С древнейших времен человек ведет переписку с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредством письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение.
Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности. Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно — справочными. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.
РОСПИСЬ, ПОДПИСЬ И АВТОГРАФ. В ЧЕМ РАЗНИЦА. КАК ПОДПИСЫВАТЬ ИЛИ НЕ ПОДПИСЫВАТЬ ДОКУМЕНТЫ И НУЖНО ЛИ
Деловая переписка – неотъемлемое средство связи и в наши дни. Связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями.
1. Телеграмма
1.1 История развития телеграммы
Первое сообщение было отправлено посредством телеграфа 25 июля 1837 года Чарльзом Витстоуном (Charles Wheatstone) с железнодорожной станции Эустон (Euston). Получил это послание Уильям Фосергил Кук (William Fothergill Cooke), находившийся в лондонском районе Камден.
С тех пор прошло почти 170 долгих лет. Революционная по тем временам технология, позволяющая пересылать сообщения на огромные расстояния, стремительно развивалась в течении XIX века, став одним из самых популярных способов связи. Телеграф также значительно повлиял на другие средства коммуникации, включая электронную почту и Интернет.
Возможно, если бы в 1846 году Уильям Кук не открыл фирму Electric Telegraph Company-одну из первых компаний, представлявших коммуникационные услуги, сегодня мы бы с вами жили совсем в другом мире. Уже в 1874 году в Великобритании услугами телеграфа можно было воспользоваться в 20 тысячах городов и деревень. Страна также имела связь с США и со многими своими колониями. Когда телеграфу исполнилось 50 лет, его огромное значение признала даже Королева Виктория (Queen Victoria).
В XX веке телеграмма уже отошла, а второй план из-за популяризации и распространения телефона. На ее смену в 1932 году пришел телекс, который используется во многих странах до сих пор.
1.2 Характеристика телеграммы
Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу.
Вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.
Телеграммы в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
Урок 11. Информационно-справочные документы. Часть 1
Порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. №1108 (с изменениями от 14 января 2002 г.).
Телеграммы подразделяются на категории и виды. Телеграммы бывают следующих категорий:
1. простая или обычная (максимальный срок прохождения между пунктами, имеющими телеграфную связь — не более 10 часов)
2. телеграмма-письмо (не более 24 часов)
3. срочная (максимальный срок прохождения не более 5 часов)
1. простая (обыкновенная)
1. с доставкой на художественном бланке (с отметкой “ЛЮКС”, “ЛЮКС/М”, музыкальная)
2. с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)
3. с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)
4. уведомление телеграфом
5. уведомление телеграфом срочное
6. с доставкой на художественном бланке по случаю траура (с отметкой “делюкс”)
1. с доставкой на художественном бланке (с отметкой “люкс”)
3. с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)
4. с доставкой на художественном бланке по случаю траура
5. с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)
Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а простая до 6 часов.
Категории и виды телеграмм, не допускаемых в телеграфном обмене для стран СНГ
1. заверенная: Эстония, Литва;
2. срочная: Грузия, Латвия, Таджикистан, Узбекистан, Литва;
3. художественный бланк: Грузия, Таджикистан, Узбекистан, Литва.
Телеграмма содержит следующие реквизиты:
· указание категории телеграммы;
· отметка о виде телеграммы;
· телеграфный адрес получателя (условный или полный);
· регистрационный делопроизводственный номер;
· адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).
Слова в телеграммах для подсчета делятся на:
Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм, а телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.
Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами, без абзацев, переноса слов. (ПРИЛОЖЕНИЕ А).
Первый экземпляр направляется на телеграф, второй – подшивается в дело.
Обязательными реквизитами телеграммы являются:
· отметка о категории (пресса, срочная, обыкновенная и т.п.) и виде (с уведомлением; с доставкой почтой; с оплаченным ответом и т.п.);
· телеграфный адрес получателя;
· регистрационный индекс (номер);
· почтовый адрес организации-отправителя;
· подпись должностного лица, от имени которого передается текст;
Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме не ), знаки препинания. Числа и цифры пишутся словами. Цифрами обозначаются только заводские и торговые знаки и марки, номера домов, индексы документов.
Знаки препинания в тексте телеграммы употребляют только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста. Допускается обозначение знаков препинания условными обозначениями: ТЧК – точка; ЗПТ – запятая, ДВТЧ – двоеточие, КВЧ – кавычки, СКБ – скобки. В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, выбор делается в пользу более коротких слов. Предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает толкований. Не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное.
Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации. Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.
В нижней части телеграммы под чертой указываются адрес отравителя, наименование организации-отправителя, должность, инициалы, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес, пишется без сокращений, со знаками препинания.
Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью “Для телеграмм”. В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации или учреждения.
Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.
Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы.
2. Телефонограмма
Документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
Обязательными реквизитами телефонограммы являются:
· наименование учреждений адресанта и адресата;
· реквизит “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;
· номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;
· должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;
· текст и подпись.
Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.
Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом “о” или “об”. Например, “Об изменении времени заседаний Совета”, “О прибытии участников семинара”
Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов (Приложение 2).
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнительным.
3. Факсограмма (телефакс, факс)
3.1 Характеристика факсограммы
Факс – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимальной связи (при помощи факсимальной аппаратуры). Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе формата А4 – приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.
Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.
Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, предъявляемых к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом.
Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне (Приложение 3).
В процессе данной работы были рассмотрены основные характеристики телеграммы, телефонограммы и факсограммы.
Следует отметить, что в настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо образом письма: рукописным, машинописным, типографическим, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука- и видеозаписи, и на специальном материале (бумаге, кино и фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.). Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (машинопись, рукопись, телеграмма, факсограмма и т.д.) и на искусственном языке с использованием соответствующего носителя (магнитные ленты, дискеты, диски и т.д.).
На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документации является компьютерная печать. Однако ряд документов, например заявление, объяснительные записки создаются обычным рукописным способом.
Список литературы:
1. Басаков М.И. Делопроизводство. М.: 2002г.
2. Васильева И.Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие для вузов /ВЗФЭИ. – М.: ЗАО «Финстатинформ», 1999. – 240.
3. Гринберг А.С., Быченков В.Ф., Горбачев Н.Н. Документационные системы управления. Мн. Учебное пособие. Части 1 и 2. Мн.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 1997.
4. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. – Мн.: ТетраСистемс,1999.– 288 с.
5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М.: 1999г.
Наименование вида документа (ТЕЛЕГРАММА)
ТЕКСТ ТЕЛЕГРАММЫ ДОЛЖЕН БЫТЬ ПРЕДЕЛЬНО КРАТКИМ БЕЗ СОЮЗОВ ПРЕДЛОГОВ ЗНАКОВ ПРЕПИНАНИЯ. ЦИФРЫ И ЧИСЛА КАК ПРАВИЛО ПИШУТ ПРОПИСЬЮ ТЕКСТ ОФОРМЛЯЮТ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ ЧЕРЕЗ ДВА ИНТЕРВАЛА УКАЗАНИЕ НА ДОЛЖНОСТНОЙ ЛИЦО ОТ ИМЕНИ КОТОРОГО ПОСЫЛАЕТСЯ ТЕЛЕГРАММА
Справочные данные организации- отправителя
Наименование организации отправителя
Наименование должности Личная подпись И.О. Фамилия
Справочные данные об организации
00.00.0000 №00 Должность_____________
Наименование должности ___________________________________ И. О. Фамилия
Передала: секретарь Ф.И.О. Приняла: секретарь Ф.И.О
Тел. 00 00 00 Тел. 00 00 00
Время передачи: 00 час.00 мин. Время приема: 00 час. 00 мин.
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Адресат:___________________
Справочные данные об организации Должность_________________
00.00.0000 №00 Телефон___________________
На № от 00.00.0000 Факс______________________
Должность _________________________________________________________ И.О.Фамилия
Источник: ronl.org
Телеграммы и телефонограммы
Телеграмма — вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяют своевременность и правильность принятия решения. Потому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу.
Телеграммы в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
Порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. №1108 (с изменениями от 14 января 2002 г.).
Телеграммы подразделяются на категории и виды. Телеграммы бывают следующих категорий:
- 1. простая или обычная (максимальный срок прохождения между пунктами, имеющими телеграфную связь — не более 10 часов)
- 2. телеграмма-письмо (не более 24 часов)
- 3. срочная (максимальный срок прохождения не более 5 часов)
- 4. правительственная
- 5. международная.
- 1. простая (обыкновенная)
- 2. срочная
- 1. с доставкой на художественном бланке (с отметкой “ЛЮКС”, “ЛЮКС/М”, музыкальная)
- 2. с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)
- 3. с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)
- 4. уведомление телеграфом
- 5. уведомление телеграфом срочное
- 6. с доставкой на художественном бланке по случаю траура (с отметкой “делюкс”)
- 1. с доставкой на художественном бланке (с отметкой “люкс”)
- 2. заверенная
- 3. с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)
- 4. с доставкой на художественном бланке по случаю траура
- 5. с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)
Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а простая до 6 часов.
Категории и виды телеграмм, не допускаемых в телеграфном обмене для стран СНГ
- 1. заверенная: Эстония, Литва;
- 2. срочная: Грузия, Латвия, Таджикистан, Узбекистан, Литва;
- 3. художественный бланк: Грузия, Таджикистан, Узбекистан, Литва.
