Телеграммы оформляются в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи и передаются по телетайпу или через отделение связи с указанием при необходимости категории: «Срочная», «Правительственная».
Текст телеграммы должен быть кратким (не более 30 слов), без союзов, предлогов, знаков препинания, если их отсутствие не искажает смысла передаваемой информации. Числа обозначаются цифрами, наиболее важные данные пишутся прописью.
Фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого дается или запрашивается информация, приводятся полностью. Указываются также место и время совершения правонарушения.
При наличии условного телеграфного адреса (позывного) в телеграмме указываются:
— должность и фамилия лица, которому она направляется, а при отсутствии условного телеграфного адреса — полный адрес корреспондента: пункт назначения, республика (край, область, район), улица, номер дома, наименование организации.
В начале текста телеграммы дается ссылка на номер и дату исполняемого документа или номер переписки адресата, в конце — приводится номер надзорного производства (переписки) отправителя. После номера указываются должность и фамилия (разборчиво) лица, подписавшего телеграмму. Телеграммы подписываются руководителями прокуратур или подразделений. Ниже подписи руководителя проставляются фамилия исполнителя и номер его телефона.
Общие правила (требования) создания и оформления документов в организации
При отправлении телеграммы через почтовое отделение ниже подписи должностного лица указываются полный почтовый адрес отправителя, наименование организации без сокращений, дата отправки, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре объемом не более 30 слов и передается по телефону непосредственно из структурных подразделений. В ней указываются дата и время передачи, фамилия лица, принявшего и передавшего ее.
В телефонограммах рекомендуется избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Если телефонограмма предназначается нескольким адресатам, прилагаются список и номера телефонов, по которым она передается.
Телеграмма должна содержать реквизиты, размещаемые в следующей последовательности:
– отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории “обыкновенная” отметка о категории не указывается);
– отметка о виде телеграммы;
– адрес и наименование адресата;
– подпись отправителя (по желанию отправителя).
В нижней части бланка подаваемой телеграммы (или листа белой бумаги, используемого вместо бланка) отправитель должен указать свою фамилию и адрес (вместо адреса допускается указывать номер телефона отправителя или отметку “проездом”). Фамилия и адрес отправителя не передаются и в состав оплачиваемых слов телеграммы не входят. При необходимости передачи адресату фамилии и адреса отправителя эти данные должны включаться отправителем в текст телеграммы.
На доставляемой телеграмме должны быть оттиски календарного штемпеля, содержащего наименование оператора связи и пункта связи, осуществляющего доставку телеграммы, и календарную дату.
Телеграф – сервис для публикации статей в Телеграмме Как пользоваться Telegraph
Адрес телеграммы должен содержать все адресные атрибуты, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок.
В соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи указываются:
— если адресатом является гражданин – фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы адресата;
— если адресатом является должностное лицо – наименование организации, должность, фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы должностного лица;
— если адресатом является организация – наименование организации.
Источник: studopedia.su
Требования к составлению и оформлению телеграмм и телефонограмм
Это краткое текстовое сообщение, передаваемое, переданное или предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.
Передача текста служебного документа по телеграфу допускается в тех случаях, когда требуется их срочное исполнение. Порядок оформления и отправки телеграмм должен соответствовать правилам оказания услуг телеграфной связи, утвержденным постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 г. № 222.
1. Вне категории;
4. Высшая правительственная
5. Правительственная (от высших должностных лиц);
Скорость прохождения обыкновенной телеграммы составляет до 6 часов, срочной – до 3 часов.
1. С уведомлением о вручении (уведомление передается только после доставки (вручения), до востребования – после востребования адресатом);
2. С доставкой почтой;
3. С доставкой в срок, указанный отправителем (только в пункты, имеющие телеграфную связь); не принимаются для отправки в войсковые части, полевые почты, морские и речные суды. Столицы – не менее чем за сутки до даты вручения, другие пункты – не менее чем за 3 суток.
4. С оплаченным ответом;
5. Письмо-телеграмма и др.
Телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка установленной формы или на бумаге светлых тонов. Допускается оформлять в рукописном виде без наличия технических возможностей. Телеграмма строится из двух частей, разделенных чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают), вторую (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают.
Первая часть содержит реквизиты:
— Отметка о категории и виде телеграммы. Указываются составителем перед адресом. Обыкновенная – отметка о категории не делается.
— Адрес и наименование получателя. Используется телеграфный или телетайпный адрес организации, зарегистрированный на телеграфе. Телеграфный адрес состоит из наименования места назначения, условного наименования организации и фамилии должностного лица получателя (прописными буквами): ТЮМЕНЬ ГЛАВСИБПРОМСТРОЙ ВОЛКОВУ. Если организация не имеет условного телеграфного адреса, то он оформляется обычным способом.
Цифровые данные пишутся словами. Цифрами обозначаются только заводские и торговые знаки и марки, номера домов, индексы документов. Текст печатается прописными буквами через два интервала без абзацев. Исправления и перенос слов не допускаются. Расстояние между словами – два удара пробела.
Не следует заканчивать текст телеграммы цифрами, чтобы не перепутать их с регистрационным номером. Длина телеграммы не более 300 слов (если больше – разбивается). Текст не должен превышать 2 машинописных страниц.
— Регистрационный номер (индекс). Следует сразу после текста.
