Виды отметки о категории Телеграммы

Телефония, в том числе мобильная и электронная почта, все сильнее вытесняет телеграфную связь. В ряде стран — например, в Нидерландах — прием телеграмм полностью прекратился, однако телекс можно по-прежнему отправить из отеля. Многие отели и банки по всему миру по-прежнему предлагают эту услугу своим клиентам, поскольку она остается документальным видом связи и признается документом на основании международных соглашений 30-х годов прошлого века. Следуя за новыми тенденциями, компании, ранее традиционно предоставлявшие услуги отправки и пересылки телеграмм, диверсифицируются или совсем выходят из этого сегмента.

Содержимое работы — 1 файл

В количество слов включаются:

• отметки о категории и видах телеграмм;

• адрес;

• текст;

• подпись отправителя.

За одно слово в такой телеграмме считается:

• слово, написанное в соответствии с правилами грамматики;

• группа знаков или отдельный знак, перед которым и после которого имеется пробел или тире;

• каждая из частей составного слова, а также каждая из частей в составных наименованиях городов, фамилиях, именах, соединенных дефисом;

• знак препинания, написанный отдельно (через пробел) символом, полным или сокращенным словом.

Оказание дополнительных услуг телеграфной связи.

Типы стендов в『ДЖОДЖО』

Физическим и юридическим лицам могут быть оказаны следующие дополнительные услуги телеграфной связи, а именно:

• аннулирование поданной телеграммы или внесение изменений до начала передачи телеграммы;

• получение заверенной копии телеграммы в течение двух месяцев со дня подачи телеграммы;

• получение подтверждения о вручении телеграммы адресату в течение одного месяца со дня ее вручения;

• повторение ранее полученной телеграммы, за исключением телеграмм видов ”з аверенная“ и ”с уведомлением о вручении“.

По письменному заявлению адресата возможно:

• отправление или доставка телеграммы по другому адресу;

• хранение телеграммы ”до востребования“ в течение двух месяцев вместо установленного месячного срока;

• выдача информации об адресе отправителя.

Для выдачи информации адресат должен предъявить телеграмму и документ, удостоверяющий личность.

Для выполнения услуг, связанных с аннулированием телеграммы, выдачей копии телеграммы и получением подтверждения о вручении, отправитель должен представить квитанцию о приеме телеграммы.

В случае необходимости получения ответа о вручении телеграммы в пункт назначения направляется платная служебная телеграмма. Платные служебные телеграммы могут быть обыкновенными и срочными.

Сроки обработки и прохождения телеграмм

Дифференцированные сроки обработки и прохождения телеграмм, передаваемых в пределах района, а также в пределах населенного пункта республики, имеющего телеграфную связь, должны составлять для телеграмм категорий:

РАСТЕНИЯ С НЕПРАВИЛЬНЫМ КЛАССОМ в Plants vs Zombies 2

• ”Президент Республики Беларусь“ – не более 2,5 часа;

• ”высшая правительственная“, ”правительственная“ и ”срочная “ – не более 3 часов;

• ”обыкновенная“ – не более 5 часов.

Дифференцированные сроки обработки и прохождения телеграмм, передаваемых между городами Республики Беларусь, должны составлять для телеграмм категорий:

• ”Президент Республики Беларусь“ – не более 2,5 часа;

• ”высшая правительственная“, ”правительственная“ и ”срочная “ – не более 4 часов;

• ”обыкновенная“ – не более 8 часов.

Дифференцированные сроки обработки и прохождения телеграмм, передаваемых между городами районного подчинения, городами районного и областного подчинения, имеющими телеграфную связь, должны составлять для телеграмм категорий:

• ”Президент Республики Беларусь“ – не более 2,5 часа;

• ”высшая правительственная“, ”правительственная“ и ”срочная “ – не более 6 часов;

• ”обыкновенная“ – не более 12 часов.

Между населенными пунктами, не имеющими телеграфной связи, сроки прохождения телеграмм категории ”обыкновенная“ должны составлять не более 24 часов.

Срок вручения отправителю уведомления о вручении телеграммы с отметкой ”с уведомлением о вручении срочная“ должен составлять не более 12 часов с момента вручения телеграммы, с отметкой ”с уведомлением о вручении“ – не более 24 часов.

