Какая группа документов является справочно информационными документами?
Справочно-информационная документация В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.
Какие документы относятся к информационно справочным и справочно аналитическим документам?
К информационно-справочным документам относятся письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты, сводки, списки, перечни, заключения, отзывы, письма, телеграммы, факсограммы и телефонограммы.
Какую роль выполняют справочно информационные документы в управлении предприятием?
Информационно-справочные документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам и не содержат поручений. . Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления, от работника к руководителю, от нижестоящей организации к вышестоящей.
Проверка документов ГИБДД: нужны ли основания? Можно ли отказаться?
Какие виды справочно информационных документов оформляются на бланке конкретного вида документа?
Так, служебное письмо оформляется на бланке письма, протокол, докладная записка, справка, акт на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Такие документы, как заявление, объяснительная записка, представление, характеристика, предложение, жалоба, оформляются автором на чистом листе бумаги.
Какие виды составляют группу справочно информационных документов?
К информационно-справочным документам относятся справки, докладные, служебные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т. д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению.
Какие документы относятся к организационным?
К организационно-правовым документам относятся устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция.
Что относится к справочно аналитическим документам?
В состав справочно-аналитических документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.
Какие документы относятся к справочно информационной группе организационно распорядительной документации?
К справочно-информационным документам относятся: акты, служебные, докладные, объяснительные записки, заявления, деловые письма и др. Они выполняют служебную роль по отношению к организационным.
Что такое Информационно справочная система?
Информационно-справочная система (ИСС) – это средство накопления, хранения и предоставления знаний. Необходимость хранения больших объемов профессионально ценной информации и умение оперировать ею – одна из проблем врачей. Классическая информационно-справочная система – книга.
Какой справочно информационный документ подписывает составитель?
Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации. Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.
Что значит вести документооборот?
Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Что такой документ?
Какие справочно информационные документы составляются для подтверждения установленных фактов и событий?
Акт — информационно — справочный документ, составляемый группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Он может содержать выводы, рекомендации, предложения, если они не оформлены распорядительным документом.
В чем отличие информационно справочных документов от распорядительных?
Распорядительные документы — это приказы, распоряжения, постановления, решения. . Информационно-справочные документы дают нам какую-то информацию (или мы предоставляем ее) — служебные записки, докладные, справки, заявления, письма, пртоколы.
Что содержит докладная записка?
Докладная записка — документ, адресованный руководителю другого структурного подразделения, руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Источник: kamin159.ru
Информационно-справочные документы
Существуют многочисленные группы документов, относящихся к данной системе.
Справки — документы, содержащие информацию по какому-либо определенному вопросу, о фактическом состоянии дел, описание и подтверждение тех или иных факторов и событий.
Справки бывают двух разновидностей: 1) справки, удостоверяющие юридический факт, которые выдаются гражданам и учреждениям, 2) справки информационного характера, составляемые по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций.
Справки гражданам с подтверждением места учебы и работы, проживания составляются на общем бланке, начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором даются сведения, место представления справки указывается в реквизите «адресат».
Справки информационно характера можно подразделить на две группы: составляемые внутри учреждения и направляемые за пределы учреждения. Внутренние справки оформляют листах формата А4, которые содержат основные реквизиты бланка с указанием наименования структурного подразделения. Справка, направляемая в другие организации, оформляется на общем бланке и имеет заголовок, т.к. регистрируются по заголовкам. Текст справки может делиться на разделы, содержать таблицы, иметь приложения.
Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе.
Докладные записки могут быть внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции, а также быть инициативными и составленными по указанию руководства.
Внутренние докладные записки содержат следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата, заголовок, текст, адресат, подпись составителя (с указанием должности). Образец оформления см. в приложении П.
Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем учреждения. Образец оформления см. в приложении Г.
Акт — документ составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, действия или события. Разновидности акта в зависимости от их назначения: акт ликвидации (учреждения, организации, предприятия), акт проверки, акт приема-передачи (материальных ценностей и т.п.), акт инвентаризации, акт проведения испытаний, акт приема законченных объектов, акт уничтожения (например, дел) и многие другие.
