Телеграмма – документ, передаваемый по телеграфной сети общего пользования.
Это разновидность переписки, когда требуется своевременное решение вопроса.
Порядок осуществления телеграфной связи регламентирован Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденных постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 года № 1108.
Телеграммы подразделяются на категории и виды. В большинстве организаций применяются простая и срочная телеграммы. Сроки прохождения: простая – 6 часов, срочная – 3 часа.
Оформляется на специальном бланке или листе бумаги светлых тонов.
— наименование вида документа
Требования к тексту:
— не более 300 слов
— кратко, без союзов и предлогов (кроме «не»)
— через один межстрочный интервал
— числовые обозначения могут быть цифрами или словами
— знаки препинания не ставятся
— словами пишут «дробная черта», «плюс», «минус», «вопросительный знак», «восклицательный знак»
— не используются многословные предложения
Телеграмм канал со схемами по заработку, что внутри? | Виды скама в телеграмме!
— без переноса слов, абзаца и исправлений
Подпись оформляется отдельной строкой. Под подписью проводится черта, ниже которой указывается адрес отправителя, должность и ФИО отправителя, дата отправления.
Факсограмма – получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи.
Факсограмма не считается отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ. Чаще всего факс используют для передачи различных информационных сообщений.
Документ, переданный по факсу, является копией, поэтому не имеет юридической силы. Но по договору между организациями он может приравниваться к документу.
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по каналам телефонной связи.
Отправитель составляет телефонограмму как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.
— должность и ФИО сотрудника, отправившего телефонограмму
— должность и ФИО сотрудника, принявшего телефонограмму
— номера телефонов отправителя и получателя
— наименование вида документа
— дата и номер документа
— должность и ФИО лица, от имени которого передана телефонограмма.
Требования к тексту:
— не более 50 слов
— без труднопроизносимых слов
— без сложных речевых оборотов.
Принимающая сторона сначала записывает текст телефонограммы от руки, затем оформляет печатный вариант документа.
Вопросы для самоконтроля:
1. Какую роль выполняют документы, переданные с помощью электронных средств связи?
2. В чем особенность оформления телеграммы?
3. Каковы правила передачи телефонограммы?
Тема 9. Служебная переписка
Служебное письмо – документ, обеспечивающий оперативный информационный обмен между организациями.
Требования к составлению и оформлению письма:
1. Оформляется на бланке формата А4 или А 5.
2. Не более 2-х страниц машинописного текста.
3. Грамотно, аккуратно, без исправлений.
4. С соблюдение официально-делового стиля.
5. Письмо должно содержать только объективные и проверенные сведения.
6. В письме должна содержаться достаточная аргументация приведенных фактов.
7. Текст письма должен быть логически последователен, убедителен и корректен.
8. Одно письмо посвящается 1-2 вопросам.
9. Текст излагается от 1 лица множественного числа (просим) или от 1 лица единственного числа (прошу). Чаще используется форма 1 лица множественного числа, так как письмо отражает мнение коллективного субъекта: организации, предприятия….
Письма должны содержать формулы вежливости:
— обращение Уважаемый……………………
С уважением……..
Надеемся на дальнейшее сотрудничество………..
При рассылке писем одного содержания разным адресатам слово «копия» не употребляется. В этом случае составляется список адресатов, а в письме можно указать обобщенный адресат.
Письмо подписывает первый руководитель или его заместитель в рамках своей компетенции. Финансовые письма подписывают руководитель организации и главный бухгалтер.
Различают более 10 разновидностей писем.
Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов. Начинается со слов:
Представляем Вам……
Направляем Вам………
Высылаем Вам………..
Текст может содержать разъяснения, просьбы, пояснения, связанные с высылаемым документом. Обязателен реквизит «Отметка о наличии приложения.
Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.
Текст состоит из двух частей:
— просьба, которая выражается при помощи глагола «просить».
Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
Текст состоит из:
— обоснования (ссылка на законодательные или нормативные акты)
Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.