В сроки прохождения телеграмм и доставки уведомлений о вручении не включается время, в течение которого в соответствии с установленным режимом работы пункта коллективного пользования, отделения почтовой связи и других мест оказания услуг телеграфной связи доставка телеграмм и уведомлений не осуществляется, а также время, в течение которого телеграммы (уведомления) не могут быть доставлены по причинам, зависящим от адресата.

Порядок доставки телеграмм

Телеграммы доставляются адресату по указанному в телеграмме пункту назначения.

Телеграммы передаются на факс или по сети абонентского телеграфирования и телекс. При согласии адресата допускается передача содержания телеграмм по оконечному устройству (за исключением вида ”заверенная“, международных телеграмм, в том числе в Латвийскую Республику, и местных телеграмм вида ”с доставкой на художественном бланке (”люкс“ или ”делюкс“) с обязательной последующей доставкой ее по указанному в телеграмме адресу. Время передачи телеграмм на указанные технические средства считается временем вручения телеграммы адресату.

Телеграмма вручается адресату, его представителю или совершеннолетним членам семьи адресата с указанием на документе установленной Министерством связи и информатизации формы – расписке даты и времени вручения. Телеграммы ”до востребования“ выдаются адресатам по предъявлении документа, удостоверяющего личность.

Если телеграмма вручена представителю или члену семьи адресата, работник организации, доставивший телеграмму, на расписке указывает, кому вручена телеграмма. При отсутствии адресата (его представителя или члена семьи адресата) в абонентском почтовом ящике оставляется извещение установленного образца, в котором указывается время доставки, номер телефона и режим работы организации, осуществляющей доставку. Если адресат не обратился за получением телеграммы по извещению в течение суток, должны быть приняты меры к повторной доставке телеграммы.

Телеграммы, адресованные в воинские части либо по месту временного нахождения физических лиц (общежития, гостиницы, дома отдыха, санатории, пансионаты, оздоровительные лагеря, больницы и др.), вручаются в пункте назначения лицу, только при наличии письменного заявления юридического лица или договора между соответствующим юридическим лицом и организацией, осуществляющей доставку.

Если телеграмма не может быть вручена адресату в течение двух суток, то в место подачи посылается служебное извещение с указанием причины невручения.

Возврат платы за телеграммы.

Хранение телеграфной документации

Отправителю телеграммы по его требованию в течение двух месяцев со дня подачи телеграммы возвращается:

• часть платы, если будет выяснено, что за телеграмму внесена излишняя плата;

• плата за служебную телеграмму, поданную по просьбе отправителя, если последующей проверкой подтверж дается, что телеграмма не вручена адресату по вине организации, оказывающей услуги телеграфной связи.

Телеграммы и телеграфная документация хранятся в течение 6 месяцев. Время хранения рассчитывается со дня датирования телеграмм и документов к ним. По истечении срока хранения телеграммы и относящиеся к ним документы уничтожаются.

Источник: www.turboreferat.ru

Документы, передаваемые по каналам электросвязи

Телеграмма – документ, направляемый адресату (организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.

Телекс – телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети. Название сообщениям, передаваемым по абонентской телеграфной сети, дала Международная сеть абонентского телеграфирования – Телекс.

Телеграф обеспечивает доставку информации по каналам телеграфной сети общего пользования через отделения связи.

Абонентское телеграфирование и телекс предоставляются в пользование на условиях договора между предприятием связи и потребителем.

Служба Телекс (TLX, АТ/Телекс) – абонентская телеграфная служба, предназначенная для обеспечения документальной связью организаций и физических лиц, которые являются пользователями (абонентами) сети Телекс. Сообщения, пересылаемые по этой сети, и называются «телексами

По Телексу прием и передача текстовых сообщений осуществляется организацией-пользователем с телеграфного аппарата, имеющего свой индивидуальный абонентский номер.

Телексная связь представляет собой более оперативный способ доставки информации по сравнению с телеграфом, поскольку адресат получает сообщение на своей абонентской установке практически в тот же момент, когда оно посылается отправителем. Телекс обеспечивает возможность круглосуточного получения информации.

В качестве абонентской установки абоненты сети Телекс могут использовать: телеграфный аппарат, аппаратно-программный комплекс (АПК), ПЭВМ в комплекте со специальным модемом ТАРС и программным обеспечением.

Составление, оформление, приём и передача, категории телеграмм и сроки их прохождения установлены Правилами оказания услуг телеграфной связи (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222).