Акт, как правило, составляется комиссией (временной или постоянной) и оформляется на общем бланке. Текст акта состоит из двух частей. Вводная часть для всех актов одинакова. В ней указываются: основание для составление акта, перечисляются лица, его составившие, и при необходимости лица, присутствовавшие при его составлении.
Слово «Основание» начинает текст акта и печатается от левого поля. Далее указывается состав комиссии: фамилия и инициалы председателя, потом фамилии и инициалы членов комиссии в алфавитном порядке с перечислением должностей и названиями учреждений (если члены комиссии из других учреждений). После слова «Присутствовали», напечатанного с новой строки сразу от левого поля, перечисляются также в алфавитном порядке должности, инициалы и фамилии присутствующих.
В констатирующей части, которая начинается с абзаца, анализируются результаты проведенной работы, выводы, заключения, предложения.
Акт подписывает председатель и все члены комиссии, должности перед подписями не указываются. Перед текстом акт имеет заголовок. Некоторые разновидности актов утверждаются руководителем, например, акт о выделении к уничтожению документов. Сведения о количестве экземпляров акта и их адресаты, по которым они отправлены помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту, если они прилагаются к нему. С актами ревизий знакомят всех заинтересованных лиц, проставляется отметка: ознакомлены (подпись, дата). Образец оформления см. в приложениях С, Т.
Доверенность — документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. Определение доверенности содержится в Гражданском кодексе Российской Федерации — доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьим лицом. Можно выделить несколько видов доверенностей: генеральная или полная, специальная, разовая и др.
Официальные доверенности, выданные представителям предприятия на получение денег, товарно-материальных ценностей, совершение сделок или других действий от имени предприятия. В тексте указывается должность и паспортные данные доверенного лица, наименование организации, в которой производится деятельность по доверенности, вид действий, образец подписи лица, получившего доверенность, срок действия доверенности. Доверенность подписывается руководителем или главным бухгалтером, если она связана с денежными или материальными ценностями, проставляется печать организации.
Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение заработной платы, стипендии, пенсии, пособий и т.д. Для оформления этого вида доверенности используются реквизиты: наименование вида документа, дата, текст, подписи (лица, получившего доверенность, доверителя и должностного лица, заверившего доверенность), печать того предприятия, в котором доверитель учится, работает. Если в доверенности срок действия не указан, то доверенность сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность не будет считаться действительной, если в ней не указана дата выдачи.
Служебные письма организации составляются по самым различным вопросам деятельности. Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать, по возможности, один вопрос, чтобы их легче было систематизировать и осуществлять контроль за исполнением.
Письма могут состоять из одной основной части, без пояснений. Например: «Просим выделить 175 тысяч рублей для закупки оборудования», или иметь еще и вводную часть, где излагаются мотивы создания документа, ссылки на решения вышестоящих органов.
Служебные письма оформляются на специальном бланке для письма организации, имеют реквизиты — адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии предложений. Подписываются должностным лицом о рамках его компетенции, Обязательно наносится реквизит отметка об исполнителе. Наименование вида документа не указывается.
Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы — инициативные и ответные. Инициативные письма — это письма, требующие ответа. Например, такие письма могут выражать просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Письма-ответы — по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем.
Например, излагается, все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Если письмо является ответом, составитель указывает реквизит, ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который он отвечает. Разновидности писем: сопроводительное, информационное, рекламное, письма приглашения, письмо-извещение, письмо-подтверждение, письмо- напоминание, гарантийное и др.
Исходящие письма (отправляемые) визируются (например, письма по финансовым вопросам — главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации. На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководителей. Образец составления служебного письма см. в приложениях У, Ф.
Телеграмма (телетайпограмма, телекс) — вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Текст и адресат печатаются прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара.
Текст печатается начиная с абзаца через два интервала, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Оформляется телеграмма либо на специальных бланках, либо на обычных листах с указанием категории перед адресом.