В данном случае используется принцип языкового параллелизма: в ответе употребляются те же языковые обороты и лексика, что использовал автор. В письме не пишется фраза «На Ваше письмо от……..». Для этого существует реквизит «Ссылка на номер и дату инициативного письма».
Отрицательный ответ должен быть обоснован и начинается со слов: «В связи….» Рекомендуется дать информацию о том, на каких условиях возможен положительный ответ.
Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Обычно небольшое по объему и состоит из 1-2 предложений. Начинается со слов:
Сообщаем Вам, что……
Доводим до Вашего сведения, что…….
Считаем необходимым поставить Вас в известность о том, что…….
Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов.
Ключевая фраза: «Подтверждаем получение документов (предварительную договоренность, согласие на……)»
Может заканчиваться просьбой или пожеланием.
Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Данные письма часто носят типовой характер и рассылаются органами управления подведомственным организациям. В них могут дословно приводиться положения законодательных и нормативных актов, могут содержаться рекомендации и приложения. Часто имеют достаточно большой объем.
Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательства или подтверждение.
Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды и т.п. Обязательная юридически значимая формула: «Оплату (предоставление) гарантируем.»
Письмо-извещение – служебное письмо, информирующее о проведении публичных мероприятий. В тексте может быть следующая информация:
— сообщение о мероприятии, месте и времени проведения;
— приглашение к участию;
— условия участия и другая дополнительная информация.
Письмо-приглашение – разновидность письма-извещения. Может оформляться не на бланке, быть любой формы и цвета, иметь рисунок. Адресуется конкретному лицу, а значит, имеет обращение.
Письмо-предложение – служебное письмо, направленное потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве. Если письмо отправляется впервые, оно начинается с краткой информацией об авторе, а затем излагается собственно суть предложения. Обязательно использование заключительной формы вежливости: «Надеемся на плодотворное сотрудничество».
Письмо-напоминание – служебное письмо, используемое в тех случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства.
Текст состоит из двух частей:
1. Ссылка на документ, фиксирующий обязательства сторон (договор).
2. Просьба выполнить те или иные действия.
Напоминаем Вам………
Обращаем Ваше внимание на то, что…………
Ставим Вас в известность, что………….
Письмо может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация-автор, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства.
В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции………….
Письмо-требование – служебное письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения договоренностей.
1. Суть договоренностей со ссылкой на документ.
2. Существо сложившейся ситуации.
4. Угрозы в адрес корреспондента.
Требуем выполнить взятые на себя обязательства.
Срочно требуем…….
Требуем незамедлительно………..
В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд.
В противном случае к Вам будут предъявлены штрафные санкции.
В противном случае мы не несем ответственности за последствия.
Письмо-благодарность – служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Составляется в свободной форме и на любых бланках.
Благодарим за…….
Выражаем Вам свою благодарность………
Позвольте Вас поблагодарить……
Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за……….
Письмо-поздравление – служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в жизни организации или должностного лица.
Составляется в свободной форме. Может состоять из 1-2 предложений, но может быть и развернутым, если в нем излагаются основные этапы жизни и деятельности лица, которому адресовано письмо, или достижения организации. Оформляется на бланках любого цвета и формы.
Поздравляем Вас в связи с……..
Искренне поздравляем Вас с………
Примите наши искренние поздравления в связи с ……….
Сердечно поздравляем Вас с……….
Вопросы для самоконтроля:
1. Какую роль играют служебные письма?
2. Каковы основные требования к содержанию и оформлению служебных писем?
3. Какие реквизиты должны быть на бланке письма?
