Правила Телеграмма служебное письмо

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, организациями и частными лицами и выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой почтой.

Содержанием служебных писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, га­рантии и т. д.

При ведении переписки должны соблюдаться следую­щие требования:

· документы оформляются на специальных бланках — бланках для писем — и подписываются руководителем орга­низации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

· текст должен излагаться грамотно, официально-де­ловым языком, обладать достаточной аргументацией, точ­ностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования;

· события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые пись­ма состоят из одной-двух частей — вступления (мотивы подготовления письма) и содержательной части. Сложные в композиционном плане письма содержат мотивирующую часть, основную (изложение просьбы, выводов и т. п.), зак­лючение (приводится ожидаемый результат, констатиру­ются отказ, отклонение предложения и т. п.).

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если по­водом для составления письма послужил какой-либо до­кумент, дается ссылка на него.

В основной части (доказа­тельстве) излагается сущность вопроса, приводятся дока­зательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в обос­нованности предлагаемого решения.

Служебное письмо выполняет ту же функцию, что и речь. На речевой сигнал можно ответить либо конкрет­ными действиями, либо новым речевым сигналом.

Требования к бланкам организационно-распорядительных документов, в том числе и писем, устанавливаются ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003). Состав видов и формы бланков разрабатываются в каждой организации индивидуально службой документационного обеспечения управления, а при ее отсутствии – секретарем, и утверждаются руководителем организации

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и требования к их оформлению.

Служебное письмо: правила оформления и рекомендации по составлению

В нашей статье мы хотим поговорить о письмах. Ведь они являются наиболее распространенным способом обмена информацией. В повседневной жизни и на работе без них просто не обойтись.

Что же такое служебное письмо

Как привлечь первых подписчиков в Telegram канал

Письмо – это общее название очень разных по своему содержанию документов, которые служат средством связи между совершенно разными структурами и организациями в процессе их деятельности.

Письма – это бумаги, объединенные в одну большую группу по способу передачи — почтой. В любой организации скапливается огромное их количество. Они подразделяются на исходящие и входящие.

В письмах можно изложить очень большое количество информации: пожелание, приветствие, все что угодно. Его оформляют на специализированных бланках формата А4. В тех случаях, когда письмо небольшое и не содержит больше семи строчек, допустимо использовать формат А5.

Любой документ должен быть датирован, а значит, и письмо тоже. Его датой является день подписания.

Оформление служебного письма

Письмо строят по определенной схеме:

1. Введение. В нем указываются мотивы и причины написания документа, факты, ссылки на прошлые события, решения вышестоящих организаций.
2. Доказательства. Тут излагаются обоснования всего того, что изложено в документе.
3. Заключение. В нем делаются выводы, выдвигаются предложения, просьбы, требования.

Возможен и такой вариант, когда служебное письмо содержит только заключительную часть без каких-либо объяснений.

Как правило, письма не имеют больших объемов, обычно это примерно одна страница.

Цель составления

Служебное деловое письмо посвящается какому-то одному вопросу. Это упрощает их дальнейшую обработку, что позволяет ускорить исполнение внутри организации.

Текст излагается в третьем лице и единственном числе. Например: «В ближайшее время школа планирует…».

Право подписи любого служебного документа, а значит, и писем, имеет руководитель организации, а во время его отсутствия полномочия передаются временно исполняющему обязанности директора.

В настоящее время служебное письмо можно отправить не только почтой, есть еще телеграф, факсимильная связь, ну и, конечно же, интернет-почта, которая является наиболее удобным и востребованным вариантом.

Требования к составлению и оформлению документа

Каким бы способом не отправлялся документ, составление служебного письма подчинено единым требованиям оформления. Они несложные и знание определенных нюансов может когда-то пригодиться.

Давайте рассмотрим, как правильно написать служебное письмо. Пример приведен ниже.

Вот так оформляется подобное письмо.

