К справочно-информационным документам относятся: акт, протокол, справка, докладная записка, объяснительная записка, служебное письмо, телекс, факсограмма, телефонограмма.
Акт –это документ, фиксирующий фактическое состояние дел.
В процессе повседневной деятельности предприятия возникает необходимость в оформлении самых разнообразных актов: передачи дел, материальных ценностей и т.п.
Для подготовки перечисленных документов следует использовать формы установленного образца.
Текст акта в общем случае состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого фиксируется факт (событие, действие и т.п.), в подготовке акта.
В именительном падеже указываются:
1. наименование их должностей;
2. наименование представляемых ими предприятий (организаций, учреждений);
3. фамилии и инициалы.
Если акт подготовлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем при наличии заместитель (заместители) председателя, а после этого (в алфавитном порядке) члены комиссии. Последнем в списке указывается секретарь комиссии. В необходимых случаях в акте допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия должностных лиц, участвующих в подготовке акта.
Правильное оформление докладной записки, «служебки», заявления — оформление по ГОСТ 7.0.97-2016
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, выводы и заключения.
В конце акта указываются сведения о количестве экземпляров акта и месте их хранения (количество экземпляров акта определяется в соответствии с нормативными документами, регламентирующими составление акта).
Протокол –это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях.
В соответствии с инструкцией протокол составляется на основании:
1. записей, произведенных в время совещания (заседания);
2. представленных тезисов докладов и выступлений;
4. проектов решений;
5. других документов и материалов протокольного мероприятия.
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей вводной и основной.
Во вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:
1. председатель или председательствующий;
3. присутствовали (список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших);
5. докладчики по каждому пункту повестки дня.
Справка – документ, содержащий ответ на запрошенную информацию, или подтверждение тех или иных фактов и событий. Могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.
Докладная записка – адресованный руководителю документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, отражающего производственную деятельность организации, с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.
Как правильно создать и оформить ДОКЛАДНУЮ ЗАПИСКУ?
Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внутренней и внешней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации.
Объяснительная записка — документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Телекс – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети. Иначе, говоря, телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу (аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи).
Факсограмма (телефакс, факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Телефонограммы – официальные сообщения, переданные по телефону.
Источник: allrefrs.ru
ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения (инициируют управленческие решения, позволяют выбрать. — презентация
Презентация на тему: » ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения (инициируют управленческие решения, позволяют выбрать.» — Транскрипт:
2 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения (инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий)
3 К информационно-справочным документам относятся: протокол; служебная, объяснительная, докладная записка; переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение); акт; справка; сводка; заключение; отзыв; список; перечень.
4 Служебная записка – создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.
5 Служебная записка Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Служебную записку подписывает ее составитель.
7 ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела информационных технологий М.И.Мамаевой СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА /96 На 02-18/304 от О представлении списка работников для участия в семинаре Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «Информсервис» по программе «Эффективное использование СЭД» с представлением ее функциональных возможностей: 1. Соколова М. С. – заместитель начальника отдела 2. Смирнова Е.П. – ведущий специалист 3. Акинфиева К.Н. – старший специалист Начальник отдела В.Н. Лесков ОБРАЗЕЦ СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ
9 Сначала в тексте следует перечислить факты, имеющие непосредственное отношение к рассматриваемой ситуации. Затем излагают причины, приведшие к негативному исходу. Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги.
11 Отдел рекламы Директору «Маяк» П.Г. Иванову ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Об опоздании на работу я опоздала на работу на 1 час по причине аварии автобуса. Справку, выданную автотранспортным предприятием прилагаю. Специалист Т.Ю. Иванова ОБРАЗЕЦ ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ
12 Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему руководителю с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий выводы и предложения. Целью ее написания является желание побудить руководителя принять некое решение. Данное решение оформляется в виде резолюции руководителя. Но иногда докладная записка может быть просто информационного характера.
13 Докладные записки бывают: внутренними, которые предназначены руководству организации, где работает составитель; внешними, направляемыми в вышестоящие организации. Текст докладной записки состоит из констатирующей части, в которой излагаются факты, послужившие причиной ее составления, и части, в которой приводятся выводы, предложения, мнение ее автора. Внутренние записки могут быть оформлены на чистом листе бумаги в угловом варианте исполнения, внешние оформляются на общем бланке формата А4.
16 ОТДЕЛ ИНФОРМАЦИОННЫХ Директору ТЕХНОЛОГИЙ ООО «Маяк» И.Т. Иванову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА /158 О нарушении трудовой дисциплины В ходе проверки установлено, что в течение 3-х часов с и до рабочего дня специалист отдела информационных технологий Фирсов Роман Викторович отсутствовал на рабочем месте. Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности причины отсутствия, Фирсовым Р.В. не представлено. В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Фирсову Р.В. объявить выговор. Начальник отдела Е.С. Любимова ОБРАЗЕЦ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ
17 Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, деловых встречах Виды протокола: Полная форма протокола Сокращенная форма протокола Краткая форма протокола
22 Сокращенный протокол После списка присутствующих (приглашенных) указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступлений. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.