Источник: infopedia.su
Работа с телеграммами, телетайпограммами, телексами
презентация к уроку по теме
Департамент образования города Москвы Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования Колледж автоматизации и информационных технологий № 20 Теоретическое занятие по междисциплинарному курсу «Организация секретарского обслуживания» на тему: « Работа с телеграммами, телетайпограммами, телексами » для студентов 2 курса специальности 034702 «Документационное обеспечение управления» Преподаватель Швец Елена Евгеньевна
ЦЕЛИ ЗАНЯТИЯ : Обучающие: получение теоретических знаний с целью дальнейшего применения на практике. Развивающие: развивать внимание, соблюдать точность при конспектировании материала Воспитательные: — воспитывать у студентов интерес к изучаемой дисциплине, — показывать значимость знаний по данной теме для их дальнейшей профессиональной деятельности. ТИП ЗАНЯТИЯ: — Накопление теоретических знаний для использования в практической деятельности МЕЖПРЕДМЕТНЫЕ СВЯЗИ: связь с дисциплиной «Документационное обеспечение управления»; ОБОРУДОВАНИЕ: ПК, мультимедиапроектор, интерактивная доска; учебная презентация, содержащая теоретический материал.
Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Передача телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222.
Телеграммы в зависимости от приоритета обработки разделяются на следующие категории: «вне категории»; «внеочередная»; срок прохождения – не более 2 часов: «Президент Российской Федерации»; «Председатель Правительства Российской Федерации»; срок прохождения – не более 4 часов: «высшая правительственная»; «правительственная»; «срочная»; срок прохождения – от 8 до 12 часов: «обыкновенная».
Телеграммы, имеющие особенности по назначению, способу оформления, подачи или доставки, разделяются на следующие виды: «с уведомлением о вручении телеграфом» (с отметкой «уведомление телеграфом» (срочное)); «с доставкой в срок, указанный отправителем» (с отметкой «вручить (дата)»); «на художественном бланке» (формата А4, детской тематики, музыкальном бланке, по случаю траура) (с отметкой «люкс»); «заверенная оператором связи» (с отметкой «заверенная»); «криптограмма» (с отметкой «криптограмма»); «криптограмма перфоленте» (с отметкой «криптограмма перфоленте»); «метео» (с отметкой «метео»); «переводная» (с отметкой «переводная»); «схемная» (с отметкой «схема (номер)»).
Право подачи телеграмм видов «криптограмма» и «криптограмма перфоленте» предоставляется юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, имеющим лицензии на эксплуатацию шифровальных (криптографических) средств или оказание услуг с их использованием, а также лицам, заключившим договоры на оказание услуг по шифрованию информации с указанными лицами.
Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки , внесенные в телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя . Адреса отправителей и адресатов, отметки о категории и виде телеграмм, пересылаемых в пределах территории РФ, должны оформляться на русском языке . Текст телеграммы и подпись отправителя должны быть написаны буквами русского или латинского алфавита.
Цифры в подаваемой телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо словами . Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны отправителем полными словами. Знаки «точка», «запятая» и «кавычки» , а также «скобка» могут быть написаны в телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами («тчк», «зпт», «квч» и «скб» соответственно), либо соответствующими символьными знаками. Знаки «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс» и «дробная черта» могут быть написаны либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками . Знаки «номер», «двоеточие» и «восклицательный знак» могут быть написаны либо полными словами, либо сокращенно («нр», «двтч» и «вскл» соответственно). Другие знаки могут быть написаны только полными словами.
Знаки препинания в виде соответствующих символьных знаков, кроме символьного знака «-«, должны быть написаны в телеграммах после предыдущего слова (группы цифр) без интервала. Символьный знак «+» (плюс) между словами, цифрами, группами букв, группами цифр и смешанными группами должен быть написан с интервалом между предшествующим и последующим словом и считаться за отдельное слово. Все знаки, написанные полным или сокращенным словом, должны быть написаны с интервалом между предшествующими и последующими словами, цифрами и знаками.
Телеграмма должна содержать данные, изложенные в следующей последовательности : отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается); отметка о виде (видах) телеграммы; адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов); текст телеграммы; подпись отправителя (по желанию отправителя).
