykonspekts.ru
4.8. Телеграмма
Все реквизиты печатаются размером шрифта – 14. Текст телеграммы печатается прописными буквами. Телеграмма не должна содержать более 300 слов.
4.8.3. В зависимости от сроков прохождения телеграммы указывается категория (правительственная, срочная, обыкновенная). Для обыкновенных телеграмм отметка о категории не указывается.
4.8.4. В зависимости от вида доставки указывается вид доставки (с уведомлением, с доставкой в указанный срок, на художественном бланке «ЛЮКС» и. т.д.).
4.8.5. В состав адресата входит полный или условный телеграфный адрес и наименование организации. Наименование организации печатается в именительном падеже и отделяется от телеграфного адреса 2 межстрочными интервалами. При направлении телеграммы должностному лицу или частному лицу должность и фамилия (фамилия, имя, отчество или фамилия и инициалы) получателя печатаются в дательном падеже:
В телеграммах в реквизите «адресат» перед номерами домов, строений, квартир указываются соответствующие слова полностью или сокращенно: «дом» – «д», «строение» – «стр», «квартира» – «кв». Допускается не указывать эти слова, за исключением случаев, кода это может отразиться на точности определения адресата телеграммы.
Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого значения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например:
БАРНАУЛ АЛТАЙСКОГО КРАЯ
БЕРДСК НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
При отправке телеграммы за границу необходимо указывать страну, например:
4.8.6. Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания номера и даты документа, на который дается ответ, например: НР 01–01/432 от 05.06.2004
Текст телеграммы излагается кратко без переноса слов, без абзацев, без исправлений и сокращений слов.
С сокращением могут писаться следующие слова: точка – тчк; запятая – зпт; двоеточие – двтч; кавычки – квч; скобка –скб; номер – НР. Полными словами в телеграмме пишутся следующие знаки: минус; плюс; процент; деление; восклицательный знак.
Цифры могут указываться полными словами. Даты обозначаются арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год.
Текст телеграммы заканчивается точкой – тчк. После текста ставится регистрационный номер и дата.
4.8.7. Адрес, текст телеграммы и подпись печатаются прописными буквами, а знаки препинания – строчными. Текст от адресата и подпись от текста отделяются 3 межстрочными интервалами.
4.8.8. Телеграмма подписывается директором лицея.
4.8.9. Основные реквизиты телеграммы отделяются от дополнительных сплошной чертой. Дополнительные реквизиты не входят в состав оплачиваемых слов телеграммы.
4.8.10. Наименование и адрес отправителя, подпись и ее расшифровка проставляются в нижней части телеграммы под чертой и печатаются строчными буквами от границы левого поля.
Источник: studfile.net
Реквизиты основной части документа
Текст документа (реквизит 19) – основная часть документа, несущая информацию. Текст
документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках. Тексты документов оформляют в виде связанного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Если документ составляется с помощью компьютера, то следует учесть, что шрифт, которым печатается текст, должен быть максимально приближен по форме и размеру к шрифту пишущей машинки.
ул. Энтузиастов, 8
подпись А.Б. Сидоров
от 05.08.2003 № 15
1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3 экз.
2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.
Если документ имеет более одной страницы, то, начиная со второй, страницы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Номер страницы проставляется в центре верхнего поля страницы.
Подпись (реквизит 21) – обязательный реквизит для любого документа, как для служебного,
так и личного. В состав реквизита входят: 1) наименование должности (полное или сокращенное) имеющего право подписи официального лица, подписавшего документ; 2) личная (рукописная) подпись, выполненная чернильной ручкой; 3) расшифровка – инициалы и фамилия подписавшего должностного лица. При этом буквы имени и отчества пишутся перед фамилией.
Печать (реквизит 24) Печати ставятся на наиболее важных документах, предусмотренных
специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты,
связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования должности. Различаются печати гербовые и печати организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются.
Гриф согласования (22), Визы (23). Согласование — это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешнее и внутреннее.
Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом. Это оформляется следующим образом:
Лист согласования прилагается.
Подпись, дата
Внутреннее согласование обычно называется визой. Виза состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Например:
Главный бухгалтер подпись И.Д. Луконина 12.07.98
Но виза может быть оформлена и более кратко: личная подпись и дата.
Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания,
дополнения или не согласен с документом, то это может оформляться на отдельном листе с указанием об этом при визировании «Замечания прилагаются». На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих – на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении.
Отметка о наличии приложений (реквизит 20). Часть документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т.д. оформляются в следующем порядке. Если в тексте документа есть полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно: Приложение: на 2 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложение. Например:
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:
Приложение: Договор аренды от 03.04.2003 № 7 и приложение к нему, всего на 12 л.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Когда документ отправляется в несколько адресов, а приложение не во все адреса, это отражается в отметке о приложениях:
Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.
Протокол заседания профко-
ма от 14.05.2003 № 4
Зам. главы администрации
подпись П.В. Доронин
к приказу директору АО «Квант»
от 22.09.2003 № 15
На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово
«Приложение», номер приложения (если их несколько); наименование, дата и номер основного документа. Например:
Источник: mydocx.ru