При абонентском телеграфировании потребителем-абонентом для приема и передачи информации используется аппаратура, называемая «телетайп»: организация-пользователь имеет на своей территории пункт телеграфной связи со своим индивидуальным маршрутным номером-кодом, индивидуальным абонентским номером, арендуемым у местного предприятия связи. Такой порядок использования услуг телеграфной связи и определил появление терминов «телетайпная связь» и «телетайпограмма».

Юридическая сила поступившей телеграммы или телекса определяется программно-техническими средствами Госкомсвязи Российской Федерации, обеспечивающими идентификацию отправляемых сообщений.

Адреса, по которым направляются телеграммы, телексы, телетайпограммы указываются в справочных данных об организации. Например, адресные данные ОАО «ПермНИПИнефть» включают в себя:

Телеграфный адрес: Пермь 1, ПермНИПИнефть; Телетайп: 134295 Радиан; Телекс: 134805 RAD.

Передача телеграмм осуществляется в соответствии с «Правилами предоставления услуг телеграфной связи», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.1997 № 1108. Телеграммы, составляемые в организациях, визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, которые предъявляются к письмам. Первый экземпляр телеграммы передается в отделение связи, телеграф. Если телеграммы отправляются в счет внесенного аванса, то они сдаются по отдельным описям, составляемым в двух экземплярах.

В телеграммах содержатся следующие реквизиты:

− указание на категорию телеграммы;

− отметка о виде телеграммы;

− телеграфный адрес получателя, полный или условный;

− регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации;

− адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Служебный заголовок составляет работник связи, принимающий телеграмму для передачи.

Телеграммы в зависимости от приоритета обработки разделяются на следующие категории:

− «Президент Российской Федерации»;

Категория и вид телеграммы проставляются составителем и указываются перед адресом.

Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Допускается прием телеграмм от организаций, учреждений, предприятий и должностных лиц на их фирменных бланках (бланках писем), при этом текст самих бланков по телеграфу не передается.

В нижней части подаваемой телеграммы отправитель должен указать свой адрес: полный почтовый адрес отправителя, наименование организации, должность, фамилия, инициалы составителя телеграммы и при необходимости номер телефона (вместо адреса допускается указывать номер телефона отправителя или отметку «проездом»).

Подача телеграмм должностными лицами осуществляется при предъявлении служебного удостоверения.

Адресом телеграммы может быть полный почтовый адрес получателя, его условный или полный телеграфный адрес. Далее могут указываться: должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресуется частному лицу.

Адреса отправителей и адресатов, отметки о категории и виде телеграмм, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, должны оформляться на русском языке. Адреса отправителей и получателей телеграмм, пересылаемых в пределах территорий республик, находящихся в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственных языках соответствующих республик при условии дублирования адресов отправителей и адресатов на русском языке. Текст телеграммы и подпись отправителя должны быть написаны буквами русского или латинского алфавита.

Телеграммы от иностранных представительств (посольств, миссий, консульств и т.п.), адресованные в населенные пункты Российской федерации, допускаются к приему на любом языке. При этом текст должен быть написан буквами русского или латинского алфавита, включая адрес. В адрес иностранных представительств телеграммы подаются на любом языке буквами русского или латинского алфавита.

Предприятие связи может заверить какой-либо факт, сообщаемый в телеграмме, подпись отправителя, а также доверенность, пересылаемую при помощи телеграммы. Потребитель должен предъявить официальную справку, удостоверение или другие документы, подтверждающие факт, сообщаемый в телеграмме.

Адрес телеграммы должен содержать все адресные данные, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. По желанию отправителя в адрес телеграммы может быть дополнительно включен номер телефона адресата.

В адресе телеграммы наименование населенного пункта (город, село, деревня и т.п.) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, — в родительном падеже.

В адресе телеграммы перед номерами строений, корпусов и квартир слова «строение», «корпус» и «квартира» пишутся полностью или сокращенно «стр», «корп» и «кв». Такие слова, как «проспект», «проезд», «подъезд», «квартал», «бульвар» и т.п., пишутся полностью. Слова «край», «область», «район», «село», «деревня», «улица», «переулок» и «дом» можно писать полностью или сокращенно — «кр», «обл», «рн», «с», «дер», «ул», «пер» и «д» или не писать, если это не приведет к неопределенности или неточности адреса.

Номера домов, строений, корпусов и квартир пишутся цифрами или словами. Дробные номера пишутся с использованием символьного знака «/» (например, 3/5) или словами (например, три дробная черта пять).

Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами.

В адреса организаций, размещенных в жилых домах, допускается указание дополнительных данных (например, подъезд, подвал, чердаки т.п.).

Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем. Список адресов должен подаваться одновременно с телеграммой.

Допускается прием многоадресной телеграммы с одним текстом по списку адресов, но не более 20 адресов в списке. При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен подать столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует ее доставить, остальные адреса указываются в тексте телеграммы.

Телеграммы могут быть отправлены с указанием:

− условного или сокращенного адреса;

− номера абонентского ящика;

− адреса войсковой части;

− адреса полевой почты;

− адресов морских и речных судов;

− номера полученной телеграммы;

− номера абонентской установки сети Телекс.

Условный или сокращенный адрес определяется пользователем и регистрируется оператором связи, оказывающим услуги телеграфной связи на территории, где находится пользователь.

Пользователь, имеющий условный или сокращенный адрес для телеграмм, обязан ежегодно перерегистрировать его у оператора связи. Процедура перерегистрации устанавливается оператором связи самостоятельно.

Доставка телеграмм, направляемых на условный или сокращенный адрес, не зарегистрированный оператором связи, не производится.

Текст телеграмм должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации. Только в некоторых случаях допускается краткое изложение доказательств, аргументация.

Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений. Вставки в тексте делать нельзя. Если невозможно избежать исправлений, подчисток, вычеркиваний и вставок, то они могут быть внесены отправителем или по его просьбе оператором связи с обязательным заверением подписью отправителя.

Текст телеграммы не должен превышать двух машинописных страниц и не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы. Допускается уменьшение размеров (по желанию отправителя) любой из частей телеграммы для обеспечения завершенности предложения или фразы. При этом отметка о категории телеграммы указывается на каждой телеграмме, а отметка о виде телеграммы – только на первой телеграмме.

Слова, соединяющие части многословной телеграммы, являются ее неотъемлемой частью.

Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа, без добавления слов «номер HP», «Ваш» или «на Ваш».

Знаки «точка», «запятая» и «кавычки», а также «скобка» могут быть написаны в телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами («тчк», «зпт», «квч» и «скб» соответственно), либо соответствующими символьными знаками.

Знаки «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс» и «дробная черта» могут быть написаны либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.

Знаки «номер», «двоеточие» и «восклицательный знак» могут быть написаны либо полными словами, либо сокращенно («нр», «двтч» и «вскл» соответственно).

Другие знаки могут быть написаны только полными словами. Знаки препинания в виде соответствующих символьных знаков, кроме символьного знака «-«, должны быть написаны в телеграммах после предыдущего слова (группы цифр) без интервала. Символьный знак «+» (плюс) между словами, цифрами, группами букв, группами цифр и смешанными группами должен быть написан с интервалом между предшествующим и последующим словом и считаться за отдельное слово.

Цифры в подаваемой телеграмме могут быть написаны знаками цифр либо словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны отправителем только полными словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой («ТЧК»). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста, но перед подписью ставят регистрационный индекс телеграммы.

Лексические особенности телеграмм:

— не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем;

— выбор делается в пользу более коротких слов;

— предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает ее различных толкований;

— не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новую информацию.

Исходящий номер документа (делопроизводственный номер) проставляется на телеграммах так же, как и на документах, отправляемых по почте. Место, дата и время отправления в часах и минутах проставляются перед текстом телеграммы.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы. Наименование организации и должность автора указывать не обязательно.

Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами, должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью «Для телеграмм».

Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре. На остальных экземплярах подпись может быть воспроизведена на пишущей машинке и дополнена заверительной надписью и печатью организации.

В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.

С начала 1990-х годов происходит постоянное снижение спроса на телеграфные услуги, что является общемировой тенденцией.

Пример оформления телеграммы приведен на рис.2.

Государственный герб РФ	ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА
Приемчас. мин. Бланк № 000467 Принял _______________________	Для заметок адресата
ТЕЛЕГРАММА А/О 02 111540 МОСКВА 111540/1 40 1/2 1455- ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ 101447 МОСКВА БОЛЬШОЙ КАРЕТНЫЙ ПЕР 14 ИНСТИТУТ ПРОБЛЕМ ПЕРЕДАЧИ ИНФОРМАЦИИ АКАДЕМИКУ АПРЕСЯНУ ЮД- ГЛУБОКОУВАЖАЕМЫЙ ЮРИЙ ДЕРЕНИКОВИЧ СЕРДЕЧНО ПОЗДРАВЛЯЮ ЮБИЛЕЕМ ЖЕЛАЮ ВАМ ЮРИЙ ДЕРЕНИКОВИЧ КРЕПКОГО ЗДОРОВЬЯ БЛАГОПОЛУЧИЯ ДАЛЬНЕЙШИХ ПЛОДОТВОРНЫХ УСПЕХОВ ТВОРЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ-ВИЦЕ ПРЕЗИДЕНТ РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК АКАДЕМИК КУДРЯВЦЕВ ВН- НННН 1457 01.02 0015

Рис. 2. Пример оформления телеграммы

Воспользуйтесь поиском по сайту:

studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2023 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.014 с) .