Реквизиты письма

Служебное письмо – общее название большой группы деловых документов, которые необходимы для общения учреждений между собой и с обычными гражданами. Они содержат обязательные элементы в оформлении.

Реквизиты служебного письма:

Кроме того, правильно должны быть указаны отдельные составные части реквизитов:

1. Название фирмы.
2. Структурное подразделение.
3. Должность исполнителя.
4. Фамилия и инициалы.
5. Адрес получателя.

В том случае, когда письмо адресовано нескольким людям или организациям, вначале указывают основного получателя (его адрес), а затем уж остальных.

Классификации служебных писем

Вообще все деловые письма можно разделить на такие виды:

1. Сопроводительные.
2. Письмо-запрос.
3. Информационные.
4. Рекламные.
5. Гарантийные.
6. Претензионные.
7. Арбитражные.
8. Письма-напоминания.
9. Письма-подтверждения.
10. Письма-просьбы.
11. Письма-извещения.

Такая классификация является наиболее универсальной. Давайте рассмотрим подробнее некоторые разновидности делового письма.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное служебное письмо – документ, с помощью которого информируют получателя о том, что к нему направлены какие-либо бумаги, возможно, что-то разъясняется или уточняется. Такое письмо не содержит адресной части.

Как правило, такой документ начинается словами: «Направляем Вам…», «Сообщаем Вам…»

Может вместе с тем содержаться и какая-либо дополнительная информация относительно производственной или управленческой ситуации. Например: «В соответствии с договоренностями…»

Текст такого документа может содержать пояснения или просьбы относительно тех материалов, что приложены к сопроводительному письму. Оформляется оно на бланке. Кроме всех вышеуказанных реквизитов, в нем должна быть отметка о присутствии приложений.

Письмо-приглашение

В таком документе приглашают адресата принять какое-либо участие в мероприятии. Такое письмо может быть направлено, как конкретному человеку, так и организации. Начинаются они фразами: «Просим Вас посетить…», «Приглашаем Вас на…». В документе раскрывается суть предстоящего мероприятия с обязательным указанием даты и времени проведения, а также условий участия в нем.

Информационное письмо

Такой вид письма очень распространен. В нем отправителю сообщается информация официального характера. Как правило, такие письма довольно типичны и рассылаются управленческими структурами в подведомственные организации. В них могут быть указаны отдельные законодательные положения, предложения и рекомендации.

Кстати, информационные письма могут иметь приложения. Объемы документа, как правило, не превышают нескольких страниц. Подписываются они руководителем предприятия.

Рекламное письмо

Это своего рода тоже информационное письмо, однако оно адресуется конкретному человеку или организации, в нем содержится подробное описание товаров и услуг. Текст письма содержит подробную информацию. Его конечной целью является побуждение приобретения чего-либо адресатом.

Гарантийное письмо

Это документ, который содержит обязательства или их подтверждение. Их адресуют конкретным лицам и организациям. О каких гарантиях может идти речь? Например, гарантии об оплате товаров, аренды, услуг, сроков проведения работ. Подписывается такое письмо, как правило, двумя лицами — директором и главным бухгалтером, а также заверяется печатью.

Претензионное письмо (рекламационное)

Это деловое письмо, в котором содержится информация об обнаружении несоответствия, например, товара тем нормам, что заявлены в договоре. Целью такого документа является возмещение убытков, имевших место при нарушениях норм договора. Претензия обязательно оформляется в письменном виде. Единой формы подобного письма на практике нет, но есть обязательные элементы, которые должны быть соблюдены.

В претензии должны быть такие сведения:

1. Полный адрес организации, куда направляется документ.
2. Указываются основания (ссылка на гарантию, договор).
3. Конкретные требования (возврат товара, денег, уценка).

Претензия направляется заказным письмом или же письмом с уведомлением о вручении. В нем прилагаются ксерокопии всех документов, которые подтверждают правоту отправителя. Квитанцию почты лучше сохранить.

