Распоряжения издают: Президент Российской Федерации, Председатель Правительства Российской Федерации, председатели правительств субъектов Российской Федерации, другие руководители органов управления по оперативным вопросам, не требующим коллегиального обсуждения. Распоряжения по сложившейся практике также издают руководители предприятий, их заместители или главные специалисты, или руководители структурных подразделений в пределах своих полномочий.
Распоряжение оформляется с соблюдением требований к оформлению распорядительных документов. Особенностью оформления данного вида распорядительного документа является наличие реквизита 14 «Адресат», который отсутствует на приказах, постановлениях и решениях. Данный реквизит, как правило, приводится в обобщенном виде:
Текст распоряжения также состоит из двух частей — вводной и распорядительной, причем вторая часть отделяется словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».
Распоряжение имеет одну подпись — руководителя или заместителя (главного специалиста), или руководителя структурного подразделения.
Как сохранить фотографию с телеграмм на айфон(2021)iOS15/15.1
Образец оформления распоряжения приведен в прил. 25.
Указание — правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией использования приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.
Указание как вид документа было введено в практику с 1970 г. вместо применявшегося циркулярного письма, которое издавалось по тем же вопросам. И распоряжение, и указание, как уже было отмечено, имеют ограниченный срок действия, касаются узкого круга организаций, должностных лиц и в силу этого в эти документы не вносятся изменения и дополнения по отдельным пунктам, как в другие виды распорядительных документов.
Контрольные вопросы
1. Какие виды организационно-распорядительных документов относятся к распорядительным?
2. Почему распорядительные документы относятся к правовым актам?
3. Когда распорядительные документы вступают в силу?
4. Как различаются по сфере действия распорядительные документы?
5. Что является основанием для издания распорядительного документа?
6. Как строится текст распорядительного документа?
7. Как оформляется отметка о наличии приложения в распорядительном документе?
8. Какие органы принимают постановление?
9. Что означает дата в распорядительном документе, проставляемая в заголовочной части бланка (реквизит О?)?
10. В какой форме издаются совместные распорядительные документы?
11. Какие бывают виды приказов?
12. Чем отличается оформление приказа по личному составу?
13. Кто имеет право подписи на приказах?
14. Какой реквизит имеется только на двух видах распорядительных документов — указаниях и распоряжениях?
15. По каким вопросам издаются распоряжение и указание?
4.3 Справочно-информационные документы
Справочно-информационные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а иногда и организационных документов. Сбор, обработка и обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса — необходимое условие функционирования этой системы. Существуют различные источники информации, необходимой для принятия управленческих решений, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль. К данной группе можно отнести такие документы, как:
служебное письмо, телеграмму, телекс, телефонограмму — документы, обеспечивающие деловую переписку;
заявление, предложение, жалобу;
сводку, заключение, отзыв и др.
Часть из перечисленных документов, относящихся к справочно-информационной группе, не входят пока в УСОРД, не имеют унифицированной формы (сводка, заключение, отзыв, представление, характеристика) и оформляются согласно сложившейся управленческой практике.
Остальные виды этой группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.38-97. При оформлении документов этой группы используются разные виды бланков. Так, служебное письмо оформляется на бланке письма, протокол, докладная записка, справка, акт — на общем бланке с указанием конкретного вида документа.
Такие документы, как заявление, объяснительная записка, представление, характеристика, предложение, жалоба, оформляются автором на чистом листе бумаги. Документы этой группы отличаются друг от друга структурой изложения и объемом текста. В большинстве своем документы этой группы состоят из одного — двух листов (служебные письма, телеграммы, телефонограммы, заявления, акты, характеристики и др.).
Исключение составляют такие документы, как протоколы, заключения, справки служебного характера, отзывы, которые могут быть многостраничными. Как правило, справочно-информационные документы имеют одну подпись, за исключением протокола (две подписи) и акта (подписывается комиссией).
Служебное письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности.
Письмо — самый распространенный вид документа, используемый в управлении, поэтому для данного вида сконструирован специальный бланк. Письмо может оформляться на бланке формата А4 или формата А5. В том случае, если текст письма не превышает семи строк, напечатанных через один межстрочный интервал, письмо оформляется на бланке формата А5. Текст служебного письма должен быть ясным и логичным, кратким. Он строится, как правило, по следующей схеме:
введение, в котором объясняются причины составления письма;
основная часть, в которой излагается существо вопроса, включая доказательства или опровержения;
заключение, в котором формулируется основная цель письма.