Источник: studopedia.org

Требования к тексту служебного письма.

1. Служебное письмо должно быть кратким (не более одной машинописной страницы, в отдельных случаях разрешено до 5-ти страниц). Если текст не превышает 7 строк, то используют бланк формата А-5.

2. Полным. Вопрос, рассматриваемый в нем, должен быть освещен полностью (чтобы исключить запросы по телефону, факсу и т.п.).

3. Точным и объективным. Содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование.

4. Корректным по форме. Необходимо правильно подбирать слова и выражения. Тон изложения должен быть нейтральным. Текст письма должен показывать уважительное отношение автора к деловому партнеру.

5. Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу.

Служебные письма разделяют на входящие (поступающие в учреждение) и исходящие (отправляемые учреждением), а также на письма, требующие ответа (просьба, предложение, претензия и т.п.), и письма, не требующие ответа (напоминание, информационное и т.п.).

По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.

Письма инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т.п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.

К информационным условно относят письма содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Рекламные письма содержат рекламу, цену предлагаемых товаров, услуг.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации (претензии по качеству товара), ответы на рекламации, кредитные письма и т.п.

В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (letter of credit), в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров и услуг.

В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо.

В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Если же сопроводительные письма не несут смысловой нагрузки, то их составлять не следует, так как в этом случае они становятся ненужной формальностью.

Для составления писем, факсов используется специальный бланк письма.

В письмах, факсах название вида документа не указывается.

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: «дата»; «номер»; «ссылка на регистрационный номер и дату документа» (если письмо является ответом); «заголовок к тексту», изложенный одной фразой.

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма): фирма; структурное подразделение; должность; фамилия и инициалы; почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более, чем четырем адресатам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

В зависимости от назначения письма и от того, на чем его автор желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок расположения логических частей текста.

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составлять тексты различных писем.

Из множества форм обращения к адресату, таких как «дамы», «господа», «судари», «сударыни», «товарищи», среди деловых людей снова укореняется обращение «господа» («господин», «госпожа»). Это явление исторически обосновано: слово «господин» в своем значении как «форма вежливого обращения и упоминания» использовалась в дореволюционной России перед фамилией при непосредственном общении и в переписке.

Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:

Ÿ «Уважаемый Игорь Леонидович!».

Ÿ «Уважаемый г-н Зорин!».

Ÿ «Уважаемые господа!»; (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).

Большинство писем продолжаются далее словами:

Ÿ «Согласно контракту от …№…».

Ÿ «Нами рассмотрены Ваши предложения».

Ÿ «В соответствии с Вашей просьбой…» и т.д.

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

В письмах используют следующие формы изложения:

Ÿ от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»);

Ÿ от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»);

Ÿ от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания не возражает»).

В зависимости от вида письма при составлении текста используются следующие обороты:

Отправка груза, документа:

Ÿ Напоминаем Вам, что ….

Ÿ По истечении…. Срока предложение нашей фирмы теряет силу.

Ÿ Концерн… подтверждает получение…

Ÿ Подтверждаю, что партия ТНП получена…

Ÿ Сообщаем Вам, что…

Ÿ Ставлю Вас в известность, что…

Ÿ Извещаем Вас, что…

Письма могут заканчиваться фразами:

Ÿ «Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной».

Ÿ «Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества».

Ÿ «Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей».

Ÿ «С уважением» и т.п.

Телеграмма – разновидность служебного письма. Ее передают в том случае, если необходимо срочно доставить информацию адресату. Телеграммы передаются по телеграфу через отделения связи. Их визируют, подписывают и регистрируют по правилам оформления служебных писем.

