Телеграмма — вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяют своевременность и правильность принятия решения. Потому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу.
Телеграммы в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
Порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. №1108 (с изменениями от 14 января 2002 г.).
Телеграммы подразделяются на категории и виды. Телеграммы бывают следующих категорий:
- 1. простая или обычная (максимальный срок прохождения между пунктами, имеющими телеграфную связь — не более 10 часов)
- 2. телеграмма-письмо (не более 24 часов)
- 3. срочная (максимальный срок прохождения не более 5 часов)
- 4. правительственная
- 5. международная.
- 1. простая (обыкновенная)
- 2. срочная
- 1. с доставкой на художественном бланке (с отметкой “ЛЮКС”, “ЛЮКС/М”, музыкальная)
- 2. с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)
- 3. с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)
- 4. уведомление телеграфом
- 5. уведомление телеграфом срочное
- 6. с доставкой на художественном бланке по случаю траура (с отметкой “делюкс”)
- 1. с доставкой на художественном бланке (с отметкой “люкс”)
- 2. заверенная
- 3. с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)
- 4. с доставкой на художественном бланке по случаю траура
- 5. с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)
Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а простая до 6 часов.
Оформление документов. Приложение. Делопроизводство I Левина Альфия. РУНО
Категории и виды телеграмм, не допускаемых в телеграфном обмене для стран СНГ
- 1. заверенная: Эстония, Литва;
- 2. срочная: Грузия, Латвия, Таджикистан, Узбекистан, Литва;
- 3. художественный бланк: Грузия, Таджикистан, Узбекистан, Литва.
Телеграмма содержит следующие реквизиты:
Слова в телеграммах для подсчета делятся на:
- 1. действительные;
- 2. тарифные.
Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм, а телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.
В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки “N”, “+”, “-” и другие следует писать словами: номер или НР, минус, плюс и т.д. Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.
Как правильно регистрировать и присваивать номер документов в делопроизводстве
После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.
В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, выбор делается в пользу более коротких слов;
Предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает толкований;
Не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное.
Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.
Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.
В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращений), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаком препинания.
Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью “Для телеграмм” В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации или учреждения.
Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.
Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы.
Допускается уменьшение размеров (по желанию отправителя) любой из частей о категории телеграммы на каждой телеграмме, а отметка о виде телеграммы — только на первой телеграмме.
Телефонограмма — документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
Обязательными реквизитами телефонограммы являются:
- · наименование учреждений адресанта и адресата;
- · реквизит “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;
- · номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;
- · должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;
- · номера телефонов;
- · текст и подпись.
Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.
Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом “о” или “об”. Например, “Об изменении времени заседаний Совета”, “О прибытии участников семинара”
Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.
Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнительным.
Источник: studwood.net
Правила оформления телеграмм и телефонограмм
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны. Телеграммы передаются для передачи информации за пределы данного населенного пункта. Текст телеграммы пишут полностью прописными буквами. Через 2 интервала, от нулевого положения.
ПОСМОТРИТЕ
Источник: xn--35-6kctpkcnr4an5d.xn--p1ai
Подготовка телеграмм
Телеграмма — вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.
Служебные телеграммы направляются в самых срочных случаях для обеспечения своевременного получения информации и принятия правильного управленческого решения.
Реквизиты служебной телеграммы: наименование документа (телеграмма); примечание о категории и виде телеграммы; адрес; текст документа; номер ссылки (если телеграмма посылается в ответ); выходной (подписной) номер; подпись; адрес отправителя; дата отправления.
Внутренние служебные телеграммы делятся на высшие государственные, срочные, обычные.
В первую очередь обслуживаются высшие государственные и государственные телеграммы, затем с пометкой «Отчет» и т. др.
К категории срочных относятся телеграммы, оплачиваемые по срочному тарифу, служебные с пометками «Срочная», «Метео», а также «Срочная телефонный разговор». Все остальные считаются обычными.
Составляя телеграммы, придерживаются таких же требований, что и к служебным письмам. Характерная черта телеграмм — особая краткость и ясность изложения. Из телеграммы изымают союзы, предлоги, знаки препинания, употребляются только тогда, когда их пропуски перекручивают смысл.
знаки препинания пишутся сокращенно, строчными буквами, например, «крпк», «км», «лпк». Знаки № (номер), — (минус), + (плюс), 0 (ноль) пишутся словами. Числа пишутся буквами. Даты указываются арабскими цифрами: число, месяц, год. Разделительные знаки между цифрами не ставятся.
Служебные телеграммы пишут в двух экземплярах. Первый экземпляр направляется в отделение связи, второй (копию) подшивают к делу.
В случае, когда служебные телеграммы присылают служебные лица, которые находятся в командировке, под чертой отправитель отмечает, кроме собственной фамилии, еще и должность, кем и каким номером выдано ему командировочное удостоверение, а также серию, номер, место и дату выдачи паспорта.
Между отдельными словами делают пробел в два интервала. Текст телеграммы отделяют от адреса тремя интервалами. Переносы слов не допускаются.
Текст телеграммы подают без абзацев. Заверяют его печатью.
Пишут телеграммы только с лицевой стороны телеграфного бланка или чистого листа бумаги.
Телеграфная связь украинских организаций с зарубежными представителями ведется на украинском языке, только азбука заменяется латинскими буквами:
Подпись на телеграмме ставят отдельной строкой, отступив от текста.
Составление телефонограмм
Телефонограмма — это документ, который передают адресатам по телефону, фиксируется в специальной книге (журнале) и содержит распоряжение, информацию вышестоящих органов.
Применяется телефонограмма также для документационного оформления устных телефонных переговоров и является одним из видов деловой корреспонденции.
Лицо, которому адресована телефонограмма после ознакомления с текстом ставит свою подпись: таким образом подтверждает свою ответственность за выполнение переданных распоряжений или доведения информации к сведению. Реквизиты телефонограмм:
1. Название документа (заголовок).
2. Номер и дата телефонограммы (слово «телефонограмма», ее номер и дату поступления пишут в первой строке; датой телефонограммы является дата ее передачи).
3. Название организации и должностного лица — получателя телефонограммы (кому).
4. Текст телефонограммы, который должен быть таким же кратким, как и текст телеграммы. Надо избегать слов, которые трудно произносятся, сложных оборотов. Слова записываются полностью, без сокращений. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов.
5. Подпись должностного лица — руководителя организации или его заместителя (в отдельных случаях — руководителей отделов).
6. В графах «передали» и «принято» указывают должность, инициалы, фамилия того, кто передает, того, кто принимает, и номера их телефонов.
На некоторых предприятиях используются специальные бланки, на которых нотуються телефонограммы.
Источник: studbooks.net