Телефонограмма — разновидность телеграммы: разница заключаете! лишь в способе передачи и приема текстовой информации, поскольку в этом случае нет необходимости в услугах третьих организаций, например почтового ведомства, выполняется голосовая передача текста по телефону сотруднику ваших партнеров, записывающему слова на другом конце телефонной линии.
Другими отличиями являются более высокая скорость передачи информации, возрастание ее объема при передаче за один прием.
Недостатком телефонограмм является техническое обеспечение процесса передачи (качество телефонной связи).
Определенными навыками должен обладать сотрудник, отвечающий за работу с телефонограммами: он должен обладать некоторыми творческими задатками для написания текста, звучным голосом и прекрасной дикцией для последующего воспроизведения написанного, а для исполнения роли принимающей стороны — обладать хорошим слухом и сноровкой, позволяющей ему одинаково хорошо управляться и с телефонным аппаратом, и канцелярскими принадлежностями.
Plus Messenger — лучше чем Телеграм?
Передача и прием телефонограмм осуществляются по специальному «Журналу телефонограмм»: первый раздел журнала служит для записи поступающих в адрес организации телефонограмм, второй раздел — для оформления текста телефонограмм, подлежащих отправке (передаче).
Структура телефонограммы незначительно отличается от структуры телеграммы и включает в себя: полное наименование адресата (адрес не указывается, поскольку вы доставляете информацию непосредственно в стены организации);
¦ основной текст (в пределах 1000 знаков, или 9—12 предложений); полное наименование отправителя; фамилию лица, передавшего информацию, номер телефона, с которого телефонограмма отправлена; дата и время окончания передачи.
Правила подачи информации в телефонограмме практически совпадают с телеграммными. Текст телефонограммы должен быть написан максимально четко и аккуратно — именно от этого зависит, насколько верно будет истолкована телефонная информация.
При м cj) тел еф о ног р а м м
«Начальнику опытного производства завода № 23 Сергееву* 23 ноябри с. 1. с 9 до 16 часов будет прекращена подача горячей йоды в цеха производства и жилые дома 3, За, Зв и 7 заводского поселка* Прошу известить ой этом соответствующих должностных лиц и коменданта поселка*
Подписал: начальник ТЭЦ-3 Гусейнов*
Передала Смирнова, тел* для справок 4-50-90,
22 ноября 2002 г., 16*30»*
«Дирекции радиовещания г. N-ска — директору радиоузла Бабину.
13 февраля с* г* п малом зале здания администрации города заместитель главы администрации проводит совещание в евши с организацией 15 февраля памятных мероприятий по случаю годовщины Вывода ОВК из Республики Афганистан* Просим прислать представителя для решения вопросов но организации радиовещания с места проведении мероприятий*
Начало совещания — 15 часов* Вход в здание — по документам, удостоверяющим личность* Фамилию Вашего представителя сообщите но тел* 22-00-09 сегодня до 18 часов*
Что Лучше WHATSAPP или TELEGRAM Сравнение
Подписал: помощник главы администрации Переверзев* Передала Нифонтова, тел. для справок 22-00-09*
И феврали 2002 г., 10.00»*
«Командиру отдельного батальона дорожио-поегшюй службы Сан ко.
В свази со следованием через ‘территорию области автомобильного кортежа с правительственной делегацией Республики Корея прощу Вас и период с 22 по 24 апрели с. и принять дополнительные меры по обеспечению безопасности дорожного движения на трассах М19 (5—111-й км) и М47 (165—220-й км).
Быть roman,ш доложить мне о пршшшх мерах завтра к 12 часам* Время проезда делегации сообщу при встрече.
Подписал; t-й заместитель начальника ГИБДД области генерал-майор Калюжный.
Передал: ст. лейтенант ГИБДД Грмолаенко, тел* для справок 45-30-78, 20 апреля 2002 i м 23*30»*
При приеме телефонограммы сотрудник обязан повторить ее текст по сделанной в «Журнале телефонограмм» записи и убедиться, что прием произведен верно, без искажений.
Текст принятой телефонограммы представляй гея на доклад, как правило, кому она адресована, а в безотлагательных ситуациях — лицам, замещающим адресата.
Сотрудник, отвечающий за передачу текста телефонограммы, обязан указать в своем «Журнале. » (в разделе передачи) фамилию лица, принявшего телефонограмму.
Общие правила передачи служебной информации по телефону: ведение посторонних переговоров по служебным телефонам недопустимо, за исключением самых безотлагательных случаев; во время разговора по телефону в помещении (в непосредственной близости от говорящего) должно быть тихо, что позволит правильно и в полном объеме принять (передать) служебную информацию; присутствие других лиц при ведении служебных переговоров по телефону крайне нежелательно — в этой ситуации неловкость испытывают и тот, кто ведет беседу, и тот, кто выступает в роли невольного ее свидетеля; деловая беседа по телефону не должна длиться бесконечно: как правило, для нее достаточно 2—3 минут. Более обширные вопросы целесообразно решать в ходе личных встреч, сели, конечно, этому не препятствуют некие особые обстоятельства, расстояние или нехватка времени; если плохая связь, необходимо предупредить собеседника о повторной связи, Б случае произвольного разъединения на линии перезванивает тот, кто звонил. Завершающее слово в разговоре по телефону также принадлежит его инициатору; необходимо избегать обмена информацией конфиденциального характера по телефону.
Источник: economy-ru.com
Телеграмма, телефонограмма, факс
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно — справочными. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.
1.1 История развития телеграмы…. ……………………………………..…. 4
1.2 Характеристика телеграммы………………………………………………4
3.1 Характеристика факсограммы. ……………………………..………11
Список использованной литературы…………………………………………13
Работа содержит 1 файл
Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов (Приложение 2).
