Телеграмма — вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.
Служебные телеграммы направляются в самых срочных случаях для обеспечения своевременного получения информации и принятия правильного управленческого решения.
Реквизиты служебной телеграммы: наименование документа (телеграмма); примечание о категории и виде телеграммы; адрес; текст документа; номер ссылки (если телеграмма посылается в ответ); выходной (подписной) номер; подпись; адрес отправителя; дата отправления.
Внутренние служебные телеграммы делятся на высшие государственные, срочные, обычные.
В первую очередь обслуживаются высшие государственные и государственные телеграммы, затем с пометкой «Отчет» и т. др.
К категории срочных относятся телеграммы, оплачиваемые по срочному тарифу, служебные с пометками «Срочная», «Метео», а также «Срочная телефонный разговор». Все остальные считаются обычными.
Составляя телеграммы, придерживаются таких же требований, что и к служебным письмам. Характерная черта телеграмм — особая краткость и ясность изложения. Из телеграммы изымают союзы, предлоги, знаки препинания, употребляются только тогда, когда их пропуски перекручивают смысл.
Фишки Телеграма #Shorts
знаки препинания пишутся сокращенно, строчными буквами, например, «крпк», «км», «лпк». Знаки № (номер), — (минус), + (плюс), 0 (ноль) пишутся словами. Числа пишутся буквами. Даты указываются арабскими цифрами: число, месяц, год. Разделительные знаки между цифрами не ставятся.
Служебные телеграммы пишут в двух экземплярах. Первый экземпляр направляется в отделение связи, второй (копию) подшивают к делу.
В случае, когда служебные телеграммы присылают служебные лица, которые находятся в командировке, под чертой отправитель отмечает, кроме собственной фамилии, еще и должность, кем и каким номером выдано ему командировочное удостоверение, а также серию, номер, место и дату выдачи паспорта.
Между отдельными словами делают пробел в два интервала. Текст телеграммы отделяют от адреса тремя интервалами. Переносы слов не допускаются.
Текст телеграммы подают без абзацев. Заверяют его печатью.
Пишут телеграммы только с лицевой стороны телеграфного бланка или чистого листа бумаги.
Телеграфная связь украинских организаций с зарубежными представителями ведется на украинском языке, только азбука заменяется латинскими буквами:
Подпись на телеграмме ставят отдельной строкой, отступив от текста.
Составление телефонограмм
Телефонограмма — это документ, который передают адресатам по телефону, фиксируется в специальной книге (журнале) и содержит распоряжение, информацию вышестоящих органов.
Применяется телефонограмма также для документационного оформления устных телефонных переговоров и является одним из видов деловой корреспонденции.
Лицо, которому адресована телефонограмма после ознакомления с текстом ставит свою подпись: таким образом подтверждает свою ответственность за выполнение переданных распоряжений или доведения информации к сведению. Реквизиты телефонограмм:
ВСЕ ПРО ТЕЛЕГРАМ ЗА 29 МИНУТ | Как пользоваться? Полная настройка
1. Название документа (заголовок).
2. Номер и дата телефонограммы (слово «телефонограмма», ее номер и дату поступления пишут в первой строке; датой телефонограммы является дата ее передачи).
3. Название организации и должностного лица — получателя телефонограммы (кому).
4. Текст телефонограммы, который должен быть таким же кратким, как и текст телеграммы. Надо избегать слов, которые трудно произносятся, сложных оборотов. Слова записываются полностью, без сокращений. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов.
5. Подпись должностного лица — руководителя организации или его заместителя (в отдельных случаях — руководителей отделов).
6. В графах «передали» и «принято» указывают должность, инициалы, фамилия того, кто передает, того, кто принимает, и номера их телефонов.
На некоторых предприятиях используются специальные бланки, на которых нотуються телефонограммы.
Источник: studentopedia.ru
Телеграмма
Телеграмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передача по телеграфу).
Сегодня, в связи с широкой компьютеризацией предприятий, организаций и фирм, традиционное понятие телеграммы и обмена телеграммами потеряло свою былую актуальность. Если на передающем (корреспондент) и принимающем (реципиент) концах имеются персональные компьютеры, подключенные к электронной почте (см. параграф 12.2), можно забыть об обычной почте и телеграфе и пользоваться только электронной почтой для оперативного обмена как письмами и телеграммами (в данном контексте — короткими сообщениями), так и сравнительно большими массивами текстовых и графических данных — договорами, докладами, отчетами, иллюстративными материалами и т. п.
Есть только два случая, когда без телеграфа вам не обойтись: у вашего адресата, которому вам необходимо отправить срочное сообщение, нет компьютера или он не подключен (возможно, временно) к сети Интернет. Может оказаться также, что и ваш компьютер по каким-то причинам не связан с электронной почтой (надеюсь, это маловероятно!). В этих случаях приведенная далее информация окажется вам полезной.
Итак, телеграфное сообщение следует использовать только в необходимых случаях — для передачи срочной информации. Руководители структурных подразделений не должны подписывать или визировать, а вы не должны принимать к производству телеграммы, в которых поставленные вопросы не носят срочный характер и могут быть изложены в письме.
