Письмо Телеграмма акт справка протокол приказ что лишнее

Актуальность данного исследования обуславливается тем, что делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.
Качество и эффективность работы аппарата управления во многом
определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы.

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………….3
1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ…………………………………………………5
1.1. Глава 1. Информационно-справочные документы: понятие, анализ и правила организации………. ……………………………..………. …………6
1.1. Понятие информационно-справочных документов, их виды и правила организации…………….………………………………………..……………6
1.2. Понятие и виды актов……………………………….…………………. 14
1.3. Составление и оформление актов……………………….………………17
2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ……………………….………………………. 21
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………..……………………………………………….34
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………….36

Работа содержит 1 файл

1.1. Глава 1. Информационно-справочные документы: понятие, анализ и правила организации………. …………………………….. ………. …………6

Тема 1. Документирование управленческой деятельности

1.1. Понятие информационно-справочных документов, их виды и правила организации…………….………………………………… ……..……………6

1.2. Понятие и виды актов……………………………….…………………. 1 4

1.3. Составление и оформление актов……………………….………………17

Документационное обеспечение управления – это специфическое
направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении, обработке и хранению документов. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями
и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами. Акты, в свою очередь, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого решения.

Актуальность данного исследования обуславливается тем, что делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов
с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Качество и эффективность работы аппарата управления во многом
определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. Организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц
своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Это необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным
лицом закрепленного подразделения.

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно- распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению. Акт – это один из видов

Урок 12. Информационно-справочные документы. Часть 2

информационно-справочной документации, который составляет достаточно объемную часть делопроизводства. Это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Ведущим принципом для составителей акта является – установление фактического
состояния дел и достоверное их отражение в акте.

Объектом исследования данной дипломной работы является информационно-справочный документ – акт. Предметом исследования является анализ правил организации работы с информационно-справочными документами.

Цель дипломного проектирования заключается в исследовании механизма повышающего эффективность организации работы с информационно-справочными документами, на примере акта.

Работа состоит из двух глав. Первая представляет собой анализ теоретических аспектов рассматриваемой темы. Вторая – практическая часть,
в которой представлены некоторые виды актов.

В заключении предложены механизмы повышения эффективности работы с информационно справочными документами (актами).

1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Глава 1. Информационно-справочные документы: понятие,
анализ и правила организации

1.1.Понятие информационно-справочных документов,
их виды и правила организации

Информационно-справочные документы — неотъемлемая часть кадровой документации. Документы этой группы выполняют служебную и вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения 1 .

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному составу.

Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству 2 .

К информационно-справочным документам относят: служебные письма, справки, акты, докладные, объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы и прочие.

В составе информационно- справочной документации выделяют:

• Справочная документация. Она имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней.
• Отчетно-справочная. Характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и т.д.) представления ее адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).
• Справочно-аналитическая — выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней) 3 .

Рассмотрим некоторые документы, которые чаще всего встречаются
в работе предприятия.

• Служебная записка – документ, который составляется работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу.

Обязательные реквизиты служебной записки: наименование структурного подразделения, наименование документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

По содержанию объяснительные записки делятся на две группы:

• записки, являющиеся приложением к основному документу;
• объяснительные записки составляемые отдельными работниками, они подписываются исполнителем.
• Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность предприятия, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для предоставления в другую, как правило, вышестоящую организацию, внутренние – для предоставления руководству предприятия или на рассмотрение коллегиального органа.

Обязательные реквизиты справок: название вида документа, дата, регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, адресат, текст, отметка о наличии приложения, подпись, печать (при наличии финансовых сведений) 4 .

• Протокол заседания – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Оформляются протоколы на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию. Ответственность за оформление лежит на секретаре руководителя.

• Договор – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.
• Трудовой договор (контракт) – соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу
  по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Трудовой договор может заключаться на определенный или неопределенный срок.

Обязательными реквизитами трудового договора являются: дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, наименование сторон, заключающих договор, должности, фамилии, инициалы лиц, подписывающих договор и указание их полномочий, предмет договора, изложение порядка рассмотрения споров, общая сумма договора, общий срок действия договора, юридические адреса сторон, подписи и печати сторон 5 .

• Доверенность – документ о предоставлении права доверенному
  лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. Определение доверенности содержится в Гражданском кодексе – доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьим лицом. Можно выделить несколько видов доверенностей: генеральная или полная, специальная, разовая и др.

