Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно — справочными. Информационно — справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Виды информационно — справочных документов:
3. докладная записка;
4. объяснительная записка;
7. телеграмма, телефонограмма.
Одним из видов информационно — справочных документов является акт. Акт — информационно — справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.
Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно — ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей.
Делопроизводство. Часть 2
В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта.
Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. С актами ревизии и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. Акты составляются на общем бланке. Формуляр акта состоит из реквизитов:
1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. наименование структурного подразделения;
4. наименование вида документа;
6. место издания;
10. подписи (членов комиссии);
11. гриф утверждения, согласования.
Реквизиты отделяются друг от друга 1,5 — 3 интервалами.
Следующий вид информационно — справочного документа — протокол. Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная — слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Пишутся от начала левого поля. Переменная — инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора.
Завершающая часть текста протокола — постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие — исполнитель — срок.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись. Датой протокола является дата проведения заседания. Формуляр протокола состоит из реквизитов:
Докладная записка
1. наименование организации или ведомства (если есть);
2. НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ — крупно;
3. наименование структурного подразделения(если есть);
4. наименование вида документа — ПРОТОКОЛ;
5. дата заседания, номер (в течение календарного года);
6. место составления (город);
7. заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);
8. текст вводной и основной части;
10. гриф утверждения, согласования (если нужно).
Следующий вид информационно — справочного документа — докладная записка. Докладная записка — документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. По содержанию докладные записки бывают:
б) отчетные (по результатам командировки и т.д.).
В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор — составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания.
Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно. Текст докладной записки делится на две части:
1. изложение фактов, послуживших причиной её составления;
2. выводы, предложения организации или должностного лица.
Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов:
1. наименование структурного подразделения(если есть);
2. наименование вида документа — докладная записка;
Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов:
1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. наименование структурного подразделения (если есть);
4. наименование вида документа — докладная записка;
Источник: mykonspekts.ru
Информационно-справочные документы
документы которые сообщают
сведения, побуждающие принимать
определенные решения, то есть
инициируют управленческие
решения, позволяют выбрать тот или
иной способ управленческого
воздействия. Они не содержат
поручений, не обязывают выполнять
поручения.
3.
Информационно-справочные документы
используются как для передачи информации от
одного адресата (должностного лица, структурного
подразделения, всей организации) к другому, так и
для фиксации каких-то информационных сведений.
В отличие от распорядительных
документов эти документы могут не требовать
исполнения. Информация, заключенная в этих
документах, может побуждать к действию, а может
быть только принята к сведению. На основе
резолюции руководителя эти документы могут стать
основанием для принятия каких-то решений или
подготовки распорядительных документов.
4. Виды информационно-справочных документов:
служебные и другие письма;
протоколы;
заявления;
докладные (служебные) и объяснительные
записки;
сводки;
справки;
акты;
телеграммы и телефонограммы.
5. Служебное письмо.
Письмо – обобщенное наименование
различных по содержанию документов,
служащих средством общения между
учреждениями, частными лицами.
Служебное письмо – это обобщенное
название различных по содержанию документов,
выделяемых в связи с особым способом
передачи текста, – пересылкой почтой.
6.
Письма, как правило, должны составляться в
случае, когда невозможен или затруднен
бездокументный способ обмена информацией
(устные разъяснения, указания: личные или по
телефону и др.). При необходимости срочной
передачи информации составляются телеграммы,
телефонограммы и др.
Обязательными реквизитами письма
являются: наименование организации, справочные
данные об организации, код организации, основной
государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица, идентификационный номер
налогоплательщика/код причины постановки на
учет, дата, регистрационный номер, ссылка на
регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к
тексту (при составлении письма на бланке формата
А4), подпись, отметка об исполнителе, в
сопроводительных письмах – отметка о наличии
приложений, в гарантийных письмах – оттиск
печати.
7.
С
л
у
ж
е
б
н
о
е
п
и
с
ь
м
о
8. Протокол.
