Как известно, всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую.
К справочно-информационным документам в первую очередь относят деловые записки, переписку, протоколы, предложения, представления.
Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов — деловые письма, телеграммы, телексы, телефонограммы, факсограммы (факс), электронные сообщения и др. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.
Особо в деловой переписке выделяют наиболее массовый вид управленческой документации — деловые письма.
Деловые (служебные) письма – понятие, классификация
Письмо — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. [4]
Деловыми (служебными) письмами называют все документы, которые служат для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Даже если уже достигнута устная договоренность, подтверждение ее деловым письмом будет гарантом соблюдения ее деловым партнером.
ансамбль «Веселуха» — Калины куст #веселуха #дмитрийиващенко #калиныкуст
Здесь представлены образцы оформления деловых писем.
Все разнообразие деловых (служебных) писем классифицируют по различным признакам.
По теме деловые письма разделяют на коммерческие и собственно деловые::
- Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов. Коммерческие письма составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнерами).[3]
- Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.[3]
По выполняемым функциям деловые письма разделяют на письма-ответы и инициативные письма. Инициативные письма в свою очередь разделяются на:
- письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);
- письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).[3]
По признаку адресата деловые письма разделяют на обычные и циркулярные:
- обычные письма направляются одному получателю;
- циркулярные письма – это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчиненным инстанциям (организациям).[3]
По композиции деловые письма разделяют на одноаспектные и многоаспектные:
- В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. Такие письма более предпочтительны. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, не связанным между собой, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.
- Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.[3]
По форме отправления деловые письма разделяют на:
Письма в Telegram
- традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическую силу: договоры, оферта, рекламация);
- электронные письма и факсы (используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют).
По структуре деловые письма разделяют на:
- регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом;
- нерегламентированные, не имеющие жесткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определенного формата бумаги.
По цели деловые письма разделяют на:
- информационные, создаваемые с целью передать информацию;
- рекламные письма — документы, призванные повлиять на адресата.
Подготовка, составление и оформление делового (служебного) письма
Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а, следовательно, составляется с учетом разных аспектов. Так, например, коммерческое письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату – обычным, по композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре — чаще всего регламентированным, по цели – информационным.[3] Все перечисленное влияет на форму, языковые особенности письма и должно учитываться при его подготовке и составлении.
Этапы подготовки и составления деловых писем:
- Изучение существа вопроса — сбор достаточной информации. При необходимости – изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них.
- Подготовка и написание проекта текста письма, его редактирование.
- Согласование проекта текста письма, редактирование.
- Подписание письма руководителем.
- Исходящая регистрация (все виды деловых писем обязательно регистрируются).
- Отправка письма.
При оформлении делового письма необходимо учитывать наличие в нем следующих реквизитов:
Текст делового письма должен состоять из обращения, вводной части, основной части и заключения.
Обращение. В обращении, как правило, используются стандартные языковые формулы: «Уважаемый господин Степанов!», «Уважаемые господа! (если получатели письма неизвестны), «Уважаемые коллеги!» (используется в общении людей одной профессии)», «Господин президент!» (если адресат — должностное лицо органа власти, депутат, президент или председатель общества, компании, фирмы и т.п.).
В обращении к хорошо знакомым лицам используют менее официальные формулы: «Глубокоуважаемая Анна Петровна!», «Дорогая Анна!».
Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить.
Вводная часть. Во вводной части указывают причины, основания, цели составления документа. Они нередко сопровождаются ссылками на даты, факты, документы.
Основная часть. Основная часть текста варьируется в зависимости от его конкретного типа, поскольку в ней формулируется главная цель письма.
Заключение. Заключительная часть письма обычно представляет собой формулы вежливости: «Надеемся, что наша просьба будет выполнена», «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С пожеланиями успехов»; «Убедительно просим Вас не задерживать ответ»; «Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).
Текст письма в целом может занимать от одной до трех машинописных страниц. При составлении текста рекомендуют особое внимание обращать на грамматику, длину предложений (не более 20 слов), ясность смысла.
