По распространенности среди этих средств, приоритет принадлежит ручным пишущим средствам: перьевым, шариковым, фитильным ручкам. Как технические средства они характеризуются простотой конструкции и невысокой производительностью труда.
Часть текстовой и табличной документации изготавливается на пишущих машинках. Общие требования: обеспечение высокой производительности труда при минимальных его затратах, высокое качество изготавливаемых документов, надежность в работе.
1.ГРУППЫ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ……………………………………………. 3
2. СПОСОБЫ СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 19
5. ОФИСНАЯ ТЕХНИКА 27
6. ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ТЕЛЕКОММУНИКАЦИИ 31
7. ТИРАЖИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ 39
8. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 41
Содержимое работы — 1 файл
Текст телеграммы должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо информации.
СТАВРОПОЛЬ 13 КАРАТ КРЫЛОВУ
ЦЕЛЬЮ ПРОВЕРКИ КАЧЕСТВА БЛОКОВ ЖБИ СРОЧНО КОМАНДИРУЙТЕ АЛЕКСАНДРИЙИСКИЙ МЕХАНИЧЕСКИЙ ЗАВОД СПЕЦИАЛИСТА ПО КАЧЕСТВУ СРОКОМ 5 ДНЕЙ
Как работает Самый простой и надежный способ проверки Антенных УСИЛИТЕЛЕЙ — от Азбука РадиоСхем
467000,Краснодар,Казачья ул.,д.6
Управление строймеханизации
Зам.начальника управления О.И. Кравцов
25.09.2001
Телекс – разновидность телеграммы, выделяемая в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу – аппарату телеграфной связи, обонируемому организацией.
Телексная связь широко используется в деловом общении, особенно в сфере внешних экономических связей на всех этапах заключения и исполнения сделки. Телексная связь отличается от передачи сообщения по телеграфной сети общего пользования быстротой передачи сообщения: адресат получает сообщение на своей телексной установке практически в тот же момент, когда оно отправлено с другого конца связи. Кроме того, телекс, как и телеграмма, является документом, в отличии от факса, также обеспечивающего оперативность передачи, но не являющего документом, а лишь его копией.
Стоимость телексного сообщения определяется временем, затраченным на его передачу. Единицей оплаты является плата за соединение продолжительностью в 1 минуту, а размер оплаты зависит от страны назначения.
Телексы отличаются от телеграмм использование знаков пунктуации: точек (.) и запятых (,), а также различных шрифтов.
В текстах телекса не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; выбираются наиболее короткие слова; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает различного толкования.
Текст телекса должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации. В отдельных случаях допускается краткое доказательство, аргументация.
В телексах используется большое количество сокращений.
Используются в телексах правила пунктуации в целом ближе к нормам делового письма, телеграммы. В телексах в этом случае ставятся точки и запятые, как в письмах.
4 задание ЕГЭ по информатике По каналу связи передаются сообщения, содержащие только семь букв
В международной телексной переписке приняты особые правила написания цифр:
а) дроби пишутся через косую черту: 2/3, ½; при необходимости обозначения целого числа и дроби дробь отделяется от целого числа знаком тире: 2-5/6;
б) числа обозначаются в телексах цифрами, однако в соответствии с принятыми нормами международной практики за цифровым обозначением многозначных чисел обычно следует их буквенное обозначение, например: 1000 – one thousand;
в) при обозначении процентов вместо знака процента (%) используется цифра 0 и наклонная черта, т.е. 0/0 вместо %.
При составлении телекса иногда возникает необходимость исправить обнаруженную ошибку. В этом случае может быть рекомендовано следующее.
Сразу после обнаруженной ошибки пять раз подряд печатается буква «Х», после которой через несколько интервалов помещается правильное слово, например:
PLEASE CONFIRM DELIVERY OF FIRST LEXXXXX LOT.
После основного текста следует заключительная формула вежливости, которая в телексах сводится к различным вариантам сокращений выражения.
Затем следует подпись автора телекса и повтор автоответов вызывающего абонента (отправителя) и вызываемого абонента (получателя).
В конце телекса могут встречаться цифры и слова, по смыслу не относящиеся к содержанию телекса. Это знаки сличения, относящие к техническому контролю передачи телекса, и смысловой нагрузки они не несут.
Факсограмма (телефакс,факс)- получаемая на бумажном носителе копия документа, передаваемого по каналам факсимильной связи.
Факсимильная связь – электрический способ передачи графической информации, при котором происходит неподвижное изображение текста или таблиц, чертежей, схем, фотографий и т.п. Такая связь осуществляется посредством факсимильных аппаратов.