Протокол – документ, содержащий
последовательную запись хода обсуждения вопросов и
принятия решений на собраниях, совещаниях,
конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Протокол отражает деятельность по совместному
принятию решений коллегиальным органом или группой
работников. От протоколов заседаний, создаваемых в
управленческой деятельности организаций, следует
отличать протоколы следственных, некоторых
административных органов и органов охраны
общественного порядка (например, протокол
санитарного инспектора, протокол дорожнотранспортного происшествия и др.), а также протоколы
договорного типа (протоколы разногласий, протоколы
согласования разногласий, протоколы согласования цены
и др.).
9.
Обязательными реквизитами протокола
являются: наименование организации,
наименование вида документа, дата и
регистрационный номер, место составления или
издания, заголовок к тексту, подписи.
Нормативными правовыми актами могут
устанавливаться дополнительные требования к
некоторым видам протоколов, которые
необходимо учитывать при их составлении и
оформлении.
10.
п
р
о
т
о
к
о
л
11.
12. Заявление.
Заявление — это официальное обращение,
личное или коллективное, которое подается, вопервых, в целях реализации права или законного
интереса гражданина или, во-вторых, для того,
чтобы сообщить о тех или иных недостатках в
работе предприятий.
Оформление личных заявлений зависит от того,
работает ли заявитель в данной организации или
нет. Поэтому для удобства эти документы
называют «заявлением работника» или
«заявлением гражданина».
13.
14. З А Я В Л Е Н И Е
15. Докладная записка.
Докладная записка – документ, адресованный
руководителю вышестоящей организации, руководителю
подразделения или организации и излагающий какойлибо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Обычно докладная записка информирует руководство об
имевших место событиях, фактах, явлениях,
сложившейся ситуации, требующих принятия решения.
Докладная записка может быть внешней или внутренней.
Обязательными реквизитами докладной
записки являются: наименование организации (для
внутренней – наименование структурного
подразделения), наименование вида документа, дата и
регистрационный номер, место составления (для
внешней докладной записки), адресат, заголовок к
тексту, подпись.
16. Докладная (служебная) записка
17. Справка.
Справка:
1) документ, содержащий описание и
подтверждение тех или иных фактов и событий.
2) документ, подтверждающий факты
биографического или служебного характера. 1
Справки, отражающие основную
(производственную) деятельность организации,
могут быть внешними и внутренними. Внешние
справки составляются для представления в другую
(как правило, вышестоящую)
организацию, внутренние справки – для
представления руководству организации или на
рассмотрение коллегиального органа.
18.
Обязательными реквизитами справки
являются: наименование организации (для
внутренней – наименование структурного
подразделения), наименование вида документа,
дата и регистрационный номер, место
составления (для внешней справки), адресат,
заголовок к тексту (для справки, оформленной
на формате А4), подпись, оттиск печати (для
справки биографического и финансового
характера).
19.
с
п
р
а
в
к
а
20. Акт.
Акт – документ, составленный несколькими лицами
(комиссией, постоянно действующей или назначенной по
указанию руководителей) и подтверждающий
конкретные факты или действия. Акты составляются в
различных ситуациях и поэтому имеют много
разновидностей: акт приема работ по контракту; акт
приема-передачи документов; акт списания материалов;
акт ревизии; акт о нарушении техники безопасности и
т.д.
Особую группу образуют коммерческие акты,
устанавливающие факты повреждения, порчи или
недостачи груза, иных нарушений правил
транспортировки. Такой акт составляется на
типографском бланке установленного образца. Все
дополнения и исправления в акте должны быть
оговорены и заверены подписями двух сторон
21.
Акт должен иметь:наименование
организации (структурного
подразделения);наименование вида документа (А К
Т);дату; номер;заголовок к тексту;текст;подписи;печать
(для важных и внешних актов);приложения (при наличии
копий подтверждающих документов).
После текста и отметки о наличии приложений
указываются сведения о количестве экземпляров акта и
месте их нахождения.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими
участие в его составлении
Источник: ppt-online.org
Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы
В процессе любой деятельности собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной ситуации создается множество различных видов документов.