Другие статьи по данной теме:
- назад:Деловые записки (докладная, служебная, объяснительная, пояснительная) – понятие, особенности составления и оформления
- далее:Особенности составления информационно-рекламных и рекламных писем
- Образцы оформления деловых писем (напоминания, благодарности, претензии, информационно-рекламного)
Список использованных источников
Источник: www.ekonomika-st.ru
Письма факсы телеграммы это
По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и [c.15]
ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ — 1) организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка) 2) распорядительные документы предприятия (приказы, распоряжения, решения) 3) документы по личному составу предприятия (приказы, трудовые договора, личные дела, личные карточки, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки) 4) финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий и аудиторских заключений, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.) 5) информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.). [c.118]
Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения [c.27]
В зависимости от темы письма (факса) используются следующие обороты [c.27]
Этот реквизит оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя (адресата). Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей [c.60]
Резолюция — надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение . Резолюция закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. Четкость, конкретность, краткость — вот основные требования, предъявляемые к резолюции. Этот реквизит проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа. На письмах, факсах резолюция располагается между реквизитами адресат и текст до- [c.62]
Основание для записей претензионные письма исковые заявления, принятые арбитражем (судом) к рассмотрению письмо (факс) ответчика о согласии удовлетворить претензию постановления арбитража (суда) о принудительном взыскании ущерба или экономических санкций выписки из счетов денежных средств в банке РТ-14. [c.422]
В зависимости от объема документооборота установлено как минимум два вида бланков бланк для письма (факса) (см. прил. 1—5) и общий бланк (см. прил. б) для всех других видов документов. На бланк для [c.30]
Письма (факсы) оформляют на специальных бланках для писем (форматы А4, А5). Как правило, письмо посвящается одному вопросу, поэтому существует около сорока видов служебных писем. Каждый из них имеет свою языковую форму, которая и определяет грамматику и стиль письма. [c.54]
Поздравительные письма, факсы, адреса 1 год [c.251]
П информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.). [c.25]
В письмах, факсах название вида документа не указывается. [c.38]
Этот реквизит оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя (адресата). [c.43]
Реквизит «резолюция» проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа. На письмах, факсах резолюция располагается между реквизитами «адресат» и «текст» на первом листе документа. [c.44]
Тон служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным. Рекомендуется избегать категоричных выражений в письмах, факсах (особенности составления текстов писем, факсов рассмотрены на стр. 65-74). [c.46]
В письмах, факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты «дата», «номер (индекс)», «ссылка на индекс и дату документа-запроса», если письмо является ответом «заголовок», изложенный одной фразой (см. стр. 41-45). [c.66]
Секретарь составляет список рассылки приглашений, в котором отмечает ответы на них, вносит необходимые уточнения и изменения. Рассылка приглашений может быть осуществлена самыми разнообразными способами курьером, письмом, факсом, телефонограммой, электронной почтой и т. д. [c.144]
Данное письмо рассылается по факсу, телексу, а при их отсутствии заказной почтой всем дебиторам и кредиторам проверяемой организации. Письмо подписывает руководитель проверяемой организации и заверяет печатью. Все запросы и полученные ответы приобщаются к рабочим документам аудитора и являются основанием для подтверждения (неподтверждения) имеющейся дебиторской и кредиторской задолженности. [c.205]
Существуют и другие возможности, предоставляемые членам сети. Можно, например, послать заказ на посылку или прием факса. Составляется обычное электронное письмо, оформленное должным образом, и посылается на адрес компьютерного узла, занимающегося факсимильными операциями. Текст этого письма в виде факса будет доставлен на факсимильный аппарат адресата. [c.225]
Сначала офисные системы обмена сообщениями разных видов существовали независимо друг от друга факсы приходили на факсимильный аппарат, электронные письма обрабатывались почтовой программой, а для работы с голосовой почтой использовался обычный телефонный аппарат (рис. 7.10). [c.321]
Когда покупатель пропускает срок платежа, ему обычно посылают выписку из счета, а затем регулярно обращаются со все более настойчивыми письмами, телексами, факсами или телефонными звонками. Если ни один из этих способов не даст результата, большинство компаний передает такую задолженность агентству по сбору долгов или адвокату. Плата за подобные услуги составляет, как правило, от 15 до 40% суммы долга, который необходимо получить. Неплатежеспособный покупатель может пытаться облегчить свою [c.836]
Всегда немедленно отвечайте на любое проявление заинтересованности. Даже если Вы еще не приняли окончательного решения. Одной из основных проблем, во всяком случае для жителей Западной Европы, является одиозная сложность связей со странами Восточной Европы. Но даже когда им удается связаться, их часто обескураживает явное отсутствие интереса у партнера.