Ÿ наименование вида документа;

Ÿ отметка о категории телеграммы;

Ÿ отметка о виде телеграммы;

Ÿ ссылка на номер входящего документа;

Ÿ наименование организации – автора;

Ÿ наименование должности лица, подписавшего документ;

Оформляются телеграммы на специальных бланках или чистых листах бумаги (тогда пишется название вида документа).

Отметка о категории определяет срочность обработки, передачи и доставки телеграммы адресату («правительственная», «срочная», «авария», «воздух» и др.).

Отметка о виде — «С уведомлением о вручении», «С доставкой на художественном бланке», «Заверенная», «С оплаченным ответом» и др. – пишется после отметки о категории телеграммы перед адресом получателя.

Адрес телеграммы может быть полным, сокращенным и условным телеграфным.

Исходящий номер телеграммы печатают на отдельной строке под текстом.

Телеграммы подписывают руководители организаций, их заместители, руководители структурных подразделений. Подпись на телеграмме должна соответствовать напечатанной фамилии. Она заверяется печатью организации.

Телеграмма делится на две части горизонтальной чертой. Над чертой в реквизите «Подпись» наименование должности может быть указано сокращенно, а инициалы перед фамилией не ставятся. Под чертой указывают полное наименование организации, отправляющей телеграмму, ее почтовый адрес, наименование должности лица, подписавшего документ, его фамилию.

На последней строке документа печатают дату телеграммы.

Телефонограмма – разновидность служебного письма, переданного по телефону. Телефонограммы могут оформляться на чистых листах бумаги, на специальных бланках, в журналах.

Ÿ наименование вида документа;

Ÿ дата, время приема (передачи);

Ÿ данные о передающем и принимающем телефонограмму (фамилия, должность, номер телефона).

Если документ передается нескольким адресатам, то к телефонограмме прилагается их список с указанием номеров телефонов. Обычно в телефонограммах передается просьба о передаче необходимой информации, приглашения на совещание и т.п. Текст не должен превышать 50 слов, не должен содержать трудно выговариваемых слов и сложных оборотов. Отдельные слова, которые плохо воспринимаются на слух, можно передавать по буквам.

Справка — документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации или подтверждение каких – либо фактов, событий. Информационная справка по вопросам производственной деятельности организации может адресоваться на имя руководителя предприятия или в вышестоящее учреждение.

Реквизиты информационной справки:

Ÿ наименование вида документа;

Ÿ заголовок к тексту;

Если справка готовится на имя руководителя предприятия, то ее подписывает автор. Если справку готовят в вышестоящую или иную организацию, то она оформляется на бланке предприятия и подписывается руководителем. При наличии в справке сведений финансового характера ее подписывают руководитель и главный бухгалтер и заверяют печатью.

Наиболее многочисленным в организациях являются справки, удостоверяющие какой – либо юридический факт, подтверждающие сведения биографического или служебного характера. Такие справки выдаются по просьбе граждан и содержат разные сведения: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, размер заработной платы и др.

Ÿ наименование вида документа;

Часто для таких справок применяются трафаретные бланки, которые имеют типовой текст и свободные строки для заполнения их конкретной информацией.

Текст справки обычно начинается с указания Ф.И.О. лица, о котором даются сведения. Затем указывают необходимые сведения.

Справки подписываются руководителем организации и заверяются печатью. Если указываются сведения финансового характера, то справку подписывает и главный бухгалтер организации.

После оформления, подписи и регистрации справку выдают на руки заинтересованному лицу.

5.5. Докладные и объяснительные записки

Докладная записка – это документ, информирующий руководство о фактах с выводами и предложениями. Она может быть написана сотрудниками организации после выполнения ими поручения руководства, как отчет о проделанной работе, или быть инициативной, информирующей руководство о сложившейся ситуации.

Реквизиты докладной записки:

Ÿ наименование вида документа;

Ÿ заголовок к тексту;

Ее пишут на чистом листе бумаги рукописным или машинописным способом. Текст обычно состоит из 2-х частей: в 1-й излагаются факты, события, послужившие причиной для составления докладной записки; во 2-й содержатся выводы и предложения по изложенным фактам.

Подписываются докладные записки составителем. Если докладная записка адресуется в вышестоящую организацию, то она подписывается ее руководителем, оформляется на бланке предприятия и имеет регистрационный номер.

Реквизиты объяснительной записки:

Ÿ наименование вида документа;

Ÿ заголовок к тексту;

Текст таких объяснительных записок должен быть очень убедительным. Они пишутся на чистом листе бумаги рукописным или машинописным способом.

Источник: megalektsii.ru