С помощью каких средств передается Телеграмма телефонограмма телефакс

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном с внешними организациями, она один из необходимых элементов ведения любой предпринимательской деятельности. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факс, телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

— письма оформляются на специальных бланках — бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

Мой телеграмм https://t.me/matvey1298

— письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;

— независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;

— содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том, случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Деловое письмо как документ информационно-справочного характера при соответствующем оформлении приобретает юридическую силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным лицом.

К реквизитам делового письма относятся: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; справочные данные об организации; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; заголовок к тексту; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; оттиск печати; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Письма оформляют в двух экземплярах — первый подготавливают на бланке (чистом листе бумаги) и отправляют адресату, а второй — направляют в дело.

Деловая переписка представлена письмами различного назначения. В силу своего разнообразия этот вид документов наиболее свободен и наименее стандартизирован в пределах следующих единых требований, то есть, в письмах должна присутствовать — ясность, простота изложения, полнота информации, уважительный тон изложений (требования делового этикета), грамотность.

Об анонимности случайных Telegram номеров

Официально-деловая переписка по тематическому признаку делится на деловую (деловое письмо) и коммерческую (коммерческое письмо). Переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые, коммерческие и другие формы деятельности, называют деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, по вопросам сбыта и снабжения, имеющие правовую силу, относятся к коммерческой корреспонденции (например, письмо-запрос, письмо-напоминание (оферта), письмо-претензия и ответы на них). По функциональному признаку письма можно разделить на требующие и не требующие ответа.

Служебное (деловое) письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — пересылкой по почте.

Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации — автора, почтовые реквизиты организации — автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах — отметка о наличии приложений.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

Использование типовых текстов и текстов-трафаретов помогает упростить деловую переписку.

Телеграмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы чаще всего отправляют почтой, при этом необходимо заполнить готовый бланк со следующими реквизитами: адресат, текст, подпись и адрес отправителя.

Телекс — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи — по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс — это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) — аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах (то есть срочный, простой).

Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации — точек (.) и запятых (,) — и различных шрифтов.

Факс или телефакс (факсограмма) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, передаваемых по факсу; они должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом. Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму, входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Для записи телефонограммы целесообразно использовать специальные бланки.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая за исключением подписи.

Электронное сообщение — документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. Обмен электронными сообщениями осуществляется через почтовые ящики.

Источник: studbooks.net

Документы, передаваемые средствами электросвязи

Телеграмма — документ, передаваемый по телеграфной сети. Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указание категории, отметку о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, текст, подпись, а также (под чертой) адрес и наименование отправителя, регистрационный номер и дату регистрации.

В телеграмме указывают точный адрес (без индекса), который печатают прописными буквами. Существует ряд степеней срочности телеграмм: «срочная», «внеочередная», «правительственная» и т. д.

Текст телеграммы печатают прописными буквами на одной стороне листа через два интервала; абзацный отступ допускается только в начале текста. Между словами делают пропуск в два пробела.

Пишут телеграмму особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Если же знаки препинания необходимы для правильного понимания текста, то их обозначают буквенными сокращениями: точка — тчк, запятая — зпт, двоеточие — двтч, кавычки — квч, скобки — скб. Словами пишутся такие знаки: — (минус), + (плюс),! (восклицательный знак), № (номер),? (вопросительный знак), % (проценты) и др. Даты обозначают арабскими цифрами и в строгой последовательности (число, месяц, год), так как пробелы между цифрами не ставят.

Телекс — обобщенное название различных по содержанию документов, переда­ваемых по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс — это телеграмма, переданная по телетайпу (телепринту) — аппарату, применяемому для непосред­ственной телеграфной связи. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды (как в телеграммах).

Для передачи телекса необходимо знать код получателя, код страны и города, где находится телетайпный аппарат.

• наименование и адрес организации-отправителя;

Требования к оформлению телексов аналогичны требованиям к оформлению телеграмм. Текст телекса близок к телеграфному, так как оплата за передачу те­лекса исчисляется в зависимости от времени, затраченного на передачу инфор­мации. С другой стороны, язык телекса мало чем отличается от языка письма. В тексте телекса может присутствовать вступительное приветствие и заключи­тельная формула вежливости, как правило, сохраняются знаки препинания.

Телексы печатаются латинским шрифтом. Для записи русских букв латински­ми используется специальная перекодировочная таблица.

Последнее сообщение телекса заканчивается знаком «++». Знак «+?» в конце телекса означает ожидание ответа.

Факсограмма (телефакс, факс) — это получаемая на бумажномносителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

По скорости передачи информации факсимильная связь равнозначна телексной связи, но обладает очевидным преимуществом: позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно сделать, используя телеграф или телексную связь.

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе — приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой — в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Телефонограмма — документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы применяются для срочно­го оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изме­нениях в запланированных действиях, мероприятиях и т. п.

Реквизиты телефонограммы:

• наименование организации — автора телефонограммы;

• наименование вида документа;

• дата и время передачи;

• адресат (наименование организации, куда передается телефонограмма);

Кроме того, в телефонограммах обязательно указывают:

• наименования должности, фамилии, имена и отчества должностных лиц, передавших и принявших телефонограмму;

• номера телефонов фирм, передавших и получивших телефонограмму.

Телефонограмма составляется и оформляется на специальном бланке или на чистом листе бумаги в одном экземпляре. Текст телефонограммы должен быть кратким (не более 50 слов), лаконичным, четким, без труднопроизносимых слов. В телефонограмме необходимо акцентировать внимание на факты, даты, время, место проведения мероприятия, на вопросы, подлежащие обсуждению и т. п.

Телефонограмма должна быть подписана руководителем предприятия или от­ветственным исполнителем.

При передаче телефонограммы необходимо придерживаться следующих правил:

• вначале следует указать название своей фирмы и телефон, вид документа;

• после передачи текста нужно записать должность, имя, отчество и фамилию лица, принявшего телефонограмму, номер телефона, дату и время передачи;

• при передаче текста указываются все знаки препинания.

При приеме телефонограммы необходимо:

• записать название фирмы — автора телефонограммы и номер ее телефона, текст телефонограммы, должности, имена, отчества и фамилии лиц, подпи­савших и передавших телефонограмму, дату и время приема;

• во избежание неточностей или ошибок принимающий должен повторить за­писанный текст телефонограммы передающему лицу.

Если телефонограмма передается нескольким организациям, к ней прилагает­ся список адресатов и номера их телефонов.

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:

Источник: studopedia.ru

ТЕЛЕГРАММЫ И ФАКСЫ

Телеграмма — документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: «внеочередная», «правительственная», «срочная» и т.д. Категория телеграммы указывается перед адресатом.

В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения их обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес, например:

КЕМЕРОВО КОЛОС ПЕТРОВУ

КРАСНОЯРСК КОБРА МАХИНУ

ТОМСК ГРАНИТ ПАХОМОВУ

В телеграмме, направляемой по нескольким адресам, каждый адрес указывается индивидуально. Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами.

Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента — заключения.

Лишь в исключительных случаях допускают краткое доказательство.

Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями.

Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка — тчк, запятая — зпт, двоеточие — двтч, кавычки — квч, скобки — скб.

Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), — (минус), + (плюс),! (восклицательный знак), ? (вопросительный знак), % (проценты),: (деление) и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.

Факс получил в последнее время широкое распространение для быстрой посылки информации. Он очень удобен, так как со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления.

Техника факса рассчитана в основном на листы бумаги формата А4. Любой документ может быть послан с помощью факса. Поэтому нет особых требований к передаваемому материалу, кроме одного — он должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

Источник: studref.com