Таково мнение людей на Западе, и не без оснований. Докажите, что Вы можете работать иначе, и дайте ответ в течение двух суток. Помните, что доставка письма по почте занимает пару недель, а в это время Ваш потенциальный партнер получит сотни предложений от Ваших конкурентов по факсу. [c.253]
Официальные письма излагаются на официальных бланках, имеющих набор обязательных реквизитов (эмблема и наименование организации, служебные телефон, факс и электронную почту, адрес организации). [c.447]
Как уже было показано, на темп принятия новинки влияют характеристики потребителей. Маркетологи должны идентифицировать тех покупателей, которые хотят приобрести новый продукт, и именно для них разработать маркетинговые мероприятия. На темп распространения по рынку влияют также характеристики продукта и, прежде всего, его отличительное преимущество, то есть степень его кажущегося превосходства над существующими продуктами. Чем больше таких преимуществ, тем больше возможный спрос. Так, потребители быстро приняли факс, обладающий большим отличительным преимуществом по сравнению с телеграммами и письмами. С другой стороны, распространению продукта даже с ярким отличительным преимуществом может помешать его высокая себестоимость, как [c.139]
Коммерческие данные фирмы-отправителя— на отечественных бланках эти данные содержатся в шапке письма, на немецких — внизу. Дополнительно может быть приведен подробный адрес (если в шапке был указан только а/я), телеграфный код, номер телекса, факса, наименование банка отправителя письма, номер счета и др. [c.227]
Текстовый редактор Mi rosoft Word Создание текстовых документов различного вида (письма, факсы, публикации печатная продукция) [c.216]
В программный пакет WinWord включено множество образцов готовых документов. Такие образцы называются экспертами ( мастерами ). Эксперт позволяет автоматически создавать конкретный документ. В списке образцов можно выбрать экспертов письма, факса, резюме, повестки дня, докладной записки и т. д. С помощью диалогового окна экспертов (Wizard) выбирают интересующий вариант документа, редактируют его, заполняют переменные реквизиты индекс (номер) документа дата подпись адресат фамилия и телефон исполнителя и [c.197]
В Word по умолчанию установлено несколько десятков готовых шаблонов. Они предназначены для быстрого оформления наиболее употребительных документов, таких как письма, факсы, отчеты, заметки, резюме и даже веб-страницы. Готовых шаблонов для составления бизнес-плана или хотя бы отдельных его разделов пока нет (по крайней мере, в локализованных, русскоязычных версиях программы). Однако ничто не мешает создавать их самостоятельно. [c.34]
Поэтому эта страница должна быть пустой. Записывайте сюда, что хорошего вы сделали за день и за что вы благодарны людям. Увековечьте здесь самые умные и красивые мысли дня. Эта страница — не тетрадь обязанностей , а ваш помощник, ваш бумажный друг, ваша сокровищница. На правой стороне, которая принадлежит левому полушарию, все записывайте точно.
Вносите время каждой встречи и рядом оставляйте место для записи вашей деятельности. Изобретите для этого свои собственные графические символы (телефон, письмо, факс, значок e-mail и все, что специфично для вашей профессии). [c.65]
В официальном письме, которое мы получили позже, сообщалось В соответствии с принятыми в министерстве правилами оповещения данное положительное решение будет предано гласности немедленно . Случилось так, что наш юридический представитель в деловом центре Хьюстона фирма Baker Bolts получила первый факс за 45 минут до обнародования сообщения. Поскольку этот момент пришелся на ланч и наш главный юрист отсутствовал, мы все узнали из прессы. [c.149]
Сорос старался показать, что ему, в принципе, плевать на прессу, но сейчас не тот случай. Не имея под рукой большой и изощренной команды по связям с общественностью, Сорос набил руку в защите своих интересов получше любого адвоката. Грубо говоря, он осознал, что гораздо проще довести до сведения публики все свои мысли, если не давать интервью журналистам, а посылать письма или телефаксы редакторам. И этот прием сработал. Газеты, получив письмо или факс от Сороса, стремглав перепечатывали его целиком.-Он понял и то, когда следует выступать с комментариями, а когда лучше промолчать. В 1993 году он все же решился на смелый шаг и нанял для связей с общественностью постороннюю, но. престижную нью-йоркскую фирму Кекст энд К , оговорив, что о нем лично будут сообщать как можно меньше. [c.107]
Источник: economy-ru.info
Прочитайте онлайн Я Вам пишу. Деловые и личные письма по-английски и по-русски | 5. Факсы, телеграммы. Принятые сокращения
Современные средства сообщения, такие, как факс, телекс или даже давно известная телеграмма считаются быстрыми не только потому, что они доходят по адресата быстро, но также и потому, что требуют быстрого ответа. Для этих средств коммуникации существует даже свой особенный язык, позволяющий сделать общение не только быстрым, но и эффективным.
