Телеграмма— документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу, Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.
В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: «внеочередная», «правительственная», «срочная» и т.д. Категория телеграммы указывается перед адресатом.
В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения ее обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес: Например:
КЕМЕРОВО КОЛОС ПЕТРОВУ
КРАСНОЯРСК КОБРА МАХИНУ
ТОМСК ГРАНИТ ПАХОМОВУ
Трафик Telegram
В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются.
Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента — заключения. Лишь в исключительных случаях допускают краткое доказательство.
Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка — тчк, запятая — зпт, двоеточие: двтч, кавычки — квч, скобки — скб.
Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), — (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), ? (вопросительный знак), % (проценты), : (деление) и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.
Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях и подобных случаях, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.
Бланки для телефонограмм целесообразно иметь при большом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре.
Денис Тарасов, Дмитрий Афанасьев — Атакуем цепочку поставок
Реквизиты телефонограммы: название учреждения — автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы.
При составлении телефонограмм придерживаются следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной.
При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.
Факс. Факсом или телефаксом называют любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию.
Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д. Обычно по факсу предают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи. Документы должны быть напечатаны чётким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (чёрными, тёмно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью.
28. Акт как вид информационно-справочного документа
Акт — это документ, составляемый группой лиц подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо — при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т.д. Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение.
Текст введения должен содержать ссылку на документ, послуживший основанием для проведения проверки (работы комиссии), список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт (их перечисляют в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, должны быть указаны и названия этих учреждений.
Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.
Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из нескольких пунктов.
В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).
Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но имеет право изложить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.
29. Правила оформления делового письма
Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.
Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.
Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более «устойчивой».
Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.
Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.38-90.
Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет
организовать централизованное изготовление бланков для писем;
уменьшить стоимость машинописных работ;
сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
облегчить визуальный поиск необходимой информации;
расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.
Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.
Согласно ГОСТ 6.38-90, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 31 реквизита. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов;
1) Государственный герб (для государственных предприятий);
2) эмблема организации;
3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;
4) код документа по ОКУД (если есть);
5) наименование организации (полное и сокращенное);
6) почтовый и телеграфный адреса;
7) номер телефона;
8) номер факса, телетайпа;
9) номер счета в банке;
И) индекс документа;
12) ссылка на индекс и дату входящего документа;
14) заголовок к тексту;
17) фамилия и телефон исполнителя.
Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов.
Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(9) печатаются, как правило, типографским способом.
Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
Источник: stydopedia.ru
Виды телеграмм
Согласно «Правил пользования телеграфной связью» телеграммы передиляються на:
o внутренние,
o международные.
Внутренние телеграммы, в свою очередь, делятся на:
o междугородные — те, что принимаются отделением связи в одном населенном пункте, а доставляются к другому;
o местные — те, что принимаются и доставляются в пределах одного населенного пункта.
Все телеграммы в зависимости от направления передиляються на:
o выходные — те, что принимаются от отправителей в отделении связи;
o входные — те, что доставляются адресатам отделением связи;
o транзитные — проходящие через отделения связи транзитом.
По категориям телеграммы подразделяются на:
o вне категории;
o внеочередная; Президент Украины;
o высшая правительственная;
К телеграмм вне категории относятся телеграммы с обозначениями:
Право представления этих телеграмм определяется специальными инструкциями.
К телеграмм ВНЕОЧЕРЕДНАЯ принадлежат телеграммы с обозначениями:
o АВАРИЯ — с сообщением о происшествиях (катастрофы, аварии на различных видах транспорта). Эти телеграммы имеют право отсылать должностные лица соответствующих министерств, других центральных и местных органов исполнительной власти.
o ШТОРМ, АВИА — с сообщениями об опасных гидрометеорологических и экстремальные природные явления.
o ПРЕЗИДЕНТ УКРАИНЫ, ВЫСШАЯ ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ, ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ — принимаются только за подписью высших должностных лиц.
К категории СРОЧНАЯ относятся:
o телеграммы, обрабатываются в сжатые сроки и оплачиваются по более высокому тарифу;
o телеграммы с обозначением МЕТЕО;
телеграммы междугородных телефонных станций, имеющих обозначения СРОЧНАЯ РАЗГОВОР.
К обычным относятся телеграммы, не имеющие обозначения о категории.
По видам телеграммы передиляються:
o с уведомлением о вручении;
o с оплаченным ответом;
o с заказанным отправителем сроком получения;
o с получением на хуцожньому бланке;
o схемная телеграмма;
o с доставкой по почте;
o служебные (предприятий и объединений Госкомсвязи Украины).
Телеграммы «До востребования», на номер абонентского ящика на номер воинской части
Телеграммы относятся «До востребования» на номер
^ Абонентской учреждения и телексу;
^ Квартирного телефона и телефакса.
Телеграммы «До востребования» принимаются только на адреса частных лиц с указанием их фамилии, имени и отчества.