Телеграмма содержит следующие реквизиты:
Слова в телеграммах для подсчета делятся на:
- 1. действительные;
- 2. тарифные.
Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм, а телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.
В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки “N”, “+”, “-” и другие следует писать словами: номер или НР, минус, плюс и т.д. Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.
После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.
В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, выбор делается в пользу более коротких слов;
Предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает толкований;
Не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное.
Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.
Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.
В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращений), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаком препинания.
Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью “Для телеграмм” В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации или учреждения.
Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.
Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы.
Допускается уменьшение размеров (по желанию отправителя) любой из частей о категории телеграммы на каждой телеграмме, а отметка о виде телеграммы — только на первой телеграмме.
Телефонограмма — документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
Обязательными реквизитами телефонограммы являются:
- · наименование учреждений адресанта и адресата;
- · реквизит “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;
- · номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;
- · должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;
- · номера телефонов;
- · текст и подпись.
Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.
Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом “о” или “об”. Например, “Об изменении времени заседаний Совета”, “О прибытии участников семинара”
Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.
Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнительным.
Источник: studwood.net
Оперативные информационно-справочные документы: телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение. Правила их составления и оформления
Телеграмма (телетайпограмма) – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.
Телеграммы составляются в тех случаях, когда отправка документа почтой не обеспечивает своевременного решения вопроса.
Телеграммы могут быть посланы с несколькими текстами в один пункт или с одинаковым текстом – в разные пункты. При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.
Существуют следующие разновидности телеграммы:
· телеграмма с заверенной печатью,
· телеграмма с оплаченным ответом,
· телеграмма, посылаемая на отдельном бланке, и т.д.
По срочности доставки адресату телеграммы подразделяются на следующие категории:
· правительственные (Президент Российской Федерации, Высшая правительственная, Правительственная),
В большинстве организаций применяются простая и срочная телеграммы. Срок прохождения от отправителя до адресата простой (обыкновенной) телеграммы составляет до 6 часов, срочной – до 3 часов.
Телеграмма состоит из двух частей, разделенных чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают). Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграммы.
Первая часть телеграммы содержит следующие реквизиты:
· указание категории телеграммы;
· отметка о виде телеграммы;
· наименование организации – автора документа;
· адресат (телеграфный адрес получателя); если ранее он не был известен, то в первый раз адрес указывают полностью;
· регистрационный номер (проставляется цифрами в конце текста телеграммы перед подписью без знака №, возможно сокращение «нр»);
· подпись (только фамилия должностного лица, подписавшего документ; может быть указана его должность).
Каждый реквизит начинают с новой строки без абзаца. В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер документа, на который дается ответ.
При отправке телеграмм в счет внесенного аванса на ней должна стоять специальная авансовая печать или отметка о номере авансового счета.
Только словами указывают знаки: тире, восклицательный и вопросительный знаки, знаки арифметических действий (плюс, минус, деление), знак процента, параграф, номер (номер или нр).
Текст над чертой печатают крупным шрифтом (кроме знаков препинания), через два интервала.
Все цифровые данные в тексте, в том числе даты, следует писать словами, чтобы избежать искажений при передаче. Сочетания из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках, в нумерации домов, индексах документов.
Конец текста телеграммы заканчивается точкой (тчк). Не рекомендуется начинать и заканчивать текст телеграммы цифрами, так как они могут быть приняты адресатом как делопроизводственные номера.
В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, предпочтение отдается коротким словам, которые должны быть нейтральными по стилю и конкретными по значению (во избежание двусмысленности).
Текст печатают без абзацев. Переносы слов и исправления не допускаются (14).
Вторую часть телеграммы (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают. Она содержит следующие реквизиты:
· адрес отправителя (адрес пишут без сокращений, со знаками препинания);
· наименование структурного подразделения (без сокращения);
· дата документа (дата подписания должна соответствовать дате ее отправления);
· подпись с указанием должности лица, от имени которого посылается телеграмма;
· оттиск печати (печать организации или специальная печать «Для телеграмм»; в совместных телеграммах, принадлежащих нескольким отправителям, заверяют каждую подпись).
Текст под чертой печатают обычным шрифтом. Адресат от текста отделяется 3-4 интервалами.
Телеграмму печатают на чистом листе бумаги или на лицевой стороне бланка в трех экземплярах, на одной стороне листа. Первый экземпляр передают на телеграф, второй — подшивают в дело, третий – передают в бухгалтерию. При наличии телетайпа телеграмму оформляют в двух экземплярах и в бухгалтерию не передают. Текст телеграммы не должен превышать двух машинописных страниц.