Официальные доверенности, выданные представителям предприятия на получение денег, товарно-материальных ценностей, совершение сделок или других действий от имени предприятия. В тексте указывается должность и паспортные данные доверенного лица, наименование организации, в которой производится деятельность по доверенности, вид действий, образец подписи лица, получившего доверенность, срок действия доверенности. Доверенность подписывается руководителем или главным бухгалтером, если она связана с денежными или материальными ценностями, проставляется печать организации.

Разновидности писем: сопроводительное, информационное, рекламное, письма-приглашения, письмо-извещение, письмо-подтверждение, письмо – напоминание, гарантийное и др.

• Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. В телеграмме, направляемой
  в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Текст и адресат печатаются прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Текст печатается, начиная с абзаца через два интервала, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Оформляется телеграмма либо на специальных бланках, либо на обычных листах с указанием категории перед адресом.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отправляется, а второй подшивается в дело.

• Телефонограмма. Телефонограммой передаются несложные тексты в 20–30 слов, чаще всего, приглашения, напоминания и т.п., указания
  от имени должностного лица. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и содержит реквизиты: название документа (телефонограмма), индекс, дата, адресат, текст, наименование должности (с указанием учреждения)
  и фамилии лица, подписавшего документ, время приема-передачи телефонограммы, фамилии передающего и принимающего, номера их телефонов.
• Факсограмма(факс) удобна тем, что воспроизводит все особенности документа. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. Оформление факса и письма осуществляется аналогично.
• Жалоба – документ, составляемый в случае нарушения прав и законных интересов физических или юридических лиц. Жалоба не имеет регламентированной формы. От автора требуется последовательное перечисление и описание фактов, событий, а также их документальное подтверждение. Документы оформляются в качестве приложений. Жалобы оформляются в двух экземплярах, один из которых остается у автора 6 .

Источник: www.stud24.ru

Информационно — справочные документы: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, письма, телеграмма

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно — справочными. Информационно — справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. наименование вида документа — ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;
4. дата, номер (те же, что и у приказа);
5. место составления;
6. заголовок;
7. часть текста;
8. подпись (кроме личной подписи);
9. заверительная надпись (отделяется от подписи 2-3 интервалами).

Приказы оформляются на общих бланках.

Следующим видом распорядительного документа является распоряжение. Распоряжение — правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован. Их издают предприятия, организации, правительства, администрации районов и т.д. Выделяют следующие виды распоряжений:

а) длительного действия;

б) касающиеся конкретного вопроса.

Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную часть. Констатирующая часть текста распоряжения — часть, в которой указываются цели и причины распоряжения. В ней целесообразно использовать следующие формулировки: «В соответствии», «В связи», «В целях». Распорядительная часть текста распоряжения начинается словом ОБЯЗЫВАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Формуляр распоряжения состоит из реквизитов:

1. наименование организации;
2. наименование вида документа;
3. дата, номер;
4. место издания;
5. заголовок;
6. текст;
7. подпись;
8. отметка о согласовании.

Текст оформляется на бланке формата А4. Проект распоряжения согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами. Исполнителями распоряжения могут быть учреждения, структурные подразделения, должностные лица.

Еще один вид распорядительного документа — указание. Указание — распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно — методического характера. К вопросам организационно — методического характера относятся следующие:

а) организация исполнения приказов;

б) организация исполнения инструкций.

Право издания указания в организациях предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции. Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей; распорядительной. Констатирующая часть текста указания раскрывает причины издания документа и начинается: «Во исполнение . «, «В целях. «, «В соответствии . «.

Распорядительная часть текста указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ — действие — срок исполнения.

В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на определенное должностное лицо. Датой указания является дата его подписания. Указание оформляется на бланке формата А4. Формуляр указания состоит из реквизитов:

1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. наименование вида документа;
4. дата, номер;
5. место издания;
6. заголовок;
7. текст;
8. подпись;
9. отметка о согласовании.

Следующий вид распорядительного документа — решение. Решение — распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами. Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении.

В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем — слово РЕШИЛ на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже — действие — срок исполнения. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Формуляр решения состоит из реквизитов:

1. название организации;
2. наименование вида документа;
3. дата, номер;
4. место издания;
5. заголовок;
6. текст;
7. подписи (председатель, секретарь);
8. визы.