В телеграммах, адресованных в города на номер абонентского ящика, полка, «До востребования», обязательно указывается пункт назначения и номер городского отделения связи.
Запрещается принимать телеграммы «До востребования» в адрес воинских частей и учреждений, на которые возложено исполнение наказаний.
В телеграмме, адресованной на номер телефона или телефакса, необходимо указывать полный адрес абонента.
Телеграмма должна быть написана ручкой или напечатана на пишущей машинке, компьютере без исправлений и перечеркнуты.
Предприятие связи может засвидетельствовать любой факт, о котором сообщается в телеграмме, подпись адресанта или поручение, которое пересылается телеграммой. Адресант должен предъявить официальную справку или удостоверение, где подтверждается факт, о котором говорится в телеграмме.
Государственный комитет связи Передача
и информатизации Украины _го__год._хв
Телеграмма Номер раб. места ____
№__ Передал ________
Отметка категории и вида телеграммы
Куда Полтава 2 Лесная +10 8 апреля
Кому Козаченко Светлане Демьяновне
Срочно приезжай заболел отец Степан
Фамилия и адрес отправителя Бойко СИ. Киев, 1,
(не оплачивается и каналами ул. Софиевская, 21, кв. С
Источник: studentopedia.ru
Что такое телеграмма и как ее отправить?
Некоторое время назад люди активно пользовались таким видом сообщения, как телеграмма. В то время не было сотовых телефонов, да и стационарные были далеко не в каждой квартире. Поэтому при необходимости сообщить срочную весть или поздравить близкого человека с праздником многие пользовались почтовыми телеграммами.
В настоящее время, в век высоких технологий, этот вид сообщений утратил свою популярность, но все же не остался забыт. Некоторые люди по-прежнему используют телеграф для поздравления родных и близких с праздниками. Ведь такой способ в наше время считается необычным и даже оригинальным. Хотите удивить кого-то своим поздравлением? Пришлите ему поздравительную телеграмму — и такой подарок обязательно останется в памяти на долгое время.
Но все же современные жители мегаполисов, а также небольших городков в большинстве не знают, что такое телеграмма и как ее отправить. Данная статья расскажет об этом интересном и практически забытом виде сообщений, каждом варианте и способах отправки телеграммы.
Телеграмма — что это такое?
Что такое телеграмма? Определение этого слова звучит так: телеграмма – это текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи как внутри страны, так и за рубеж.
Телеграммы делятся на несколько категорий:
- Правительственная.
- Простая.
- Срочная.
- Заверенная.
- С уведомлением о вручении.
- С оплаченным обратным ответом.
Обычно люди пользуются срочными и простыми телеграммами.
Еще в недалеком прошлом каждый ребенок знал, что такое телеграмма. Определение для детей, живущих в мире высоких технологий, можно сформулировать приблизительно так: это письмо на бумаге, которое принесет почтальон и вручит лично в руки.
Правила заполнения бланка телеграммы
При заполнении телеграммы в первый раз могут возникнуть трудности. Ведь что такое телеграмма? Это не простое текстовое сообщение, а слова, которые будут переданы при помощи телеграфа. Поэтому к написанию текста телеграммы следует подойти крайне внимательно. Раньше для этого использовали азбуку Морзе, а в настоящее время для этого используют цифровые технологии.
Необходимо составить ее таким образом, чтобы в ней по возможности не встречалось предлогов, союзов и знаков препинания. В телеграфном способе передачи сообщений их просто не существует. В случае необходимости поставить какой-либо знак в предложении, его пишут сокращенно буквами. Например, запятая – зпт, точка – тчк, скобки – скб, двоеточие – двтч. А предлоги просто пропускаются.
Поэтому, составляя текст и переписывая его на бланк для телеграммы, необходимо учитывать эти нехитрые правила.
Другие виды телеграфных сообщений в основном используются при необходимости при оформлении каких-либо документов, где обязательно должен быть экземпляр именно такого сообщения.
Как рассчитывается цена телеграммы и срок ее доставки
Стоимость за передачу такого сообщения рассчитывается в зависимости от длины текста, вида телеграммы и дополнительных услуг, прикрепленных к ней.
Оператор считает, сколько слов написано в бланке, учитываются также данные адресата. Количество слов умножается на установленный тариф, и получается сумма к оплате за телеграмму.
Сроки доставки разнятся в зависимости от категории самой телеграммы. В случае если была отправлена правительственная или срочная, через 3 часа она будет доставлена по месту назначения, а простая найдет своего адресата в течение 6 часов.
Последовательность заполнения бланка телеграммы
Заполняя бланк телеграммы, необходимо быть внимательным и не допускать ошибок. Любые исправления, сделанные непосредственно на самом бланке, следует заверить подписью отправителя.
Заполнение бланка следует начать, отметив категорию телеграммы. В случае если категория «простая», то она не указывается.
