С переходом многих компаний на «удаленку» общение в корпоративных чатах увеличилось. Коллективу повезло, если рабочий чат используется по назначению и в бизнес-время. Однако велики риски, что многие чаты рискуют превратиться в хранилища спама и нескончаемых звуковых уведомлений, в том числе после работы и в выходные дни.
Татьяна Гладкая
Консультант по светскому и деловому этикету, преподаватель по этикету Татьяна Гладкая поделилась с Office Life основными правилами цифрового этикета в корпоративных чатах.
Важно понимать, что сегодня переписка в мессенджере с коллегами — это приоритетный вид общения. Телефонные звонки используются все реже. Они нужны на начальном этапе сотрудничества и для определения того, где дальше будет проходить коммуникация: в Viber, Telegram и пр.
Современному специалисту просто необходимо знать и соблюдать правила делового общения в рабочих группах.
Моё Школьное Прошлое..
Основные правила цифрового этикета в корпоративных чатах
Соблюдайте график работы чата
Часто рабочий чат воспринимается как обычные соцсети, где можно обмениваться сообщениями или публиковать посты в любое время суток. Но рабочий чат — это другое. Его можно сравнить с онлайн-предприятием, у которого обязательно есть свой график работы. Его определяет администратор чата и прописывает в уставе чата.
Поэтому, если администратор определил, что чат работает с 9:00 до 18:00, значит, обмениваться сообщениями в нем можно только в это время. Если же временные рамки не установлены, следует руководствоваться здравым смыслом и не писать сообщения ранним утром или глубокой ночью.
Ориентироваться лучше на бизнес-время компании: если вы работаете с 8:00 до 17:00, то и рабочий чат активен в эти временные рамки.
Но бывает, что чат создается под конкретный проект — например, для организации вечернего концерта. Тогда администратор чата может определить график работы исходя из специфики проекта — к примеру, с 12:00 и до 2:00.
Нарушать график работы чата — значит, проявить неуважение к его участникам.
Не игнорируйте чат
Бывают ситуации, когда сотрудник по каким-то причинам не принимает активного участия в работе чата. Например, отключает оповещения, переносит чат в архив или же читает переписку, но продолжает обсуждение в личном чате или по телефону. Такое поведение характерно для людей старой закалки, которые в мире цифровых технологий чувствуют себя неуверенно и некомфортно, а также для тех, кто привык быть в тени и в обычной жизни.
Порой общению в чате мешает личная неприязнь. Например, если кто-то из сотрудников не ладит друг с другом, то и в Сети диалог не состоится. КПД таких специалистов в эпоху пандемии стремится к нулю. Решить проблему должны руководители, которые могут донести до подчиненного важность работы в чате. При необходимости стоит научить сотрудников пользоваться мессенджерами.
КАДРЮ ПАПИКОВ В ОДНОКЛАССНИКАХ 15
И конечно, следует уладить конфликтные вопросы.
Не забудьте поздороваться
Общение в рабочем чате, как и в офисе, начинается с приветствий. Когда мы приходим на рабочее место, то здороваемся с коллегами, руководством, подчиненными, клиентами и др. Обмениваемся приветствиями, как правило, в начале рабочего дня или когда видим человека впервые за день, пусть даже вечером.
Приветствие коллег — это естественная часть этикета. В рабочем чате действуют те же правила, только со своей спецификой. Здороваться нужно с участниками, когда мы пишем сообщение первыми.
Для делового общения больше всего подходят приветствия «добрый день» или «здравствуйте». А вот «доброе утро» или «добрый вечер» больше применимы в частной жизни.
Не следует употреблять фразу «доброго времени суток». Она не имеет смысла. Это приветствие пришло к нам из мира блогерства и к грамотной речи не имеет отношения.
А вот прощаться в рабочем чате необязательно. Это может сделать администратор чата или руководитель, который в конце дня подведет итоги работы или напомнит другим сотрудникам, что рабочее время чата подходит к завершению. Например: «Коллеги, на сегодня прощаемся. Завтра обсудим вопросы. » Отвечать на это сообщение не нужно.
Можно лишь поставить лайк.
Не делите одно сообщение на несколько
Каждое сообщение в групповом рабочем чате сопровождается звуковым оповещением. И если кто-то из сотрудников отправляет в чат множество сообщений, связанных одним и тем же смыслом, это раздражает остальных. Например. «Добрый день». «Скажите, решен ли вопросы с макетом?» «Когда можно будет отдать его на согласование?
» Эти три предложения должны быть написаны одним сообщением, а не тремя. Иначе чат превращается в балаган.
Учтите, если сообщение адресовано конкретному человеку, то лучше его отметить, чтобы получить оперативный ответ.