Телетайпограмма – сообщение, переданное с помощью телетайпа (электромеханическая печатная машина, используемая для передачи между двумя абонентами текстовых сообщений по простейшему электрическому каналу
Особенностью оформления телетайпограмм является: 1. Адрес почтового отделения часто является условным (Например: г.Владивосток, АО “ Алмаз ” ). 2. Текст предельно краток (не более 30-40 слов) – без союзов, предлогов, знаков препинания, используются сокращения типа: ТЧК – точка, ЗПТ – запятая и др. 3. Исправления в тексте не допускаются. 4. Числа и цифры, как правило, пишут прописью. 5. Текст заверяется печатью организации. Адрес организации-отправителя печатается строчными буквами (за исключением заглавных) под горизонтальной чертой, отделяющей адрес от текста.
Телекс — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) – аппарату телеграфной связи, абонируемому организацией.
Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах. Обязательными реквизитами телекса являются адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя.
По теме: методические разработки, презентации и конспекты
Курсовая работа студентки Паучак А.В. — руководитель Лоншакова О.Н. на тему — Особенности социальной работы за рубежом, ее отличие от российской социальной работы
Курсовая работа студентки Паучак А.В. — руководитель Лоншакова О.Н. на тему — Особенности социальной работы за рубежом, ее отличие от российской социальной работы.
Презентация к курсовой работе студентки специальности 040401 Социальная работа Паучак А.В. , руководитель- Лоншакова О.Н. на тему- особенности социальной работы за рубежом, ее отличие от российской социальной работы
Презентация к курсовой работе студентки специальности 040401 » Социальная работа» Паучак А.В. , руководитель- Лоншакова О.Н. на тему- особенности социальной работы за рубежом, ее отличие о.
Методические разработки открытых уроков: 1. Первые шаги юного музыканта в классе спец. фортепиано. 2. Работа над техникой в мл.кл. 3. Работа над худож.образом в муз.произв. кантиленного характера. 4.Осн. принципы работы над полифонией в ст.кл.
1. Первые шаги юного музыканта в классе специального фортепиано. 2. Работа над техникой в младших классах специального фортепиано.3. Работа над художественным образом в музыкальном произведении к.
Методическое пособие по выполнению лабораторной работы № 6 «Изучение работы программы по организации разделов жесткого диска — FDISK. Изучение работы программы логического форматирования жесткого диска — FORMAT» для МДК.02.02
Методическое пособие создано для реализации основной профессиональной образовательной программы в соответствии с ФГОС по специальности СПО 230113 Компьютерные системы и комплексы (базовой подгото.
Методическое пособие по выполнению лабораторной работы № 6 «Изучение работы программы по организации разделов жесткого диска — FDISK. Изучение работы программы логического форматирования жесткого диска — FORMAT» для МДК.02.02
Методическое пособие создано для реализации основной профессиональной образовательной программы в соответствии с ФГОС по специальности СПО 230113 Компьютерные системы и комплексы (базовой подгото.
Методические указания по выполнению практических работ и организации самостоятельной работы по профессиональному модулю «Выполнение работ по рабочей профессии «Кассир» для студентов СПО специальности38.02.01Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)
Методические указания содержат общие указания по выполнению практических работ и организации самостоятельной работы студентов, задания для практических работ, задания для самостоятельной работы, тесты.
Методичекая разработка » Как написать телеграмму по — английски» Writing English Telegram
Телеграмма ( telegram, cablegram, cable) представляет собой особый вид сообщения. Поскольку телеграмма оплачивается в зависимости от количества слов, она должна быть полной по содержанию при минимальн.
Источник: nsportal.ru
Оформление телеграмм, телефонограмм, факсов
На тему: «Оформление телеграмм, телефонограмм, факсов».
Выполнила: студентка 4 курса
Информационно справочные документы
Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы:
4. докладные записки
6. переписка и др.
Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
История телеграммы
Этим летом праздновали день рождения телеграммы. Первое сообщение было отправлено посредством телеграфа 25 юля 1837 года Чарльзом Витстоуном (Charles Wheatstone) с железнодорожной станции Эустон (Euston). Получил это послание Уильям Фосергил Кук (William Fothergill Cooke), находившийся в лондонском районе Камден.