В зависимости от содержания письма может иногда изменяться структура изложения текста, применяться другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.
Текст письма излагается от первого лица множественного числа, например:
«Просим предоставить данные об итогах приема на 2000/2001 учебный год».
Объем письма не должен превышать двух страниц, и оно должно быть посвящено одному вопросу. В письмах, оформленных на бланках формата А5, отсутствует заголовок.
В письме, которое составляют в ответ на поступившее в организацию письмо, должен быть заполнен реквизит 11 «Ссылка на дату и индекс поступившего документа». Служебное письмо, как правило, подписывается руководителем организации или его заместителями, или руководителями тех структурных подразделений, которым предоставлено право подписи в пределах их компетенции.
Письма можно отправить почтой, электронной почтой, с использованием аппаратов факсимильной связи.
Образец оформления служебного письма приведен в прил. 26.
Телеграмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: по телеграфу. Телеграммы применяют в тех случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю, когда нет возможности воспользоваться аппаратом факсимильной связи или электронной почтой.
Телеграмма не входит в УСОРД, поэтому оформляется совершенно по-другому.
Правила оформления телеграммы установлены Минсвязи РФ.
Телеграмму оформляют на чистых листах бумаги или на специальных бланках.
Скорость прохождения телеграммы зависит от указания ее категории: вне категории, внеочередная, правительственная, международная, срочная, обыкновенная и др.
Отметка о виде телеграммы указывает на особенности доставки телеграммы: с уведомлением о вручении, с оплаченным ответом, с доставкой в срок, указанный отправителем, и т. п.
Категория и вид телеграммы указываются перед телеграфным адресом получателя. Телеграфный адрес может быть обычным, может быть условным, если он зарегистрирован в отделении связи. Это применяют в тех случаях, когда почтовый адрес включает много слов, и вместо почтового адреса и полного наименования организации употребляют условное наименование, выраженное одним словом, например: Москва, ГРАНАТ, Соколову.
Телеграмма должна быть напечатана четко, без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на светлой бумаге), прописными буквами, без абзацев, через два интервала, без переноса слов.
Источник: smekni.com
Телеграмма
Телефонограмма — обобщённое название различных документов, выделяемых в связи с устной передачей информации по каналам электросвязи. Используются для оперативной передачи информации на расстояние до 100 км. В тексте не более 50 слов. Составляется исполнителем в 1-ом экземпляре и подписывается руководителем. При передаче нескольким адресатам к ней прилагается список.
Для записи текста канцелярия готовит трафаретные бланки, в которых необходимо ответить на поставленные вопросы. После передачи она прочитывается для контроля текста получателем отправителю. Принятая телефонограмма должна быть отпечатана, зарегистрирована и передана руководителю для решения проблемы. Ниже приводится форма бланка телефонограммы.
| От кого: | Кому: | |
| Передал: | Принял: | |
| С телефона: | На телефон: | |
| ТЕЛЕФОНОГРАММА | ||
| От | № | Время передачи: |
| Резолюция директора колледжа: | ||
| Текст: | ||
| Подписал — |
Телеграмма – обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста по каналам электросвязи. Фактически это оперативное письма для немедленного решения проблемы.
Телеграммы распределяются по видам, от чего зависит скорость доставки:
Срочная – до 3 ч
Обыкновенная – 6 ч
Телеграмма печатается на форме А5 (А4) в 3-х экземплярах прописными буквами до черты. Под чертой располагают не отправляемый текст: предприятие, адрес, подписи, дата, печать.
Телеграммы могут быть адресованы на полный адрес, на условный адрес, до востребования, на номер абонементного ящика, на полевые номера Миинобороны, на номер абонентской установки АТ.
Текст должен содержать от 1 до 300 слов. Если больше 300, то оператор связи разделяет её на отдельные телеграммы. Если даётся ответ, то перед текстом указывают числовой номер присланной телеграммы. В конце телеграммы даётся свой исходящий номер.
В финансовых телеграммах могут применяться акцептовые кодовые слова «АЛИРЕ», «АЛЁБА», АЛДЖЮ» и др., расшифровка которых приведена в справочнике главбуха. Даты в тексте печатают словами, а номера цифрами. Денежные суммы указывают цифрами в копейках. Знаки препинания пишут сокращённо: «ЗПТ», «ТЧК», «СКБ», «КВЧ). Знак номер пишется сокращённо «НР 24».