Телеграмма должна быть написана от руки либо распечатана (на принтере компьютера) на телеграфном бланке установленного образца или на чистом листе бумаги грамотно, четко и без помарок. В соответствии с правилами, установленными органами связи, в телеграмму должны входить следующие реквизиты:
- • название вида документа — ТЕЛЕГРАММА;
- • категория телеграммы («Правительственная», «Международная», «Срочная»);
- • отметка об особом виде («Два адреса», «Ответ оплачен», «Серия А-4» и др.);
- • телеграфный адрес получателя, полный или условный;
- • точное и полное наименование адресата;
- • текст телеграммы;
- • исходящий номер телеграммы;
- • сокращенное обозначение предприятия-отправителя;
- • фамилия отправителя;
- • наименование и адрес предприятия-отправителя телеграммы;
- • подпись отправителя с расшифровкой;
- • дата телеграммы;
- • печать предприятия—отправителя телеграммы.
Данные приведенных выше реквизитов вплоть до реквизита «наименование и адрес предприятия-отправителя телеграммы», исключая реквизит «название вида документа», являются платными. От следующих ниже реквизитов, которые составляют бесплатную часть телеграммы, они отделяются чертой. Указывать в платной части телеграммы наименование фирмы или организации, должность и подпись, в том числе и в банковских телеграммах, не обязательно. Образец телеграфного бланка (бланка телеграммы) показан в разделе П1.4.13.
Адрес, текст и подпись телеграммы нужно печатать ясно, без переноса слов и исправлений, через два интервала и только на одной стороне листа. В адресе после названия города указывают номер отделения связи, доставляющего телеграммы, название улицы и номер дома. Затем следует наименование адресата (организации, предприятия, фирмы) и фамилия конкретного лица.
Многие фирмы и организации имеют свои условные телеграфные адреса, зарегистрированные в соответствующем предприятии связи, например, «Ветер», «Восток» , «Шторм» и др. В этих случаях вместо полного адреса пишут лишь это условное обозначение. Адрес и текст (вместе с индексом) следует печатать с нового абзаца.
В телеграфных ответах на запрос непосредственно перед текстом указывают индекс (номер) и дату документа, на который дается ответ. Текст телеграммы нужно набирать без абзацев, излагать кратко, без союзов, предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается смысл передаваемой информации. При необходимости знаки препинания и другие знаки сокращаются следующими буквами: точка (.) — ТЧК, запятая (,) — ЗПТ, двоеточие (:) — ДВТ, кавычки («) — КВЧ, номер (№) — HP. Только словами пишутся также другие знаки, например, + — «плюс», % — «про цент» и т. д. Цифры и немногозначные числа рекомендуется писать прописью.
В текстах телеграмм запрещается дословно повторять тексты действующих приказов, директивных писем, инструкций и т. п. При необходимости просто дается ссылка на соответствующие пункты этих документов с указанием их даты и индекса. Исходящий номер телеграммы указывается в конце ее текста. Исправления, внесенные в текст при подписании телеграмм, должны быть оговорены под чертой надписью «Исправленному верить» и заверены лицом, заверяющим телеграмму.
Под чертой, разделяющей платную и бесплатную части телеграммы, должны быть напечатаны полный или зарегистрированный условный адрес и сокращенное наименование фирмы (организации), указаны должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму, и дату. Ниже даты печатают телефон и фамилию исполнителя. Подписывает телеграмму руководитель фирмы или его заместитель. Телеграмма должна иметь оттиск присвоенной фирме печати или специальной печати «Для телеграмм». Печать следует проставлять таким образом, чтобы она накрывала часть слов наименования должности лица, подписавшего телеграмму, и его личной подписи.
Хотя телеграфной службой, скорее всего, вам придется пользоваться крайне редко, вы должны знать, что при подаче от вашей фирмы телеграмм в счет внесенного ранее аванса на каждой телеграмме должен быть оттиск специальной авансовой печати или отметка о номере авансового счета вашей фирмы. При этом телеграммы, если их оказывается одновременно более одной, следует сдавать на отправку по отдельным описям, составляемым в двух экземплярах.
Источник: ozlib.com
Делопроизводство — Paperwork
Телеграмма — это вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.
Телеграммы необходимы для передачи информации за пределы данного населенного пункта. Текст телеграммы пишут полностью прописными буквами. Через 2 интервала, от нулевого положения табулятора (то есть сразу от левого поля). Текст служебной телеграммы заверяется печатью, составляется в двух экземплярах, первый для передачи, второй подшивается в дело. Передача телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. №222.
Слова в телеграммах для подсчета делятся на:
- действительные;
- тарифные;
Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм в телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.
В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.
точка — ТЧК;
запятая — ЗПТ;
двоеточие — ДВТЧ;
кавычки — КВЧ;
скобки — СКБ;
номер — НР.
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки «№», «+», «-» и другие следует писать словами. Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.
После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы. В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, выбор делается в пользу более коротких слов.
Т екст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не до лжен превышать двух машинописных страниц.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы. В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращений), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаком препинания.
Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью «для телеграмм». В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации или учреждения.
Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по просьбе оператора связи, должны быть заверены подписью отправителя. Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы.
Телефонограмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.
Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.
Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).
В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:
| Должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, и номер его телефона | Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограммму, и номер его телефона | Дата, номер телефоно-граммы | Время передачи | Текст телефоно-граммы | Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма | |
Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверить правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
- исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
- входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Источник: itd-cto.blogspot.com