Организационно-распорядительная документация — это совокупность документов, которыми установлены права, обязанности, цели, задачи, функции работников и руководителей по выполнению конкретных действий в рамках операционной деятельности организации.
Понятие организационно-распорядительной документации
Сдай на права пока
учишься в ВУЗе
Вся теория в удобном приложении. Выбери инструктора и начни заниматься!
Организационно-распорядительная документация в большинстве случаев представлена следующими документами: Уставом организации, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями, приказами, распоряжениями, актами, протоколами, заявлениями, письмами, докладными записками и др. Издание этих организационно-распорядительных документов является способом осуществления в организации управленческой деятельности.
Оформление организационно-распорядительной документации
Организационно-распорядительная документация должна разрабатываться, оформляться и излагаться в соответствии с требованиями, которые удовлетворяют положениям утвержденных государственных и международных стандартов. В частности, требуется краткое и четкое изложение организационно-распорядительных документов, которое бы исключало их двоякое толкование. В данном случае нельзя использовать нестандартную терминологию.
Как скачивать документы с телеграмм
Организационно-распорядительные документы печатаются на листах формата А4 и А5, которые должны иметь поля со всех сторон. Текст документов печатают через полтора (если бланк формата А4) или один (если бланк формата А5) межстрочный интервал. Шрифт должен иметь размер 14 кеглей, при этом допускается использование шрифта размером 12 кеглей.
«Разработка организационно-распорядительной документации»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы
Если организационно-распорядительный документ состоит из нескольких страниц, то они должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.
Датой создания документа обычно является дата его подписания или утверждения. Если документ оформлен в виде протокола, то датой его создания будет дата заседания (принятия управленческого решения), а если в виде акта, то — дата события. В случае составления документа несколькими организациями указывают наиболее позднюю дату подписания.
Те организационно-распорядительные документы, которые чаще всего разрабатываются и используются, выполняются на бланках установленного образца. Так, чаще всего устанавливают следующие виды бланков:
- общий бланк организации;
- бланк служебного письма;
- бланк служебного письма на иностранном (английском) языке;
- специальный бланк для служебной переписки по техническим вопросам разрабатываемого проекта;
- бланк факса;
- бланк приказа;
- бланк командировочного удостоверения и др.
Конкретные виды документов выполняются на бумаге формата А4 по установленной форме.
КАК СКАЧАТЬ ФАЙЛ С ТЕЛЕГРАМА ЕСЛИ ЭТО ЗАПРЕЩЕНО | #telegram
Реквизиты организационно-распорядительной документации
Разрабатываемый организационно-распорядительный документ включает в себя несколько реквизитов, т. е. обязательных частей, которые дают пользователям возможность получения необходимой информации. Количество реквизитов документа может достигать двух-трех десятков.
Реквизитами организационно-распорядительных документов являются дата документа, регистрационный номер, ссылки на них, гриф ограничения доступа к документу, адресат, гриф утверждения, резолюция, отметка о контроле, заголовок к тексту, сам текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы, печать, штамп «копия верна», отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа, отметка о поступлении документа в организацию, знак соответствия системы менеджмента качества.
Следует отметить, что не все перечисленные реквизиты используются при оформлении организационно-распорядительного документа. Некоторые из них обязательны, но часть — используется только в определенных случаях.
Хранение организационно-распорядительной документации
После разработки организационно-распорядительной документации в организации осуществляют их формирование и хранение в подразделениях (в папках). При формировании документов в папки нужно изымать лишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки.
Как правило, в папки группируют документы, которые были оформлены в одном календарном году. В самих папках документы должны располагаться в хронологическом порядке по датам исполнения.
В папках нельзя подвешивать неисполненные документы или документы, которые не располагают на себе необходимые отметки об исполнении, подписи, визы, даты и номера. Еще одно требование заключается в отдельном формировании приказов по личному составу от приказов по основной деятельности организации.
Документы нужно раскладывать по папкам в день их исполнения. Документы вышестоящих организаций следует формировать и впоследствии хранить по принадлежности в структурных подразделениях данной организации. Документы, которые исходят от руководства (это, например, приказы и распоряжения), формируют и хранят в отделе кадров.
