Телеграмма – документ, передаваемый по телеграфной сети общего пользования.
Это разновидность переписки, когда требуется своевременное решение вопроса.
Порядок осуществления телеграфной связи регламентирован Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденных постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 года № 1108.
Телеграммы подразделяются на категории и виды. В большинстве организаций применяются простая и срочная телеграммы. Сроки прохождения: простая – 6 часов, срочная – 3 часа.
Оформляется на специальном бланке или листе бумаги светлых тонов.
— наименование вида документа
Требования к тексту:
— не более 300 слов
— кратко, без союзов и предлогов (кроме «не»)
— через один межстрочный интервал
— числовые обозначения могут быть цифрами или словами
— знаки препинания не ставятся
— словами пишут «дробная черта», «плюс», «минус», «вопросительный знак», «восклицательный знак»
— не используются многословные предложения
как правильно оформить профиль в телеграмм
— без переноса слов, абзаца и исправлений
Подпись оформляется отдельной строкой. Под подписью проводится черта, ниже которой указывается адрес отправителя, должность и ФИО отправителя, дата отправления.
Факсограмма – получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи.
Факсограмма не считается отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ. Чаще всего факс используют для передачи различных информационных сообщений.
Документ, переданный по факсу, является копией, поэтому не имеет юридической силы. Но по договору между организациями он может приравниваться к документу.
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по каналам телефонной связи.
Отправитель составляет телефонограмму как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.
— должность и ФИО сотрудника, отправившего телефонограмму
— должность и ФИО сотрудника, принявшего телефонограмму
— номера телефонов отправителя и получателя
— наименование вида документа
— дата и номер документа
— должность и ФИО лица, от имени которого передана телефонограмма.
Требования к тексту:
— не более 50 слов
— без труднопроизносимых слов
— без сложных речевых оборотов.
Принимающая сторона сначала записывает текст телефонограммы от руки, затем оформляет печатный вариант документа.
Вопросы для самоконтроля:
1. Какую роль выполняют документы, переданные с помощью электронных средств связи?
2. В чем особенность оформления телеграммы?
3. Каковы правила передачи телефонограммы?
Тема 9. Служебная переписка
Служебное письмо – документ, обеспечивающий оперативный информационный обмен между организациями.
Требования к составлению и оформлению письма:
1. Оформляется на бланке формата А4 или А 5.
2. Не более 2-х страниц машинописного текста.
Общие правила (требования) создания и оформления документов в организации
3. Грамотно, аккуратно, без исправлений.
4. С соблюдение официально-делового стиля.
5. Письмо должно содержать только объективные и проверенные сведения.
6. В письме должна содержаться достаточная аргументация приведенных фактов.
7. Текст письма должен быть логически последователен, убедителен и корректен.
8. Одно письмо посвящается 1-2 вопросам.
9. Текст излагается от 1 лица множественного числа (просим) или от 1 лица единственного числа (прошу). Чаще используется форма 1 лица множественного числа, так как письмо отражает мнение коллективного субъекта: организации, предприятия….
Письма должны содержать формулы вежливости:
— обращение Уважаемый……………………
С уважением……..
Надеемся на дальнейшее сотрудничество………..
При рассылке писем одного содержания разным адресатам слово «копия» не употребляется. В этом случае составляется список адресатов, а в письме можно указать обобщенный адресат.
Письмо подписывает первый руководитель или его заместитель в рамках своей компетенции. Финансовые письма подписывают руководитель организации и главный бухгалтер.
Различают более 10 разновидностей писем.
Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов. Начинается со слов:
Представляем Вам……
Направляем Вам………
Высылаем Вам………..
Текст может содержать разъяснения, просьбы, пояснения, связанные с высылаемым документом. Обязателен реквизит «Отметка о наличии приложения.
Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.
Текст состоит из двух частей:
— просьба, которая выражается при помощи глагола «просить».
Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
Текст состоит из:
— обоснования (ссылка на законодательные или нормативные акты)
Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.
В данном случае используется принцип языкового параллелизма: в ответе употребляются те же языковые обороты и лексика, что использовал автор. В письме не пишется фраза «На Ваше письмо от……..». Для этого существует реквизит «Ссылка на номер и дату инициативного письма».
Отрицательный ответ должен быть обоснован и начинается со слов: «В связи….» Рекомендуется дать информацию о том, на каких условиях возможен положительный ответ.
Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Обычно небольшое по объему и состоит из 1-2 предложений. Начинается со слов:
Сообщаем Вам, что……
Доводим до Вашего сведения, что…….
Считаем необходимым поставить Вас в известность о том, что…….
Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов.
Ключевая фраза: «Подтверждаем получение документов (предварительную договоренность, согласие на……)»
Может заканчиваться просьбой или пожеланием.
Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Данные письма часто носят типовой характер и рассылаются органами управления подведомственным организациям. В них могут дословно приводиться положения законодательных и нормативных актов, могут содержаться рекомендации и приложения. Часто имеют достаточно большой объем.
Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательства или подтверждение.
Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды и т.п. Обязательная юридически значимая формула: «Оплату (предоставление) гарантируем.»
Письмо-извещение – служебное письмо, информирующее о проведении публичных мероприятий. В тексте может быть следующая информация:
— сообщение о мероприятии, месте и времени проведения;
— приглашение к участию;
— условия участия и другая дополнительная информация.
Письмо-приглашение – разновидность письма-извещения. Может оформляться не на бланке, быть любой формы и цвета, иметь рисунок. Адресуется конкретному лицу, а значит, имеет обращение.
Письмо-предложение – служебное письмо, направленное потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве. Если письмо отправляется впервые, оно начинается с краткой информацией об авторе, а затем излагается собственно суть предложения. Обязательно использование заключительной формы вежливости: «Надеемся на плодотворное сотрудничество».
Письмо-напоминание – служебное письмо, используемое в тех случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства.
Текст состоит из двух частей:
1. Ссылка на документ, фиксирующий обязательства сторон (договор).
2. Просьба выполнить те или иные действия.
Напоминаем Вам………
Обращаем Ваше внимание на то, что…………
Ставим Вас в известность, что………….
Письмо может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация-автор, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства.
В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции………….
Письмо-требование – служебное письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения договоренностей.
1. Суть договоренностей со ссылкой на документ.
2. Существо сложившейся ситуации.
4. Угрозы в адрес корреспондента.
Требуем выполнить взятые на себя обязательства.
Срочно требуем…….
Требуем незамедлительно………..
В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд.
В противном случае к Вам будут предъявлены штрафные санкции.
В противном случае мы не несем ответственности за последствия.
Письмо-благодарность – служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Составляется в свободной форме и на любых бланках.
Благодарим за…….
Выражаем Вам свою благодарность………
Позвольте Вас поблагодарить……
Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за……….
Письмо-поздравление – служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в жизни организации или должностного лица.
Составляется в свободной форме. Может состоять из 1-2 предложений, но может быть и развернутым, если в нем излагаются основные этапы жизни и деятельности лица, которому адресовано письмо, или достижения организации. Оформляется на бланках любого цвета и формы.
Поздравляем Вас в связи с……..
Искренне поздравляем Вас с………
Примите наши искренние поздравления в связи с ……….
Сердечно поздравляем Вас с……….
Вопросы для самоконтроля:
1. Какую роль играют служебные письма?
2. Каковы основные требования к содержанию и оформлению служебных писем?
3. Какие реквизиты должны быть на бланке письма?
Источник: infopedia.su
Требования к составлению и оформлению телеграмм
Телеграмма – текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.
Телеграмма не входит в УСОРД. Правила ее оформления установлены Минсвязи РФ.
Телеграмма должна быть напечатана четко, без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы или на светлой бумаге, прописными буквами, без абзацев, через два интервала, без переноса слов.
Категория телеграммы («вне категории»; «внеочередная»; «Президент Российской Федерации»; «высшая правительственная»; «правительственная»; «срочная»; «обыкновенная») определяет скорость прохождения телеграммы (от 2 до 24 часов).
Вид телеграммы (с уведомлением о вручении, с оплаченным ответом, с доставкой в срок, указанный отправителем, на художественном бланке и др.) – определяет особенности доставки.
Первая часть телеграммы отделяется чертой, т.к. в нее входят тарифные слова, подлежащие оплате и передаче по телеграфу, и оформляется прописными буквами, без абзацев, через два интервала, без переноса слов.
Вторая часть телеграммы оформляется как при оформлении организационно-распорядительной документации.
Структура оформления телеграммы:
| ТЕЛЕГРАММА отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается) телеграфный адрес получателя (полный или условный) Текст НР 000 отправитель (должность и Фамилия) __________________________________________________________________ Наименование организации-отправителя Адрес организации-отправителя Наименование должности __________ И.О. Фамилия Дата (подпись) |
Требования к составлению и оформлению телефонограммы
Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.
Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем. Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:
— Должность, фамилия сотрудника, предавшего телефонограмму, и номер его телефона
— Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона
— Дата, номер телефонограммы, время передачи
— Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма
Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).
В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.
Структура оформления телефонограммы:
Источник: 4-i-5.ru
Дать определение понятия телеграмма, охарактеризовать вид документа- телеграмма, выделить требования Почтовых правил по их составлению и оформлению
Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.
При нескольких адресах, каждый указывается индивидуально. Текст и адресат печатаются прописными буквами. Между словами – пропуск в 2 удара. Текст печатается, начиная с абзаца через 2 интервала, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст – без переносов.