Факсимильный аппарат представляет собой комплекс механических, светооптических и электронных устройств, которые служат как для передачи изображений неподвижных плоских объектов по каналам электросвязи, так и для приема таких изображений с воспроизведением в виде его копии.
По скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с телексной связью, но обладает очевидным преимуществом: она позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфной и телексной связью.
Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе – приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разног рода информационных сообщений.
Строго говоря, документ, переданный по факсу, является копией документа и не обладает юридической силой, но по соглашению между организациями, осуществляющими факсимильную связь, факсограммы могут приравниваться к документу.
Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа. Документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.
Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.
Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения и т.п.).
Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.
В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Для записей телефонограмм целесообразно используются специальные бланки.
Дата Время подачи
Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма
Не существует единого международного стандарта коммерческого письма, однако ряд стандартов Международной организации стандартизации устанавливает порядок оформления заголовочной части письма, где располагаются сведения об организации – авторе документа, адресные сведения и ссылки индексы инициативного и ответного письма. Кроме того, в практике коммерческой переписке сложились определенные правила составления и оформления писем. Эти правила выработаны практикой ведения переписки.
Учитывая, что в настоящее время отсутствует международный стандарт на оформление служебных писем, каждая страна, вступая в переписку с организациями, учреждениями, предприятиями других стран, вправе придерживаться тех правил и особенностей ведения переписки, которые сложились именно в этой стране.
Источник: www.turboreferat.ru
Телекс
Телекс — разновидность телеграммы, выделяемая в связи с особым способом передачи по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс — это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту), т.е. аппарату телеграфной связи, абонируемому организацией. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды, как в телеграммах.
Телексная связь широко используется в деловом общении, особенно в сфере внешних экономических связей на всех этапах заключения и исполнения сделки. Данный вид связи отличается от передачи сообщения по телеграфной сети общего пользования быстротой передачи сообщения: адресат получает сообщение на своей телексной установке практически в тот же момент, когда оно отправлено с другого конца связи (на передачу и получение телеграммы требуется по крайней мере 3 ч).
Кроме того, телекс, как и телеграмма, является документом, в отличие от факса, который тоже обеспечивает оперативность передачи, но является всего лишь копией документа.
Стоимость телексного сообщения определяется временем, затраченным на его передачу. Единицей оплаты является плата за соединение продолжительностью в 1 мин, а размер оплаты зависит от страны назначения.
Телексы отличаются от телеграмм использованием знаков пунктуации: точек (.) и запятых (,), а также различных шрифтов.
Существует особая форма, по которой пишется телекс. В самом телексе можно условно выделить следующие части.
В левой верхней части телекса представлен так называемый блок оперативных сведений (далее — блок ОС), в котором содержится информация об адресате и отправителе, времени передачи сообщения.
Значительную часть блока ОС занимает автоответ, который представляет собой закодированное сообщение, содержащее:
- — определенный набор цифр и букв, обозначающих маршрутный номер станции, индивидуальный номер абонента, сокращенное название фирмы;
- — сокращенное наименование страны.
Другим важным компонентом блока ОС является указание времени выхода на связь. Иногда весь телекс начинается именно с указания времени, которое обозначается следующим образом: например, «04 14 23» означает «четвертого числа в 14 часов 23 минуты».
В некоторых случаях указывается время начала и время окончания передачи телекса, так как оплата за телекс исчисляется в зависимости от длительности передачи сообщения.
Отправитель, или вызывающий абонент, имеет условное обозначение А, а получатель, или вызываемый абонент, -обозначение В. При передаче телексного сообщения вызывающий абонент А сначала указывает автоответ своего партнера по переписке, а затем помещает гнои данные.
41199 DMIRU 31611 MTAWKG 23567 COLSEA G 3161 MTAWKG 04/02/01 12:20 ТО: COMPLEKT
С.С. MGO MOSCOW FROM: МТА WARWICK JSH/ABL ТХ 24633 ST2219 ATT(N)
RE: MODELS 2Е450 APPENDIX 83 AND 3/40
KINDLY ADVISE DELIVERY SITUATION FOR ABOVE
WOULD ALSO REMIND YOU WE HAVE STILL NOT RECEIVED MODEL
2E450 APPENDIX 3/31. DELIVERY OFALLTHREE MACHINES URGENT AS WE CONVINCED WE WILL RECEIVE ORDERS FOR ALL 3 MACHINES IN NEAR
FUTURE, IN WHICH CASE WE WILL BE PLACING FURTHER ORDERS WITH YOU.