Пишется телеграмма без предлогов, союзов, знаков препинания. Если знаки препинания все же необходимы они пишутся сокращенно строчными буквами: точка — тчк; запятая — запт; двоеточие — двтч; кавычки — квч; скобки — скб.
Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами в дате разделительные знаки не ставятся. Например, 05 11 2000. Заканчивается телеграмма указанием ее индекса. После текста указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
Под чертой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписания, которая проставляется подписывающим телеграмму.
Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отправляется, а второй подшивается в дело. Образец оформления см. в приложении № 20.
Телефонограмма. Телефонограммой передаются несложные тексты в 20-30 слов, чаще всего приглашения, напоминания и т.п., указания от имени должностного лица.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и содержит реквизиты: название документа (телефонограмма), индекс, дата, адресат, текст, наименование должности (с указанием учреждения) и фамилии лица, подписавшего документ, время приема-передачи телефонограммы, фамилии передающего и принимающего, номера их телефонов. Пример оформления телеграммы см. в приложении Ц.
Факс воспроизводит все особенности документа — подлинника, поэтому удобны. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. Оформление факса и письма осуществляется аналогично.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru
Служебные документы и порядок их разработки
К служебным документам относятся текстовые и графические документы, выполненные любым способом: напечатанные, написанные от руки, нарисованные, начерченные, изданные типографским, электрографическим или другим способом.
В ходе своей служебной деятельности командирам подразделений придется иметь дело (как составлять и оформлять, так и пользоваться) не со всеми вышеуказанными документами, а только с некоторыми из них: приказом, приказанием, указанием, планом, отчётом, докладом, протоколом, актом, заявкой, рапортом, донесением, служебным письмом, справкой, предписанием, командировочным удостоверением, отпускным билетом и другими.
Кроме служебных документов, существуют служебные издания, к которым относятся (за исключением изданий, предназначенных для открытой продажи):
наставления, руководства, инструкции, правила, курсы, программы, учебные и методические пособия, нормативы, справочники, военно-учебные пособия, эксплуатационная и ремонтно-техническая документация и другие документы, регламентирующие служебную деятельность, боевую подготовку воинских частей.
При составлении и оформлении служебных документов должны соблюдаться правила, обеспечивающие законность и наибольшую целесообразность документов и способствующие оперативному их использованию.
Составление проекта служебного документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства, приказов, директив и справочного материала.
Проекты служебных документов составляются в рабочих тетрадях или на отдельных листах. При оформлении служебных документов на отдельных листах применяется бумага форматов АЗ (297×420 мм), А4 (210×297 мм), А5 (148×210 мм). Служебные документы, подлежащие сдаче в архивы, исполняются на бумаге первого сорта.
В служебных документах, изготавливаемых машинописным способом или с помощью других технических средств, реквизиты должны располагаться в пределах границ согласно правилам оформления служебных документов Оформление служебных документов Порядок расположения реквизитов в документах, изготавливаемых машинописным способом .
Служебный документ должен отвечать следующим требованиям:
а) соответствовать действующему законодательству, приказам, директивам и другим руководящим документам вышестоящих командиров (начальников);
б) основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания;
в) не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необходимости иметь ссылки на них;
г) давать возможность обрабатывать его с помощью средств вычислительной техники;
д) соответствовать утвержденной форме, если таковая предусмотрена.
Служебный документ должен быть написан служебно-деловым стилем с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, кратко и четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования.
Применяемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в Вооруженных Силах, и употребляться в одном и том же значении.
При составлении служебных документов рекомендуется:
а) пользоваться простыми предложениями;
б) не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в смысл фразы, предложения.
Исходящие телеграммы пишутся (печатаются) на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге и заверяются печатью «Для телеграмм».
В соответствии с современными требованиями составления служебных документов пишутся с прописной буквы:
а) все слова в названиях следующих органов государственной власти Российской Федерации: Президент Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации;
б) первое слово в названиях федеральных органов исполнительной власти (Министерство обороны Российской Федерации, Государственный комитет Российской Федерации по связи и информатизации, Федеральная служба безопасности Российской Федерации).