Письмо всегда начинается фразой: «Направляем Вам претензию…»

Запрос

Письмо-запрос – деловой документ, направляемый для получения официальной информации. Его текст имеет четкое обоснование необходимости получения сведений. Это могут быть ссылки на законы, нормативные акты. Подписываются письма официально уполномоченным должностным лицом.

Письмо-запрос подразумевает наличие письма-ответа. Особым статусом наделены запросы, направляемые властными структурами.

Письмо–напоминание

Это документ, который используется в тех случаях, когда организация не выполняет свои функциональные обязанности, а просто выступает в посреднической роли. Как правило, письмо состоит из нескольких частей. В первой из них ссылаются на документ, в котором зафиксированы обязательства. А во второй – просьба выполнить какие-либо действия.

Письмо-извещение

Такой документ информирует о мероприятиях (общественных). Письма рассылаются большому количеству организаций или людей для их привлечения, участия. Они могут информировать не только о проведении мероприятий, месте и времени, но и одновременно и зазывать для участия. В письме могут содержаться приложения, например, анкета участника, программа мероприятия.

Как правило, оно отправляется целому списку получателей, а значит, адресат не указывается. Подписывается письмо человеком, который поставлен быть ответственным за проведение мероприятия.

Вместо послесловия

В нашей статье мы рассмотрели наиболее используемые виды деловых писем, а также нюансы их написания. Немного изучив тему, вы теперь можете свободно в ней ориентироваться и не растеряетесь, если к вам обратятся с предложением: «Составьте служебное письмо». Как вы могли убедиться, в этом нет ничего сложного, особенно если помнить все основные требования и реквизиты для написания документа. Пример того, как оформить служебное письмо (образец), мы привели в статье. Желаем вам удачи.

Источник: businessman.ru

Пример служебного письма. Требования к служебным письмам

Письмо — это письменная форма речи, адресованная одному человеку или нескольким людям. В зависимости от получателя (то есть лица, которому адресовано письмо) или жизненной ситуации отправителя, письмо может принимать различные формы. Это может быть служебный, официальный, личный характер.

Личные списки могут быть в любой форме. Однако если письмо должно иметь более формальную форму, следует придерживаться нескольких принципов, представленных ниже.

Понятие

Служебное письмо относится к документам, различаемым по содержанию, теме. Оно используется для связи между организациями, организационными подразделениями в компании, клиентами и коллегами по бизнесу. Письма предоставляют адресату различные данные: они информируют, предупреждают, напоминают и т. д.

Обмен подобными письмами является одним из видов делового общения. Поэтому следует направить внимание на стиль выражения и написания в письме, так как в зависимости от этого создается общее впечатление о получателе. Однако есть шаблоны, формирующие официальные письма. Также есть ряд деталей, которые должны быть включены в подобное письмо.

Текст каждого типа письма должен быть коротким, компетентным, содержать четкие и точные данные.

Служебное письмо — это письменный документ, который может быть:

• ответом на более ранние запросы и документы;
• сопроводительным элементом к прочим документам;
• инициативным письмом.

Виды

Перечень обстоятельств для классификации видов служебных писем чрезвычайно широк. На разных этапах создания, передачи и использования деловой информации решаются определенные задачи и используются надлежащие атрибуты систематизации документов.

В зависимости от информации, которая представлена в подобного рода документах, выделяют следующие виды служебных писем:

• Информационное: адресат проинформирован о чем-либо.
• Сопроводительное: если получателю отправлены, кроме письма, остальные документы.
• Извещение: адресат информирует отправителя о получении от него корреспонденции (документы, посылки, переводы и т. д.).
• Гарантийное: если оно подтверждает реализацию определенных обязанностей. Данный тип официального письма имеет юридическую силу. Содержащаяся в нем информация обязана быть представлена ​​верно, без двусмысленности. В отличие от всех остальных официальных писем, обязательно проставление визы руководителя и бухгалтера, и печати компании.
• Сообщение: направление внимания о том, что получатель предоставляет факты, которые его интересуют.
• Приглашение: адресат информируется об организации общественных мероприятий (конференций, семинаров, конкурсов) и приглашается на них.

