За долгие годы работы у любого общества накапливается множество различных документов, связанных с финансовой отчетностью, кадрами и т.п. При этом в акционерных обществах есть множество других важных для общества документов, например, таких как: решение о выпуске ценных бумаг, протоколы заседаний совета директоров и общего собрания акционеров, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании, на получение дивидендов и т.п. Возникают разные вопросы, например:
Какие документы необходимо хранить и как?
Какой срок хранения у документов?
Кто имеет доступ к данным документам?
Как применять Перечень 2019 г. со сроками хранения документов в работе с обращениями граждан
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
- его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Сколько ЖИВЁТ информация!? HDD, Flash память и Оптические Диски
Рекомендовано для вас
Состав документов в гибридных делах с перепиской
Ситуация: заведено дело в номенклатуре дел «Переписка по основным вопросам», оно электронное, в него группируются отсканированные бумажные документы (pdf), подписанные собственноручной подписью, и документы, созданные в электронном виде, подписанные ЭЦП. Делу присвоен индекс 01-02-Э, т.е. электронное. Документов, созданных и подписанных в электронном виде, в деле 99%. Вопрос: может ли включать дело 01-02 (в нем только бумажные носители) тот самый 1% документов, которые были подписаны в бумажной форме, или оно должно включать все 100% дела 01-02-Э, но уже в распечатанном виде?
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Как отражать переходящие дела в номенклатуре дел
Сроки хранения документов в организации
Организации и предприниматели должны хранить документы, которые касаются налогов, бухгалтерии и кадров. Некоторые бумаги нужно беречь до 50 и 75 лет, даже если бизнес давно закрылся. В статье расскажем о сроках хранения, штрафах за нарушения и способах упростить эту задачу.
Для чего хранить документы
В бизнесе часть документов нужны самой компании: они помогают ориентироваться в договоренностях и операциях, защищают интересы организации в суде, если контрагент уклоняется от обязательств. А еще помогают подтвердить обоснованность денежных переводов, если этим интересуется банк или ФНС. Кадровые документы тоже помогают содержать в порядке отношения с сотрудниками.
Что о нас знает ВКОНТАКТЕ, Telegram и тд. — АНОНИМНОСТИ НЕТ
Но у государства есть свои «виды» на документы компании. Например, ПФР хочет иметь возможность подтвердить стаж гражданина или восстановить его трудовую книжку. Налоговой важно получить подтверждение о законности операций и налоговых вычетов даже с большим сроком давности. Поэтому компания обязана хранить бухгалтерские, налоговые и кадровые документы, чтобы представить их контролирующим органам по запросу.
Как долго нужно хранить документы
- свидетельство о регистрации в налоговой ИП или компании или снятии с учета;
- правила трудового распорядка на предприятии.
Храните 3 года:
- графики отпусков.
Храните 5 лет:
- всю первичку;
- кассовые документы;
- налоговые декларации;
- книги учета доходов, доходов и расходов;
- авансовые отчеты;
- кадровые табели и журналы учета отработанного времени.
Храните 45 лет:
- бумаги о травмах и несчастных случаях на предприятии.
Храните 50 лет:
- расчеты по страховым взносам;
- трудовые договоры;
- личные карточки и личные дела сотрудников;
- при опасном производстве — кадровые табели и журналы учета отработанного времени;
- забытые оригиналы документов работников.
Храните постоянно:
- устав компании, протоколы собраний;
- бухотчетность;
- ликвидационные бумаги;
- штатное расписание.
Как именно хранить документы
Есть два вида хранения — текущее и архивное.
Правила текущего хранения применяют к документам, которые еще находятся в работе или срок их хранения менее 10 лет. Их просто держат в компании: на полках, в сейфах, папках — никто не упрекнет вас, что документы разложены не в хронологическом порядке, главное, чтобы они были целы.
Правила архивного хранения применяют к документом с большим сроком годности. Через 10 лет после начала хранения вы берете бумаги с полки и готовите к передаче в архив. Для этого складываете в хронологическом порядке, нумеруете страницы, прошиваете. Создаете опись: перечисляете документы в подшивке, каждый под своим номером, названием и числом страниц.
Последний штрих — заверяющий лист, в котором прописывают число листов в подшивке, физическое состояние. После этого передаете в архив.
