Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и в тому подобных случаях, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.
Бланки для телефонограмм целесообразно иметь при большом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Реквизиты телефонограммы: название организации — автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы. Таким образом, при составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата и время передачи; указание должности и фамилии должностных лиц, передавших (принявших) телефонограмму, номера телефонов организаций передающих (принимающих телефонограмму).
Как из telegram переслать в whatsapp?
При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов.
При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.
Пример оформления телефонограммы
ОАО Николаевский банк
ТЕЛЕФОНОГРАММА Зам. начальника Т.А. Потапову
Передал секретарь Принял офис-менеджер
И.Т. Виноградова А.Ю. Иркова
т. 2345-03-44 т. 482-38-26
- 12 ч. 30 мин.
- 00.00.0000 №_
- 00.00.20_г. в 15.30 в зале переговоров (коми. 123) состоится совещание заместителей начальников отделений ОАО по организации работы с претензиями вкладчиков — физических лиц. К заседанию необходимо подготовить справку о полученных отделением претензиях за первый квартал 20_г.
| Управляющий делами Е.И. Бадулин |
Источник: studref.com
Вопрос №13. Составление и оформление внутренних и международных телеграмм, телефонограмм и телефаксов
Телеграмма — документ, отличающийся от других письменных документов способом передачи текста — по телеграфной сети общего пользования. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение информации, она передаётся по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы. Порядок телеграфной связи регламентирован Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденным постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997г. № 1108.
Заблокировали аккаунт Телеграмм конец VoltTeam?? или канал будет жить
Телеграммы бывают следующих категорий: обычная, срочная, телеграмма-письмо, правительственная и др. применяются также разновидности телеграмм: телеграмма с заверенной подписью, телеграмма — доверенность, телеграмма с оплаченным ответом и др. Адрес телеграммы часто является условным (Например: РОСТОВ — ДОН АЛМАЗ).
Текст телеграммы должен быть предельно кратким (телеграфный язык) без союзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости используются сокращения типа: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая и другие. Исправления в тексте не допускаются. Цифры числа, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа и заверяется печатью организации.
Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса документа, на который дается ответ. Соответственно, текст инициативной телеграммы, требующей ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы.
В телеграмме дается точный адрес без индекса : город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения их обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес. Например:
КЕМЕРОВО КОЛОС ПЕТРОВУ
КРАСНОЯРСК КОБРА МАХИНУ
В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются.
Адрес и текст печаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента — заключения. Лишь в исключительных случаях допускают краткое доказательство. Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл.
Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), — (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), ? (вопросительный знак), % (проценты), : (деление) и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.
Приведем пример телеграммы:
ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ПИЛОМАТЕРИАЛОВ тчк
ДИРЕКТОР ПРЕДПРИЯТИЯ АНДРОН ПЕТРОВ
630012, Новосибирск-12, ул. Крылова, 5.
Тел. 24-02-83. Р/счет ___________________________
Пример шифрованной телеграммы:
ГРУЗ СТРОИТЕЛЬСТВА ОБЪЕКТА ОТПРАВЛЕН САМОЛЕТОМ ВТОРОГО
ФЕВРАЛЯ тчк ПОДТВЕРДИТЕ ПОЛУЧЕНИЕ
ДИРЕКТОР КАСКАД СОМОВ
630070, г. Новосибирск-70, ул. Горького, 24.
Каскад. Тел. 24 02 50 Р/счет __________________
Телефонограмма-документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки.
Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименования учреждений адресанта и адресата; реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц; номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись.
Рекомендуется следующая форма телефонограммы.
Справочные данные об организации
Источник: studbooks.net
Как оформить телефонограмму
Телефонограммой называется короткое, но важное сообщение, переданное по телефону. Таким образом чаще всего извещают о проведении совещаний, заседаний, собраний. В телефонограмме также может содержаться срочное распоряжение руководителя. Телефонограммы бывают входящими, которые вы принимаете, и исходящими, которые вы передаете. Оба вида имеют схожее оформление.
Статьи по теме:
- Как оформить телефонограмму
- Как отправить телеграмму
- Как отправить телефонограмму
Инструкция
В левом верхнем углу листа бумаги расположите полное наименование вашей организации и, при необходимости, название структурного подразделения, например, «Администрация города Н.» и «Управление образования».
В правом верхнем углу впишите адресата телефонограммы. Укажите должность, фамилию и инициалы человека: «Директору школы № 37 Иванову И.И.». Если адресатов несколько, указывать фамилии не нужно: «Директорам школ города Н.». К телефонограмме приложите полный перечень учреждений, в которые она была направлена.
Двумя строка ниже расположите слово «Телефонограмма» и ее порядковой номер. Для исходящей телефонограммы ниже укажите дату ее составления.
Затем следует собственно текст телефонограммы: «22 февраля в 17.00 в управлении образования состоится совещание по вопросам улучшения деятельности школ города. Явка директоров школ строго обязательна». Готовя текст телефонограммы, избегайте слов и оборотов, сложно воспринимаемых на слух и труднопроизносимых. Помните, что сообщение должно быть информативным и коротким – не более 50 слов.
При передаче телефонограммы четко проговаривайте слова, особенно адреса, фамилии, имена и отчества людей, названия улиц, даты и время мероприятий. В конце обязательно прочитайте текст еще раз и убедитесь, что ваш собеседник все записал правильно. Принимая сообщение по телефону, внимательно слушайте. Если возникли вопросы, проясните их немедленно.
Под основным текстом ставится должность, фамилия и инициалы руководителя, подписавшего телефонограмму: «Начальник управления образования Петров П.П.». На исходящем документе также должна присутствовать его личная подпись.
Внизу страницы укажите сведения о сотрудниках, работавших с телефонограммой. Обычно слева ставят должность, фамилию и инициалы человека, отправившего сообщение, его служебный телефон, а также дату и время передачи. Справа располагают сведения о лице, принявшем документ: должность, фамилия и инициалы, номер телефона, дата и время приема.
Исходящая телефонограмма оформляется в одном экземпляре и хранится в специальной папке. Входящее сообщение лучше иметь в двух экземплярах: первый вы отдадите руководителю для дальнейшей работы, второй – поместите в папку на хранение.
Полезный совет
Подготовьте на компьютере бланки телефонограмм. Ими очень удобно пользоваться. Вы сможете вносить информацию в необходимые графы от руки, не переписывая заново повторяющиеся данные. Бланки будут одинаковы для входящих и исходящих телефонограмм.
- телефонограмма как оформить
Совет полезен?
Статьи по теме:
- Как дать телеграмму по телефону
- Как отправить телеграмму из Санкт-Петербугра
- Как оформлять исходящую документацию
Добавить комментарий к статье
Похожие советы
- Как отправить телеграмму из Санкт-Петербурга
- Как заполнить журнал входящей корреспонденции
- Как писать телеграмму
- Как отправить почтой мобильный телефон
- Как регистрировать корреспонденцию
- Как оформить факс
- Как оформить телеграмму
- Как отправить факс с мобильного телефона
- Как в телеграмме искать каналы на айфоне
- Как писать стенограмму
- Как написать соболезнования
- Как послать говорящее письмо
- Как написать телеграмму — соболезнование
- Как записать на автоответчик
- Запись разговора как доказательство
- Имеет ли юридическую силу расписка, напечатанная на компьютере
- Как отправить срочную телеграмму
- Как оформить фирменный бланк
- Как нумеровать договора
- Как сделать автоответчик
- Как сделать распечатку телефонных звонков
- Как написать письмо с соболезнованиями
- Как регистрировать заявления
- Как оформить приложение к заявлению
Источник: www.kakprosto.ru