24 Краткий протокол Указываются только рассмотренные вопросы, фамилии участвовавших в обсуждении и принятые решения. Выписка из протокола Из основной части берутся только те элементы текста, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.
25 ФОРМА КРАТКОГО ПРОТОКОЛА Наименование предприятия ПРОТОКОЛ «__»______ 20__ г. Nо.______________ Производственного совещания Председатель — ______________________________________________________ Секретарь — ______________________________________________________ Присутствовали: _____________________________________________________ (должности, фамилии, инициалы) Рассмотренные вопросы: 1. _________________________________________________________________________________ 2. _________________________________________________________________________________ Принятые решения: 1. ____________________________________________________________________________ 2. ____________________________________________________________________________ Председатель Личная подпись Расшифровка подписи СекретарьЛичная подписьРасшифровка подписи Визы ознакомления заинтересованных лиц В дело Личная подпись
27 Акты проверок, ревизий, обследований фиксируют установленные факты и события и содержат выводы, рекомендации и предложения. Акты составляются коллегиально, состав утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акт является основанием для издания администрацией предприятия соответствующих распорядительных документов.
Комиссия должна ознакомить с актом заинтересованных лиц под расписку. Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события. Акт составляют в 3-х экземплярах: в вышестоящую организацию, руководителю организации, в дело.
28 Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Вводная: основание – составлен комиссией в составе – присутствовали. Фамилии членов комиссии указывают в алфавитном порядке, нумеруют арабскими цифрами через 1,5 интервала. В необходимых случаях включается реквизит утверждения. В констатирующей части излагаются цели и задачи, характер проведенной работы, указываются документы, на основании которых проводилась работа, фиксируются установленные факты, делаются выводы.
30 Телеграмма – Обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых с помощью телеграфной связи. Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграммы составляются на специальных типографских бланках или на обычной бумаге. Телеграмму печатают в 2-х экземплярах: первый – на телетайп (телеграф), второй – подшивается в дело. Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью. Телекс (телетайпограмма) – Обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телетайпу (телепринтеру)
31 Реквизиты телеграммы: Наименование организации; Указание категории; Отметка о виде телеграммы; Телеграфный адрес получателя; Условный или полный текст; Подпись; Регистрационный делопроизводственный номер; Дата регистрации; Адрес и наименование отправителя.
32 Категории телеграммы (в зависимости от приоритета обработки): Вне категории; Внеочередная; Президент Российской Федерации; Высшая правительственная; Правительственная; Срочная; Обыкновенная. Вид телеграммы (в зависимости от назначения, оформления, подачи и доставки): С уведомлением о вручении телеграфом; С доставкой в срок, указанный отправителем; На художественном бланке (различной тематике); Заверенная оператором связи.
33 Требования к оформлению телеграммы: Адрес телеграммы часто является условным (ПЕРМЬ АЛМАЗ) Текст телеграммы должен быть предельно кратким – без союзов, предлогов, знаков препинания или используют сокращения: ТЧК, ЗПТ. Исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа пишут прописью. Текст печатается в двух экземплярах на одной стороне листа и заверяется печатью.
Текст ответной телеграммы начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ. Текст инициативной телеграммы, требующей ответа, должен заканчиваться номером телеграммы.
34 ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕГРАММЫ СРОЧНАЯ ПЕРМЬ АЛМАЗ ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ ОТСУТСТВИЯ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ НА ДВЕ НЕДЕЛИ НАЧАЛЬНИК ОТК ИВАНОВА 04/30 _____________________________ Тула, Речная, 55 Начальник ОТКличная подписьИ.О.Фамилия печать
35 Телефонограмма – Обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемые получателем Реквизиты телефонограммы: Наименование организации; Вид документа; Дата, номер; Место составления; Адресат; Текст; Подпись; Отметка о времени передачи и приема и указание должностей, фамилий и инициалов лиц, принявших и передавших телефонограмму.
37 Требования к оформлению телефонограммы: Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем организации или непосредственным руководителем. Текст телефонограммы не должен превышать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, в ней указывается список учреждений- адресатов и номеров телефонов.
40 НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ СПРАВКА ТЕКСТ Должность подписьИ.О.Фамилия ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ СПРАВКИ
42 Заключение – Документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключение составляют на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы, проекты стандартов. Текст заключения состоит из двух частей: В первой дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй – излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается составителями.
43 Отзыв – Документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. Порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения. Текст отзыва состоит из двух частей: Первая содержит существо вопроса, вторая – оценку работы (заслуживает оценки «отлично»….).
44 Перечень – Документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ. Оформляется на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги в виде таблицы. Подписывают перечни должностные лица, составившие их. Отдельные разновидности перечней требуют утверждения руководителем организации или вышестоящим органом.