Следующая отметка на бланке — это вид телеграммы. Она может быть: с вручением в руки, художественная, с доставкой, криптограмма и др. В случае если телеграмма не подходит ни к одному из видов, отметку не ставят.
Далее заполняется поле, где указывается адрес, по которому необходимо доставить телеграмму. Также следует указать данные адресата, его фамилию, имя, отчество.
Следующий пункт в заполнении телеграммы — это написание самого текста сообщения. Он может состоять из двух слов, а может и из нескольких предложений. Главное, при заполнении не забывать о правилах написания знаков препинания.
И последним пунктом является подпись отправителя. Она не является обязательной и при нежелании можно оставить эту графу пустой.
Что такое телеграмма с уведомлением
Телеграммы используются не только для поздравлений. Их также используют как доказательство в судебных спорах. Отправленная адресату телеграмма с уведомлением остается как доказательство имеющегося сообщения. Необходимо лишь сохранить копию, заверенную отделением почты, с которой она была отправлена.
Что такое телеграмма с уведомлением? При пометке «телеграмма с уведомлением» отправившему человеку придет отчет о доставке адресату. В случае если адресат не был найден по указанному адресу, на который она была отправлена, а по справке из ГИБДД он проживает именно по этому адресу, отправителю придет уведомление, что телеграмма не дошла до адресата, в силу его отсутствия по месту проживания. В этом случае можно смело предъявить в суде копию как доказательство, что вы сделали все возможное для сообщения адресату о важных фактах дела.
Поздравительные телеграммы
Как было упомянуто ранее, телеграммы в настоящее время все чаще используют для поздравления родных и близких людей с праздниками, как оригинальный способ. Такой вид поздравления подходит для любого праздника. На бланке можно написать искреннее пожелание или шуточное поздравление и послать адресату по почте. Очень приятно осознавать, что кто-то решил выйти за рамки привычного и поздравить именно вас с праздником таким оригинальным способом.
Но также существуют открытки в виде красивого бланка телеграммы. Они могут быть в честь любого праздника. На 8 Марта на ней нарисованы цветы, новогодняя телеграмма украшена сугробами и символами праздника, и еще много-много различных идей можно встретить, выбирая поздравительный вариант.
Особенно интересными и веселыми могут оказаться шуточные телеграммы. Такой вид поздравления окажется идеальным для людей с чувством юмора и любящих повеселиться. Самое интересное, что рынок не ограничен в таких предложениях. Они бывают как с уже написанным креативным текстом, так и с пустыми строчками для изложения вашей мысли. Остается лишь найти идеальную открытку-телеграмму и отправить ее адресату.
Как отправить
Многие люди задаются вопросом, что такое телеграмма и как ее отправить? В первой половине статьи уже дано определение этого вида сообщений, а в следующем разделе будут описаны способы его отправки.
Послать телеграмму можно традиционным способом. Это значит необходимо прийти в ближайшее отделение почты, заполнить бланк и вписать в него текст сообщения, оплатить по установленным тарифам, и дело сделано. Адресат получит ее точно в положенный срок. Если оплатить телеграмму с уведомлением, вы получите сообщение о вручении лично в руки.
Как отправить телеграмму, не выходя из дома
В век интернета было бы странно не иметь возможности отправить телеграмму по Всемирной паутине. В настоящее время создана специальная программа для отправки таких сообщений через интернет. Необходимо лишь зайти на ее страничку и зарегистрироваться, на экране появится электронный бланк. После того как вы его заполните, останется лишь оплатить.
Обычно вариантов оплаты предоставляется несколько. Это может быть списание со счета мобильного телефона, оплата банковской картой или электронными деньгами (например, «Яндекс.Деньги»). После списания необходимой суммы с вашего счета адресат получит телеграмму, а вам придет сообщение о доставке.
Услуги телефонных компаний
Еще один удобный способ отправки сообщения предлагают телефонные компании. При подключении стационарного телефонного аппарата можно дополнить его такой услугой, при помощи которой отправляется телеграмма через телефон. Оплату можно будет совершить одной из предложенных телефонной компанией платежных систем.
Этим способом зачастую пользуются люди, чья профессия подразумевает секреты и тайны. Например, это могут быть ученые, работающие над новым проектом, журналисты, стремящиеся найти и опубликовать сенсационную новость, или бизнес-партнеры, которым нельзя раскрывать секретов перед своими конкурентами. Что такое телеграмма для каждого из этих людей? Это безопасный способ передачи данных лично в руки.
В некоторых странах, таких как Индия, Дания, Нидерланды, решили полностью отказаться от телеграфного сообщения и на вопрос «Что такое телеграмма?» жителям страны будет сложно ответить. В нашей стране этот вид сообщений хоть и сбавил обороты, но продолжает существовать. В некоторых случаях существует риск невозможности продолжения работы без общения при помощи телеграммы. И пока люди пользуются телеграфным сообщением, оно будет существовать еще долгие годы.
Источник: www.syl.ru