Следующий вид распорядительного документа — постановление. Постановление издается высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти.

Организационные документы : устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание, их назначение и основные виды

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.

Организационные документы — комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

1. общие положения;
2. организационное единство;
3. регламент деятельности;
4. финансово — материальная база;
5. отчетная и ревизионная деятельность;
6. порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти. Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных предприятий утверждаются вышестоящими органами. Ниже предлагаем основные реквизиты, входящие в формуляр устава.

1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. название вида документа;
4. дата, номер;
5. место издания;
6. гриф утверждения;
7. текст;
8. подпись руководителя.

В комплексе организационных документов коммерческих предприятий особое место занимают должностные инструкции. Должностная инструкция — организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно — технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия. Основные разделы текста должностной инструкции:

1. общие положения;
2. должностные обязанности;
3. права;
4. ответственность.

В первом разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы. Во втором разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом. В третьем разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей. В четвертом разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.

Реквизиты формуляра должностной инструкции:

1. наименование министерства или ведомства;
2. наименование организации;
3. наименование вида документа;
4. дата, номер;
5. место издания;
6. заголовок в именительном падеже;
7. гриф утверждения;
8. текст;
9. подпись автора;
10. визы.

Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые. Индивидуальные – это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием. Типовые – это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.

Проект положения согласовывается с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они излагаются на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта. Проект положения представляется на утверждение руководителю предприятия. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации. Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

1. общие положения;
2. основные задачи;
3. функции;
4. права;
5. организация работы.

Формуляр — образец положения состоит из реквизитов:

наименование структурного подразделения,

наименование вида документа — положение,

место издания (город),

Штатное расписание — один из основных видов организационных документов. Штатное расписание — документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

В соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. Структура и штатная численность — организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в «структуру и штатную численность» вносятся приказом руководителя предприятия.

Источник: www.myunivercity.ru

Система информационно-справочной документации. Справки, акты,

К информационно-справочным документам относятся письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. Эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а также может быть просто принята к сведению. Виды:

Акт – это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты. Составляет комиссия или уполномоченное долж. лицо. Акт оформляется на бланке организации и содержит следующие реквизиты:

наименование организации, название вида документа (АКТ), дата, индекс, место составления, заголовок к тексту («о чем..»), текст (основание, например «проверка проводится на основании приказа….»; состав комиссии – после двоеточия должности, инициалы и фамилии(председатель и члены комиссии); далее в произвольной форме отразить результаты; могут быть даны рекомендации), указание на количество экземпляров и их местонахождение, подписи, может быть гриф утверждения (справа в верхнем углу подпись и дата).

Докладная записка – это документ, который может быть адресован руководителю структурного подразделения, руководителю организации и т.д. и содержащий информацию по любому вопросу + выводы и предложения. Виды: — Информационные или отчетные; — Инициативные.

Также докладные записки могут быть:

— Внутренние (автором может быть любой работник; оформляется на чистом листе бумаги, реквизиты: наименование отдела, где работает автор, наименование документа, дата, номер (не всегда есть), адресат, «о чем..», текст (либо в форме отчета, либо в двух частях – ситуация и предложения, выводы; приложения). Резолюция руководителя – решение по вопросу, обозначенному в записке;

— Внешние (направляются в вышестоящие организации, эту записку подписывает руководитель организации, составляется на общем бланке организации + обязателен регистрационный номер).

— Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). Отличаются от докладных отсутствием выводов и предложений.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Составляется на бланке письма. Существует много разновидностей писем: — Сопроводительные письма;- Письма-приглашения; — Письма-напоминания;- Письма-подтверждения;- Информационные письма; — Гарантийные письма (создают подтверждение выполнения обязательств по какому-либо вопросу, обычно прилагаются банковские реквизиты, если гарантируется оплата каких-то услуг; на таких письмах ставится 2 подписи: руководителя организации и лица, ответственного за финансы + заверяется печатью); — Письмо-запрос; — Рекламация (содержит сведения, например, о том, что поставлен некачественный товар).

Телефонограмма — официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи.

Телеграмма — официальное сообщение, переданное по телеграфу.
Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются.

Факсограмма (факс) – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры)

Особенности документирования деятельности коллегиальных органов. Регламент коллегиального органа. Положение о коллегиальном органе. План работы.

Протокол можно отнести и к информационным документам (содержит информацию об обсуждении какого-либо вопроса) и к распорядительным, т.к. содержит постановляющую часть.
Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях. Например, протоколируются собрания акционеров, заседания советов директоров. Документируется также деятельность различных советов (методических, ученых и др.) Ведет протокол специально назначенное лицо или секретарь. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа — ПРОТОКОЛ, дата заседания, регистрационный номер, место составления протокола, заголовок, текст, подписи.
На протоколе проставляется именно дата события, которое протоколируется. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире дата окончания, например: 12-14.01.2000. В заголовке к тексту отражается вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже (собрания трудового коллектива).

Текст протокола состоит из вводной части, где указываются председатель, секретарь, присутствующие и повестка дня и основной, где фиксируется ход заседания. Слово «Председатель» печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы. Затем после тире указывают инициалы и фамилию. Также оформляется слово «Секретарь».

С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют инициалы, фамилии присутствующих в алфавитном порядке. Если заседание расширенное, то указывается цифрой количество участников, а пофамильный список прилагается к протоколу. Далее следует повестка дня, где перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об») или перечисляются фамилии докладчиков.

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). После этих слов ставится двоеточие и таким образом текст зрительно разбивается на части. Слова начинаются с новой строки, с абзаца.

Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже, затем ставится дефис, выступление излагается от третьего лица единственного числа. После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них. Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре.

Протоколы делятся на полные и краткие. Кратко протоколируются оперативные совещания, а также он допустим при наличии стенограмм. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

10.6. Система плановой документации. План, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема.

Планирование деятельности учреждения — важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу учреждения максимально эффективной. Планируя деятельность, учреждение достигает поставленные цели с наименьшими затратами времени, материальных и трудовых ресурсов, наиболее целесообразным и экономичным образом.

Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок, например несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ, срок которого установлен распорядительным документом или договором.

Плановые документы разрабатываются на федеральном уровне, отраслевом, территориальном, в отдельной организации. Плановые документы разрабатываются как при необходимости решения сложных комплексных проблем, так и для правильной организации текущей деятельности.

Федеральные планы, программы, генеральные схемы разрабатываются по решению Правительства Российской Федерации одним или несколькими министерствами или ведомствами. При разработке федеральной программы, плана или генеральной схемы несколькими органами исполнительной власти одно из них выступает ответственным за разработку. Проекты федеральных программ, планов и генеральных схем до их представления в Правительство Российской Федерации на утверждение в обязательном порядке проходят стадию согласования со всеми заинтересованными учреждениями. Утверждаются федеральные программы, планы и генеральные схемы постановлениями Правительства Российской Федерации.

Отраслевые планы и программы разрабатываются федеральным органом исполнительной власти, они рассчитаны на выполнение подведомственными учреждениями и организациями. При наличии федеральных планов, программ и генеральных схем их положения конкретизируются в отраслевых планах и программах. Отраслевые планы и программы разрабатываются управлениями и отделами федеральных органов исполнительной власти с привлечением специалистов и заинтересованных организаций, в том числе и подведомственных. Они утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти (министерства или ведомства) и являются обязательными для выполнения. Контроль за их выполнением осуществляется соответствующим федеральным органом исполнительной власти.

Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются администрациями краев, областей, районов, городов и других территориальных образований и действуют в рамках территории. Как правило, они касаются вопросов социального и экономического развития и благоустройства территорий.

Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика. Планы и программы могут разрабатываться как на длительный срок (до нескольких лет), так и для планирования текущей деятельности.

Текущая деятельность организации планируется, как правило, в форме годовых и квартальных планов работы управлений, отделов, групп, служб, в форме планов и программ командировок, графиков отпусков, а также планов выполнения отдельных специализированных видов работ, наиболее важных и существенных для деятельности организации. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссий (временных или постоянных) их деятельность также планируется.

Источниками для составления планов являются: федеральные и отраслевые планы, программы, генеральные схемы, организационно-правовые документы учреждения, распорядительная документация, решения коллегиальных и совещательных органов, предложения, докладные записки, справки и другие информационные и аналитические материалы, поступающие от других подразделений и служб.

Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением квалифицированных специалистов. Планы работы подразделений утверждаются вышестоящим руководителем, планы работы организации в целом — ее руководителем. Планы работы коллегиальных и совещательных органов утверждаются председателем коллегиального или совещательного органа.

Источник: stydopedia.ru