Текст – предельно сжато. Телеграмма – на специальном бланке/обычных листах с указанием категории перед адресом. Не пишутся : предлоги, союзы, знаки препинания. Если знаки необходимы, то тчк, запт, двтч, квч, скб. Дата : число, месяц, год. Заканчивается телеграмма – индекс, после текста – должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
Под чертой – служебные сведения, должности, подписи и расшифровки подписей отправителя, дата подписания. Заверяется печатью, составляется в 2-ух экземплярах. 1-ый подписанный отправляется, 2-ой – в дело (либо квитанция). Реквизиты:1) название вида документа 2) категория (срочная, правительственная, международная) 3) вид телеграммы (два адреса, ответ оплачен, поздравительная ) 4) телеграфный адрес получателя 5) номер ответной телеграммы 6)текст 7) исходящий номер телеграммы 8) сокращенное обозначение предприятия 9) фамилия должностного лица, подписавшего 10) наименование и адрес предприятия – отправителя 11) подпись должностного лица 12) дата 13) печать предприятия – отправителя
Дать определение понятия копия документа, дать характеристику оформлению копий документов, выделить особенности документов- выписка, отпуск, дубликат, электронная, нотариальная и архивная копии.
Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеет юридической силы, т.к. не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник. Для того, чтобы копия приобрела юридическую силу, необходимо её заверить «Отметка о заверении копии» ниже реквизита подпись, состоит из «Верно», наименования должности и личной подписи лица, заверившего копию, расшифровка подписи и дата. Документ, переведенный с иностранного языка может быть заверен только нотариусом.
Полная копия – полное сохранение всех форм, вида и характера документа (без печати и подписи). Применяется, когда документ должен быть доведен до широкого круга лиц. Организации не могут заверять документы других организаций. Все копии только с разрешения руководителя организации или руководителей служб ДОУ.
Запрещено копировать паспорт, военный билет, служебные удостоверения, документы, на которых стоит отметка о запрете копирования. Способы изготовления копий: 1) Факсимильные (с помощью орг. техники, типографским способом) – сохраняет внешние признаки, художественные особенности 2) свободные (рукописный, машинный способы) – сохраняет информацию, но не внешние признаки.
Виды копий: полная, выписка, отпуск.
Выписка – это копия части документа. Оформляется на общем бланке. Для распорядительных документов – «ВЫПИСКМ ИЗ ПРОТОКОЛА», «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА». Может включать в себя несколько пунктов. Нумерация – как в подлиннике.
Констатирующая часть – полностью. Заверяется.
Отпуск – это копия отосланного документа, остающаяся в деле организации-автора. На копиях исходящих документов текст бланка не воспроизводится. Проставляется дата подписания, регистрационный индекс и заверительная отметка (Верно ниже подпись ИОФ).
Дубликат – особый вид копий. Это копия, имеющая юридическую силу подлинника. Иногда имеет отклонения от оригинала. Дипломатическая копия – копия, которая воспроизводит документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуация).
Архивная копия – это документ, дословно воспроизводящий машинописным или иным способом текст архивного документа, относящегося к определенному вопросу, факту, лицу, и официально заверенный архивом. Копия электронного документа – копия, которая создается путем удостоверения в установленном порядке формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Содержат указание на то, что являются копией ЭД. Заверяется нотариусом, лицом, имеющим право нотариального действия, индивидуальным предпринимателем, имеющим лицензию на осуществление такой деятельности.
Дать определение понятия регистрационный индекс документа, дата, определить особенности оформления даты при переписке с иностранными корреспондентами и в организационно-распорядительных документах.
Регистрационный индекс — это условное обозначение, которое присваивается входящим, исходящим и внутренним документам при их регистрации в соответствии с принятой системой индексации. Он состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.
Регистрационными индексами приказов, распоряжений, протоколов является только их порядковый номер. При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива используется дополнительный буквенный индекс.
Регистрационные индексы распорядительных документов, составленные совместно двумя и более организациями (распоряжения, решения и т.п.), а также протоколы совместных заседаний состоят из регистрационных индексов документов каждой из организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например: 45/25.
Регистрационный индекс исходящих и внутренних документов проставляется в левом верхнем углу документа ниже реквизитов бланка.
Дата документа –дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) — дата его принятия. Для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение) – дата утверждения. Дата подписания, утверждения, согласования, а также дата в реквизитах : текст, ссылка, виза, приложение, отметки – оформляется цифровым способом.
В иностранной корреспонденции дата письма обычно проставляется в его верхней части год/месяц/день. Великобритания: день/месяц/год. США: месяц/день/год.
Источник: allrefrs.ru