Список – Документ, содержащий систематизированное перечисление лиц, объектов или работ. Составляют в целях регистрации или информирования. Оформляется на стандартном листе бумаги. Подписывает должностное лицо, составившее его, при необходимости — или руководитель организации.
45 Практическая работа Подготовьте приказ о внедрении в учебном заведении ГОСТ Р Составьте должностную инструкцию для обучающихся учебного заведения. Составьте протокол собрания учебной группы по поводу посещаемости уроков.
46 Контрольные вопросы 1.Назовите виды и назначение информационно-справочных документов. 2.Охарактеризуйте информационно-справочные документы: Протокол; Докладная записка; Объяснительная записка; Заявление. 3.Требования к составлению и оформлению: Актов; Телеграмм; Телефонограмм; Факсов. 4.Что представляют собой: Справка; Сводка; Заключение.
Источник: www.myshared.ru
тема 2.2. Справочно–информационные документы. Служебные письма
Справочно-информационная документация включает служебную переписку, документацию на оформление личного состава, справки, акты.
Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.
Справки — документы, содержащие текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
Справки делят обычно на две группы:
1) справки с информацией о фактах и событиях служебного характера;
2) справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.
Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок (например, справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п.). Так как ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые, применяются унифицированные трафаретные бланки. Иногда формы бланков таких справок прилагаются к нормативным актам.
Помимо указания названия ведомства, учреждения, вида документа (справка), даты и номера эти бланки имеют отпечатанный типовой текст. Например, форма справки о доходах физического лица за год.
Текст справки обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. В тексте такой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно учится» и т.д. На справке ставятся дата ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью.
Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы учреждения, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения — оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. Лишь на месте названия учреждения-автора будет указано структурное подразделение.
Дата, адресат, заголовок, текст, подпись — обязательные реквизиты этих двух разновидностей справок.
Пример оформления справки
Докладные и объяснительные записки служат для передачи информации с одного уровня управления на другой и часто являются основанием для издания распорядительных документов.
Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому ее текст четко делится на две части: первая — констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая — где излагаются предложения, просьбы. Докладные записки, информирующие руководителя о ходе работ, могут представляться регулярно.
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок. Как и в справках, от адресата зависит оформление этого вида документов. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги по типу общего бланка.
Машинописным способом воспроизводятся реквизиты: наименование структурного подразделения-автора, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.
Пример оформления внутренней докладной записки
Пример оформления внутренней объяснительной записки
Акт — документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом).
Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; ревизии; расследования несчастных случаев, аварий и др. Если нет установленной нормативным документом формы акта, то независимо от разновидности они составляются по единой схеме.
Прежде всего, лица, составляющие акт, должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан.
Члены комиссии должны ознакомиться с «Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях». Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, порядок регистрации, хранения и т.д., наметить круг вопросов для проверки. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные, а затем уже составляется текст документа. Главное при составлении акта — установить фактическое состояние дел и объективно их отразить в документе.
Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.
Для актов с повторяющейся информацией следует разработать и применять бланки с трафаретным текстом. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные формы бланков. Например, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и т.п. Госкомстатом 30.10.97 утвержден ряд унифицированных форм актов по учету основных средств и нематериальных активов; материалов; малоценных и быстроизнашивающихся предметов; работ в капитальном строительстве. Например, акт на списание основных средств (форма № ОС-4), акт о приемке материалов (форма № М-7), акт приемки законченного строительством объекта (форма № КС-11) и др.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.
Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта (распорядительный документ, нормативный документ, договор и т.п.), перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через 2-3 интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставятся две точки и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:
Основание: приказ директора школы от 17.04.2001 № 8 «О проведении инвентаризации на складе школы»
С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии.
Служебные письма.
Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.
Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит, помимо основного текста, информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адрес, номера телефона, факса и телекса, счета в банке, адрес электронной почты, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.
Формуляром называется совокупность реквизитов документа. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 документы могут содержать до 30 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от его назначения. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:
1) Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема, или товарный знак организации);
2) код организации по ОКПО;
3) основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
4) идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);
5) наименование организации (полное или сокращенное);
6) справочные данные об организации;
7) дата документа;
8) регистрационный номер документа;
9) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (при письмах-ответах);
11) заголовок к тексту;
13) отметка о наличии приложения;
15) фамилия и номер телефона исполнителя;
16) идентификатор электронной копии документа;
18) отметка о контроле;
19) отметка о поступлении.
Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида.
Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде. Сокращать названия организаций произвольно нельзя. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе.
В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. Например:
Кемеровское ОАО «Гранит»
Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например:
Ректору Новосибирской государственной академии экономики и управления
Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или в справочнике.
В состав реквизита адресат может входить почтовый адрес. Если письмо адресуется частному лицу, то адресат оформляют так:
ул. Кирова, д. 76, кв. 12,
В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «господину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».
Об организации выездной торговли
О поставке угля по контракту № 33-02/567
Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике.
Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц. Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.
Приведем образец оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов
Источник: megaobuchalka.ru