И, кстати, отвечать на сообщения в рабочем чате идеально сразу, но допустимо и до конца рабочего дня. В любом случае ответ обязателен, даже если вопрос нельзя решить за день. Например, можно ответить: «Я узнаю эту информацию завтра». Оставлять сообщение без ответа непрофессионально.
На рабочие электронные письма допустимо отвечать в течение 24 часов. Раньше сроки были больше — до трех дней. Но мир меняется, становится динамичнее, а значит, и получать ответы мы хотим оперативнее.
Пишите, не сокращайте
«Пжл», «Спс», «ДД» — эти сокращения, возможно, и помогают сэкономить время автору, но адресату, наоборот, могут усложнить жизнь. Потому что тот, кто не использует такие сокращения, может не знать их значений. А на расшифровку уходит время. Сокращая вежливые фразы, мы снижаем или даже уничтожаем их значение. Тогда в чем смысл?
Все же компетентному специалисту лучше употреблять слова «пожалуйста», «спасибо», «добрый день».
Уважайте знаки препинания
Не знаю, чем руководствуются люди, которые игнорируют запятые, точки, другие знаки препинания, а также не обращают внимания на орфографию.
Рабочий чат не исключение, там тоже нужно писать правильно. Если ваш коллега ошибся в написании или делает систематические описки, можно вежливо сказать ему об этом в личном сообщении, а не при всех. Также групповой чат не место для публичной порки и оценки профессионализма сотрудников. Если руководитель или коллега недоволен работой какого-то сотрудника, то разбирать этот вопрос нужно лично, а не публично.
А если вы вдруг «вышли из себя», лучше покиньте на время чат. Выплескивать эмоции на всех не стоит. Коллеги запасутся попкорном, а проблема все равно не решится.
Не кричите
«Почему на меня кричат?» — такой вопрос возникает, когда читаешь сообщение, написанное CAPS LOCK. Прописные буквы в обычных рабочих сообщениях — это крик, излишняя эмоциональность, которая создает накаленную обстановку. Часто люди пишут так случайно, не придавая особого значения эмоциональной нагрузке. Но бывает, что и специально используют большие буквы, чтобы до коллеги «дошло наконец-то». Подобного написания этикет делового общения не приветствует.
Проверяйте, тот ли это чат
Количество чатов, которыми пользуется человек в течение дня, может достигать десятка: чат друзей, чат одноклассников, чат с родителями, чат детского садика, чат школы и др. При таком количестве групп можно ошибиться и отправить сообщение не по адресу. Хорошо, если сообщение будет нейтральным. Другое дело, если очень личным или оскорбительным для участника чата.
Например, вы нелестно высказались другу по поводу начальника и отправили сообщение в рабочий чат. Это неловкий или даже патовый момент. Поэтому старайтесь разделять чаты по папкам и перед отправкой убеждайтесь, что это нужный чат.
Если вы все же отправили сообщение не туда, его нужно удались и тут же написать: «Прошу прощения, сообщение отправлено по ошибке». Причину можно не указывать. Но никогда нельзя не удалять неуместное сообщение, и удалять его без пояснений тоже некрасиво. Так как может показаться, что вы удалили что-то важное.
Удалять необходимо и сообщение, которое нечаянно отправил ребенок. Такое случается довольно часто, если родители дают телефон в руки дошкольнику. В бессмысленном наборе букв и смайлов, конечно, нет ничего ужасного, но все же лучше этого избегать.
Кстати, не только дети шлют смайлики и сердечки. Некоторые взрослые тоже увлекаются эмодзи, что совершенно не подходит для деловой переписки. Поэтому из рабочего чата выселяем обезьянок, ангелочков, русалок и прочих жителей стикерпаков. Но, конечно, во всех правилах есть исключения — это стикеры: фейерверки, цветы, подарки по случаю праздника или торжественного события вполне уместны.
Не пересылайте скриншоты чата
Но совершенно невежливо, а иногда и незаконно пересылать скриншоты рабочей переписки третьим лицам. Такие скриншоты могут быть оскорбительными для участников чата и даже содержать коммерческую тайну. Пересылать скрин переписки можно лишь с согласия ее участников. Бывает, что ради веселья из группы в группу пересылаются веселые скрины.
Например, когда один из сотрудников сделал ошибку в слове или повел себя некорректно. Это по меньшей мере невежливо по отношению к автору сообщений. Недопустимо пересылать в общий чат скрины личной переписки, участники которой не давали на это согласия.
Еще совет по поводу скриншотов — не используйте их, если пересылаете, например, номер телефона, договора или пароль, который другому сотруднику нужно будет вводить. Позаботьтесь о том, чтобы такая информация была в обычном сообщении, то есть чтобы пароль или номер телефона можно было скопировать и вставить, а не тратить время на набор цифр и букв.