Таким образом, современные организации не могут функционировать без разработки организационно-распорядительной документации. Этот процесс регламентирован несколькими национальными и международными стандартами, поскольку уровень выполнения этих операций вносит значительный вклад в качество менеджмента, осуществляемого внутри организации.
Источник: spravochnick.ru
Документирование организационно-распорядительной
Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих задачи и функции организации, учреждения, предприятия, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов, называется организационными документами.
К организационным документам относятся:
— учредительные документы (устав, положение);
— структура и штатная численность;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— положения о структурных подразделениях;
— должностные инструкции работникам.
Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава. Устав — это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. В соответствии с уставом организации, предприятия, учреждения разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. В нем указываются все структурные подразделения организации, вводимые должности и количество штатных единиц по каждой из должностей.
Должностной и численный состав организации с указанием фонда заработной платы закрепляется штатным расписанием, которое содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заместителем руководителя организации, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации, при этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность организации и месячный фонд заработной платы. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.
Организация работы учреждения, организации, предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка или в положении о персонале.
Если в структуру организации входят несколько подразделений, то для каждого из них разрабатывается положение о структурном подразделении. Форма положения о структурном подразделении дана в приложении В.
Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы, ответственность подразделения.
Правовое положение работников организаций регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.
Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, при отсутствии структурных подразделений – специалистом, занимающим данную должность, согласовывается с юристом, утверждается руководителем организации и доводится до работника под расписку.
3.2 Распорядительные документы
Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.
Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом. Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении.
В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем слово РЕШИЛ на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже – действие – срок исполнения. Решение подписывает председатель и секретарь коллегиального органа.
Распоряжение издается руководителями разного уровня для решения оперативных вопросов и доводится до исполнителей под роспись. Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную части. Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ.
Приказ (по основной деятельности) – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующий на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и подобных документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.
Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц подведомственных организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.
Подготовка проекта приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу; проработка информационно-справочных документов организации: справок, отчетов, писем; подготовка текста документа; согласование документа; подписание приказа; доведение его до сведения исполнителей.
Указание – распорядительныйдокумент, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов. Не допускается использовать указание в качестве утверждающего документа.
Распорядительная часть указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней отражаются предписываемые действия. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ – действие – срок исполнения. В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на определенное должностное лицо. Датой указания является дата его подписания.
Постановление являетсяправовым актом и принимается высшими центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, а также установления норм и правил поведения.
3.3 Документирование информационно-справочных документов
Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы, телефонограммы и т. д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от них не являются обязательными к исполнению.
Информационно-справочные документы- это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.
Акт — информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно-ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, которые не оформлены распорядительным документом.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части текста указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы( сущность, характер, методы, сроки), фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Акт составляются на общем бланке и подписывается всеми лицами, принимавшими в этом участие.
Докладная записка- документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние и внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель.
Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Текст докладной записки делится на две части: изложение фактов, послуживших причиной её составления; выводы, предложения организации или должностного лица.
Объяснительная записка – документ, объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, правового акта или нормативного документа.
Справка — документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания; во второй- приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки. Датой справки является дата её подписания.
Справки составляются также для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учёбы, занимаемой должности и т. д. При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки.
Телеграмма — официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. По видам различают телеграммы внутренние ( в пределах страны) и международные. Основные реквизиты телеграммы: место, дата, время (часы и минуты) передачи телеграммы, регистрационный номер и отметка (гриф) об особом виде (серии) телеграммы, адресат, текст, подпись.
Телефонограмма – официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. Обязательными реквизитами ее являются: наименование учреждений (организаций, предприятий) адресата и адресанта; реквизиты «От кого» и «Кому» с указанием должности, фамилии и инициалов должностных лиц; номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности, фамилии и инициалов передавшего и принявшего телефонограмму; номер телефона; текста и подписи.
Самым значительным видом информационно-справочных документов являются деловые письма.
Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами.
Виды служебных писем: письмо-просьба, письмо-предложение, письмо-претензия, письмо-запрос, письмо-извещение, информационное письмо, письмо-отказ, письмо-напоминание, сопроводительное письмо. Требования к тексту письма: краткость, лаконичность, последовательность, убедительность, корректность, объективность, ясность.
Сопроводительное письмо – документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей. Оно составляется в том случае, когда содержит пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа.