Принятые сокращения для быстрых средств связи
asap – as soon as possible
attn mr bean – to the attention of Mr Bean
fin – I have finished my message
fin? – Have you finished your message?
ga – go ahead: send your message/may I send my message?
ok – agrees/do you agree?
rpt aa – repeat all after..
rpt ab – repeat all before
rpt all – repeat all
Факсы, по сути дела, являются просто быстрыми письмами, поэтому к ним применимы все требования, предъявляемые к письмам. Более того, в некоторых случаях факсовое сообщение подтверждается отправкой оригинала с обычной почтой.
Факсы бывают двух видов: очень короткие сообщения, требующие срочного ответа, и более длинные. В первом случае сообщение пишется на стандартном бланке передачи факса. Текст такого сообщения коротко-информативный. В случае, когда по факсу передается длинное сообщение, на стандартном бланке необходимо указывать, кому адресована информация, и сообщение о содержании приложенного документа (контракта, заказа, копии счета, платежных документов и пр.)
Пример 1. Приглашение посетить Политехнический институт.
Dear Ms Davidova
Following your conversation with my secretary last Thursday, I am very pleased to contact you again.
As a President of one of two Federal Institutes of Technology, it would be a great pleasure for me to welcome you at the EFLP and to meet you in my office at your convenience.
If this proposal is agreeable to you, I thank you in advance for calling my secretary Ms Minelli to make an appointment.
Looking forward to hearing from you soon and seeing you in Lausanne, I remain
Пример 2. Положительный ответ на приглашение.
Dear Ms Minelli
Thank you for your fax of September 20 regarding the invitation from Mr. Presindent of EFLP Prof. J.-M. Doboux.
I am very pleased to inform you I will be able to come to Lausanne at any time which is convenient to Mr. President.
Please note, that from October 7 till October 24, I am going to be in the USA.
Atfer this time I will be available at the same address.
I look forward to hearing from you.
Пример 3. Предложение возможному инвестору.
Hang Lung Development CCO Ltd.
Amoy Properties Ltd.
Grand Hotel Holding Ltd.
28/F Standard Chartered Bank Building
4 Des Voeux Road Central
Number of pages
Phone: +853 2948756
It was a pleasure to meet you at the Lecture «Venture Capital» in the ETU Zurich on November 3.
Further to our brief conversation, I am very glad to present you two prospective technologies which I hope will be of interest for you.
Both works are beeing developed at the moment as a part of the Program at the leading research institutes of the Russian Academy of Sciences under the leadership of the President of the Physical Research Society of Russia, Prof. Petrov. Based on my previous experience as a physicist, I can conclude that both projects are involved in the very latest developments in applied physics and technology. From a marketing point of view, one can conclude that investment in these porjects promisses to be extremely profitable.
I am sure I cannot give a full picture in one letter.
So, please do not hesitate to contact me if you have any questions.
We are open to discuss all possible opportunities for investiong in this research.
I am looking forward to hearing from you soon.
Пример 4. Краткий отчет о внедрении нового измерительного прибора.
Mr Jean-Paul Corgniadot
Avenue D’Uochy 12
1000 Lausanne 12
Phone: +41 (21) 1234576
Fax: +41 (21) 1238098
Dear Mr Corgniadot
Thank you for your letter and complete documentation concerning the «Super-Sonic Velocity Profile Monitor».
I’ve sent all information available to the Moscow Company «SALAT» who asked me about prices on behalf of their clients. They are not end-users and could work as distributors or dealers. Unfortunately I haven’t had a reply so far.
I’ve contacted Prof. Petrov who is the President of the Physical Research Society of Russia and Head of the Department in the Institute of Modern Physics in Moscow. He asked me to send all infomation about this device to decide how it could be applicable to research done in his Department.
I have applied to the High-Energy Physics Department of the Russian Academy of Sicences for the same purposes. Maybe this device will find customers here.
I believe this could be the first step entering the Russian market at the highest possible scientific level.
With my hope for success.
Пример 5. Подтверждение встречи с указанием точного адреса и даты.
Mrs Robin has asked me to confirm the appointment you made to see her. She looks forward to meeting you at 10.20 in her office, at the above address, on Friday, 19 May.
- Лучшее в рейтинге
- 67 Дурная кровь
- 59 Сделай свой компьютер стабильнее и быстрее: Что Майкрософт забыла вам сказать
- 58 Камасутра. Энциклопедия любви
- 54 Энциклопедия животных
- 52 Путеводитель по журналу «Радио» 1981-2009 гг
- 51 Промальп в ответах на вопросы
- 50 «Шпионские штучки 2» или как сберечь свои секреты
- 49 Современный сонник. Самые точные толкования от А до Я
- 48 Штрафы и пени. ГИБДД, кредиты, ЖКХ, налоги
- 47 Энциклопедия собаки. Охотничьи собаки