Избегайте голосовых сообщений
Обмениваться голосовыми сообщениями в мессенджерах можно только в случае крайней необходимости, заранее получив разрешение на их отправку. Нужно понимать, что голосовые сообщения неудобно прослушивать, часто для этого требуются наушники, которые не всегда под рукой.
Голосовые сообщения отправляйте только тогда, если нет других вариантов, предварительно спросив на это разрешение. Если в чате много человек, то, конечно, разрешение нужно спрашивать не у всех, а лишь у администратора чата.
Следует ли назначать модератора чата, который следил бы за порядком?
Администратор рабочего чата обязательно назначается, если в чате более 10 сотрудников. В ином случае считается, что тот, кто создает чат, тот за ним и следит. Именно этот человек определяет и регулирует правила жизни чата, то есть его устав.
Администратор обозначает график работы чата, может вводить запреты на какие-то темы, добавлять участников, штрафовать тех, кто нарушает правила, или делать предупреждения, предлагать какие-то изменения, публиковать утвержденные макеты и пр.
Правила чата можно оставить в закрепленном сообщении либо периодически напоминать о них в самом чате. Правда, иногда нарушение правил способно спасти ситуацию. Вполне возможно, что веселый смайлик или случайное селфи только порадуют коллектив и снимут напряжение.
Рабочий чат — это рабочий инструмент, где нет места излишней эмоциональности и где нужно соблюдать правила делового общения. То есть сотрудники должны понимать, что, общаясь в чате, они находятся на работе, в офисе, на совещании и т. д. А основные принципы существования рабочего чата — это уважение ко всем его участникам, к правилам работы чата, понимание, что от эффективности работы в чате зависит успех компании.
Источник: officelife.media
Как выжить в групповых чатах
Групповые чаты станут гораздо менее раздражающими для всех участников, если придерживаться несложных правил.
Ольга Лукинова
Создатель Telegram-канала «Цифровой этикет».
Однажды я попала в групповой чат, в котором семь человек договаривались об организации конференции. Сначала всё шло хорошо. А потом все семь человек стали отправлять друг другу голосовые сообщения. А семь человек, как известно, за единицу времени способны надиктовать гораздо больше голосовых сообщений, чем те же семь человек за эту же единицу времени могут прослушать. Поэтому весь чат превратился в чат непрослушанных голосовых сообщений, разбавленных текстами: «Ну послушайте же моё голосовое!»
Как общаться в групповых чатах, чтобы никого не бесить, самому не беситься, а все вопросы решать быстро и мирно?
1. Если можно не создавать лишний групповой чат, не создавайте
Групповых чатов не должно быть много. Чем их больше, тем больше уведомлений и выше риск, что вы ошибётесь окнами. Если уже есть чат, в котором собраны нужные вам для разговора люди, обсуждайте вопрос в этом же чате.
Например, если вы уже создавали чат, в котором обсуждали подарок для коллеги, то через год новый чат создавать не обязательно. Можно вернуться в старый и продолжать обсуждение там.
2. Спрашивайте разрешение на добавление в чат
Если вы планируете собрать чат, спросите разрешения у каждого участника, которого собираетесь добавить. Кому-то не интересна тема, кто-то ненавидит чаты. Вот вы включили ни в чём не повинных людей в беседу. Если человек не постесняется, то выйдет из чата. Если постесняется, то просто отключит уведомления.
А если постесняется выходить, а уведомления отключать не умеет, то вы рискуете оказаться в чате с самыми раздражёнными и грустными участниками.
3. Обговорите правила чата
Подумайте над правилами чата и постарайтесь договориться о них со всеми участниками. Если вы сами инициируете чат, то сообщайте правила людям в тот момент, когда их приглашаете, или закрепите правила верхним сообщением. Если вы состоите в чате, в котором о правилах никто не договаривался, то можете предложить простые нормы взаимодействия, например не флудить и не писать по ночам.
4. Кстати, да — не пишите по ночам
Не все могут позволить себе отключать уведомления телефона на ночь. Поэтому если вы захотели написать в групповой чат ночью, то потерпите до утра, чтобы никого не разбудить.
5. Говорите только о том, что касается нескольких человек
Личные вопросы обсуждайте в личной переписке. Если возникла тема, которая не связана с темой чата или касается только одного человека, а не всех участников, то переходите в личные сообщения — там вы не будете тревожить людей и не заставите их быть невольными свидетелями ваших личных разговоров.
6. Воздержитесь от голосовых сообщений
Отправляйте голосовые сообщения в общий чат, только если все участники пишут вам: «Валерий Степанович, не откажи, спой песню, нашу любимую, пришли нам голосовое». Вот тогда расчехляйте микрофон, пойте и отправляйте в чат. В остальных случаях голосовые в групповых переписках приведут к тому, что их никто не будет слушать: поток сообщений в групповых чатах больше, чем в личных, а значит и прослушать все войсы участники не смогут. Оставьте голосовые для личных переписок.