С тех пор прошло почти 170 долгих лет. Революционная по тем временам технология, позволяющая пересылать сообщения на огромные расстояния, стремительно развивалась в течении XIX века, став одним из самых популярных способов связи. Телеграф также значительно повлиял на другие средства коммуникации, включая электронную почту и Интернет.
Возможно, если бы в 1846 году Уильям Кук не открыл фирму Electric Telegraph Company-одну из первых компаний, представлявших коммуникационные услуги, сегодня мы бы с вами жили совсем в другом мире. Уже в 1874 году в Великобритании услугами телеграфа можно было воспользоваться в 20 тысячах городов и деревень. Страна также имела связь с США и со многими своими колониями. Когда телеграфу исполнилось 50 лет, его огромное значение признала даже Королева Виктория (Queen Victoria).
В XX веке телеграмма уже отошла, а второй план из-за популяризации и распространения телефона. На ее смену в 1932 году пришел телекс, который используется во многих странах до сих пор.
Вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяют своевременность и правильность принятия решения. Потому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу.
Телеграммы в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
Порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. №1108 (с изменениями от 14 января 2002 г.).
Телеграммы подразделяются на категории и виды. Телеграммы бывают следующих категорий:
1. простая или обычная (максимальный срок прохождения между пунктами, имеющими телеграфную связь — не более 10 часов)
2. телеграмма-письмо (не более 24 часов)
3. срочная (максимальный срок прохождения не более 5 часов)
1. простая (обыкновенная)
- с доставкой на художественном бланке (с отметкой “ЛЮКС”, “ЛЮКС/М”, музыкальная)
- с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)
- с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)
- уведомление телеграфом
- уведомление телеграфом срочное
- с доставкой на художественном бланке по случаю траура (с отметкой “делюкс”)
- с доставкой на художественном бланке (с отметкой “люкс”)
- заверенная
- с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)
- с доставкой на художественном бланке по случаю траура
- с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)
Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а простая до 6 часов.
Категории и виды телеграмм, не допускаемых в телеграфном обмене для стран СНГ
1. заверенная: Эстония, Литва;
2. срочная: Грузия, Латвия, Таджикистан, Узбекистан, Литва;
3. художественный бланк: Грузия, Таджикистан, Узбекистан, Литва.
Телеграмма содержит следующие реквизиты:
· указание категории телеграммы;
· отметка о виде телеграммы;
· телеграфный адрес получателя (условный или полный);
· регистрационный делопроизводственный номер;
· адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).
Слова в телеграммах для подсчета делятся на:
Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм, а телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.
В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки “N”, “+”, “-” и другие следует писать словами: номер или НР, минус, плюс и т.д. Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.
После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы (см. приложение 1).
В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, выбор делается в пользу более коротких слов;
Предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает толкований;
Не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное.
Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.
Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.
В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращений), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаком препинания.
Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью “Для телеграмм” В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации или учреждения.
Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.
Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы.
Допускается уменьшение размеров (по желанию отправителя) любой из частей о категории телеграммы на каждой телеграмме, а отметка о виде телеграммы – только на первой телеграмме.
Телефонограмма
Документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
Обязательными реквизитами телефонограммы являются:
· наименование учреждений адресанта и адресата;
· реквизит “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;
· номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;
· должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;
· текст и подпись.
Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.
Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом “о” или “об”. Например, “Об изменении времени заседаний Совета”, “О прибытии участников семинара”
Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов (см. приложение2).
Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнительным.
Факсограмма (телефакс, факс)
Получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимальной связи (при помощи факсимальной аппаратуры).
Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе формата А4 – приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.
Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.
Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, предъявляемых к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом.
Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне (см. Приложение3).
Пример оформления телеграммы
ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ
ОТСУТСТВИЕ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК
ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДВЕ НЕДЕЛИ
НАЧАЛЬИК ОТК ИВАНОВ 04/28
Брянск, Речная, 40
Начальник ОТК (личная подпись) И.О.Фамилия
Источник: 6yket.ru