Архив можно организовать на территории компании или оплатить хранение специальной организации. Держать документы на балконе или в сыром подвале нельзя — к архиву есть требования. Например, система пожаротушения, температура 17-19 градусов, относительная влажность не выше 50% и сигнализация. Доступ к документам должен быть только у ограниченного круга лиц, чтобы не разглашалась коммерческая тайна или персональные данные.
Как хранить электронные документы
Если организация работает с электронными документами, именно в этом виде их и нужно хранить. Всю первичку, договоры, декларации и отчеты, подписанные электронной подписью держат в электронном архиве. Обычно он располагается на серверах компании, которая предоставила сервис для обмена документами или для ведения учета и создания отчетов.
Есть требования к хранению электронных документов:
- нужна хотя бы одна резервная копия (системы электронного документооборота и сдачи отчетности через интернет обычно создают одну-две резервные копии, а при самостоятельном хранении нужно дублировать данные на флешку или в облако);
- у компании должна быть программа для чтения и копирования документов;
- документы должны быть защищены от несанкционированного просмотра (системы ЭДО и отчетности шифруют данные и дают доступ к ним по паролю с двухфакторной аутентификацией, а при самостоятельном хранении нужно устанавливать надежный пароль на архив);
- раз в пять лет нужно проверять состояние документов, при изменениях в ПО переводить их в новый читаемый формат.
Важно: нельзя перевести бумажные оригиналы в цифровой вид и уничтожить бумажные копии до окончания срока хранения. Но можно создать электронные копии, чтобы проще искать, читать и пересылать их.
Могут ли оштрафовать за неправильное хранение
За нарушение порядка хранения есть штрафы:
- при отсутствии бухгалтерских бумаг — штраф 3-5 тыс. рублей для ИП и должностных лиц, 5-10 тыс. рублей для компаний (ст. 15.11 КоАП);
- при непредставлении налоговых документов по требованию ФНС для налогового контроля — 200 рублей за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ);
- при непредставлении документов в рамках проверки контрагентов — 10 тыс. рублей для ИП и организаций (п. 2 ст. 126 НК РФ);
- при непредставлении или опоздании с представлением данных о контрагенте в рамках его проверки — 5 тыс. рублей для ИП и организаций и 20 тыс. рублей за повторное нарушение в году (п.1 ст. 129.1 НК РФ);
- при нарушении порядка хранения документов по сотрудникам — 1-5 тыс. рублей для ИП и 30-50 тыс. рублей для организаций (п.1 ст. 15.27 КоАП РФ).
Избежать штрафа поможет только документальное подтверждение того, что документы украли (справка из полиции по вашему заявлению), они сгорели (справка о пожаре из МЧС), их затопило (справка из управляющей компании). Кроме штрафа бывают другие неприятности: налоговая может решить, что документы уничтожены, чтобы скрыть нелегальные схемы — и вам назначат проверку.
Поэтому если с документами что-то случилось до завершения срока хранения, их лучше поскорее восстановить: запросить дубликаты первички у контрагентов, а отчетности — у налоговой, ПФР.
Как уничтожить документы после истечения срока хранения
После истечения срока хранения нельзя просто взять и выбросить бумаги в мусорное ведро. В документах есть персональные данные, и если они попадут в руки третьих лиц, вас могут ждать штрафы. Так что для уничтожения документов есть свои правила.
- Создайте экспертную комиссию приказом директора — например, из бухгалтера, секретаря, юриста. Комиссия проверит хранящиеся документы и отберет те, у которых истек срок хранения.
- Затем комиссия составит протокол о решении уничтожить ряд документов.
- После этого составляется акт с перечислением документов на уничтожение. Указывается и способ — обычно это измельчение или сжигание.
- Уничтожить бумаги можно своими силами или с помощью компании, которая утилизирует документы.
Если не составить протокол и акт об уничтожении документов, это тоже может повлечь санкции проверяющих органов.
Для упрощения работы с документами подключите современный бухгалтерский веб-сервис. В Контур.Бухгалтерии доступен электронный документооборот и электронная отчетность, а электронную подпись вы получите бесплатно. И даже если не сможете полностью отказаться от бумаг в документообороте с контрагентами, часть документов всегда будет в цифровом виде, а это облегчает хранение. Все новички могут тестировать сервис бесплатно 14 дней.
Источник: www.b-kontur.ru