При употреблении в служебных документах цифровой информации однозначное число в записи воспроизводится словом, а однозначное число с указанием меры пишется цифрой (не более трех изделий). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда такие числа начинают предложение (Двадцать пять изделий, но воинская часть получила 25 изделий). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (радиоприемник 2-го класса).
Служебные документы, разрабатываемые на основании указов, постановлений, распоряжений, приказов, директив, приказаний и указаний, должны содержать в тексте документа ссылку на них или иметь в конце приписку: «Основание: _______.» с указанием наименования, даты и номера документа.
При ответах на запросы и поручения после наименование адресата указывается номер служебного документа (поручения), на который дается ответ, например: «На № 137 от 09.12.16 г.»
Если служебный документ готовится взамен ранее изданных, то в разрабатываемом документе необходимо предусматривать отмену ранее изданных служебных документов. Изменения в служебные документы вносятся путем объявления новой редакции частей, пунктов, подпунктов, абзацев, статей, исключения их, а также путем замены предложений (слов) другими предложениями (словами) или исключения их.
На срочных документах, доставляемых местным адресатам через экспедиторов (посыльных) воинских частей, ставится надпись «Срочно — доставить к _____» (указывается время, к которому необходимо доставить документ).
Во всех служебных документах при определении времени суток следует исходить из 24-часового исчисления, не употребляя слов «утра», «дня», «вечера» и «ночи».
В тексте служебных документов действительные наименования воинских частей пишутся без указания почетных наименований (кроме наименования «гвардейский» или «гвардейская») и государственных наград. Сокращенные обозначения воинских частей применяются в соответствии с Наставлением по службе оперативных штабов .
Запрещается указывать в несекретных служебных документах действительные наименования воинских частей, которым присвоены условные наименования.
Полные действительные наименования воинских частей, включая почетные наименования и государственные награды, пишутся только в адресах служебных документов, когда это необходимо по содержанию документа.
Служебный документ должен иметь следующие реквизиты:
наименование министерства — автора документа;
название вида документа (не указывается на письмах) или унифицированной формы документа, заголовок к тексту, дату, индекс (номер), текст, визы, подпись, отметку об исполнении служебного документа и направлении его в дело.
Министерство обороны имеет наименования: полное — Министерство обороны Российской Федерации (далее именуется — Министерство обороны) и сокращенное — Минобороны России.
В служебном документе (кроме писем) указывается название вида документа — приказ, директива, приказание, инструкция и т. д.
Служебный документ формата А4 (210×297) должен иметь заголовок, отражающий предельно кратко и точно основное существо излагаемого вопроса. Служебный документ объемом не более одной страницы может составляться без заголовка.
Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос «О чем? »: «О выделении …», «Об утверждении …», «О командировании …».
Текст служебного документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.
Текст печатается на расстоянии 2-3 интервалов от заголовка в установленных границах полей.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Индекс (номер) служебного документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива служебных документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами дел, кодами вопроса, корреспондента, должностного лица, подписавшего служебный документ, исполнителя, номером государственной регистрации и др.
Отметка об исполнении служебного документа и направлений, его в дело включает:
а) краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку «В дело»; номер дела, в котором будет храниться служебный документ; дату;
б) подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен служебный документ.
На оборотной стороне последнего листа служебного документа в левом нижнем углу печатаются фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона.
Например:
Исп. фамилия, имя, отчество (орган военного управления) т. 293-79-80.
В процессе подготовки и оформления служебного документа он может быть дополнен такими реквизитами, как:
наименование структурного подразделения — автора документа;
резолюция;
отметка о заверении копий;
печать;
гриф внешнего согласования;
отметка о наличии приложения;
адресат;
индекс объекта почтовой связи;
почтовый и телеграфный адрес;
номер абонентского телеграфа;
номер телефона;
место составления или издания;
отметка о поступлении;
ссылка на индекс и дату входящего документа;
отметка о переносе данных на машинный носитель и др.
При необходимости в правом верхнем углу первой страницы проекта служебного документа может быть проставлена пометка «Проект».
Источник: myauto-life.ru