Деловое письмо вы пишете не для удовольствия, вам что-то нужно от адресата. Поэтому правильно начать его с акта вежливости — приветствия. Обходиться без него — всё равно что открывать дверь в чужой кабинет ногой.
Как не надо
Елена, мне нужны сканы договора на покупку снега зимой.
Лучше так
Добрый день, Елена! Мне нужны сканы договора на покупку снега зимой.
2. Фраза «Доброго времени суток»
Если вы пишете деловое письмо не прямиком из двухтысячных годов, то выбирайте более современные формулировки. Неважно, что вы не можете предсказать, когда именно собеседник прочитает сообщение. Вариант «добрый день» самый нейтральный, но можно использовать и период, когда вы отправляете письмо. А «доброе время суток» оставьте полумёртвым форумам из прошлого.
Как не надо
Доброго времени суток, анон!
Лучше так
Добрый день, Пётр!
3. Обращение с ошибками
Удивительно, как много ошибок можно сделать в таком коротком отрезке текста. Во-первых, многие восприняли правило «обращение выделяется запятыми» буквально. Это порождает шедевры вроде «Уважаемый, Антон Михайлович». Обращение — это не только имя, но и зависимые от него слова.
Что делать если заблокировали в Телеграм и не получается писать письма
Во-вторых, внимательно проверяйте, как зовут адресата. Не называйте Алексеев Александрами, Марин Мариями и расшифровывайте инициалы.
Как не надо
Глубокоуважаемый, А. М.
Лучше так
Уважаемый Антон Михайлович!
4. Сокращения и односложные ответы
Деловой стиль переписки предполагает, что вы будете общаться полными предложениями. У такого подхода есть практическая польза: собеседнику не придётся догадываться, что вы имели в виду, потому что вы раскрываете все нюансы и не даёте возможности толковать слова превратно. А ваше «ОК» может означать что угодно. К тому же сокращения экономят не так много времени.
Как не надо
Утро! Ок. Пжлст, вышли отчёт до обеда, планёрка в 12.
Лучше так
Доброе утро, Игорь! Все данные вышлю до конца рабочего дня. Планёрку назначили на 12 часов. Пожалуйста, пришлите отчёт до обеда.
5. Юмор и метафоры
Деловое письмо не должно оставлять простора для интерпретаций. Все слова употребляются в прямом значении и не предполагают различных толкований. Иначе ждите дополнительного витка переписки, в котором вы будете выяснять, кто что имел в виду. И это может отнять немало времени.
Как не надо
Юлия, как говорится, на чужой роток не накинешь платок, поэтому пускай болтают, перемелется — мука будет.
Лучше так
Юлия, предлагаю никак не реагировать на инфоповод. Законно опровергнуть этот факт мы не можем, оправдания только подогреют интерес к истории. Если через неделю всё не утихнет, будем думать над новой стратегией.
6. Восклицательные знаки
Восклицательные знаки и в художественных текстах используются нечасто, потому что призваны выражать сильные чувства. Деловое письмо — это не площадка для экспрессии, даже если вам очень хочется высказать собеседнику, что вы о нём думаете.
Вы, может, ничего особенного не имели в виду, но для собеседника восклицательный знак будет сигналом, что он, вероятно, делает что-то не так. Поэтому держите и чувства, и сочетание клавиш Shift + 1 под контролем. Восклицание уместно только в обращении.
Как не надо
Мария! Благодарю за оперативный ответ. Прошу внести в отчёт новые данные: в апреле 2018 года мы истратили на скрепки 3 миллиона рублей. И ещё 1 миллион на бумагу!
Лучше так
Мария, благодарю за оперативный ответ. Прошу внести в отчёт новые данные: в апреле 2018 года мы также потратили 3 миллиона рублей на скрепки и 1 миллион на бумагу.
7. Обилие канцелярита
Стремление выражаться более формально зачастую порождает монструозные конструкции, в которых крайне тяжело разглядеть смысл. Не злоупотребляйте сложными оборотами и пишите проще.