Символами или словами указывают знаки: минус, плюс, дробная черта. Собственный регистрационный номер печатается на отдельной строке под текстом.
При отправке телеграмм составляется опись телеграмм в счёт предварительно оплаченных авансов (почтовому отделению). Форма описи согласуется с почтовым отделением. В ней указываются суммы по каждому отправлению и общий итог отправления, который списывается с оплаченного почтовому отделению аванса. Один экземпляр описи остаётся в почтовом отделении при сдаче, а второй с отметкой (печатью) сдаётся исполнителем в бухгалтерию для списывания указанной суммы с аванса. Ниже приводится пример исполнения телеграммы.
| ТЕЛЕГРАММА РОСТОВ ДОНВОДСТРОЙ СРОЧНО 28 АЛИРЕ ПОЛУЧИЛИ ДЕСЯТОГО НОЯБРЯ ТЧК ОТКАЗ ОПЛАТЫ 12000000 КОПЕЕК ТЧК ПОЛУЧЕНИЕ ДОЛОЖИТЬ БУРКУНОВУ НР 14 __________________________________________________________________________ Фирма СТРОЙТЕХПРОЕКТ, ул.Селекционная 1а кв. 4 Директор предприятия Е.А.Буркунов Гл. бухгалтер Г.А.Лимонова 30 11 2007 Отправлено по описи № 28 2007-11-30 14:06 нач. участка Чукчин И.Н.Чукчин |
Источник: studopedia.su
Деловая переписка
Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном с внешними организациями, она один из необходимых элементов ведения любой предпринимательской деятельности. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.
Работа состоит из 1 файл
Предложение – документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются предложения аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).
Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.
Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.
Телеграммы чаще всего отправляют почтой, при этом необходимо заполнить готовый бланк со следующими реквизитами: адресат, текст, подпись и адрес отправителя, поэтому останавливаться подробнее на оформлении телеграмм нет смысла.
Телекс – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) – аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи.
Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах (то есть срочный, простой).
Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации – точек (.) и запятых (,) – и различных шрифтов.
Значительную часть служебного заголовка телекса занимает автоответ, который представляет собой закодированное сообщение, содержащее:
- маршрутный номер станции, состоящий из определенного набора цифр и букв;
- индивидуальный номер абонента;
- сокращенное название организации (фирмы);
- сокращенное наименование страны.
Автоответ может состоять из двух разделов: автоответ передающего абонента и автоответ принимающего абонента.
Вторая часть служебного заголовка – указание времени выхода на связь и даты. В некоторых случаях указывается время окончания передачи телекса.
Структура служебного заголовка может включать и другие компоненты в зависимости от практики, принятой в той или иной организации, стране.
Текст телекса излагается кратко и может начинаться с обращения. Использование сочетаний из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках; в нумерации домов, квартир; в исходящих номерах документов; в номерах войсковых частей и полевых почт; в номерах поездов и вагонов и некоторых других случаях.
Текст телекса не должен начинаться и заканчиваться цифрами, так как в начале ответного телекса ставится регистрационный номер документа, на который дается ответ, а в конце текста ставится его исходящий номер.
В текстах телекса не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; выбираются наиболее короткие слова; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает различного толкования.
Текст телекса должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации. В отдельных случаях допускается краткое доказательство, аргументация.
Последнее сообщение телекса заканчивается знаком «++». Знак «+?» в конце телекса – ожидание ответа или нового сообщения – исключает необходимость вновь набирать номер.
В конце телекса могут встречаться цифры и слова, по смыслу не относящиеся к содержанию телекса. Это знаки сличения, относящиеся к техническому контролю передачи телекса, и смысловой нагрузки не несут.
Оплата за телекс зависит от времени, в течение которого передается информация.
Факс или телефакс (факсограмма) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам фак-симильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).
По скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с телексной связью, но обладает очевидным преимуществом: она позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью.
Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе – приказ, распоряжение, договор, протокол и другие, но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.
Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.
Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, передаваемых по факсу; они должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом.
Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.).
Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму, входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.
В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Для записи телефонограммы целесообразно использовать специальные бланки.
Если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:
Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая за исключением подписи.
Электронное сообщение – документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).
Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
Адресат электронной почты получает изображение полученного документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанный на принтере.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
Источник: www.freepapers.ru