Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки).
Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передаётся по телефону и записывается получателем.
Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях и подобных случаях, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной.
Работа с входящими и исходящими документами в 1С:Документооборот
Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки.
Любая входящая и исходящая телефонограмма должна быть зарегистрирована в специальном журнале учета телефонограмм. При большом количестве поступающих телефонограмм необходимо вести два отдельных журнала по каждой категории (входящие и исходящие).
Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана.
‑ название учреждения — автора документа,
‑ должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму,
‑ номер его телефона, наименование организации-получателя,
‑ должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму,
‑ номер его телефона,
‑ дата и номер телефонограммы,
‑ текст (не превышающий 50 слов),
‑ наименование должности лица, подписавшего документ,
‑ его личная подпись, фамилия и инициалы.
Перед началом передачи телефонограммы необходимо:
‑ представиться и назвать организацию, от которой передается телефонограмма,
‑ попросить принять телефонограмму, используя стандартную фразу-просьбу «Примите, пожалуйста, телефонограмму»,
‑ дать принимающему лицу время на подготовку к принятию телефонограммы.
После передачи текста телефонограммы необходимо:
‑ попросить повторить текст переданной телефонограммы с целью проверки точности ее передачи и исключения возможных ошибок,
‑ назвать фамилию передавшего, дату и время передачи, контактный телефон отправителя,
‑ записать фамилию лица, принявшего телефонограмму, его должность.
Факс является одним из наиболее удобных и быстрых средств передачи информации.
Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя и прием этой информации в виде копии‑факсимиле.
По скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с телексной связью, но обладает очевидным преимуществом: она позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью.
Как правильно регистрировать и присваивать номер документов в делопроизводстве
Факсограмма (телефакс, факс) – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).
Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию на бумажном носителе формата А4, но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.
Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду отправляемого документа (приказ, протокол, акт, договор и др.).
Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия.
При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи. Документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью.
На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки». Решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи принимает подразделение — исполнитель.
Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов.
Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.
В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываются фамилия и номер телефона исполнителя.
Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий номер и дата). После этого документ поступает к оператору для передачи.
Дата добавления: 2015-08-05 ; просмотров: 808 | Нарушение авторских прав
| | | следующая страница ==> | |
| Организация телефонного обслуживания | | | Введение |
mybiblioteka.su — 2015-2023 год. (0.008 сек.)
Источник: mybiblioteka.su
Переписка. Документы передаваемые по каналам электронной связи
Переписка – общественное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и др.), обеспечивающих оперативный информационный обмен между организациями. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями, как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.
Содержимое работы — 1 файл
1 Общая характеристика служебной переписки
Переписка – общественное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и др.), обеспечивающих оперативный информационный обмен между организациями. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями, как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.
Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до общения граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение и др.
Для осуществления информационного обмена в управленческой деятельности наиболее широко используются служебные, или деловые, письма, пересылаемые по почте или по средствам факсимильной связи.
При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования:
— письмо оформляется на бланке формата А4 или А5 и подписывается руководителем организации ил его заместителем в соответствии с предоставленной им компетенцией;
— письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;
— независимо от содержания письмо должно излагаться официально- деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
Для ведения переписки используются бланки писем организации, структурных подразделений, должностных лиц. Бланк письма структурного подразделения используется в том случае, если руководитель структурного подразделения наделен правом подписывать письма.
В организациях используются бланки писем двух форматов – А4 или А5, в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации-автора, справочные данные об организации, основной государственный регистрационный номер, идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах, письмах финансового содержания и некоторых других, требующих особого удостоверения, — печать.
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной –двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил кокой – либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, что – бы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.
В заключении формулируется основная цель письма (просьба, предложение, напоминание, требование, мнение и т.д.).
В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их построения может быть иным. Особой композиционной структурой, как правило, обладают письма – приглашения, благодарности, рекламные письма.
Текст большинства писем излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем, представляем…) или от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, сообщаю…). Форма обращения от первого лица множественного числа в большинстве случаев предпочтительней формы от первого лица единственного числа, поскольку письмо, как правило, выражает мнение коллективного субъекта – организации, учреждения, предприятия, несмотря на то что подписывается одним лицом – руководителем. Тем не менее, существуют разновидности писем и ситуации, в которых может быть использована форма от первого лица единственного числа, например в письмах приглашениях, рекомендательных письмах.
Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать вступительное обращение – формулу уважительного обращения к адресату:
Уважаемый господин председатель!