7. Не разбивайте сообщения на разные слова
Одна фраза — одно сообщение. Это правило работает и для личных переписок, но для групповых оно должно соблюдаться особо строго.
Один человек пишет:
Вроде всё понятно, что он сказать хотел. Но в чате есть ещё один человек, который пишет примерно так же:
Вроде тоже понятно. А потом в одном чате это всё перемешалось, потому что они пишут одновременно:
А если к этому разговору подключится третий, четвёртый, пятый человек, то разговор превратится в бессмысленный набор слов.
8. Не отправляйте сообщения без смысла
Смайлики, приветствия, прощания не несут смысловой нагрузки, но тревожат всех участников чата. Печально наблюдать, как двадцать человек получают уведомления, достают смартфоны, открывают приложения, видят смайлик, закрывают приложение, убирают смартфоны, снова получают уведомления, снова достают смартфоны, снова открывают приложения, видят второй смайлик — и так повторяется много раз.
9. Называйте людей, к которым обращаетесь
Если в групповом чате много людей, а вы ждёте ответа только от одного, назовите его имя или отметьте тегом. Тогда человек поймёт, что обращаются к нему, и оперативнее отреагирует.
10. Не отправляйте ссылки, файлы, картинки без комментария
Что ваши собеседники должны сделать с присланной информацией? Как срочно? Напишите, для чего вы это прислали, и пользователи поймут, как реагировать. Никто не станет открывать ссылку, если вы не пояснили, что по этой ссылке опубликовано.
11. Научитесь отключать уведомления
Чтобы меньше раздражаться из-за чатов, отключайте уведомления. Почти в каждом мессенджере можно отключить оповещения у отдельных диалогов. А если беседа стала слишком назойливой и бесполезной, смело покидайте чат.
Как понять, что пора покинуть беседу? Если у вас скопилось несколько сотен непрочитанных сообщений в чате, значит, скорее всего, вы их не прочтёте никогда. Смело бегите с этого корабля.
- 7 правил делового общения в мессенджерах
- Правила цифрового этикета, о которых нельзя забывать
- 21 сообщение, которое выведет из себя любого
Источник: lifehacker.ru
Как отследить активность друзей в WhatsApp: обзор
Сегодня мы узнаем, как в Ватсапе посмотреть кто онлайн, как незаметно отследить время посещения, читать чужую переписку, смотреть фото и прослушать голосовые. Лучшие способы отследить активность пользователя WhatsApp. Полный мониторинг от Reptilicus.
Всем известно, что отследить активность друзей в Ватсапе, чтобы увидеть сколько времени они были в онлайн, заходили ли к Вам в гости, интересовались ли Вашим аватаром – невозможно.
В WhatsApp отследить можно (если зайти в чат) только следующее:
- Человек сейчас в мессенджере – будет гореть «онлайн»
- Человек сейчас Вам пишет – «печатает…»
- Человек Вам отсылает голосовое или фото – «загружается медиа»
- Когда человек был последний раз в мессенджере – «был(-а)…»
- Человек не прочитал Ваше сообщение – серая галка возле Вашего сообщения
- Человек прочитал Ваше сообщение – две светло-синие галки возле Вашего сообщения
Всё. Больше получить какую-либо информацию невозможно. Сама политика этого мессенджера запрещает следить друг за другом. Они считают, что это правильно, ведь люди должны спокойно общаться, а не следить кто куда заходил и кто когда где был. Это их полное право.
Именно поэтому были созданы программы, позволяющие следить за пользователями Ватсапа удаленно на расстоянии. Такие сторонние приложения нуждаются в обязательной установке. Но без них узнать что-то о пользователе нельзя.
Способ 1. Sotla — Online Status of users
Sotla – это приложение, которое позволит отследить онлайн статус друзей в Ватсапе. Считается одним из самых стабильных и безопасных софтов. Скачать его можно с Google Play. Доступно только на английском языке.
Перед тем, как в Ватсапе посмотреть кто онлайн, нужно сделать следующие шаги:
Шаг 1. Установить приложение на свой телефон и запустить его.
Шаг 2. Предоставить все доступы, которые потребует программа (сохранение системных данных).
Шаг 3. В правом углу сверху нажать на знак «+». Выбрать WhatsApp.
Шаг 4. Ввести номер и никнейм (имя) своего друга, отследить активность в Ватсапе которого Вы хотите.
Всё. Теперь Вы сможете отследить активность пользователя whatsapp и видеть его онлайн статус. Также Вам будет видно время (мин/часов/дней назад) его последнего посещения.
По желанию установите галку на уведомлениях, и тогда Вы будете получать уведомления на свой телефон, когда этот пользователь зайдет в Ватсап. Вот так Вы сможете в Ватсапе посмотреть кто онлайн из Ваших друзей.