Эти типы официальных писем являются основными. Однако существует много других взглядов на классификацию служебных писем:

• запрос: направляется в компанию с запросом любой информации;
• требование: в нем требуется исполнение определенных обязательств;
• ответ: это ответ на запрос, предложение;
• претензия с указанием несоответствий в процессе выполнения договоров, его назначение — побудить адресата заплатить штраф, который связан с этим;
• поздравления, отправленные во время официальных праздников;
• благодарность: ориентирована ​​компании, ее работнику либо одному лицу в качестве ответа на любые деяния, которые имеют положительные результаты;
• запрос является одним из более распространенных типов официальных писем, так как во время работы компании существует огромное количество ситуаций, в которых необходимо что-то просить.

Обычно служебное письмо охватывает лишь один вопрос. Один получатель получает столько писем, сколько вопросов необходимо решить. Объединение нескольких вопросов в одно письмо может быть только в том случае, если они соединены вместе.

Особенности

Среди основных особенностей служебных писем можно выделить:

• Письмо строят по специальной определенной схеме: введение с указанием мотивов и причин написания, фактов и ссылок на события, доказательства и обоснования, заключение с изложением выводов и предложений, просьб, требований.
• Целью письма являются определенные побудительные мотивы.
• Отражение одного вопроса.
• Текст излагается в третьем лице и единственном числе.

В примере служебного письма присутствуют две части – вступительная и заключительная. Вступительная часть открывает тему письма, предпосылки, которые побудили его составить документ. В последней части указываются действия, которые адресат должен выполнить после прочтения письма: выполнить запрос, принять приглашение, разглядеть предложение, выполнить гарантии, сделать заключения, выполнить требование и т. д. Есть также ситуации, когда письмо состоит лишь из обращения без каких-либо пояснений.

Образец служебного письма

Для того чтобы понять, как правильно заполнять данный документ, приведем конкретный пример.

Можно написать служебное письмо, задействуя следующий шаблон:

• детали организации находятся в центре формы;
• данные получателя справа вверху;
• в середине формы необходимо обращение к получателю, задействуя оборот «Уважаемый» либо «Уважаемая»;
• указание предпосылки, которые побудили вас написать письмо;
• изложение действий, фактов, событий, предложений и т. д.;
• изложение предложений на базе предшествующего абзаца;
• подпись и инициалы.

Текст служебного письма должен быть коротким, понятным, содержать достоверные факты.

Образец служебного письма представлен на рисунке ниже. Данный образец представлен в виде гарантийного письма и отражает правильность размещения информации на документе.

Реквизиты

Рассмотрим, какие основные реквизиты должны быть отражены в исследуемом документе.

Служебные письма составляются на фирменном бланке организации, специально созданном для этого вида корреспонденции. Структуры разрабатываются и утверждаются специальной службой.

Необходимо непременно указывать следующие реквизиты служебного письма:

• заглавие компании (организация, компания);
• отдел, в который отправляется официальное письмо;
• должность исполняющего лица, его полное имя и фамилия;
• адрес получателя;
• дата, исходящий номер письма и, если это ответное письмо, то номера и даты тех документов, на которые был написан ответ;
• заглавие должно быть написано в одном предложении. Если письмо небольшое, то заглавие не требуется.

Отмеченные на письме знаки и резолюции о получении также относятся к деталям письма.

Детальная информация о «номере исходящего и входящего документа» записывается в журналах исходящей и входящей корреспонденции.

Основы оформления

Обычным примером служебного письма является документ формата А4, при этом детали располагаются в верхнем углу. В середине бланка реквизиты располагают редко, в основном муниципальные учреждения употребляют эту форму. В случае писем с маленьким размером текста (менее 8 строк) допускается формат A5.

При написании необходимо обратить внимание на следующие моменты по оформлению служебного письма:

• оно должно быть написано на специальном бланке;
• форма обязана содержать все детали организации;
• готовое к отправке письмо должно содержать все нужные данные: дату, исходящий номер, получателя, заглавие, реальный текст, указание возможных приложений, нужные подписи, в некоторых вариантах — печать, детали официального письма также содержат примечания об одобрении и разрешении;
• в организации, в которую было отправлено письмо, после его получения на нем располагается примечание о его направлении в архив;
• верно представленное письмо подписывается официальным лицом;
• вся информация, представленная в письме, обязана быть четкой;
• письма составляются в двух экземплярах, один из которых отправляется, а другой остается в организации;
• тип письма составляется на базе содержащейся в нем информации: письма с вопросом, письма-напоминания и т. д.

Основные требования

Среди основных требований к служебным письмам можно представить:

• Изначально надо конкретизировать цель письма.
• Обозначить вид или его тип.
• Мысли надо излагать четко и ясно.
• Прописать ожидаемые от адресата действия.
• Определить срочность письма.
• Стиль письма должен быть официально-деловым с направленностью на сотрудничество.
• Суть претензии надо излагать точно и четко.
• Факты должны быть конкретными и реальными.
• Правильное размещение реквизитов.
• Текст должен быть отредактированным и не содержать ошибок.
• Не применять категоричных выражений.

Основные правила

Для того чтобы понять, как написать служебное письмо, необходимо знать базовые правила. Среди них можно выделить:

• составляется письмо на фирменном бланке компании, который разрабатывается заранее;
• обязательно указание реквизитов;
• рассмотрение только одного вопроса;
• информация излагается кратко, но понятно;
• при наличии нескольких адресатов сначала указывается основной, а далее — все остальные.

Основы написания

В таблице ниже представлены основы написания отдельных моментов служебного письма.

Указываются: дата, номер, ссылки на документы, заголовок.

Реквизиты, составляющие служебное письмо:

Описание обстоятельств, из-за которых требуется написание письма. Ссылка на правовые нормы

Конкретные требования, разъяснения и убеждения. Можно излагать конкретные цифры

Последствия, которые наступят при уклонении от требований.

Приложения присутствуют тогда, когда есть ссылка на них в письме.

Подписи руководства и печать

В примере служебного письма определен порядок действий при его создании:

• изучение обстоятельств вопроса и прилагаемой информации;
• составление проекта письма;
• согласование текста с возможными корректировками и редактированием;
• утверждение письма руководителем;
• окончательное оформление и подписание документа;
• регистрация;
• отправка корреспонденции.

Правила набора текста

Существуют специальные правила набора текста, которые изложены ниже:

• применяют популярный шрифт Times New Roman;
• размер шрифта регламентирован для основного текста: 14, для отметок – 12.

В примере служебного письма определены правила размещения реквизитов:

• междустрочный интервал — 1;
• выравнивание текста «по ширине»;
• автоматическая расстановка переносов;
• промежуток от номера регистрации до заголовка составляет 2 интервала, далее до основного текста – 3 интервала.

Основные ошибки

Среди наиболее популярных ошибок при составлении писем можно назвать:

• нет структуры документа;
• применение неофициальной стилистики;
• неправильное оформление документа;
• нарушение правил делового общения;
• подача информации неэффективна;
• документ слишком длинный или, наоборот, слишком короткий;
• применение разных форм при составлении одного и того же документа;
• текст перегружен номенклатурной лексикой и аббревиатурами;
• отсутствие цели в документе.

Выполнение всех указанных требований на практике позволит компании совершенствовать свой документооборот и упростить задачу службам по делопроизводству.

Источник: www.syl.ru