Уважаемый господин Дмитриев!
Уважаемый Павел Николаевич!
В этом случае в конце письма, под текстом, используется формула вежливости: «С уважением», после чего на отдельной строке оформляется подпись должностного лица.
Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию, т.е. в одном письме следует рассматривать только один вопрос или несколько вопросов, но тесно взаимосвязанных.
Объем письма не должен превышать двух страниц машинописного текста; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.
Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту:
О нарушении договорных обязательств.
Об оказании научно-технической помощи.
Если письмо является ответным, то в бланке письма указывают номер и дату письма, на который дается ответ:
Письмо может быть адресовано одному ил нескольким адресатам, но не более чем четверым. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При рассылке писем типового содержания большому количеству адресатам оформляется Список рассылки с указанием наименований организаций и их адресов, на самом письме в этом случае адресат указывается обобщенно.
Письма визируются составителем, руководителем подразделения – автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывается руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации.
Письма подписываются руководителем организации, его заместителем в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.
Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя или на оборотной стороне листа.
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.
Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только тогда, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.), а также в тех случаях, когда письмо выступает юридически значимым элементом делового общения, содержит обязательство, гарантию, подтверждение и т.п.
2 Документы, передаваемые по каналам Электросвязи
Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.
Большинство телеграмм представляет собой сообщения информационно – справочного характера. Фактически это разновидность переписки, используемая в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопроса.
Порядок осуществления телеграфной связи регламентирован Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденных постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. №1108.
Телеграммы подразделяются на категории и виды: «Президент Российской Федерации», «Высшая правительственная», «Правительственная» и др. В большинстве организаций применяются простая и срочная телеграммы. Срок прохождения до адресата обыкновенной телеграммы составляет 6 часов, срочной – до 3 часов.
Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в подаваемую телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.
Телеграмма должна быть написана в следующей последовательности:
— отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории «обыкновенная» отметка о категории не ставится;
— отметка о виде телеграммы;
— адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата;
— подпись отправителя (по желанию отправителя).
В нижней части бланка подаваемой телеграммы (или листа белой бумаги, используемого вместо бланка) отправитель должен указать свою фамилию и адрес (вместо адреса допускается указывать номер телефона отправителя или отметку «проездом»). Фамилия и адрес отправителя не передаются и в состав оплачиваемых слов телеграммы не входят. При необходимости передачи адресату фамилии и адреса отправителя эти данные должны включатся отправителем в текст телеграммы.
Адрес телеграммы должен содержать все атрибуты, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок.
Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подачи многоадресной телеграммы с одни м и тем же текстом отправитель либо составляет несколько экземпляров телеграммы с указанием на каждом экземпляре конкретного адреса, либо составляет список рассылки телеграммы. Допускается прием многоадресной телеграммы с одним текстом по списку адресов, но не более 20 адресов в списке. Список адресов должен подаваться одновременно с телеграммой. К каждому списку прилагается один экземпляр телеграммы.
При отправке телеграммы в один город, но нескольким адресатам слово «Копия» не употребляется, но перед каждым адресатом пишется называние города, например:
МОСКВА ГОСУДАРСТВЕННАЯ ДУМА
МОСКВА СОВЕТ ФЕДЕРАЦИИ
МОСКВА ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИИ
Если телеграмма направляется нескольким адресатам в один город, но из адресатов является основным, а остальные – второстепенными, адрес оформляется следующим образом:
Источник: www.turboreferat.ru
Что такое телефонограмма?
Телефонограмма — вид информационно-справочного документа оперативного характера, используемый только для срочной передачи и фиксации информации особым способом: реквизиты и текст телефонограммы отправителем передаются получателю устно по телефону и записываются (фиксируется на бумажный носитель с помощью компьютерной печати) должностным лицом, принявшим телефонное сообщение. «
24.08.2020, 15:09,
г. Новосибирск
Телефонограмма — вид информационно-справочного документа оперативного характера, используемый только для срочной передачи и фиксации информации особым способом: реквизиты и текст телефонограммы отправителем передаются получателю устно по телефону и записываются (фиксируется на бумажный носитель с помощью компьютерной печати) должностным лицом, принявшим телефонное сообщение. «
Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
— исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
— должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
— должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
— входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или иным должностным лицом.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Поступающая в организацию телефонограмма записывается принимающим на стандартном бланке или на чистом листе с соблюдением стандартных правил оформления.
Источник: www.9111.ru