Письмо-приглашение – документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференции. Письмо-приглашение может содержать: полную повестку дня мероприятия, фамилии докладчиков по вопросам повестки дня, фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия, способ проезда и другую информацию.
Рекламное письмо — д окумент, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров. Цель письма- побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар.
Письмо-извещение – документ, являющийся ответом за запрос. Письмо-извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: «Ставим Вас в известность…».
Письмо-претензия – документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований. Письмо-претензия подписывается руководителем организации и визируется главным бухгалтером.
Доверенность – документ, которым организация или отдельное лицо (доверитель) представляет право другому лицу (доверенному) получить деньги или товарно-материальные ценности или совершить какие-либо действия от лица доверителя, точно указанные в доверенности.
По срокам доверенности подразделяются на разовые и длительные. Разовые доверенности уполномочивают на совершение одного действия – получить товар, получить груз на станции железной дороги и т. д. Такие доверенности после совершения указанных в них действий организация забирает у доверенного лица.
Длительные доверенности содержат полномочия на совершение нескольких действий или одного действия в течение срока, указанного в доверенности, но не более трех лет. Если срок доверенности не указан, она действует в течение одного года со дня ее выдачи.
Факс – документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс всегда будет являться копией переданного документа. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма.
Модем – средство передачи информации с помощью электронной почты между двумя адресатами – пользователями ПК. Документы, полученные с помощью модема, всегда будут являться копией переданного документа.
3.4 Претензионная документация
Источник: lektsia.com
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД).
Классификация ОРД: организационные, распорядительные, справочно-информационные. Организационные документы — устав, положения (об учреждении, о структурном подразделении); правила, регламент, инструкции и др. Особенности составления и оформления документов.
Организационно-распорядительная документация (ОРД) — это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда.
Организационно-распорядительная документация является одной из подсистем управленческой документации. Характерной чертой этой системы является то, что с ее помощью документируются действия организаций при выполнении всех управленческих функций на любом уровне управления и во всех отраслях.
Основные группы документов в системе ОРД:
— распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);
— организационные документы (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работнику и др.);
— справочно-информационные документы (акт, письмо, докладная записка, объяснительная записки, справка, сводка, телефонограмма, телеграмма и др.)
Организационно-правовые документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работ, права и обязанности, ответственность руководства и специалистов предприятия.
Устав – правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.
Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).
Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности.
Штатное расписание — документ, содержащий список структурных подразделений организации, должностей сотрудников и их окладов, утверждаемый руководителем или вышестоящим органом.
Инструкция – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц.
Договор (контракт) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.
Правила внутреннего трудового распорядка – документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации. Содержание документа должно полностью отвечать нормам и требованиям Трудового кодекса РФ, действующего с 02.02.2002.
Организационные документы велики по объему и имеют длительный срок хранения. Перерабатываются только в случае реорганизации или развития нового направления в деятельность организации. Эти документы обязательно утверждаются и их датой считается дата их утверждения.
Оформляется на общем бланке организации или на стандартном листе с нанесением следующих реквизитов:
Ø наименование организации и/или структурного подразделения,
Ø наименование вида документа,
Ø дата, индекс, гриф утверждения,
Ø заголовок к тексту, текст, подпись и печать.
В системе ОРД важное место занимает распорядительная документация. Распорядительная документация — это совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями государственных и негосударственных организаций в целях реализации возложенных на них функций. В распорядительных документах в юридически значимой форме фиксируются основные управленческие решения.
Для достижения единообразия в оформлении организационно-распорядительных документов на общегосударственном уровне устанавливаются единые требования к их составлению и оформлению.
Что касается такого вида документа, как протокол, то он сочетает в себе черты справочно-информационного и распорядительного документа.
Документация по оформлению основной деятельности включается в себя:
— письмо об изготовлении печатей и штампов;
— положение об организации;
— приказ о создании организации;
— протокол собрания учредителей (участников) о создании организации;
— решение собрания учредителей (участников) о создании организации;
Виды документов по происхождению: личного происхождения и официальные.
Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.
Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.
Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):
Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
По способу передачи документов различают:
Ø письма; телеграммы;
Ø факсограммы; электронные сообщения.
Источник: megaobuchalka.ru