IMPERATIVE WE RECEIVE URGENT REPLY.
- 31611 MTAWKG
- 4119910 DM IRU
Формат автоответа абонентов сети Телекс России должен иметь вид
ABC abe ххххх RU,
где ABC — маршрутный номер станции, abe — индивидуальный номер абонента, ххххх — сокращенное наименование абонента, содержащее не более пяти знаков латинского алфавита, RU — код обозначения страны (в данном случае России). Для правильного пользования телексной связью абонент должен знать Международный код для служебных переговоров по сети Телекс, номера абонентов других стран и их автоответы.
Таким образом, блок ОС обычно включает автоответы абонентов А и В и дату. Даты пишутся цифрами. В приведенном телексе эта часть блока ОС расшифровывается следующим образом:
- 1) 411911 В DMI RU — телекс, сокращенное название фирмы и страны адресата: DMI — Доминторг; RU — Russian;
- 2) 31611 MTAWK G — телекс, название фирмы и страны отправителя: G — Great Britain; MTAWK — МТА Warwick;
- 3) 23567 COLSEA G — название или код головной фирмы в Великобритании;
- 4) 040201 — дата отправления телекса: 4 февраля 2013 г.;
- 5) 12:20 — время отправления телекса.
В следующей части блока ОС, которая является факультативной и может отсутствовать, дается более подробно, часто в расшифрованном виде, наименование получателя и отправителя. Здесь также может быть дан исходящий номер телекса и номер телекса, в ответ на который пишется данный. В вышеприведенном телексе эта часть блока ОС расшифровывается следующим образом:
- 6) ТО: COMPLEKT — телекс адресован фирме «Комплект» ОАО «Доминторг»;
- 7) С.С. MGO MOSCOW — копия телекса направлена в представительство фирмы в Москве;
- 8) JSH — инициалы автора телекса (ниже имя дается полностью: J. S. Howkins), ABL — инициалы оператора, передающего телекс;
- 9) ТХ 24633 — телекс № 24633; ST 2219 — помер телекса ОАО «Доминторг», в ответ на который отправлен данный телекс.
Отправитель телекса может также указать конкретное лицо, которому предназначен телекс. В этом случае перед текстом телекса помещается фраза типа: «ATTN IRINA IVANOVA» («Attention of Irina Ivanova» — «Вниманию Ирины Ивановой»).
В деловых телексах может даваться краткое указание относительно содержания телекса. Оно помещается между фразой: «Attention of. » и основным текстом или дается как первая фраза основного текста: Re — сокращение латинского выражения «in re» («по делу»).
В нашем примере: RE: MODELS 2Е450 APPENDIX 83 AND 3/40.
В телексах, как правило, отсутствует обращение.
Структура блока ОС телекса может включать и другие компоненты в зависимости от практики, принятой в той или иной стране и фирме. Эта информация не является существенной для общения, а лишь детализирует или повторяет основную информацию блока ОС (куда, кому, от кого и когда отправлен телекс). Она носит технический характер и не нужна в оперативной работе.
После блока ОС следует собственно текст телексного сообщения.
Текст телекса излагается кратко. Использование сочетаний из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках; в нумерации домов, квартир; в исходящих номерах документов; в номерах войсковых частей и полевых почт; в номерах поездов и вагонов и некоторых других случаях.
Текст телекса не должен начинаться и заканчиваться цифрами, так как в начале ответного телекса ставится индекс документа, на который дается ответ, а в конце текста ставится его исходящий номер.
Текст телекса должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации. В отдельных случаях допускается краткое доказательство, аргументация.
В телексах используется большое количество сокращений. Сокращение производится как на уровне фраз (например, ASAP — «as soon as possible»), так и на уровне слов (YR — «Your»). Грамматические особенности характеризуются тем, что в телексах, как и в телеграммах, опускаются некоторые части речи:
- а) глагол-связка: «PRESENT PRICES (ARE) FIRM PROVIDED ORDER (IS) RECEIVED BY 19TH JUNE»;
- б) вспомогательный глагол во временных глагольных формах: «MR MACKENZIE (HAS) FINISHED INSPECTION FACTORY (AND IS) RETURNING 26ТН»;
- в) местоимения (в том числе в функции подлежащего): «PLEASE DELIVER (OUR) ORDER AB 6321 SATURDAY NO SUNDAY. (I AM) ARRIVING 26 OCTOBER»;
- г) предлоги;
- д) союзы;
- е) артикли: «MANY THANKS (FOR) YOUR OFFER; «PRESENT PRICES FIRM PROVIDED (THAT) ORDER RECEIVED BY 19TH JUNE»; «WE INFORM YOU HAVE (A) POSSIBILITY TO PLACE. «
Модальные глаголы не опускаются.