Как не надо
Касаемо ситуации с отделом учёта и отчётности, нашими сотрудниками приняты все меры по обеспечению подразделения работающими устройствами для печати путём замены картриджей в принтерах.
Лучше так
Системный администратор заменил картриджи в принтерах в отделе учёта и отчётности, нужные договоры распечатаны.
8. Caps Lock
Выделять строки заглавными буквами не стоит. В интернете это всё ещё символизирует крик. Никому не нравится, когда на него орут. Чтобы суть послания была ясна, просто пишите понятнее.
Как не надо
Уважаемые коллеги! Уведомляем вас, что в связи с уменьшением финансирования на клининговые услуги 2 июня в офисе состоится СУББОТНИК. ЯВКА ОБЯЗАТЕЛЬНА.
Лучше так
Коллеги, из-за уменьшения бюджета мы не можем в этом году оплатить генеральную уборку. Поэтому 2 июня в офисе пройдёт субботник. Явка обязательна.
9. Фраза «Заранее спасибо»
Спасибо, конечно, в карман не положишь, но досрочная благодарность ставит собеседника в неловкое положение. Воспитанный человек почувствует себя обязанным выполнить вашу просьбу, даже если будет понимать, что не должен этого делать. И вы запомнитесь тем, что подкидываете проблем.
Если собеседника всё-таки надо подстегнуть, лучше опишите, чем ему выгодно отозваться на вашу просьбу.
Как не надо
Пожалуйста, привезите мне, батюшка, цветочек аленький. Заранее спасибо.
Лучше так
Батюшка, прошу привезти мне цветочек аленький. В перспективе это позволит нам перейти из купеческого сословия в дворянское.
10. Странная тема письма или полное её отсутствие
Открывать непонятные письма небезопасно, поэтому послание без темы рискует отправиться в спам. Естественно, человек будет очень злиться, когда обнаружит, что под словами «Зина, резина» скрывался важный документ от менеджера завода по производству шин Зинаиды.
Как не надо
Тема: важное письмо от Анны!
Лучше так
Тема: комментарии по второму ролику для «Синего октября».
11. Панибратство
Не стоит отступать от делового стиля, даже если адресат — ваш лучший друг. Во-первых, ему может понадобиться переслать письмо начальнику или подрядчикам. Во-вторых, письмо может попасть в третьи руки случайно и скомпрометировать его, а заодно и вас.
В-третьих, нужно разграничивать персональное и рабочее. Не всегда корпоративные интересы совпадают с личными. Стоит оставить себе поле для манёвра, чтобы сохранить дружеские отношения, не идя на уступки в переговорах.
Как не надо
Сорян, бро, но деньги ушли на корпоратив, поэтому нам дорого покупать мониторы у вас. Узнай насчёт скидки, очень надо.
Лучше так
Тире между подлежащим и сказуемым
Помните: каждое простое предложение в составе сложного обычно отделяется знаком препинания.
Трудности сложносочиненного и сложноподчиненного предложения.
1. Увидеть односоставное предложение в составе сложного и отделить его запятой.
Напомним виды односоставных предложений (имеется или состав подлежащего, или состав сказуемого).
Назывные: Зима. Мороз и солнце.
Определенно-личные: Люблю тебя, Петра творенье.
Обобщенно-личные: Без труда не вынешь рыбку из пруда.
Неопределенно-личные: В газетах пишут (писали) о наводнении.
Безличные (нет и не может быть подлежащего): Светает. Похолодало. Мне не спится . Нам скучно. Ему нужно (необходимо, можно, нельзя, следует) больше двигаться. Сегодня нет (не было, не будет) дождя. Не курить!
Отдохнуть бы.
Например: Весна, и хочется жить. Рассвело, и запели птицы.
2. Увидеть общий второстепенный член или общее придаточное предложение, при которых запятая в сложносочиненном предложении не ставится.
Например: Было темно, и все спали. В доме было темно и все спали. Когда я вернулся, было темно и все спали.
3. Увидеть придаточное предложение в сложноподчиненном и отделить его запятой.
Например: Слышно, как капает вода. Интересно, когда это было. Не знаю, где это, и не хочу знать.
4. Увидеть однородные придаточные предложения, которые при одиночном союзе И не отделяются запятой.
Например: Я рад, что вы приехали и что теперь мы сможем видеться чаще.
Он не знал, где были партизаны и когда он сможет добраться до них.
5. Увидеть «стык» союзов при «столкновении» придаточных предложений.
Например: Я знаю, что, если повторю материал, сдам экзамен хорошо.
Помните: запятая ставится в том случае, если второе придаточное предложение можно опустить или поставить после первого. Я знаю, что сдам экзамен хорошо, если повторю материал. Но: Я знаю, что если повторю материал, то сдам экзамен хорошо.
Дата добавления: 2018-11-24 ; просмотров: 299 ; Мы поможем в написании вашей работы!
Поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.net
Вопрос № 174237 — Русский язык
Так и путешествуют семена подорожника по дорогам не только одной страны но и разных отделённых от нас океанами континентов.
Крупные и яркие цветки орхидей поражают своей причудливой и изящной формой и пахнут ванилью и гвоздикой.
И весь этот мирный пейзаж на моих глазах оживал и переполнялся плеском и звоном буйной реки.
Солнце уже обошло дом перешло на западное небо и теперь зеркально заглядывало под сосны и пихты.
Вопрос № 33002
Укажите предложение, в котором нужно поставить одну запятую (знаки препинания не расставлены).
Светлыми звёздами нежно украшена тихая зимняя ночь.
Осенью созревшие семена подорожника вместе с грязью прилипают к ногам прохожих и колёсам проезжающего транспорта и разносятся далеко по всем дорогам.
Грин был великолепным пейзажистом и мастером сюжета и тонким психологом.
Работа заключалась не только в поисках художественной выразительности но и в выявлении сущности сложного замысла.
Другие вопросы по предмету Русский язык
Вопрос № 174240
Как объяснить постановку двоеточия в данном предложении?
Он покраснел: ему было стыдно убить человека безоружного.
Первая часть бессоюзного сложного предложения противопоставлена по содержанию второй части.
Первая часть бессоюзного сложного предложения указывает на время совершения того, о чём говорится во второй части
Первая часть бессоюзного сложного предложения указывает на условие совершения того, о чём говорится во второй части.
Вторая часть бессоюзного сложного предложения указывает на причину того, о чём говорится в первой части.
Вопрос № 174241
Как объяснить постановку двоеточия в данном предложении?
Я знаю: в вашем сердце есть и гордость, и прямая честь.
Первая часть бессоюзного сложного предложения указывает на условие совершения того, о чём говорится во второй части.
Вторая часть бессоюзного сложного предложения указывает на причину того, о чём говорится в первой части.
Первая часть бессоюзного сложного предложения противопоставлена по содержанию второй части.
Вторая часть бессоюзного сложного предложения дополняет первую.
Вопрос № 174242
Как объяснить постановку двоеточия в данном предложении?
Суда поспешно не чини: непрочен суд земной.
Первая часть бессоюзного сложного предложения указывает на условие совершения того, о чём говорится во второй части.
Первая часть бессоюзного сложного предложения указывает на время совершения того, о чём говорится во второй части.
Первая часть бессоюзного сложного предложения противопоставлена по содержанию второй части.
Вторая часть бессоюзного сложного предложения указывает на причину того, о чём говорится в первой части.
Вопрос № 174243
Как объяснить постановку двоеточия в данном предложении?
В заводях между тростниками выводилось бесчисленное множество уток всех возможных пород: кряковых, полукряковых, шилохвостых, чирков, нырков.
Первая часть бессоюзного сложного предложения указывает на время совершения того, о чём говорится во второй части.
Вторая часть бессоюзного сложного предложения указывает на основание, причину того, о чём говорится в первой части.
Источник: testna5.ru