Телеграмма, адресованная в разные пункты назначения, имеет свои особенности оформления. Отправитель сдает на телеграф столько экземпляров, сколько пунктов назначения имеется. На каждом экземпляре в реквизите «адресат» указывается только один из пунктов назначения, остальные указывают в тексте телеграммы.
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Телефонограммы используются для оперативной передачи информации служебного характера: для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных действиях.
Обязательными реквизитами телефонограммы являются:
· исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы,
· наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму,
· должность, инициалы, фамилия лица, принявшего телефонограмму,
· подпись лица, принявшего телефонограмму,
· дата и время передачи (приема),
· входящий регистрационный номер полученной телефонограммы,
· номера телефонов организаций (фирм), передавших и получивших телефонограмму (15).
В телефонограмме следует передавать только краткую и срочную информацию. В тексте должно быть НЕ более 50 слов. Не рекомендуется употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты. Для записи телефонограмм используются листы бумаги формата А5 (или А6). В организации могут самостоятельно разрабатываться специальные бланки.
Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственно исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений-адресатов и номеров телефонов.
При передаче телефонограммы необходимо придерживаться следующих правил:
· вначале указать наименование своей организации и телефон,
· указать вид документа,
· записать должность и фамилию лица, принявшего телефонограмму, номер телефона, дату и время передачи.
При приеме телефонограммы необходимо:
· записать наименование организации и номер телефона;
· указать должность и фамилию лица, подписавшего телефонограмму;
· дату и время приема;
· повторить звонящему весь записанный текст;
· представиться полностью самому.
Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. После приема телефонограмму немедленно передают для ознакомления руководителю или должностному лицу-исполнителю.
Секретарь руководителя или лицо, ответственное за документационное обеспечение, присваивает телефонограмме регистрационный номер. Телефонограмма считается переданной, если получатель подтвердит правильность ее записи и свою фамилию.
В случае необходимости телефонограмму заверяют подписью.
Если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме.
| Должность, инициалы, фамилия сотрудника, передавшего телефоно- грамму, номер его телефона | Должность, инициалы, фамилия сотрудника, принявшего телефоно- грамму, номер его телефона | Дата, номер телефоно- граммы | Время передачи | текст телефоно- граммы | Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма |
Факсимильное сообщение (факсограмма, телефакс, факс) – это обобщенное название документов, полученных по факсимильному аппарату (телефаксу), по телефонным каналам связи. В последнее время факс получил довольно широкое распространение, поскольку по способу передачи информации обладает очевидным преимуществом перед другими: он позволяет со скоростью телефонограммы передать и получать любые виды документов с приложением в виде таблиц, схем, чертежей, рисунков, фотографий.
Техника факса рассчитана в основном на листы бумаги формата А4, поэтому нет особых требований к передаваемому материалу, кроме одного – он должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.
Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ – приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для переписки между деловыми партнёрами, организациями (16).
Факсы для исходящих документов оформляются аналогично деловому письму, но они могут составляться в одном экземпляре, который после его передачи подшивается в дело.
Дополнительными данными факса являются данные, которые проставляет сам аппарат, – указание (код) отправителя; дата и время передачи; номер телефакса (аппарата), с которого передана информация; количество страниц.
Отправитель факса должен получить подтверждение о том, что информация дошла до получателя, в котором указывается: код организации получателя, № телефакса получателя, дата и время продолжительности передачи, количество полученных страниц; результат.
Если полученные факсимильные сообщения имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, необходимо сделать копию документа, так как бумага, используемая в факсимильных аппаратах, недолговечна.
Факсограмма является, по сути, незаверенной копией передаваемого документа, однако при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой. В этом ее отличие от ксерокопии, нуждающейся в особом заверении (17).
Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года, в том числе и факсы, и передаче на архивное хранение не подлежит. Переписка с иностранными фирмами по наиболее важным вопросам (экспорт, импорт) для гарантии хранится 10 лет.
Электронное сообщение – документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ. Его можно видеть отображенным на мониторе (телетекст) или отпечатанным на принтере (машинограмма).
Электронная почта все чаще используется для связи нескольких пользователей как внутри организации, так и между разными организациями, при условии, что с обеих сторон имеется соответствующее программное и аппаратное обеспечение. Каждому абоненту в электронной почте присваивается код и выделяется электронный почтовый ящик (область памяти компьютера). Обмен информацией осуществляется через них.
Электронное сообщение состоит из адреса (адресов) получателя, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста (файла).
Стандартный формат адреса состоит из:
· имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя),
· д О мена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится
Воспользуйтесь поиском по сайту:
studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2023 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.011 с) .
Источник: studopedia.org