В вышеприведенном телексе опущен глагол-связка («we (are) convinced»); союз («we (are) convinced (that) we will»); местоимение («we receive (your) urgent reply»); артикль («in (the) near future»).
Об экономном использовании языковых средств свидетельствуют некоторые лексические особенности телекса:
- — вместо многословного выражения употребляется одно слово с тем же значением, например, «with best regards» — «regards»;
- — не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, например: «We confirm receipt» вместо «We acknowledge with thanks the receipt of»;
- — выбор делается в пользу более коротких слов, например, вместо «approximately» — «about»;
- — предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает ее различных толкований;
- — не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное.
Используемые в телексах правила пунктуации в целом ближе к нормам делового письма, чем телеграммы. В телексах в этом случае ставятся точки и запятые, как в письмах.
В международной телексной переписке приняты особые правила написания цифр:
- а) дроби пишутся через косую черту: 2/3, 1/2; при необходимости обозначения целого числа и дроби дробь отделяется от целого числа знаком тире: 2 — 5/6;
- б) числа обозначаются в телексах цифрами, однако в соответствии с принятыми нормами международной практики за цифровым обозначением многозначных чисел обычно следует их буквенное обозначение, например: «1000 — one thousand»;
- в) при обозначении процентов вместо знака процента (%) используется цифра 0 и наклонная черта, т.е. 0/0 вместо %.
При составлении телекса иногда возникает необходимость исправить обнаруженную ошибку. В этом случае может быть рекомендовано следующее.
Сразу после обнаруженной ошибки пять раз подряд (без интервалов) печатается буква «X», после которой, через несколько интервалов, помещается правильное слово, например, «PLEASE CONFIRM DELIVERY OF FIRST LEXXXXX LOT».
После основного текста следует заключительная формула вежливости, которая в телексах сводится к различным вариантам сокращений выражения «With best regards» («Best rgds»; «rеgards»; «rgds»).
Затем следует подпись автора телекса и повтор автоответов вызывающего абонента (отправителя) и вызываемого абонента (получателя).
В конце телекса могут встречаться цифры и слова, по смыслу не относящиеся к содержанию телекса. Это знаки сличения, относящиеся к техническому контролю передачи телекса и смысловой нагрузки они не несут.
Источник: studme.org
2 Деловая переписка (корреспонденция)
Деловое письмо — основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами, позволяющее документально оформить деловые контакты. Письмо — основа управленческих коммуникаций. При составлении деловых писем следует учитывать следующее: — письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос.
Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них; — оптимальный объём текста письма — это 1-2 страницы формата А4. При объёме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа; — при составлении и оформлении письма используются реквизиты, входящие в состав бланка делового письма (см.
1 раздел). Стилистика деловых писем. Одна из особенностей деловой речи — широкое употребление языковых формул — устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, стандартных фраз и приложений, используемых в неизменном виде. Эти подходы применяются при составлении деловых писем.
Кроме этого, для делового письма характерно: — употребление слов в одной падежной форме; — ограниченная сочетаемость слов; — конструкции с отглагольными существительными. В деловых письмах широко используются следующие обороты [2-4] : Сообщаем, что в период с. по.
Установлено, что в период с. по . Сообщаем, что по состоянию на . Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам . Направляем Вам согласованный с . Направляем на рассмотрение и утверждение . Проверкой установлено, что . Считаем целесообразным . В соответствии с ранее достигнутой договоренностью . Просим Вас рассмотреть вопрос . Просим Вас изыскать возможность . Принимая во внимание, что . просим . Основные виды деловых писем. Деловые письма весьма разнообразны, к ним относятся: — письмо-запрос — письмо-ответ — сопроводительное письмо — письмо просьба — письмо предложение — рекомендательные письма — письмо-претензия — гарантийное письмо — письмо поздравление — и т.д. Все многообразие деловых писем может быть разделено на две группы: стандартизированные и нестандартизированые письма. Нестандартизированные письма сложнее составлять, к ним относятся , например, рекламные письма.
2.2 Особенности переписки с зарубежными партнерами
Ограничение
Для продолжения скачивания необходимо пройти капчу:
Источник: studfile.net