Введение
1 Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы
1.1 Организационные документы
1.2 Распорядительные документы
1.3 Информационно-справочные документы
2 Докладная записка о причинах несвоевременного представления информации о посещаемости занятий студентами юридического факультета юридического института Читинского государственного университета
Заключение
Список используемых источников и литературы
Работа содержит 1 файл
Решения оформляются, как правило, на бланках, включающих следующие реквизиты: название организации, наименование вида документа (решение), ограничительную отметку для даты документа, индекса документа, место составления или издания, ограничительную отметку для заголовка к тексту.
Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе данного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.
Распорядительная часть решения начинается с названия органа, его принимающего, и слова РЕШИЛ, которое пишется прописными буквами. Распорядительная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются исполнитель (организация, должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте решения называют лицо, на которое возлагается контроль за исполнением.
Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения ему номера (т. е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.
Протокол занимает особое место в системе организационно- распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (т. к. он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой стороны, протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.
Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров. Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.). 2
1.3 Информационно-справочные документы
К информационно-справочным документам относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений.
Своеобразие многих видов этих документов заключается в том, что их авторами (или инициаторами) являются рядовые сотрудники или специалисты управленческих аппаратов. Поэтому в общем документообороте организации они составляют восходящий поток документов, который движется по схеме: исполнитель, руководитель структурного подразделения, руководитель организации. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов на предприятиях социально-культурного сервиса и туризма.
Многие информационно-справочные документы — докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты — являются основным средством реализации внутренних коммуникативных связей организации. Часто они составляются от руки, визируются на первом (единственном) экземпляре, подшиваются в дело по месту составления.
Такие виды документов, как письма, телеграммы, телефонограммы, являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей.
Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. д. Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и специально созданных. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо — при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара, порчи груза, нарушении правил транспортировки и т. д. Во всех случаях в акте отражают только те факты, которые были обнаружены в ходе работы комиссии.
Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка составляется как по личной инициативе должностного лица, так и по указанию (письменному или устному) руководителя.
По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные. Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы. Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т. п.
Объяснительная записка — документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладной записки тем, что не содержат выводов и предложений.
Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Обычно их составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, проступках и др.
Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал. Датой объяснительной записки будет дата ее составления. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.
Справка — документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера.
Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Такие справки оформляются на бланке и имеют следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.
Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, заработной платы, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, текст, подпись, печать. Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машине.
Письмо — самый распространенный вид документа, используемый для обмена информацией. Письма составляют огромную группу самых различных по содержанию документов, являются большей частью входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей: инструктивные, сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и т. д. В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.
Телеграмма — обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу. Согласно определению, включенному в Правила оказания услуг телеграфной связи, телеграмма — текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи’.
Этот вид документов используют в тех случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю.
Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и в других случаях, когда переданное сообщение необходимо оформить документально.
Факсограмма (факс) — получаемая на бумажном носителе копия любого вида документа (рукописного, печатного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. В отличие от телеграммы или телекса эта связь позволяет получать изображение отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа- подлинника. Факс является практически копией переданного документа, поэтому особенности в оформлении документов, предназначенных для передачи по факсимильной связи, идентичны требованиям к оформлению соответствующих видов документов. Чаще всего факсимильные сообщения заменяют письма или телефонограммы. 3
Штамп или Директору
фирменный бланк Французской фирмы «Окситроль»
от Объединения «Новосибирский автодор»
Иванова Ивана Ивановича
Просим вас ознакомиться с предложением о покупке современных гидравлических кранов, цена крана составляет 5500 долларов США за одну штуку.
При согласии покупки гидравлических кранов переведите по безналичному расчету 5500 за один кран долларов США на расчетный счет №40220810000000000000 в ОСБ № 810/10.
Справки по телефону8-3022- 25-25-25 в рабочее время.
Руководитель предприятия ___________ Иванов И.И.
(подпись) (расшифровка подписи)
Организационно- распорядительные документы — документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий. Организаций и должностных лиц.
Источник: www.stud24.ru