— Наименование организации-отправителя. Указывается сокращенное или условное, если они неизвестны адресату.
— Подпись должностного лица, от имени которого передается текст. Печатается с новой строки. Допускается не указывать инициалы и должность лица, от имени которого передается телеграмма.
Вторая часть телеграммы содержит следующие реквизиты:
— Наименование и почтовый адрес организации-отправителя.
— Наименование должности, подпись, расшифровка подписи должностного лица, подписавшего текст телеграммы.
— Печать. Подпись должностного лица заверяется печатью организации или специальной печатью “для телеграмм”.
— Дата. Дата подписания телеграммы должна соответствовать дате ее отправления.
Телеграммы составляются в 2-х экземплярах:
1- Подписанный и удостоверенный печатью направляется на телеграф;
2- Содержит почтовый штемпель, фиксирующий дату, время передачи и номер отделения связи, подшивается в дело.
Телекс
Телекс – это обобщенное название различных по содержанию документов, отправляемых по абонентской телексной сети (телетайп, телепринт – аппарат телеграфной связи, абонируемый организациями). телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах. Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации – точек и запятых – и разных шрифтов. требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм
Факсограмма
Факсограмма (факс, телефакс) – это получаемая на бумажном носителе копия любого вида документа, переданного по каналам факсимильной связи.
В отличие от телеграммы или телекса эта связь позволяет получать изображение отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлинника. Факс является практически копией переданного документа, поэтому особенности в оформлении документов, предназначенных для передачи по факсимильной связи идентичны требованиям к оформлению соответствующих видов документов. Чаще всего факсимильные сообщения заменяют письма или телефонограммы.
Исходящий факс оформляется в одном экземпляре с соблюдением всех нормативных требований, установленных к оформлению соответствующего вида документа, после передачи он подшивается в дело. Входящие факсы содержат дополнительные отметки, которые печатает аппарат факсимильной связи – указание (код) отправителя, дату и время передачи, номер факса, количество страниц. Не рекомендуется отправлять по факсу документы объемом более 5 листов формата А4. Запрещается передавать по каналам факсимильной связи документы ограниченного распространения.
По скорости передачи информации факсимильная связь равнозначна телексной связи, но обладает очевидным преимуществом: позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе.
Телефонограмма
Это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем от руки. Телефонограммы применяются в пределах действия местной телефонной связи.
Телефонограммой принимаются оперативные распоряжения, информация для руководства, приглашения на совещания и заседания, срочные поручения (когда передача по телефону требует документального оформления).
Оформляется в единственном экземпляре на общем бланке (более 200 в год – специальный бланк). Содержит реквизиты:
— Наименование вида документа;
— Адресат. Если адресатов много, то составляется список на рассылку с указанием номеров адресатов. Не указывается почтовый адрес, но указывается номер телефона, по которому можно позвонить.
— Подпись (должность, подпись, расшифровка подписи);
Далее пишется слова “передал” и “принял” и указывается должность, фамилия, номер телефона передавшего и принявшего.
При составлении текста телефонограмм соблюдаются следующие правила:
1. Передается срочная и краткая информация;
2. На передаются логически сложные тексты;
3. Текст не должен содержать более 50 слов и редкоупотребляемые и трудновыговариваемые слова;
4. Если в тексте есть трудновоспринимаемые на слух имена собственные их рекомендуется передавать по буквам.
Телефонограмма записывается в специальный журнал и регистрируется в картотеке или журнале. При регистрации указываются:
2. Дата телефонограммы;
3. Регистрационный номер;
5. Подпись (должность, подпись, расшифровка);
Тот, кто принял телефонограмму, записывает должность, фамилию, № телефона передавшего и одновременно записывает свою должность, фамилию и № телефона. Правильность приема проверяется повторным чтением. Принявший телефонограмму проверяет, все ли правильно. Он несет ответственность за правильность записи сообщения и направления на исполнение. Указываются часы и минуты принятия телефонограммы.
Журнал приема телефонограмм содержит графы:
| № п/п | Автор | Дата | Рег.№ | Адресат | Текст | Подпись | Передал-принял | Время передачи | Подпись адресата об ознакомлении | Отметка об исполнении |
Популярное:
Генезис конфликтологии как науки в древней Греции: Для уяснения предыстории конфликтологии существенное значение имеет обращение к античной.
Как распознать напряжение: Говоря о мышечном напряжении, мы в первую очередь имеем в виду мускулы, прикрепленные к костям .
Почему стероиды повышают давление?: Основных причин три.
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку.
Система поиска информации
Источник: megaobuchalka.ru
Телеграмма и телефонограмма. Порядок их составления и оформления.
Телеграмма (телетайпограмма) — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — по телеграфной сети общего пользования.
Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на светлой бумаге).
Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.
В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, нумерации домов, индексах документов. Знаки «№»,«—»,«+» и др. следует писать словами — соответственно «номер» или «HP», «минус», «плюс» и др.
Текст телеграммы заканчивается точкой («тчк») и не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.
В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, предпочтение отдается более коротким словам, нейтральной деловой лексике, не вызывающей различий в толковании; не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное. Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца, В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.
В нижней части телеграммы под чертой указываются адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания,
Телефонограмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.
Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.).
Обязательными реквизитами телефонограммы являются исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.
В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru