Служебная переписка — различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.
Виды деловой переписки и их названия – деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) – сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи).
Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.
Телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.
Телекс (телетайпограмма) – телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.
Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Как УЗНАТЬ сколько СООБЩЕНИЙ вы НАПИСАЛИ #shorts
Телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.
Электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью [11] .
Служебные письма федеральных органов исполнительной власти готовятся:
как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как доклады федеральных агентств и федеральных служб на поручения министерств;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции федеральных органов исполнительной власти;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
Инструкцией по делопроизводству устанавливается:
порядок оформления служебных писем, в том числе особенности оформления служебных писем на должностных бланках;
требования к текстам служебных писем, особенности составления инициативных писем, писем-ответов, ответов на обращения граждан, поступающих в федеральный орган исполнительной власти;
процедура согласования служебных писем;
особенности составления и оформления совместных писем;
особенности применения в деятельности федерального органа исполнительной власти средств электросвязи для передачи документов.
При установлении требований к деловой переписке в Инструкции по делопроизводству должны быть учтены положения следующих нормативных актов:
Как вести в телеграмм голосовые встречи и при этом транслировать презентацию на экране телефона.
постановление Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556);
постановление Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи» (с изм. от 16 февраля, 3 июня 2008 г., 10 марта 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17 ст. 1557);
постановление Правительства Российской Федерации от 18.05.2005 № 310 «Об утверждении Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи» (с изменениями от 30 июня, 29 декабря 2005 г., 5 февраля, 25 июля 2007 г., 16 февраля 2008 г., 10 марта 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 21 ст. 2030);
постановление Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 г. № 160 «Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 14 ст. 1540).
В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что при оформлении служебных писем используются реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти;
должность лица, подписавшего документ;
справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
регистрационный номер документа;
наименование документа (заголовок к тексту);
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
отметка о наличии приложений;
подпись должностного лица;
отметка об исполнителе;
Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью федерального органа исполнительной власти, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».
В Инструкции по делопроизводству отмечается, что:
служебные письма печатаются на бланках установленной формы (раздел 3.3.1.); служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования органов власти – авторов документа указываются в реквизите «Подпись должностного лица»;
сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений федерального органа исполнительной власти;
тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства;
к служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма;
в служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма;
служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию …», «Направляем на заключение проект …» и др.), от 3-го лица единственного числа («Министерство не считает возможным …», «Федеральное архивное агентство предлагает рассмотреть возможность…»), на должностных бланках — от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о…», «Считаю возможным принять участие в…»);
служебные письма в установленном Инструкцией по делопроизводству порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами федерального органа исполнительной власти;
служебные письма подписываются руководителем федерального органа исполнительной власти, заместителем руководителя или руководителем самостоятельного структурного подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководителями, установленным приказом федерального органа исполнительной власти.
Образец оформления служебного письма приведен в приложении № 17.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru
Сопроводительные письма
Деловая переписка (служебная переписка, деловая корреспонденция) [114] – понятие собирательное. К деловой переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации и используемых для обмена информацией в деловой деятельности организаций и граждан.
Переписка является инструментом оперативного информационного обмена на различных стадиях выработки, принятия и выполнения управленческих решений, при ведении справочной и аналитической работы, при установлении деловых связей и заключении сделок. Переписка, как и любые документы, служит для закрепления и передачи информации. При этом главной для переписки считается ее коммуникативная функция. В связи с этим основным отличительным признаком переписки служит ее назначение – обеспечение информационного обмена с применением средств связи.
Классификация официальной переписки проводится по различным признакам (основаниям деления). Виды деловой переписки и их названия – деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) – сложились в зависимости от способов передачи деловой информации и используемых для этого технических средств. Деловая переписка ведется с помощью почтовой связи и электросвязи. Почтовой связью пересылаются письма и почтовые карточки. С помощью средств электросвязи осуществляются телефонная, телеграфная, факсимильная связь, передаются сообщения электронной почты.
Классификация деловой переписки связана с характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи по сетям связи.
Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (лицом) и направляемый адресату (организации или лицу) по почтовой связи.Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Письмо – самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов. Письма составляют б о льшую часть входящих и исходящих документов любого учреждения.
Телеграмма – обобщенное название документов информационно-справочного характера, составляемых организацией (лицом) и направляемых адресату (организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.
Телекс – обобщенное название различных по содержанию документов, телеграммы, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети.
Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Телефонограмма – документ информационного характера, представляющий собой сообщение информационного характера, передаваемый и получаемый устно по телефонной связи.
Электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по каналам связи между базами данных персональных компьютеров (электронной почте). Электронное письмо имеет статус документа, если оно удостоверено электронной цифровой подписью.
В области связи принято разделение письменной корреспонденции в зависимости от места нахождения адресата на внутреннюю (направляемую внутри страны) и международную. Сообщения, передаваемые по каналам связи, классифицируются также по категориям, отражающим совокупность признаков, определяющих порядок и условия приема, обработки, перевозки и доставки (вручения) сообщения.
По назначению переписка, как любая другая документация, подразделяется на официальную и личную. Личная переписка – это переписка между физическими лицами вне сферы их служебных (официальных) отношений. Письма с пометкой «Лично», поступающие в организации на имя конкретных работников, также относятся к личной, а не к официальной переписке, что определяет особый порядок обработки этих документов.
В форме писем могут создаваться не только документы, служащие для ведения переписки частного или официального характера. Термин «письмо» используется также в названиях публикаций в средствах массовой информации («открытое письмо»), литературных и научных произведений.
Важную роль в работе с деловой перепиской играет статус автора и адресата, их положение в иерархии управления. По этому признаку, например, выделяется переписка с вышестоящими, подведомственными, сторонними организациями. Наличие сведений об авторе лежит в основе разделения обращений на документы, содержащие необходимые сведения об авторе, и анонимные. Характер корреспондента определяет особенности в организации работы с депутатскими запросами, обращениями граждан, запросами контролирующих органов и т.д. Количество авторов и адресатов также имеет значение при систематизации деловой переписки.
Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным сферам деятельности, вопросам, системам управленческой документации(по тематике) (например, переписка по вопросам материально-технического обеспечения, финансов, строительства, транспорта, культурного обмена и т.д.).
Ряд признаков классификации деловой переписки связан с положением сообщений в информационных системах, их местом в информационном обмене (положение в системе документооборота). Так, принято разделять поступающие и отправляемые сообщения, инициативные сообщения и ответы на них. В классификациях отражается устойчивость информационных связей (например, письмо от постоянного корреспондента), частота информационного обмена (первичное, повторное письмо), завершенность информационного обмена (письма, требующие или не требующие ответа).
Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию (по уровню типизации формы документа). Так, выделяются типовые письма и письма в произвольной форме. По композиции письма подразделяются на простые и сложные.
Например, простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношении ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, — это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др. Простое письмо может состоять из двух частей: первая часть — обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка; и вторая часть (заключение) — просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие и т.п. Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц.
Источник: studopedia.org
3.9.6. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА
3.9.6. Служебная переписка
3.9.6.1. Виды официальных документов информационно-справочного характера.
Служебная переписка — это различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов государственной власти, организаций и граждан.
Виды деловой переписки и их названия — деловое (служебное) письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) — сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.
Деловое (служебное) письмо — документ информационно-справочного характера, направляемый органом государственной власти, организацией, должностным лицом адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по почтовой связи.
Телеграмма — документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.
Факсограмма (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданная по каналам факсимильной связи.
Телефонограмма — документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.
Электронное письмо (электронное сообщение) — документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.
3.9.6.2. Служебное (деловое) письмо
Служебные (деловые) письма Агентства готовятся:
как доклады о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Минтранса России;
как исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Минтранса России по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Агентства;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и проектам актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
К любому проекту документа, носящему инициативный характер, представленному на рассмотрение руководителю Агентства, заместителю руководителя и требующему их подписи (визирования), прикладывается сопроводительная служебная записка, содержащая краткую историю вопроса и обоснования необходимости подписания проекта документа.
Срок подготовки инициативных писем определяется начальниками управлений.
При оформлении служебных (деловых) писем используются реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти;
должность лица — автора документа;
справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
регистрационный номер документа;
заголовок к тексту документа;
ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа;
отметка о приложении;
виза согласования документа;
подпись должностного лица;
отметка об исполнителе документа.
Служебные (деловые) письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью федерального органа исполнительной власти, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, оформляется реквизит «Гриф ограничения доступа к документу».
Служебные (деловые) письма печатаются на бланках установленной формы, служебные (деловые) письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4, при этом наименования органов государственной власти — авторов документа указываются в реквизите «Подпись должностного лица».
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями руководителя по исполнению документа, сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками управлений.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям руководства по исполнению документа.
В служебных (деловых) письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый. » — в начале письма и «С уважением» в заключительной части письма перед реквизитом «Подпись». Этикетные фразы печатаются исполнителем документа при подготовке проекта письма.
Служебные (деловые) письма излагаются: от первого лица множественного числа (Просим предоставить информацию. Направляем на заключение проект. и др.), от третьего лица единственного числа (Росжелдор не считает возможным. Агентство предлагает рассмотреть возможность. ), на бланках должностных лиц — от первого лица единственного числа (Прошу Вас предоставить данные о. Считаю возможным принять участие в. ).
Служебные (деловые) письма в установленном настоящей Инструкцией порядке проходят процедуру визирования документа заинтересованными должностными лицами Агентства.
Служебные (деловые) письма подписываются руководителем Агентства, заместителем руководителя (в соответствии с распределением обязанностей) или начальником управления.
Служебная переписка между управлениями, докладные записки в адрес руководителя Агентства, заместителей руководителя и другие аналогичные внутренние документы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.
Текст служебного (делового) письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации — адресата.
Начальники самостоятельных подразделений (отделов) Агентства имеют право вести служебную переписку по вопросам, находящимся в их компетенции.
Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи».
Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях и по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения.
Телеграммы категории «ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ» подписываются руководителем Агентства или заместителями руководителя.
Телеграммы должны оформляться на бланках установленной формы и иметь следующие обязательные реквизиты: отметка о категории (срочная, правительственная), адресат, текст, номер и дата, подпись, отметка об исполнителе.
Текст телеграммы должен быть кратким и точным.
Подпись на телеграмме отделяется от текста телеграммы 3 межстрочными интервалами. В реквизите «Подпись» указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
Под чертой, отделяющей текст телеграммы, указывается адрес отправителя, наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму, номер и дата, инициалы, фамилия и номер телефона исполнителя.
Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку, установленному для оформления служебных (деловых) писем.
Телеграмма на подпись руководителю Агентства или заместителю руководителя готовится в одном экземпляре.
Если телеграмма содержит не более четырех адресатов, то подписывается каждый экземпляр телеграммы.
При направлении телеграммы более чем в четыре адреса исполнитель документа прилагает к подписанной руководством Агентства телеграмме список рассылки с указанием адресатов.
Подписанные руководством Агентства телеграммы передаются в отдел документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления для регистрации. На подписанные телеграммы ставится печать, удостоверяющая подпись.
Образец оформления телеграммы категории «Правительственная» приведен в приложении N 18 к настоящей Инструкции.
Телефонограмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.
Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях если сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководством Агентства или управлений.
Телефонограммы за подписью руководителя Агентства и заместителей руководителя передаются и поступающие на их имя принимаются соответствующими секретариатами. Телефонограммы, подписанные начальниками управлений, передаются и поступающие на их имя принимаются делопроизводителями управлений.
Текст телефонограммы не должен превышать 30 слов и содержать трудно выговариваемые слова.
После сверки текста телефонограммы с принимающим телефонограмму работником передающий телефонограмму работник заполняет справочные реквизиты:
в графе «принял» указывается наименование должности, фамилия лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата;
в графе «передал» указывается наименование должности, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.
Полученная телефонограмма должна быть отпечатана, считана и доложена руководителю в возможно короткий срок.
Передача телефонограмм внутри Агентства не допускается.
3.9.6.5. Записка (докладная, аналитическая,
служебная, объяснительная)
Обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:
наименование управления — автора документа;
наименование вида документа;
регистрационный номер документа;
заголовок к тексту документа, если текст более 4 — 5 строк;
адресат (должностное лицо Агентства);
До представления соответствующему должностному лицу записки (докладной, аналитической, служебной, объяснительной) при необходимости она визируется заинтересованными должностными лицами.
Источник: bazanpa.ru