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнительным.
3. Факсограмма (телефакс, факс)
3.1 Характеристика факсограммы
Факс – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимальной связи (при помощи факсимальной аппаратуры). Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе формата А4 – приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.
Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.
Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, предъявляемых к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом.
Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне (Приложение 3).
В процессе данной работы были рассмотрены основные характеристики телеграммы, телефонограммы и факсограммы.
Следует отметить, что в настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо образом письма: рукописным, машинописным, типографическим, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука- и видеозаписи, и на специальном материале (бумаге, кино и фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.). Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (машинопись, рукопись, телеграмма, факсограмма и т.д.) и на искусственном языке с использованием соответствующего носителя (магнитные ленты, дискеты, диски и т.д.).
На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документации является компьютерная печать. Однако ряд документов, например заявление, объяснительные записки создаются обычным рукописным способом.
Список литературы:
- Басаков М.И. Делопроизводство. М.: 2002г.
- Васильева И.Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие для вузов /ВЗФЭИ. – М.: ЗАО «Финстатинформ», 1999. – 240.
- Гринберг А.С., Быченков В.Ф., Горбачев Н.Н. Документационные системы управления. Мн. Учебное пособие. Части 1 и 2. Мн. Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 1997.
- Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. – Мн.:ТетраСистемс,1999.– 288 с.
- Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М.: 1999г.
Источник: www.stud24.ru
Телефонограмма: пережиток или реальность?
Негосударственные компании в своей делопроизводственной практике прибегают к телефонограммам все реже, и уже не каждый секретарь знает, что же это такое. Однако на госслужбе используют этот вид деловых коммуникаций довольно активно как в общении между собой, так и с коммерческими организациями.
За последние год-два принят целый ряд документов, утверждающих формуляры и журналы учета телефонограмм. Кроме того, судебное делопроизводство также предполагает извещение участников судебных процессов при помощи телефонограмм (например, ч. 3 ст. 121 АПК РФ или ст. 133 ГПК РФ).
Из этого мы можем сделать только один вывод: однажды в приемной любой компании может раздаться звонок, за которым последует просьба принять телефонограмму. Как не растеряться в этот момент и сделать все, что требуется, быстро и грамотно?
Основная задача телефонограммы
- приглашения на конференции, встречи, совещания, заседания,
- информация о переносе или отмене назначенных ранее мероприятий,
- просьбы направить представителей на выездные работы,
- короткие отчеты,
- запросы информации, не требующие приложений, и т.п.
Главная цель телефонограммы – документально зафиксировать факт передачи оперативной информации. Об этом говорит, например, п. 4.5.4 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС РФ от 18.10.2004 № 160: «Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления».
Мнение эксперта
Екатерина Каменева, эксперт в области документационного обеспечения управления
Телефонограмму скорее нужно рассматривать как дополнительный аргумент в судебном споре, а не как единственный и достаточный. Лучше всего ее использовать для решения задач, не выходящих за пределы родной организации / ведомства.
Требования к оформлению
В практике делопроизводства сложился способ оформления телефонограмм, который несколько варьируется в разных ведомствах и организациях. Жестких требований нет. На общефедеральном уровне есть только рекомендации. Поэтому если ваша организация / группа компаний / ведомство активно используют телефонограммы, то регламентация такой работы во внутренних документах становится необходимой.
В качестве примера можем привести методические рекомендации ВНИИДАДа.
Фрагмент документа
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред.
М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003
Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
- исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
- входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или иным должностным лицом.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Поступающая в организацию телефонограмма записывается принимающим на стандартном бланке или на чистом листе с соблюдением стандартных правил оформления.
За последние год-два принят целый ряд документов, утверждающих формуляры и журналы учета телефонограмм (обычно в составе ведомственных инструкций по делопроизводству). Например, см. приказ Роспотребнадзора от 27.08.2012 № 871, приказ Росстата от 05.03.2012 № 55 (в ред. от 24.05.2012), приказ Ростехнадзора от 30.06.2011 № 340, приказ ФТС РФ от 18.10.2004 № 160 и др.
Фрагмент документа
Приказ Ростехнадзора от 30.06.2011 № 340 «Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору»
3.5.3. ТЕЛЕФОНОГРАММА
3.5.3.1. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется работником службы делопроизводства устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).
3.5.3.2. Текст телефонограммы (не более 50 слов) составляется отправителем как документ на бумажном носителе в одном экземпляре и подписывается начальником подразделения или ответственным исполнителем, передается по телефону и записывается получателем. В телефонограмме следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
3.5.3.3. Отправляемые телефонограммы исполняются на чистом листе бумаги с указанием следующих реквизитов: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, подпись лица, от имени которого передается телефонограмма.
3.5.3.4. Отправляемые телефонограммы записываются по следующей форме: должность, фамилия должностного лица, передавшего телефонограмму, и номер его телефона; должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время передачи; текст телефонограммы; подпись лица, принявшего телефонограмму, и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.
3.5.3.5. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен указатель рассылки с указанием номеров телефонов, по которым она должна быть принята.
3.5.3.6. Поступившие телефонограммы записываются (печатаются) получателями на специальном бланке (Приложение № 47) или записываются в журнале со следующими реквизитами: должность, фамилия работника, принявшего телефонограмму, номер его телефона; должность, фамилия работника, передавшего телефонограмму, номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время приема; текст телефонограммы, должность и фамилия лица, от имени которого принята. Поступившие телефонограммы оперативно передаются руководителям, которым они адресованы.
3.5.3.7. Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки или с помощью звукозаписывающей аппаратуры, или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана.
3.5.3.8. Поступившие телефонограммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем незамедлительно передаются на рассмотрение в соответствии с установленным порядком.
3.5.3.9. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Источник: delo-press.ru